*20236000187281*

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Radicado No.: 20236000187281

Fecha: 12/05/2023 02:56:55 p.m.

Bogotá D.C.

REF: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Comisiones. REMUNERACIÓN. Viáticos. Reconocimiento y pago de viáticos. Rad: 20239000215222 del 12 de abril de 2023.

Acuso recibo la comunicación de la referencia, a través de la cual consulta sobre el reconocimiento y pago de viáticos; al respecto, me permito dar respuesta en los siguientes términos:

Inicialmente se informa que de acuerdo con lo contenido en el Decreto 430 de 2016¹, esta Dirección Jurídica no es competente para pronunciarse sobre la resolución de situaciones particulares presentadas al interior de las entidades, ya que a través de los conceptos jurídicos únicamente se realiza una orientación técnica sobre la normatividad vigente y aplicable a los temas objeto de consulta. Por lo anterior, no somos competentes para calificar la conducta oficial de quienes ejercen funciones públicas, ni determinar las eventuales sanciones generadas por las actuaciones administrativas.

Aclarado lo anterior, de manera general sobre el tema objeto de consulta, se indica lo siguiente:

- Comisiones de servicios:

El Decreto 1278 de 2002², establece lo siguiente en relación con las situaciones administrativas de los docentes o directivos docentes:

“ARTÍCULO 50. Situaciones administrativas. Los docentes o directivos docentes pueden hallarse en alguna de las siguientes situaciones administrativas:

a) En servicio activo, que comprende el desempeño de sus funciones, el encargo y la comisión de servicios;

b) Separados temporalmente del servicio o de sus funciones, esto es, en comisión de estudios, en comisión de estudios no remunerada, en comisión para ocupar cargo de libre nombramiento o remoción, en licencia, en uso de permiso, en vacaciones, suspendidos por medida penal o disciplinaria, o prestando servicio militar;

c) Retirados del servicio.” (Subrayado nuestro)

“ARTÍCULO 54. Comisión de servicios. La autoridad competente puede conferir comisión de servicios a un docente o directivo docente para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o para atender transitoriamente actividades ofíciales inherentes al empleo de que es titular, como reuniones, conferencias, seminarios, investigaciones.

Puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte conforme a las disposiciones legales sobre la materia. El salario y las prestaciones sociales del educador comisionado serán las asignadas al respectivo cargo.

En el acto administrativo que confiera la comisión deberá expresarse su duración que podrá ser hasta por treinta (30) días, prorrogables por razones del servicio y por una sola vez hasta por treinta (30) días más, a menos que, a juicio de la autoridad nominadora, la naturaleza de la comisión exija necesariamente una duración mayor.

No puede haber comisiones de servicio de carácter permanente y no es una forma de provisión de cargos vacantes.”

La comisión de servicios hace parte de los deberes de todo empleado público, independiente del tipo de vinculación de éste; en ese sentido, se considera que a un docente o directivo docente se le pueden conferir comisiones de servicio, para que pueda ejercer sus funciones en lugares diferentes a la sede habitual de trabajo o atender transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular. Por regla general, las comisiones de servicio podrán conferirse hasta por 30 días, prorrogables por razones del servicio y por una sola vez, hasta por 30 días más.

- Reconocimiento de viáticos:

Respecto de las condiciones para el reconocimiento de los viáticos, el Decreto Ley 1042 de 1978³, establece:

“Artículo 61.- De los viáticos. Los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos”.

“Artículo 64°. De las condiciones de pago. Dentro del territorio nacional sólo se reconocerán viáticos cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede habitual de trabajo.

Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, solo se reconocerá el cincuenta por ciento del valor fijado en el artículo 62”.

“Artículo 79.- Hace parte de los deberes de todo empleado la comisión de servicios y no constituye forma de provisión de empleos. Puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte conforme a las disposiciones legales sobre la materia y las instrucciones de gobierno, y el comisionado tiene derecho a su remuneración en pesos colombianos, así la comisión sea fuera del territorio nacional”. (Subrayado fuera de texto)

De acuerdo con la normativa citada, cuando se otorga una comisión de servicios al empleado al interior o exterior del país, se podrá dar lugar al reconocimiento y pago de viáticos y gastos de transporte, dependiendo del lugar y tiempo que dure la misma.

Así mismo, el Decreto 460 de 2022 fija la escala de viáticos para la vigencia 2022 de los empleados públicos referidos en los literales a), b) y c) del artículo 1° de la Ley 4 de 1992, que deban cumplir comisiones de servicio en el interior o en el exterior del país.

De la misma manera, el mencionado Decreto en los artículos 2 y 3, refiere:

“ARTÍCULO 2. Determinación del valor de viáticos. Los organismos y entidades fijarán el valor de los viáticos según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor, hasta por el valor máximo de las cantidades señaladas en el artículo anterior.

Para determinar el valor de los viáticos se tendrá en cuenta la asignación básica mensual, los gastos de representación y los incrementos de salario por antigüedad.

Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá hasta el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado.

ARTÍCULO 3°. Autorización de viáticos. El reconocimiento y pago de viáticos será ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto Ley 1042 de 1978.

No podrá autorizarse el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes.

Los viáticos solo podrán computarse como factor salarial para la liquidación de cesantías y pensiones cuando se cumplan las condiciones señaladas en la letra i) del artículo 45 del Decreto ley 1045 de 1978.

Queda prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente.

(...).”. (Subraya fuera de texto).

Conforme a lo anterior, el rubro de viáticos y gastos de viaje, se les reconoce a los empleados públicos y según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano, también se les reconocerá los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando previa resolución deban desempeñar funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo.

De igual forma, establece la norma que el reconocimiento y pago de viáticos será ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto Ley 1042 de 1978, sin que sea procedente autorizar el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes.

Respecto de la finalidad de los viáticos, la Sentencia No. C-108 de 1995, emitida por la Corte Constitucional, con ponencia del Magistrado Dr. Vladimiro Naranjo Mesa, estableció:

«2.2 Los viáticos y su justificación

Los viáticos tienen una razón de ser: brindar los medios para el alojamiento, la manutención, y demás gastos necesarios y proporcionados para que el trabajador pueda desarrollar adecuadamente su misión laboral, sin sufrir por ello mengua en su patrimonio.

(...)

No es justo, jurídicamente hablando, que el trabajador se vea impelido a asumir gastos de operatividad laboral que por su naturaleza corresponde sufragar al empleador. Cada quien debe hacer y pagar lo suyo; la labor hacia un fin beneficia al empleador, aunque sea ejecutada por el trabajador; en tal sentido aquel está obligado a facilitar la tarea del ejecutante, de lo contrario la situación desfavorece al trabajador, lo cual contradice el espíritu de la Carta, que garantiza el trabajo y sus garantías esenciales, dentro de las que se encuentran los viáticos como parte del salario. El trabajador aporta su fuerza de trabajo, la cual en justicia debe ser remunerada; no regala su capacidad laboral, ni tiene por qué afectarla en sentido adverso para desarrollarla.» (Subraya fuera de texto)

La sentencia citada, establece que la razón para el otorgamiento de los viáticos es la de brindar los medios para el alojamiento, la manutención, y demás gastos necesarios y proporcionados para que el trabajador pueda desarrollar adecuadamente su misión laboral.

Indica la Corte, que no es justo jurídicamente hablando, que el trabajador se vea impelido a asumir gastos de operatividad laboral que por su naturaleza corresponde sufragar al empleador; en tal sentido, la administración está obligada a facilitar la tarea del empleado, de lo contrario la situación desfavorece al trabajador, lo cual contradice el espíritu de la Carta, que garantiza el trabajo y sus garantías esenciales, dentro de las que se encuentran los viáticos como parte del salario.

Conforme a lo anterior, el rubro de viáticos y gastos de viaje, se les reconoce a los empleados públicos del respectivo órgano, los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando previa resolución deban desempeñar funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo; de tal forma que el valor de estos se le deben entregar de manera previa al cumplimiento de la comisión, con el fin de que el empleado pueda sufragar los gastos de alojamiento y alimentación.

Por lo tanto y para dar respuesta a su interrogante, es criterio de esta Dirección Jurídica, se informa que revisado el marco normativo aplicable, no hay una norma que expresamente determine cuándo se debe realizar el pago de los viáticos; no obstante, en atención a lo señalado por la jurisprudencia y como quiera que la comisión de servicios se otorga a un empleado para que cumpla actividades que le interesan a la administración, se considera que, antes de iniciar la comisión de servicios, la administración debe expedir el acto administrativo otorgando la comisión junto con el reconocimiento y pago de los viáticos y gastos de transporte a favor del empleado comisionado.

Para más información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link https://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTÉS

Director Jurídico

Proyectó: Nataly Pulido

Revisó: Maia Borja

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

2 Por el cual se expide el Estatuto de Especialización Docente

3 Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones