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Radicado No.: 20236000138691

Fecha: 10/04/2023 09:04:26 a.m.

Bogotá D.C

 

Referencia: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Licencia no remunerada para adelantar estudios. Radicación: 20239000143372 del 6 de marzo de 2023.

En atención a la radicación de la referencia, en la cual consulta lo siguiente:

1.De acuerdo al decreto 1083 del 2015, podría solicitar licencia no remunerada a la entidad, para ello, qué tipo de resolución se debe elaborar la entidad.

2.De acuerdo al decreto 1083 del 2015 ¿la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde? Sobre este artículo, solicito se amplié la siguiente información: a.¿La entidad pagara mi seguridad social (salud, pensión, caja de compensación y ARL) durante el tiempo de la licencia no remunerada sobre el salario que devengue en ese momento?

b.¿La entidad pagara cesantías durante el tiempo de la licencia no remunerada?

c.¿la entidad pagara primas de servicio durante el tiempo de la licencia no remunerada?

d.Al inicio de la licencia no remunerada, la entidad deberá pagar lo estipulado a vacaciones, primas y cesantías, que hasta la fecha tenga lugar.

En caso, de la ampliación o prórroga de la licencia no remunerada, se podrá realizar por correo electrónico sin que medie la presencialidad para no incurrir en gastos de viaje.

En primer lugar, es importante precisar que conformidad con el Decreto 430 de 2016¹, este Departamento Administrativo, efectúa la interpretación general de la normativa vigente, por lo tanto, no tiene competencia para intervenir, ni resolver las situaciones particulares de las entidades, dicha potestad corresponde a la misma, quien será la que finalmente adoptará las decisiones pertinentes para su funcionamiento, en consecuencia, solo se dará información general respecto del tema objeto de consulta.

Respecto de las licencias no remuneradas a favor de los empleados públicos, el Decreto 1083 de 2015², dispone lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.3 Licencia. Las licencias que se podrán conceder al empleado público se clasifican en:

1. No remuneradas:

1.1. Ordinaria.

1.2. No remunerada para adelantar estudios

(...)

PARÁGRAFO. Durante las licencias el empleado conserva su calidad de servidor público y, por lo tanto, no podrá desempeñar otro cargo en entidades del Estado, ni celebrar contratos con el Estado, ni participar en actividades que impliquen intervención en política, ni ejercer la profesión de abogado, salvo las excepciones que contemple la ley.

ARTÍCULO 2.2.5.5.4. Competencia para conceder las licencias. Las licencias se deben conferir por el nominador respectivo o su delegado, o las personas que determinen las normas internas de la entidad.

(...)”

De otra parte, el mencionado Decreto 1083 de 2015 establece que, durante el término de la relación laboral, los empleados públicos pueden ser beneficiarios de la licencia no remunerada para adelantar estudios, en los siguientes términos:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.6 Licencia no remunerada para adelantar estudios. La licencia no remunerada para adelantar estudios es aquella que se otorga al empleado para separarse del empleo, por solicitud propia y sin remuneración, con el fin de cursar estudios de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano por un término que no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces.

El nominador la otorgará siempre y cuando no se afecte el servicio y el empleado cumpla las siguientes condiciones:

1. Llevar por lo menos un (1) año de servicio continuo en la entidad.
2. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio.
3. Acreditar la duración del programa académico, y
4. Adjuntar copia de la matrícula durante el tiempo que dure la licencia.

PARÁGRAFO. La licencia no remunerada para adelantar estudios una vez concedida no es revocable por la autoridad que la confiere, no obstante, el empleado puede renunciar a la misma mediante escrito que deberá presentar ante el nominador, con anticipación a la fecha de reincorporación al servicio.”

De acuerdo con la norma tenemos que, dentro de las situaciones administrativas concernientes a los empleados públicos, se ha concebido la licencia no remunerada para adelantar estudios de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano por un término que no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces.

Es decir, no se evidencia limitante para que un empleado nombrado en provisionalidad sea beneficiario de la citada licencia, por lo que en criterio de esta Dirección Jurídica, la entidad podrá estudiar la posibilidad de otorgar licencia no remunerada a un empleado nombrado en provisionalidad para adelantar estudios de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano por un término que no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces, siempre que se cumpla con las condiciones que establece la norma.

Por su parte, la Circular Externa número 100-010 del 21 de noviembre de 2014 expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, en la cual se imparten orientaciones en materia de capacitación y formación de los empleados públicos, establecía:

 

«(...) la educación formal, entendida como aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos con sujeción a pautas curriculares progresivas y conduce a grados y títulos, hace parte de los programas de bienestar social e incentivos y se rigen por las normas que regulan el sistema de estímulos. Tienen derecho a acceder a los programas de educación formal los empleados con derechos de carrera administrativa y los de libre nombramiento y remoción, siempre y cuando cumplan los requisitos señalados en la normativa vigente. (... )»

Se precisa que en caso de concederse la licencia no remunerada para adelantar estudios de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano, la misma, será por un término que no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces, siempre y cuando haya lugar a conceder la mencionada licencia.

A la luz de lo anterior, se da respuesta a cada uno de sus interrogantes.

1.De acuerdo al decreto 1083 del 2015, podría solicitar licencia no remunerada a la entidad, para ello, qué tipo de resolución se debe elaborar la entidad.

Al respecto se precisa que, dadas las competencias asignadas a este Departamento Administrativo, no es procedente indicarle la clase de acto administrativo debe proferir la entidad, sim embargo, se precisa que el Decreto 1083 de 2015, previamente citado ha definido la información mínima que debe contener el acto administrativo que confiere la comisión así:

ARTÍCULO 2.2.5.5.24 Contenido del acto administrativo que confiere la comisión. El acto administrativo que confiere la comisión señalará:

1. El objetivo de la misma.
2. Si procede el reconocimiento de viáticos, cuando haya lugar al pago de los mismos.
3. La duración.
4. El organismo o entidad que sufragará los viáticos o gastos de transporte, cuando a ello haya lugar,
5. Número del certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto.

Este último requisito no se exigirá cuando la comisión no demande erogaciones del Tesoro.

De manera que independientemente del Acto Administrativo que expida la entidad, el mismo debe contener como mínimo la información que indica el artículo anterior.

2.De acuerdo al decreto 1083 del 2015 la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde

a.¿La entidad pagara mi seguridad social (salud, pensión, caja de compensación y ARL) durante el tiempo de la licencia no remunerada sobre el salario que devengue en ese momento?

b.¿La entidad pagara cesantías durante el tiempo de la licencia no remunerada?

c.¿la entidad pagara primas de servicio durante el tiempo de la licencia no remunerada?

d.¿Al inicio de la licencia no remunerada, la entidad deberá pagar lo estipulado a vacaciones, primas y cesantías, que hasta la fecha tenga lugar.

AL respecto se indica que el artículo 2.2.5.5.7, del Decreto 1083 de 2015, establece:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.7 Cómputo y remuneración del tiempo de servicio en licencias no remuneradas. El tiempo que duren las licencias no remuneradas no es computable como tiempo de servicio activo y durante el mismo no se pagará la remuneración fijada para el empleo.

No obstante, durante el tiempo de la licencia no remunerada la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde.”

 

De manera que dado que, en licencia no remunerada para adelantar estudios, el vínculo laboral se suspende por el término que dure dicha situación administrativa, la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde.

Ahora bien, es necesario precisar que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 2.2.5.5.56 del Decreto 1083 de 2015, la remuneración a favor de los empleados públicos corresponde a servicios efectivamente prestados, en ese sentido, se considera que, al encontrarse en licencia no remunerada para adelantar estudios, no hay prestación efectiva del servicio el empleado no podrá percibir elementos salariales y prestacionales, solo se realizarán los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde, es decir con el salario que corresponda al momento en que se encuentra en la licencia objeto de consulta.

En consecuencia, una vez se configure el termino correspondiente de cada elemento salarial o prestacional, el mismo deberá pagarse, reiterando que, el tiempo que duren las licencias no remuneradas no es computable como tiempo de servicio activo y durante el mismo no se pagará la remuneración fijada para el empleo.

3. ¿En caso, de la ampliación o prórroga de la licencia no remunerada, se podrá realizar por correo electrónico sin que medie la presencialidad para no incurrir en gastos de viaje?

Frente a este interrogante, es necesario indicar que la norma aplicable no establece nada sobre el particular, en todo caso se precisa que deberá acatarse la regulación que sobre la situación haya definido la entidad.

Finalmente, me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

 

Proyectó: Janne Alexandra Guzmán Quintero.

Revisó: Maia Valeria Borja Guerrero.

Aprobó: Armando López Cortés.

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública.

2 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.”