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Radicado No.: 20236000097951

Fecha: 08/03/2023 11:44:19 a.m.

REFERENCIA: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS â¿ Encargo interinstitucional. Procedencia encargo en rama judicial RADICACIÓN: 20232060065792 Del 31 de enero de 2023.

En atención a su comunicación de la referencia, mediante la cual consulta:

“¿Puede un empleado de carrera administrativa de la rama ejecutiva del nivel territorial separarse temporalmente de su cargo como empleado de carrera, para desempeñar un cargo en la rama judicial como juez de la república en un cargo provisional en juzgado de reciente creación porque no hay lista de elegibles, o como relator de tribunal?

¿En caso afirmativo, cuál sería la figura jurídica que emplearía la entidad del nivel territorial para separar temporalmente de su cargo a su empleado sin afectar sus derechos de carrera administrativa?

Me permito dar respuesta en los siguientes términos:

La Ley 909 de 2004¹ modificada por la Ley 1960 de 2019², sobre el encargo dispuso:

“ARTÍCULO 24. ENCARGO. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva. (...) (Destacado nuestro)

Al respecto, el Decreto 1083 de 2015³, dispone:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.

(...)”

“ARTÍCULO 2.2.5.5.42 Encargo en empleos de carrera. El encargo en empleos de carrera que se encuentren vacantes de manera temporal o definitiva se regirá por lo previsto en la Ley 909 de 2004 y en las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten y por las normas que regulan los sistemas específicos de carrera”

“ARTÍCULO 2.2.5.5.43 Encargo en empleos de libre nombramiento y remoción. Los empleos de libre nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

En caso de vacancia temporal, el encargo se efectuará durante el término de ésta.

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.”

De conformidad con la norma citada, se debe precisar que para proveer un empleo con la figura de encargo, la entidad debe contemplar que el empleado en el mismo nivel acredite los requisitos exigidos para el ejercicio del cargo, no haber sido sancionados disciplinariamente en el último año y su evaluación de desempeño debe ser sobresaliente; no obstante, en caso de que no hayan empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo recaerá en los empleados que tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio.

Ahora bien, para efectos de dar respuesta a su interrogante, es importante reiterar que la norma es clara al determinar que los empleos deberán proveerse con los empleados que ocupen el empleo inmediatamente inferior dentro del mismo nivel jerárquico, así mismo, debe considerarse a su vez para determinar el encargo los requisitos desarrollados en el manual especifico de funciones y competencias laborales de la entidad, como también resulta un criterio relevante que el desempeño de su última evaluación de desempeño sea sobresaliente y no haber sido sancionado disciplinariamente en el último año.

Por lo que, resulta oportuno que la entidad tenga en cuenta los requisitos exigidos por la Ley arriba determinados para efectos de validar si un empleado puede ser encargado.

De lo anterior, se reitera que el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 determina que se deberá encargar al empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior dentro del mismo nivel jerárquico de la planta de personal de la entidad, se colige que deberá revisarse el empleado que se encuentre en el grado jerárquico y salarial inmediatamente inferior determinado en la estructura de la entidad, para que proceda el encargo conforme los parámetros determinados por la norma.

Ahora bien, sobre el encargo interinstitucional el mencionado decreto 1083 de 2015, señala:

ARTÍCULO 2.2.5.5.45 Encargo interinstitucional. Hay encargo interinstitucional cuando el Presidente de la República designa temporalmente a un empleado en otra entidad de la Rama Ejecutiva, para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante del cual él sea el nominador, por falta temporal o definitiva de su titular.

El encargo interinstitucional puede recaer en un empleado de carrera o de libre nombramiento y remoción que cumpla con los requisitos para el desempeño del cargo.

De lo anterior se precisa entonces que hay encargo interinstitucional cuando el Presidente de la República designa temporalmente a un empleado en otra entidad de la Rama Ejecutiva, para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante del cual él sea el nominador, por falta temporal o definitiva de su titular.

El encargo interinstitucional puede recaer en un empleado de carrera o de libre nombramiento y remoción que cumpla con los requisitos para el desempeño del cargo.

En consecuencia, según la normativa revisada, el encargo resulta predicable de empleos que pertenecen a la planta de personal de la misma entidad pública. No obstante, en el orden nacional existe la figura del encargo interinstitucional de conformidad con el Artículo 2.2.5.5.45 del Decreto 1083 de 2015, la cual permite que un empleado pueda asumir total o parcialmente las funciones de otro empleo vacante en otra entidad pública de la rama ejecutiva, siempre y cuando el nominador sea el Presidente de la República.

En ese sentido, y para responder su consulta, no será procedente realizarle un encargo institucional a un empleado de carrera de la rama ejecutiva en un cargo en la Rama Judicial sin perder la propiedad en dicho ente territorial, toda vez que dicha figura no está prevista en la ley y como se indicó anteriormente, la figura del encargo solo procede dentro de la misma entidad donde presta sus servicios, o en cualquier otra entidad de la rama ejecutiva para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante del cual el Presidente de la República sea el nominador, por falta temporal o definitiva de su titular.

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link https://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Ana María Naranjo

Revisó: Maia Borja

Aprobó: Armando López C

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

¹ Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.”

² Ley 1960 de 2019 “Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones”

³ Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.”