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Radicado No.: 20226000094531

Fecha: 01/03/2022 11:41:04 a.m.

Bogotá D.C.

REF.: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS - ENCARGO. ¿Resulta viable que el jefe de la oficina asesora de control interno. siendo contador publico, “reemplace” al profesional universitario de contabilidad (contador municipal)? RAD.: 20229000077142 del 10 de febrero de 2022.

En atención a su oficio de la referencia, mediante el cual consulta si resulta viable que el jefe de la oficina asesora de control interno. siendo contador publico, “reemplace” al profesional universitario de contabilidad (contador municipal), me permito dar respuesta en los siguientes términos:

Sea lo primero señalar en cuanto a su interrogante que en la legislación de los servidores públicos no existe una situación administrativa que se denomine “reemplazo”, razón por la cual su consulta será entendida como una asignación de funciones¹ o un encargo².

Teniendo en cuenta lo señalado tenemos que la Ley 87 de 1993³ dispone:

“ARTÍCULO 12º.- Funciones de los auditores internos. Serán funciones del asesor, coordinador, auditor interno o similar las siguientes: (…)

PARÁGRAFO.- En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones.” (Subrayado nuestro)

Adicionalmente, el artículo 3 del Decreto 1826 de 1994⁴, señala:

“ARTICULO 3º. En los Ministerios y Departamentos Administrativos en los duales la oficina de Coordinación del Control Interno tena a su cargo funciones disciplinarias, tales funciones pasarán a ser ejercidas por la Secretaría General de la respectiva entidad u organismo o por la dependencia a la cual el representante de la entidad asigne tales funciones.

En ningún caso corresponderá a la Oficina de Coordinación del Control Interno ejercer el control previo mediante refrendaciones a los actos de la administración.” (Subrayado fuera de texto)

En relación con el objeto en estudio, la Directiva Presidencial 02 de abril 5 de 1994 determina lo siguiente:

“las funciones de las oficinas de control interno tienen un carácter eminentemente asesor, sin un componente operativo distinto del que lógicamente se requiere para formar un juicio sobre la materia que se esta analizando. Con el fin de reforzar este concepto la Ley 87, en el parágrafo del artículo 12 establece textualmente que en ningún caso podrá el Asesor Coordinador, Auditor Interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la Entidad a través de autorizaciones o refrendaciones. El sentido de este precepto es naturalmente evitar que, por una distorsión del concepto de control interno se vuelva al control previo proscrito por la constitución. La Oficina de Control Interno no se crea entonces para ejercer el control sino para ayudar efectivamente a que este sea debidamente hecho por quienes tienen la competencia y por tanto la responsabilidad administrativa.” (Negrilla y subrayado fuera de texto)

De acuerdo con las normas y la directiva en cita, la labor de las oficinas de control interno es preminentemente asesora y sus labores operativas se limitan exclusivamente a las necesarias para formarse un juicio sobre la materia objeto de análisis; conforme con ello, el asesor, coordinador, auditor interno no se encuentra facultado para participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones.

Ahora bien, el artículo 65 de la Ley 80 de 1993, dispuso que el control previo administrativo de los contratos corresponde a las Oficinas de Control Interno, al respecto debe aclararse, que de acuerdo con el concepto No. 904 del 31 de marzo de 1995 de la Contraloría General de la República, cuando se asigna a la Oficina de Control Interno el Control Previo Administrativo, se esta refiriendo al análisis de los procedimientos de la Entidad, cuya función es precisamente la de verificar y evaluar la gestión administrativa.

En consecuencia, a la Oficina de Control Interno le corresponde diseñar y desarrollar adecuados sistemas de verificación y evaluación del proceso contractual y utilizar métodos que le permitan conocer las instancias que se surten en las etapas contractuales, sin que tal labor signifique crear trámites aprobatorios a la gestión administrativa.

La Oficina de Control Interno está definida como uno de los elementos del Sistema de Control Interno, del nivel gerencial o directivo, encargada de cumplir las funciones de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

Es así como la función de la Oficina de Control Interno debe ser considerada como un proceso retroalimentador que contribuye al mejoramiento continuo de la Administración Pública. De ahí que sea fundamental precisar cuáles son los tópicos o roles generales que enmarcan la función de dichas Oficinas, en los cuales debe enfocar sus esfuerzos para desarrollar una actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría. Estas funciones son esencialmente cinco, definidas así: valoración del riesgo, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento a la cultura de control y relación con entes externos.

Respecto de la función de acompañamiento y asesoría, contemplado en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el artículo 3 del Decreto 1537 de 2001, la considera como uno de los principales tópicos que enmarcan el rol de las Oficinas de Control Interno.

De conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 12 de la Ley 87 de 1993, se pretende evitar que los Jefes de Control interno participen en los procedimientos administrativos mediante autorizaciones y refrendaciones, razón por la cual tienen la posibilidad de conocer con mayor libertad e independencia la gestión de la organización para hacer las recomendaciones de mejoramiento pertinentes.

En este orden de ideas, se define el rol de las oficinas de control interno con un carácter eminentemente asesor, caracterizado por su independencia y objetividad permanente, no obstante, es pertinente manifestar que las auditorías de gestión que adelante la oficina de control interno tendrán alcance para evidenciar irregularidades en la gestión, presentación de informes donde se plasmen tales circunstancias y efectuar las recomendaciones que dicha instancia considere pertinentes.

En este orden de ideas y respondiendo puntualmente su interrogante, dado el carácter de la oficina de control interno señalada y el acompañamiento y asesoría que se debe hacer a los procesos y su impacto dentro de la gestión administrativa de la entidad, no se considera viable que se asigne o encargue al jefe de control el ejercicio de las funciones de otro empleo, toda vez que se podría desdibujar el rol de esta oficina y eventualmente podría estarse en presencia de un control previo.

Por último, me permito indicarle que, para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link Gestor Normativo donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Maia Borja/HHS

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. Situación administrativa regulada por el decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.

2.Situación administrativa regulada por la Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”.

3. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.

4. "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993".