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Radicado No.: 20236000062041

Fecha: 13/02/2023 09:23:37 a.m.

Bogotá

Referencia: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS - Comisión de servicios. ¿Es procedente descontar de las prestaciones sociales el dinero correspondiente a una comisión que no fue legalizada? Radicación No. 20239000049022 del 24 de enero de 2023

Acuso recibo de la comunicación de la referencia, mediante la cual consulta si es procedente descontar de las prestaciones sociales el dinero correspondiente a una comisión que no fue legalizada, para lo cual me permito informarle que:

El Decreto 1083 de 2015 señala lo siguiente:

“Artículo 2.2.5.5.25. Comisiones de servicios. La comisión de servicios se puede conferir al interior o al exterior del país, no constituye forma de provisión de empleos, se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.

Esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no puede rehusarse a su cumplimiento.

(...)

ARTÍCULO 2.2.5.5.29 Informe de la comisión de servicios. Los servidores públicos, con excepción de los Ministros y Directos de Departamento Administrativo, deberán presentar ante su superior inmediato y dentro de los tres (3) días siguientes a la finalización de la comisión que le haya sido conferida, un informe ejecutivo sobre las actividades desplegadas en desarrollo de la misma. (Negrilla y subrayado fuera del texto).”

De lo dispuesto en las anteriores disposiciones, se concluye que las comisiones de servicios y los viáticos que eventualmente se puedan generar en su cumplimiento, son temas reglados, por lo que en todo momento debe estarse a lo que sobre el particular establezcan las normas pertinentes, sin que haya lugar a fijar requisitos adicionales, como lo sería el caso de lo que en la consulta se denomina “legalización de comisión y gastos de viáticos”.

Las normas antes citadas se limitan a establecer en cabeza de quien ha culminado una comisión la obligación de rendir un informe ejecutivo del cumplimiento de misma, dentro de los tres (3) días siguientes a la finalización de la comisión.

En relación a los descuentos para los empleados públicos y trabajadores oficiales, el Decreto Ley 3135 de 1968 en su artículo 12, dispuso:

“Artículo 12.- Deducciones y retenciones. Los habilitados, cajeros y pagadores no pueden deducir suma alguna de los sueldos de los empleados y trabajadores sin mandamiento judicial o sin orden escrita del trabajador, a menos que se trate de cuotas sindicales, de previsión social, de cooperativas o de sanción disciplinaria conforme a los reglamentos.

No se puede cumplir la deducción ordenada por el empleado o trabajador cuando afecte el salario mínimo legal

o la parte inembargable del salario.

Es embargable hasta la mitad del salario para el pago de las pensiones alimenticias de que trata el artículo 411

del Código Civil, y de las demás obligaciones que para la protección de la mujer o de los hijos establece la ley.

En los demás casos, sólo es embargable la quinta parte del exceso del respectivo salario mínimo legal”.

(Subrayado fuera de texto)

De conformidad con lo anterior, solamente será procedente descontar de los sueldos del trabajador lo correspondiente a cuotas sindicales, de previsión social, de cooperativas o de sanción disciplinaria sin que medie un mandamiento judicial o una orden escrita por parte del trabajador.

El Decreto 1848 de 1969, por el cual se reglamenta el Decreto Ley 3135 de 1968, establece:

“ARTICULO 93. DESCUENTOS PROHIBIDOS. Queda prohibido a los habilitados, cajeros y pagadores, deducir suma alguna de los salarios que corresponden a los empleados oficiales.

Dichas deducciones sólo podrán efectuarse en los siguientes casos:

a) Cuando exista un mandamiento judicial que así lo ordene en cada caso particular, con indicación precisa de la cantidad que debe retenerse y su destinación; y

b) Cuando lo autorice por escrito el empleado oficial para cada caso, a menos que la deducción afecte el salario mínimo legal o la parte inembargable del salario ordinario, casos estos en los cuales no podrá hacerse la deducción solicitada.

ARTICULO 94. DEDUCCIONES PERMITIDAS. Quedan autorizados los habilitados, cajeros y pagadores, para deducir de los salarios las sumas destinadas a lo siguiente:

a. A cuotas sindicales, conforme a los trámites legales respectivos.

b. A los aportes para la entidad de previsión social a la cual esté afiliado el empleado oficial.

c. A cubrir deudas y aportes a cooperativas de las cuales sea socio el empleado oficial, dentro de los límites legales.

d. A satisfacer el valor de sanciones pecuniarias impuestas al empleado oficial, con sujeción a los procedimientos que regulen esta especie de sanción disciplinaria, y

e. A cubrir deudas de consumo contraídas con almacenes y servicios de las cajas de subsidio familiar, en la proporción establecida para las cooperativas”.

De conformidad con lo anterior, es posible concluir que la entidad solamente puede descontar, retener, deducir o compensar valor alguno del salario o prestaciones de un empleado cuando medie la correspondiente autorización o el respectivo mandamiento judicial que ordene su pago.

Por lo tanto, para dar respuesta a su consulta, el pagador de la entidad solamente le será procedente descontar, las sumas ordenadas por mandato judicial, o aquellas que expresamente hubiere autorizado el empleado, a menos que se trate de cuotas sindicales, de previsión social, de cooperativas o de sanción disciplinaria.

De otra parte, Ley 1952 de 2019, señala:

«ARTÍCULO 39 PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido:

[...]

14. Ordenar el pago o percibir remuneración oficial por servicios no prestados, o por cuantía superior a la legal, o reconocer y cancelar pensiones irregularmente reconocidas, o efectuar avances prohibidos por la ley o los reglamentos.»

Conforme la norma disciplinaria vigente, a todo servidor público le está prohibido, entre otras conductas, el percibir remuneración oficial por servicios no prestados, o por cuantía superior a la legal.

Por consiguiente, la entidad deberá establecer el mecanismo para la recuperación de los recursos teniendo en cuenta lo establecido en lo anteriormente expuesto.

Igualmente, se podrá señalar el número de cuenta al cual se podrá realizar la consignación de los valores recibidos y no justificados, mecanismos que serán establecidos por la entidad, en ejercicio de su autonomía administrativa y financiera, como ya se dijo.

Para más información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público, las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link https://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos y normativa relacionados con el tema.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyecto: Sandra Barriga Moreno

Aprobó y revisó: Dr. Armando López Cortes

11.602.8.4