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Radicado No.: 20226000184541

Fecha: 19/05/2022 11:22:59 a.m.

Referencia: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Comisión de servicios. REMUNERACION. Viáticos. Radicado: 20222060168162 del 19 de abril de 2022.

En atención al traslado por competencia realizado por la Personería Municipal de Vianí - Cundinamarca, en la cual solicita usted, en ejercicio del derecho de petición se le emita un concepto en respuesta a las siguientes preguntas:

1. “¿Cuál es la información que deben contener los actos administrativos que autorizan las comisiones de servicio?

2. ¿Las resoluciones que autorizan comisiones de servicio deben o no incluir el reconocimiento y pago de los viáticos correspondientes a la misma?

3. Indicar la norma constitucional y legal que concede la condición de “carácter particular” a actos administrativo, como los relacionados, para no ser publicados.

4. ¿Cuál es la norma legal, mediante la cual, los viáticos sólo se reconocerán a la presentación del informe de comisión y certificado de permanencia?”

Es importante precisar que conforme a lo establecido en el Decreto 430 de 2016¹este Departamento Administrativo tiene competencia para establecer directrices jurídicas en la aplicación las normas que guardan directa relación con la interpretación general de aquellas expresiones que ofrezcan algún grado de dificultad en su comprensión o aplicación; sin que tales atribuciones comporten, de manera alguna, la definición de casos particulares que se presenten al interior de las diferentes entidades, ni tiene competencia para emitir concepto sobre los actos administrativos o determinaciones proferidas por las mismas.

Así las cosas, las respuestas a su consulta harán referencia al fundamento legal correspondiente, sin que por este hecho las mismas, se encaminen a decidir en cada caso lo particular; por cuanto, tal competencia se le atribuye a la respectiva entidad nominadora por ser quien conoce de manera cierta y detallada la situación del personal a su cargo o en su defecto a los jueces de la República.

Hecha esta aclaración, me permito manifestarle que el Decreto 1083 de 2015²sobre la comisión de servicios determina lo siguiente:

"ARTÍCULO 2.2.5.5.22 Clases de comisión. Las comisiones pueden ser:

1) De servicio.

(...)

ARTÍCULO 2.2.5.5.24 Contenido del acto administrativo que confiere la comisión. El acto administrativo que confiere la comisión señalará:

1. El objetivo de la misma.

2. Si procede el reconocimiento de viáticos, cuando haya lugar al pago de los mismos.

3. La duración.

4. El organismo o entidad que sufragará los viáticos o gastos de transporte, cuando a ello haya lugar, 5. Número del certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto.

Este último requisito no se exigirá cuando la comisión no demande erogaciones del Tesoro.

ARTÍCULO 2.2.5.5.25 Comisión de servicio. La comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país, no constituye forma de provisión de empleos, se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.

Esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no puede rehusarse a su cumplimiento.

(...)

ARTÍCULO 2.2.5.5.27 Derechos del empleado en comisión de servicios. El empleado en comisión de servicios en una sede diferente a la habitual tendrá derecho al reconocimiento de la remuneración mensual que corresponde al cargo que desempeña y al pago de viáticos y, además, a gastos de transporte, cuando estos últimos se causen fuera del perímetro urbano. El valor de los viáticos se establecerá de conformidad con los lineamientos y topes señalados en el decreto anual expedido por el Gobierno Nacional.

Cuando la totalidad de los gastos que genere la comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o entidad no habrá lugar al pago de viáticos y gastos de transporte. Tampoco habrá lugar a su pago cuando la comisión de servicios se confiera dentro de la misma ciudad.

Si los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente se reconocerá la diferencia.

(...)”

De acuerdo con la normativa citada, la entidad puede otorgar al empleado comisión de servicios. Cuando se otorga una comisión de servicios al servidor al interior o exterior del país podrá dar lugar al reconocimiento y pago de viáticos y gastos de transporte, dependiendo del lugar y tiempo que dure la misma.

La comisión, para todos los eventos, debe estar precedida de un acto administrativo que contenga el objetivo de la comisión, si procede el reconocimiento de viáticos, cuando haya lugar al pago de estos, también debe especificar su duración, se debe especificar el organismo o entidad que sufragará los viáticos o gastos de transporte, cuando a ello haya lugar, consignar el número del certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto. Este último requisito no se exigirá cuando la comisión no demande erogaciones del Tesoro.

El Decreto 1042 de 1978³, en sus Artículos 61 y 71, define los conceptos de viáticos y gastos de transporte, en los siguientes términos:

“ARTÍCULO 61.- DE LOS VIÁTICOS. Los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos.

(...)

ARTÍCULO 71.- DE LOS GASTOS DE TRANSPORTE. Los empleados públicos que deban viajar fuera de su sede de trabajo, en desarrollo de comisiones de servicio dentro del país o en el exterior, tendrán derecho al reconocimiento y pago de los gastos de transporte, de acuerdo con reglamentación especial del gobierno.

Los ministros y jefes de departamento administrativo, los jefes de delegación que representen al gobierno en misiones especiales y los funcionarios con categoría de embajador, tendrán derecho a pasajes aéreos de primera clase. En los demás casos los pasajes serán de clase turística”.

En este orden de ideas, corresponde a la misma autoridad que haya otorgado la comisión, establecer el monto de los viáticos a percibirse, conforme a la reglamentación interna que atienda los topes máximos por concepto de viáticos, establecido para la correspondiente vigencia fiscal, en concordancia con el Decreto anual de viáticos expedido por el Gobierno nacional⁴.

En este sentido, el decreto 460 de 2022⁵determina que los viáticos son ordenados a través del acto administrativo que confiere la comisión de servicios, a fin de proporcionar manutención y alojamiento. Al respecto, la normativa en mención en su artículo 3 reza:

“ARTÍCULO 3. Autorización de viáticos. El reconocimiento y pago de viáticos será ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto Ley 1042 de 1978.

No podrá autorizarse el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes.

Los viáticos solo podrán computarse como factor salarial para la liquidación de cesantías y pensiones cuando se cumplan las condiciones señaladas en la letra i) del artículo 45 del Decreto-ley 1045 de 1978.

Queda prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente.

Parágrafo 1. Los viáticos y gastos de viaje se les reconocen a los empleados públicos y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano, y cubren los gastos de alojamiento, alimentación y transporte cuando previo acto administrativo, deban desempeñar funciones en lugar diferente de su sede habitual de trabajo. (...)

De acuerdo con la normatividad anterior, en relación con la comisión de servicios, el reconocimiento y pago de viáticos debe ser ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de esta, su reconocimiento y pago lo efectuara la entidad nominadora con fundamento en la regulación interna establecida, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto Ley 1042 de 1978, sin que sea procedente autorizar el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes.

Por otro lado, el Decreto 1083 de 2015 en su artículo 2.2.5.5.29 decreta:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.29 Informe de la comisión de servicios. Los servidores públicos, con excepción de los Ministros y Directos de Departamento Administrativo, deberán presentar ante su superior inmediato y dentro de los tres (3) días siguientes a la finalización de la comisión que le haya sido conferida, un informe ejecutivo sobre las actividades desplegadas en desarrollo de la misma.

Así mismo, todas las entidades objeto del ámbito de aplicación del presente decreto, deberán remitir bimestralmente al Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la relación de las comisiones otorgadas y el valor pagado por ellas con cargo al Tesoro Público.”.

Conforme a lo anterior, la norma establece que al término de una comisión de servicios y, dentro de los 3 días siguientes, los empleados deben presentar un informe sobre las actividades desarrolladas en cumplimiento de esta. Sin embargo, el legislador no estableció la exigibilidad de presentar el certificado de permanencia como cumplimiento de la comisión de servicios conferida.

No obstante, no se puede desconocer la facultad otorgada a los jefes de los respectivos organismos a través del artículo 2.2.5.10.30 del citado Decreto 1083:

“ARTÍCULO 2.2.5.10.30. Cumplimiento de condiciones. Corresponde a los jefes de los respectivos organismos ejercer el control y velar por el cumplimiento de las disposiciones que en el presente capítulo se establecen”.

Por lo tanto, esta Dirección Jurídica considera que la entidad puede exigirles a sus empleados el certificado de permanencia para acreditar el cumplimiento de la comisión de servicios. En todo caso, el procedimiento debe estar determinado por la administración como medio de control en el cumplimiento de las comisiones y, su aplicación se hará conforme lo establezca la misma entidad.

En relación con la publicidad de los actos administrativos, la Ley 2080 de 2021⁶establece:

“ARTÍCULO 15. Modifíquese el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011, el cual quedará así:

ARTÍCULO 65. Deber de publicación de los actos administrativos de carácter general. Los actos administrativos de carácter general no serán obligatorios mientras no hayan sido publicados en el Diario Oficial o en las gacetas territoriales, según el caso.

Cuando se trate de actos administrativos electrónicos a que se refiere el artículo 57 de esta Ley, se deberán publicar en el Diario Oficial o gaceta territorial conservando las garantías de autenticidad, integridad y disponibilidad.

Las entidades de la administración central y descentralizada de los entes territoriales que no cuenten con un órgano oficial de publicidad podrán divulgar esos actos mediante la fijación de avisos, la distribución de volantes, la inserción en otros medios, la publicación en la página electrónica, o cualquier canal digital habilitado por la entidad, o por bando, en tanto estos medios garanticen amplia divulgación.

Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa iniciada con una petición de interés general se comunicarán por cualquier medio eficaz.

En caso de fuerza mayor que impida la publicación en el Diario Oficial, el Gobierno nacional podrá disponer que la misma se haga a través de un medio masivo de comunicación eficaz.

PARÁGRAFO. También deberán publicarse los actos de nombramiento y los actos de elección distintos a los de voto popular”.

De conformidad con lo anterior, los actos administrativos de carácter general en el Diario Oficial o en las gacetas territoriales para que sean de obligatorio cumplimiento, las entidades que no tengan un órgano oficial de publicidad pueden divulgar esos actos mediante la fijación de avisos, la distribución de volantes, la inserción en otros medios, la publicación en la página electrónica, o cualquier canal digital habilitado por la entidad, o por bando. En todo caso lo actos administrativos de carácter particular como los de nombramiento y de elección distintos a los de voto popular también deben ser publicados.

Con relación a la publicación de los actos administrativos la Corte Constitucional en sentencia C-646 de 2000, dispuso:

“Para la Corte, la distinción en las formas de publicidad que dispuso el legislador para los actos administrativos, dependiendo de si se trata de actos de carácter general, o de actos de carácter particular y concreto, incluidos los subjetivos cuya acción de nulidad esté sujeta a caducidad, no vulnera ni amenaza ningún precepto de la Carta Política, pues uno y otro mecanismo permiten cumplir los objetivos para los cuales fueron diseñados, esto es, de una parte poder establecer con precisión la fecha en que entra en vigencia el contenido del respectivo acto administrativo y de otra activar el principio de oponibilidad inherente a las decisiones de carácter público. Pero además esa distinción es razonable, pues cuando el contenido del acto es abstracto y general la publicidad del mismo debe garantizar que todos y cada uno de los asociados conozcan su contenido, el cual los afectará, cometido que se cumple consignándolo en el diario oficial, medio oficial de divulgación al cual puede acceder cualquier persona, mientras que si se trata de un acto de contenido particular y concreto, el principio de publicidad se agota cuando los afectados por sus disposiciones son informados de ellas, pudiendo proceder, de conformidad con la ley, a impugnarlos si lo consideran del caso, objetivo que se alcanza con la notificación del mismo (...)” (Subrayado nuestro)

En este sentido, los actos administrativos de carácter particular y concreto, como lo es en este caso el acto que otorga comisión de servicios, no le es obligatorio su publicación en un medio oficial de divulgación, solo bastará que sea informado al interesado.

Con fundamento en los criterios y disposiciones expuestos, damos respuesta a sus interrogantes en el mismo orden en que se formularon, concluyendo:

1. ¿Cuál es la información que deben contener los actos administrativos que autorizan las comisiones de servicio?

R/ La comisión, para todos los eventos, en el caso particular comisión de servicios, debe estar precedida de un acto administrativo que contenga: (1) El objetivo de esta. (2) Si procede el reconocimiento de viáticos y gastos de transporte, cuando haya lugar al pago de estos. (3) La duración. (4) El organismo o entidad que sufragará los viáticos o gastos de transporte, cuando a ello haya lugar. (5). Número del certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto. Este último requisito no se exigirá cuando la comisión no demande erogaciones del Tesoro.

2. ¿Las resoluciones que autorizan comisiones de servicio deben o no incluir el reconocimiento y pago de los viáticos correspondientes a la misma?

R/ La entidad nominadora en el en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios debe determinar el reconocimiento y pago de los viáticos y gastos de transporte.

3. Indicar la norma constitucional y legal que concede la condición de “carácter particular” a actos administrativo, como los relacionados, para no ser publicados.

R/ De acuerdo con la normatividad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 2080 de 2021 los actos administrativos de carácter general no serán obligatorios mientras no hayan sido publicados en él un medio de divulgación oficial dispuesto por la Entidad Pública. Así mismo, en su parágrafo la Ley citada decreta que se tiene la obligación de publicar los actos administrativos de carácter particular que otorguen nombramiento y los actos de elección distintos a los de voto popular.

De otro modo, de manera general para los actos administrativos de carácter particular y concreto, bastará con ser informados al interesado, tal y como lo dispone la Corte Constitucional en sentencia C-646 de 2000.

4. ¿Cuál es la norma legal, mediante la cual, los viáticos sólo se reconocerán a la presentación del informe de comisión y certificado de permanencia?”

R/ Se reitera el punto 2, en el sentido que el reconocimiento de viáticos debe estar contenido en el acto administrativo que confiere la comisión. Es decir, los mismos deben reconocerse previo al inicio de la respectiva comisión de servicios.

Ahora bien, el Decreto 1083 de 2015 en su artículo 2.2.5.5.29 decreta que dentro de los tres (3) días siguientes a la finalización de la comisión que le haya sido conferida, el empleado debe presentar un informe sobre las actividades realizadas en desarrollo de esta.

En relación con el certificado de permanencia, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 2.2.5.10.30 del citado Decreto 1083, la entidad nominadora puede exigir a sus empleados dicho certificado a fin de que sea acreditado el cumplimiento de la comisión de servicios, de acuerdo con el procedimiento determinado por la administración como medio de control para ello.

Finalmente, para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Lizeth Rumbo.

Revisó: Harold Herreño.

Aprobó: Armando López Cortes.

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

¹ Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

² Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública

³ Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones

⁴ Decreto 460 de 2022

⁵ Por el cual se fijan las escalas de viáticos.

⁶ Por medio de la cual se reforma el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -ley 1437 de 2011- y se dictan otras disposiciones en materia de descongestión en los procesos que se tramitan ante la jurisdicción