*20236000134371*

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Radicado No.: 20236000134371

Fecha: 03/04/2023 03:35:10 p.m.

Bogotá D.C.

 

REF.: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Comisión de servicios. REMUNERACIÓN. Viáticos. SERVIDOR PÚBLICO. Responsabilidades. ¿La entidad debe suministrar el transporte cuando las funciones se cumplen en un lugar diferente a la sede del trabajo? RAD.: 20239000142612 del 06 de marzo de 2023 radicado asociado: 20239000156452.

 

Acuso recibo de la comunicación de la referencia, a través de la cual consulta si la entidad debe suministrar el transporte cuando las funciones se cumplen en un lugar diferente a la sede del trabajo; al respecto, me permito manifestar lo siguiente:

 

Comisión de servicios:

 

Con relación a la comisión de servicio, el Decreto 1083 de 2015¹dispone:

 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.25 Comisión de servicio. La comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país, no constituye forma de provisión de empleos, se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.

 

Esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no puede rehusarse a su cumplimiento.”

 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.27 Derechos del empleado en comisión de servicios. El empleado en comisión de servicios en una sede diferente a la habitual tendrá derecho al reconocimiento de la remuneración mensual que corresponde al cargo que desempeña y al pago de viáticos y, además, a gastos de transporte, cuando estos últimos se causen fuera del perímetro urbano. El valor de los viáticos se establecerá de conformidad con los lineamientos y topes señalados en el decreto anual expedido por el Gobierno Nacional.

 

Cuando la totalidad de los gastos que genere la comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o entidad no habrá lugar al pago de viáticos y gastos de transporte. Tampoco habrá lugar a su pago cuando la comisión de servicios se confiera dentro de la misma ciudad.

 

Si los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente se reconocerá la diferencia.” (Subrayado fuera de texto)

 

La comisión de servicios hace parte de los deberes de todo empleado público, independiente del tipo de vinculación de éste; en ese sentido, se considera que a un empleado público se le pueden conferir comisiones de servicio, para que pueda ejercer sus funciones en lugares diferentes a la sede habitual de trabajo o atender transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular. Por regla general, las comisiones de servicio podrán conferirse hasta por 30 días, prorrogables por razones del servicio y por una sola vez, hasta por 30 días más.

 

Reconocimiento de viáticos y gastos de transporte:

 

Respecto de las condiciones para el reconocimiento de los viáticos y gastos de transporte, el Decreto Ley 1042 de 1978², establece:

 

“Artículo 61.- De los viáticos. Los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos”.

“ARTÍCULO 64°. De las condiciones de pago. Dentro del territorio nacional sólo se reconocerán viáticos cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede habitual de trabajo.

 

Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, solo se reconocerá el cincuenta por ciento del valor fijado en el artículo 62”.

 

“ARTÍCULO 79.- Hace parte de los deberes de todo empleado la comisión de servicios y no constituye forma de provisión de empleos. Puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte conforme a las disposiciones legales sobre la materia y las instrucciones de gobierno, y el comisionado tiene derecho a su remuneración en pesos colombianos, así la comisión sea fuera del territorio nacional”. (Subrayado fuera de texto)

 

De acuerdo con la normativa citada, cuando se otorga una comisión de servicios al empleado al interior o exterior del país, se podrá dar lugar al reconocimiento y pago de viáticos y gastos de transporte, dependiendo del lugar y tiempo que dure la misma.

 

Así mismo, el Decreto 460 de 2022 fija la escala de viáticos para la vigencia 2022 de los empleados públicos referidos en los literales a), b) y c) del artículo 1° de la Ley 4 de 1992, que deban cumplir comisiones de servicio en el interior o en el exterior del país.

 

De la misma manera, el mencionado Decreto en los artículos 2 y 3, refiere:

 

“ARTÍCULO 2. Determinación del valor de viáticos. Los organismos y entidades fijarán el valor de los viáticos según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor, hasta por el valor máximo de las cantidades señaladas en el artículo anterior.

 

Para determinar el valor de los viáticos se tendrá en cuenta la asignación básica mensual, los gastos de representación y los incrementos de salario por antigüedad.

 

Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá hasta el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado.

 

ARTÍCULO 3°. Autorización de viáticos. El reconocimiento y pago de viáticos será ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto Ley 1042 de 1978.

 

No podrá autorizarse el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes.

 

Los viáticos solo podrán computarse como factor salarial para la liquidación de cesantías y pensiones cuando se cumplan las condiciones señaladas en la letra i) del artículo 45 del Decreto ley 1045 de 1978.

 

Queda prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente.

 

(...).”. (Subraya fuera de texto).

 

Conforme a lo anterior, el rubro de viáticos y gastos de viaje, se les reconoce a los empleados públicos y según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano, también se les reconocerá los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando previa resolución deban desempeñar funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo.

 

De igual forma, establece la norma que el reconocimiento y pago de viáticos y de gastos de transporte será ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto Ley 1042 de 1978, sin que sea procedente autorizar el pago de viáticos o gastos de transporte sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los mismos.

 

Ahora bien, de la exposición de la normativa que regula el tema objeto de consulta, no se observa pronunciamiento alguno sobre la distancia que debe tenerse en cuenta para determinar que sea o no una comisión de servicios y deba reconocerse viáticos y gastos de transporte; por lo tanto, en este punto es preciso señalar lo referido en el concepto de radicado número 20156000213221 del 22 de Diciembre de 2015, mediante el cual esta Dirección Jurídica se pronunció frente al particular concluyendo lo siguiente:

 

“De acuerdo con lo expuesto es viable concluir que los empleados públicos de las entidades del nivel territorial en el caso que requieran cumplir con las funciones propias de su cargo o en actividades que le interesen a la entidad en lugar diferente a su sede habitual de trabajo, fuera del perímetro urbano, se considera procedente el otorgamiento de comisión de servicios con el correspondiente reconocimiento y pago de los viáticos y gastos de transporte, de conformidad con los criterios que se han dejado plasmados en el presente concepto.

 

(...)

 

Ahora bien, en caso de que se requiera que un empleado público ejerza las funciones propias de su cargo en un lugar diferente al de la sede habitual de trabajo, como sería el caso del empleado que debe desplazarse a municipalidades conexas que ocupan la mayor parte de la jornada laboral, en criterio de esta Dirección Jurídica, debe acudirse al otorgamiento de una comisión de servicios por medio de la expedición del correspondiente acto administrativo, en el cual se precise el término de duración de la misma y se ordene el reconocimiento de los viáticos y gastos de trasporte, que tienen por finalidad cubrir los gastos en que incurre el comisionado por concepto de transporte y alimentación.

 

Estos gastos deben ser asumidos por la entidad a la que pertenece el empleado, quien determinará su monto teniendo en cuenta el valor máximo autorizado en el decreto que expide anualmente el Gobierno Nacional, teniendo en cuenta que si para el cumplimiento de las tareas asignadas para la comisión no se requiere pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado.

 

Finalmente y como quiera que no se evidencia una norma que regule a partir de que distancia debe otorgarse una comisión de servicios, corresponde a la entidad reglamentar al interior de la misma las circunstancias que dan lugar al otorgamiento de la comisión y el correspondiente reconocimiento y pago de gastos de transporte y viáticos cuando los empleados se deben desplazar fuera del municipio donde se encuentra ubicada la sede de la entidad.”

 

De acuerdo con el concepto, para los empleados públicos de las entidades del nivel territorial que requieran cumplir con las funciones propias de su cargo o con actividades que le interesen a la entidad, en lugar diferente a su sede habitual de trabajo o fuera del perímetro urbano, se considera procedente el otorgamiento de comisión de servicios con el correspondiente reconocimiento de los viáticos y gastos de transporte, tema que, en todo caso deberá ser decidido por la administración.

 

Subsidio de transporte.

 

El Decreto 2614 del 28 de diciembre de 2022, que establece el auxilio de transporte para el año 2023, señala:

 

“ARTÍCULO 1. Auxilio de Transporte para 2023. Fijar a partir del primero (1) de enero de dos mil veintitrés (2023), el auxilio de transporte a que tienen derecho los servidores públicos y los trabajadores particulares que devengan hasta dos (2) veces el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente, en la suma de CIENTO CUARENTA MIL SEISCIENTOS SEIS PESOS ($140.606.00), que se pagará por los empleadores en todos los lugares del país, donde se preste el servicio público de transporte.”

 

De conformidad con lo anterior, el auxilio de transporte se pagará por los empleadores en todos los lugares del país donde se preste el servicio público de transporte, a los servidores públicos y trabajadores particulares que devenguen hasta dos (2) veces el salario mínimo legal mensual vigente, y tiene por finalidad subsidiar los gastos que ocasiona el transporte desde su residencia al sitio de trabajo y de éste nuevamente a la residencia del empleado.

 

Ahora bien, se tiene que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1250 de 2017³el cual señala lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 1. Criterios Para El Reconocimiento Y Pago Del Auxilio De Transporte En Entidades Del Nivel Territorial. Establecer los siguientes criterios para el reconocimiento y pago del auxilio de transporte para los empleados públicos de las entidades del sector central y descentralizado de la Rama Ejecutiva del orden territorial, las asambleas departamentales, los concejos distritales y municipales, las contralorías territoriales y las personerías distritales y municipales, en los cuales no se preste el servicio público de transporte, así:

 

a) Devengar hasta dos (2) veces el salario mínimo legal mensual vigente.

 

b) La entidad no suministre el servicio de transporte.

 

c) El empleado no se encuentre disfrutando de vacaciones, ni en uso de licencia o suspendido en el ejercicio de sus funciones.

 

d) El valor del auxilio será el establecido en el Decreto 2210 de 2016 y en las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.”

 

Es importante resaltar que en virtud de éste Decreto, ya no es indispensable para el reconocimiento y pago del auxilio de transporte para empleados públicos vinculados a entidades del orden territorial, el requisito de que en el lugar de trabajo se preste el servicio público de transporte, debido a que se consideran las diferentes situaciones geográficas, climáticas, económicas y sociales en las diferentes zonas del país, que llevan a que los empleados deban acudir a medios informales de transporte para movilizarse a su lugar de trabajo.

 

Anotado lo anterior, frente a sus interrogantes es preciso concluir lo siguiente:

 

1. A un empleado público se le pueden conferir comisiones de servicio, para que pueda ejercer sus funciones en lugares diferentes a la sede habitual de trabajo, situación administrativa que dará derecho al reconocimiento y pago de viáticos y gastos de transporte para solventar los gastos del desplazamiento.

 

Por lo anterior, será la entidad la encargada de reglamentar al interior de esta, las circunstancias que dan lugar al otorgamiento de la comisión y el correspondiente reconocimiento y pago de gastos de transporte y viáticos, cuando los empleados se deben desplazar fuera de la sede habitual del trabajo para desempeñar sus funciones.

 

2. El auxilio de transporte se pagará por los servidores públicos y trabajadores particulares que devenguen hasta dos (2) veces el salario mínimo legal mensual vigente, y tiene por finalidad subsidiar los gastos que ocasiona el transporte desde su residencia al sitio de trabajo y de éste nuevamente a la residencia del empleado. En ese orden de ideas, se considera que la finalidad de este auxilio no es la de sufragar los desplazamientos que realizan los empleados para el cumplimiento de sus labores en lugares diferentes a los de la sede habitual del trabajo.

 

Para más información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link https://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTÉS

 

Director Jurídico

Proyectó: Nataly Pulido

 

Revisó: Maia Borja

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PAGINA

 

¹ Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Función Pública.

 

² Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones

 

³ Por el cual se establecen los criterios para el reconocimiento y pago del auxilio de transporte en el orden territorial.