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Radicado No.: 20226000110491

Fecha: 14/03/2022 04:42:33 p.m.

Bogotá

REF. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Comisión de Servicios. Comisión de Servicios del Alcalde de un Municipio.Radicado. 20222060048372 de fecha 25 de enero de 2022.

Respetada señora

En atención a la comunicación de la referencia, en el que pregunta en caso de que un alcalde municipal deba desplazarse a otra ciudad o a otro país en desarrollo de sus funciones, debe encargar a un funcionario o se utiliza la figura de asignación de funciones y a que funcionario debe encargar o designarle sus funciones, frente a lo anterior, me permito manifestarle lo siguiente:

El Decreto 1083 de 2015, en relación a las comisiones de servicios, establece lo siguiente:

«ARTÍCULO 2.2.5.5.21 Comisión. El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo. La comisión puede otorgarse al interior del país o al exterior.

ARTÍCULO 2.2.5.5.22 Clases de comisión. Las comisiones pueden ser:

1. De servicios.

(…)

ARTÍCULO 2.2.5.5.24. Contenido del acto administrativo que confiere la comisión. El acto administrativo que confiere la comisión señalará:

1. El objetivo de la misma.

2. Si procede el reconocimiento de viáticos, cuando haya lugar al pago de los mismos.

3. La duración.

4. El organismo o entidad que sufragará los viáticos o gastos de transporte, cuando a ello haya lugar.

5. Número del certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto.

Este último requisito no se exigirá cuando la comisión no demande erogaciones del Tesoro.

ARTÍCULO 2.2.5.5.25 Comisión de servicio. La comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país, no constituye forma de provisión de empleos, se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.

Esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no puede rehusarse a su cumplimiento.

ARTÍCULO 2.2.5.5.26 Duración de la comisión de servicios. Las comisiones al exterior, se conferirán por el término estrictamente necesario para el cumplimiento de su objeto, más uno de ida y otro de regreso, salvo en los casos en que quien autoriza la comisión, considere que éstos no son suficientes para el desplazamiento al sitio donde deba cumplirse y su regreso al país, en cuyo caso podrá autorizar el término mínimo que considere necesario.

La comisión de servicios al interior se otorgará hasta por el término de treinta (30) días hábiles, prorrogable por razones del servicio y por una sola vez hasta por treinta (30) días hábiles más.

No estará sujeta al término antes señalado la comisión de servicio que se otorgue para cumplir funciones de inspección o vigilancia y las que por su naturaleza exijan necesariamente una duración mayor, a juicio del nominador.

Queda prohibida toda comisión de servicio de carácter permanente.»

De acuerdo con lo anterior, la comisión de servicios es la situación administrativa en virtud de la cual se ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o se atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular; no genera vacancia del empleo, puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte, de acuerdo con la comisión, y el comisionado tiene derecho a la remuneración del cargo del cual es titular.

Por otro lado, el acto administrativo que se expide para el otorgamiento de una comisión de servicios a un empleado o servidor público, debe contener el objeto de la comisión, si procede o no el reconocimiento de viáticos y el tiempo por el cual se va otorgar.

La Ley 136 de 1994, “Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”, establece lo siguiente frente a la comisión de servicios que se otorga al Alcalde de un Municipio:

«ARTÍCULO 111º.- Informes sobre comisiones cumplidas. Al término de las comisiones superiores a cuatro (4) días y dentro de los quince (15) días siguientes, el alcalde presentará al Concejo, un informe sobre el motivo de la comisión, duración, costos y resultados obtenidos en beneficio del municipio”.

ARTÍCULO 112º.- Permiso al alcalde. El alcalde para salir del país deberá contar con la autorización del Concejo Municipal y presentarle un informe previo sobre la comisión que se proponga cumplir en el exterior. Adicionado Artículo 7 Ley 177 de 1994 En caso de no hallarse en sesiones el concejo municipal, le corresponde al Gobernador conceder la autorización de salida.

Corresponde al Concejo Municipal definir el monto de los viáticos que se le asignarán al alcalde para comisiones dentro del país y para las comisiones al exterior corresponde al Gobierno Nacional definir el monto de los viáticos.

ARTÍCULO 113º.- Duración de comisiones. Las comisiones dentro del país no podrán tener duración superior a cinco (5) días. Las comisiones fuera del país no podrán ser superiores a diez (10) días, prorrogables, previa justificación por un lapso no superior al mismo.» (Subrayado y negrilla fuera de texto)

Las comisiones dentro del país no podrán tener duración superior a cinco días, corresponderá al Concejo definir el monto de los viáticos que se asignaran para la comisión dentro del país y al finalizar la respectiva comisión, el Alcalde comisionado tendrá un término de quince días para presentar ante el Concejo Municipal un informe sobre el motivo de la comisión, duración, costos y resultados obtenidos en beneficio del municipio.

Así mismo, en la Ley 1042 de 1978, dispone lo siguiente frente a los viáticos que tienen que reconocerse en el marco del otorgamiento de una determinada comisión de servicios:

«ARTÍCULO 61º. DE LOS VIÁTICOS. Los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos”.

ARTÍCULO 65º. DE LA DURACIÓN DE LAS COMISIONES. Las comisiones de servicio se conferirán mediante acto administrativo en el cual se expresará el término de su duración, que no podrá exceder de treinta días. Dicho término podrá prorrogarse hasta por otros treinta días cuando fuere necesario por la naturaleza especial de las tareas que deban desarrollarse.» (…). (Subrayado nuestro)

De lo expresado por la norma anterior, los empleados públicos tienen la posibilidad a que les sea otorgada una comisión de servicios, con el fin de cumplir los propósitos indicados en la norma, dentro del país o fuera de él, con derecho a percibir su asignación mensual más sus prestaciones sociales y, si llegare a otorgársele una comisión, lo correspondiente a viáticos y gastos de transporte.

A la entidad le corresponde indicar dentro del contenido del acto administrativo que confiere la comisión, el tiempo de duración de la misma.

En consecuencia, la comisión del Alcalde no generar una vacancia del empleo, en ese sentido, no es procedente realizar un encargo por el término de la misma, por las razones legales expuestas.

Con relación a su segunda inquietud en al cual pregunta si el alcalde municipal requiere un permiso para desplazarse a otra ciudad o país para temas personales, que tramites y ante que autoridad o entidad debe pedir el permiso, y frente a dicha situación debe encargar o designar funciones a otro servidor público y a quien., me permito manifestarle lo siguiente:

Respecto de los permisos a favor de los alcaldes, la Ley 136 de 1994 señala lo siguiente:

“ARTÍCULO 100.- Renuncias, permisos y licencias. Modificado por el art. 31, Ley 1551 de 2012. La renuncia del alcalde o la licencia o el permiso para separarse transitoriamente del cargo, la aceptará o concederá, el Gobernador respectivo o el Presidente de la República en el caso del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá. Las incapacidades médicas serán certificadas por el médico legista u oficial del lugar o por la entidad de previsión o servicio de seguridad social, si lo hubiere, en el respectivo municipio o distrito.

(…)

ARTÍCULO 112.- Permiso al alcalde. El alcalde para salir del país deberá contar con la autorización del Concejo Municipal y presentarle un informe previo sobre la comisión que se proponga cumplir en el exterior. En caso de no hallarse en sesiones el concejo municipal, le corresponde al Gobernador conceder la autorización de salida.

Corresponde al Concejo Municipal definir el monto de los viáticos que se le asignarán al alcalde para comisiones dentro del país y para las comisiones al exterior corresponde al Gobierno Nacional definir el monto de los viáticos.

En caso de no hallarse en sesiones el Concejo Municipal, le corresponderá al Gobernador conceder la autorización de salida del país.”

De acuerdo con la normativa transcrita, para salir del país, el alcalde, deberá contar con la autorización del concejo municipal y presentarle un informe previo sobre la comisión que se proponga cumplir en el exterior. En caso de no hallarse en sesiones el concejo municipal, le corresponde al Gobernador conceder la autorización de salida.

Finalmente, con relación a su ultima inquietud en al cual pregunta si en caso de que el alcalde haya encargado o designado funciones a otro servidor, por ciertos días y se alarga su estadía en otra ciudad o país, la persona encargada o a quien se le designaron funciones debe expedir el mismo el acto encargándose o designándose funciones por los días que se extiende la estadía del alcalde, o debe nombrarse un alcalde ad hoc, frente a lo anterior, me permito primero señalar que de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación, por lo tanto, no somos competentes para pronunciarnos sobre los temas particulares que se presenten al interior de las entidades, situación que le corresponde a la Oficina de Talento humano o quien haga sus veces. No obstante lo anterior, me permito manifestarle a manera de orientación que como le manifestamos anteriormente, la comisión de servicios no genera vacancia temporal, por lo cual no procede el encargo.

En caso que requiera mayor información sobre las normas de administración de los empleados del sector público y demás temas competencia de este Departamento Administrativo puede ingresar a la página web de la entidad, en el link “Gestor Normativo”: /eva/es/gestor-normativo, donde podrá encontrar todos los conceptos relacionados emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyecto: Luis Fernando Nuñez.

Revisó. Harold Herreño.

11602.8.4