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Radicado No.: 20236000125691

Fecha: 28/03/2023 05:38:35 p.m.

Bogotá D.C

Referencia: PRESTACIONES SOCIALES. Vacaciones. REMUNERACIÓN. Bonificación por Servicios Prestados. Retención y Deducciones. Radicación: 20239000125482 del 24 de febrero de 2023.

Reciba un cordial saludo por parte de Función Pública.

En atención a la radicación de la referencia, en la cual consulta lo siguiente:

“Es procedente otorgar el disfrute y pago de vacaciones ¿antes de causar el derecho?, es decir si una persona causa el derecho sus vacaciones el 10 de enero de 2023, y se concede mediante acto administrativo el disfrute y pago en el mes de diciembre de 2022, para disfrutar de sus vacaciones a partir del 10 de enero 2023. El pago se hace anticipado teniendo en cuenta que la nómina de la entidad, por acuerdo sindical se paga los días 20 de cada mes, y con el ánimo de dar cumplimiento a que el reconocimiento en dinero de las vacaciones debe hacerse por lo menos 5 días antes de la fecha señalada para el inicio del disfrute, el pago se incluyó en la nómina de diciembre 2022, en este caso, ¿se está violando el decreto Ley 1045 de 1978, ARTÍCULO 8. ¿De las vacaciones Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios? teniendo en cuenta que se está concediendo y pagando el disfrute en diciembre 2022 antes de cumplir el año de servicios que genera el derecho?

Dando continuidad al caso anterior del funcionario que causa su derecho al pago de bonificación por servicios prestados el día 10 de enero 2023, misma fecha en la cual inicia el disfrute de sus vacaciones, es incorrecto reconocer el pago de la bonificación al mismo tiempo que se pagan las vacaciones, es decir en el mes de diciembre 2022,

¿teniendo en cuenta que cumple su año de servicios estando en vacaciones?

En casos en los que se reportan novedades de nómina posterior a la fecha de pago de la nómina (20 de cada mes) se lleva a cabo un pago de lo no debido a un funcionario público, reconociendo por ejemplo, una coordinación de grupo de trabajo, coordinación que no se debía pagar por el mes completo, si no de manera proporcional, puesto que se había expedido un acto administrativo que la retiraba, es procedente descontar al funcionario de su pago de nómina del mes siguiente, mes en el que se registra la novedad, sin previo aviso, y sin exceder su capacidad de pago del límite del 50% , o debe mediar una autorización previa por parte del funcionario afectado?, ?es viable que una entidad pública permita realizar el reembolso de pago de lo no debido en cuotas mensuales si así lo autoriza el funcionario afectado?.”

Se da respuesta en los siguientes términos.

Con relación a las vacaciones encontramos que el Decreto 1045 de 1978, estableció lo siguiente;

“Artículo 8. DE LAS VACACIONES. Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en normas o estipulaciones especiales. En los organismos cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes, el día sábado no se computará como día hábil para efecto de vacaciones.

Artículo 12. DEL GOCE DE VACACIONES. Las vacaciones deben concederse por quien corresponde, oficiosamente o a petición del interesado, dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutarlas.

De conformidad con la norma en cita, todo empleado público y trabajador oficial tiene derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones remuneradas por cada año de servicios, las cuales deben concederse oficiosamente o a petición del interesado dentro del año siguiente a la fecha en que se causen.

Por otra parte, el Decreto 1848 de 1969 indicó respecto al pago;

 

“ARTÍCULO 48.- El valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten se pagará con base en el salario devengado por el empleado oficial al tiempo de gozar de ellas.

PARÁGRAFO. El mencionado pago deberá efectuarse por su cuantía total y con una antelación no menor a cinco (5) días, contados desde la fecha señalada para iniciar el goce de las vacaciones, con el fin de que el empleado pueda organizar con la anticipación suficiente su plan de descanso.”

En el mismo sentido, el Decreto 1045 de 1978 estableció

“ARTÍCULO 18. Del pago de las vacaciones que se disfruten. El valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten será pagado, en su cuantía total, por lo menos con cinco (5) días de antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado.”

Como se puede evidenciar, por mandato legal el valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten será pagado, en su cuantía total, por lo menos con cinco (5) días de antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado.

De manera que no es procedente el pago de las vacaciones antes de su causación.

 

De otra parte, sobre la Bonificación de servicios prestados para los empleados de orden nacional encuentra su naturaleza en el Decreto Ley 1042 de 1978, dispuso:

“ARTÍCULO 45. De la bonificación por servicios prestados. A partir de la expedición de este Decreto, créase una bonificación por servicios prestados para los funcionarios a que se refiere el artículo 1.

Esta bonificación se reconocerá y pagará al empleado cada vez que cumpla un año continuo de labor en una misma entidad oficial. Sin embargo, cuando un funcionario pase de un organismo a otro de los enumerados en el artículo 1 de este decreto, el tiempo laborado en el primero se tendrá en cuenta para efectos del reconocimiento y pago de la bonificación, siempre que no haya solución de continuidad en el servicio.

Se entenderá que no hay solución de continuidad si entre el retiro y la fecha de la nueva posesión no transcurrieren más de quince días hábiles.

La bonificación de que trata el presente artículo es independiente de la asignación básica y no será acumulativa. ARTÍCULO 46. De la cuantía de la bonificación por servicios prestados. La bonificación por servicios prestados será equivalente al veinticinco por ciento de la asignación básica que esté señalada por la ley para el cargo que ocupe el funcionario en la fecha en que se cause el derecho a percibirla.

Tal derecho se causará cada vez que el empleado cumpla un año de servicio.

Cuando el funcionario perciba los incrementos de salario por antigüedad a que se refieren los artículos 49 y 97 de este Decreto, la bonificación será equivalente al veinticinco por ciento del valor conjunto de la asignación básica y de dichos incrementos.

ARTÍCULO 47. Del cómputo de tiempo para la bonificación por servicios prestados. El tiempo de servicios para el primer reconocimiento de la bonificación por servicios prestados se contará así:

Para los funcionarios que actualmente se hallen vinculados al servicio, desde la fecha de expedición del presente Decreto.

Para los funcionarios que se vinculen con posterioridad a la vigencia de este Decreto, desde la fecha de su respectiva posesión.

ARTÍCULO 48. Del término para el pago de la bonificación por servicios prestados. La bonificación por servicios prestados se pagará dentro de los veinte (20) días que sigan a la fecha en que se haya causado el derecho a percibirla.”

Así mismo, sobre el particular el Decreto 473 de 2022 dispuso:

“Artículo 10. Bonificación por servicios prestados.

La bonificación por servicios prestados a que tienen derecho los empleados públicos que trabajan en las entidades a que se refiere el presente título será equivalente al cincuenta por ciento (50%) del valor conjunto de la asignación básica, los incrementos por antigüedad y los gastos de representación, que correspondan al funcionario en la fecha en que se cause el derecho a percibirla, siempre que no devengue una remuneración mensual por concepto de asignación básica y gastos de representación superior a dos millones treinta y nueve mil novecientos cincuenta y seis pesos ($2.039.956) moneda corriente.

Para los demás empleados, la bonificación por servicios prestados será equivalente al treinta y cinco por ciento (35%) del valor conjunto de los tres factores de salario señalados en el inciso anterior.

Parágrafo. Para la liquidación de la bonificación por servicios prestados se tendrá en cuenta la asignación básica, los incrementos por antigüedad, los gastos de representación y la prima técnica por título de estudios de formación avanzada y experiencia altamente calificada. El empleado que al momento del retiro no haya cumplido el año continuo de servicios, tendrá derecho al reconocimiento y pago en forma proporcional de la bonificación por servicios prestados.” (subrayado fuera del texto).

De conformidad con lo anterior, se tiene entonces que, esta bonificación se reconocerá y pagará al empleado cada vez que cumpla un año continuo de labor en una misma entidad oficial, así mismo se tiene que, la bonificación por servicios prestados a que tienen derecho los empleados públicos que trabajan en las entidades a que se refiere el presente título será equivalente al cincuenta por ciento (50%) del valor conjunto de la asignación básica, los incrementos por antigüedad y los gastos de representación, que correspondan al funcionario en la fecha en que se cause el derecho a percibirla, siempre que no devengue una remuneración mensual por concepto de asignación básica y gastos de representación superior a dos millones treinta y nueve mil novecientos cincuenta y seis pesos ($2.039.956) moneda corriente, para los demás empleados, la bonificación por servicios prestados será equivalente al treinta y cinco por ciento (35%).

Respecto de su interrogante se indica que el pago se hará en los términos señalados en las disposiciones transcritas.

En cuanto a las deducciones, el Decreto 3135 de 1968, dispone:

“ARTICULO 12. DEDUCCIONES Y RETENCIONES: Los habilitados, cajeros y pagadores no pueden deducir suma alguna de los sueldos de los empleados y trabajadores sin mandamiento judicial o sin orden escrita del trabajador, a menos que se trate de cuotas sindicales, de previsión social, de cooperativas o de sanción disciplinaria conforme a los reglamentos.” (Subrayado nuestro)

De conformidad con la norma anterior no será procedente que las entidades retengan los sueldos de los empleados y trabajadores sin mandamiento judicial o sin orden escrita del trabajador, a menos que se trate de cuotas sindicales, de previsión social, de cooperativas o de sanción disciplinaria.

Por su parte el Decreto 1083 de 2015, dispone:

“ARTÍCULO 2.2.31.5. Descuentos prohibidos. Queda prohibido a los habilitados, cajeros y pagadores, deducir suma alguna de los salarios que corresponden a los empleados oficiales.

Dichas deducciones sólo podrán efectuarse en los siguientes casos:

Cuando exista un mandamiento judicial que así lo ordene en cada caso particular, con indicación precisa de la cantidad que debe retenerse y su destinación; y Cuando la autorice por escrito el empleado oficial para cada caso, a menos que la deducción afecte el salario mínimo legal o la parte inembargable del salario ordinario, casos estos en los cuales no podrá hacerse la deducción solicitada.

ARTÍCULO 2.2.31.6. Deducciones permitidas. Quedan autorizados los habilitados, cajeros y pagadores, para deducir de los salarios las sumas destinadas a lo siguiente:

A cuotas sindicales, conforme a los trámites legales respectivos.

A los aportes para la entidad de previsión social a la cual esté afiliado el empleado oficial.

A cubrir deudas y aportes a cooperativas de las cuales sea socio el empleado oficial, dentro de los límites legales.

A satisfacer el valor de sanciones pecuniarias impuestas al empleado oficial, con sujeción a los procedimientos que regulen esta especie de sanción disciplinaria, y

A cubrir deudas de consumo contraídas con almacenes y servicios de las cajas de subsidio familiar, en la proporción establecida para las cooperativas.”

En consecuencia, esta Dirección considera que no es procedente que una entidad pública deduzca del salario y las prestaciones a que tienen derecho los empleados y trabajadores suma alguna, sin mandamiento judicial o sin orden escrita del empleado o trabajador, por lo que, para proceder con cualquier descuento, se deberá agotar el trámite indicado.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Atentamente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Janne Alexandra Guzmán Quintero.

Revisó: Maia Valeria Borja Guerrero.

Aprobó: Armando López Cortés.

11602.8.4