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Radicado No.: 20226000378311

Fecha: 12/10/2022 10:00:33 a.m.

Bogotá D.C.

REF: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Radicado 20222060464112 de fecha 08/09/2022

En atención a la comunicación de la referencia por medio de la cual plantea algunos interrogantes relacionados con el Desarrollo de concursos de mérito en modalidad de ascenso en la parte administrativa del ejército nacional, me permito manifestarle lo siguiente:

Es importante indicarle que, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación.

La resolución de los casos particulares corresponderá a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal.

Por tanto, este Departamento Administrativo, en ejercicio de sus funciones, realiza la interpretación general de las disposiciones legales y, en consecuencia, no le corresponde la valoración de los casos particulares.

Hecha la anterior claridad, tenemos que respecto al ingreso a los cargos de carrera y el ascenso en los mismos, el artículo 125 de la constitución política menciona lo siguiente:

“Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera. Se exceptúan los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los de trabajadores oficiales y los demás que determine la ley. Los funcionarios, cuyo sistema de nombramiento no haya sido determinado por la Constitución o la ley, serán nombrados por concurso público. El ingreso a los cargos de carrera y el ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento de los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades de los aspirantes. El retiro se hará: por calificación no satisfactoria en el desempeño del empleo; por violación del régimen disciplinario y por las demás causales previstas en la Constitución o la ley. En ningún caso la filiación política de los ciudadanos podrá determinar su nombramiento para un empleo de carrera, su ascenso o remoción. Los períodos establecidos en la Constitución Política o en la ley para cargos de elección tienen el carácter de institucionales. Quienes sean designados o elegidos para ocupar tales cargos, en reemplazo por falta absoluta de su titular, lo harán por el resto del período para el cual este fue elegido”.

En relación con los concursos en el sector defensa, tenemos que el decreto ley 91 de 2007 menciona lo siguiente:

ARTÍCULO 2. Sector defensa. Para los efectos previstos en el presente decreto, se entiende que el Sector Defensa está integrado por el Ministerio de Defensa Nacional, las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, así como por sus entidades descentralizadas, adscritas y vinculadas.

ARTÍCULO 3. Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en este decreto son aplicables a los empleados públicos civiles y no uniformados al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades descentralizadas, adscritas y vinculadas, las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, así como a los miembros de la Fuerza Pública que desempeñen sus funciones o ejerzan los empleos de que trata el presente decreto.

Para los efectos del presente decreto se consideran integrantes de la Fuerza Pública los empleados públicos civiles y no uniformados al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades descentralizadas, adscritas y vinculadas, las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.”

ARTÍCULO 9. Empleos de carrera pertenecientes al sistema especial del sector defensa. Los empleos públicos del personal civil y no uniformado en el Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades descentralizadas, adscritas y vinculadas, las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, son de Carrera pertenecientes al Sistema Especial del Sector Defensa, con excepción de los de período fijo y de los de libre nombramiento y remoción.

ARTÍCULO 15. Del sistema especial de carrera del sector defensa. El Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa es un sistema técnico de administración del personal a su servicio, que tiene por objeto alcanzar dentro del marco de seguridad requerido, la eficiencia, la tecnificación, la profesionalización y la excelencia de sus empleados, con el fin de cumplir su misión y objetivos, ofreciendo igualdad de oportunidades para el acceso a ella, la estabilidad en los empleos y la posibilidad de ascender, como también establecer la forma de retiro de la misma.

El ingreso, la permanencia y el ascenso, en los empleos del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa, se hará considerando el mérito, sin que para ello la filiación política, raza, sexo, religión, o razones de otra índole diferentes a la seguridad, puedan incidir de manera alguna.

El Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa regula la capacitación, los estímulos, y la evaluación del desempeño de los empleados públicos civiles y no uniformados al servicio del Sector Defensa.

Por virtud del principio de Especialidad, la atención, desarrollo, control, administración y vigilancia del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa estará a cargo del Ministerio de Defensa Nacional.

ARTÍCULO 16. Concursos. La provisión definitiva de los empleos pertenecientes al Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa se hará por concurso abierto, el cual tendrá por objeto establecer y comprobar la aptitud, idoneidad y condiciones de seguridad de los aspirantes.

El concurso abierto se caracteriza por permitir la admisión libre para todas las personas que demuestren poseer los requisitos exigidos para el desempeño del empleo.

ARTÍCULO 17. Objetivo de los procesos de selección y competencia para su realización. El proceso de selección tiene como objetivo garantizar el ingreso de personal idóneo y con las condiciones de seguridad requeridas, al Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa, con base en el mérito, mediante procedimientos que permitan la participación, en igualdad de condiciones, de quienes demuestren poseer los requisitos para ingresar.

El Ministro de Defensa Nacional adoptará mediante resolución los parámetros para el desarrollo de los procesos de selección para el Ingreso al Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa, con base en el proyecto que sea presentado por la Comisión Administradora del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa, órgano que desarrollará el estudio técnico correspondiente.

ARTÍCULO 25. Conformación de la lista de elegibles. La Comisión Administradora del Sistema Especial de Carrera, con base en los resultados de las pruebas, conformará la lista de elegibles para proveer los empleos de este sistema, quien podrá delegar esta función.

La lista de elegibles una vez conformada para cada uno de los empleos convocados, debe ser remitida a la Comisión Administradora del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa.

ARTÍCULO 26. Utilización y vigencia de la lista de elegibles. Las listas de elegibles resultado de los concursos deberán utilizarse en estricto orden mérito para la provisión del empleo convocado, según el puntaje obtenido.

La lista de elegibles estará vigente por el término de un (01) año desde su conformación, sin perjuicio de que los incluidos en la anterior lista de elegibles puedan participar nuevamente en los concursos.

(...)

ARTÍCULO 28. Período de prueba. La persona seleccionada por concurso será nombrada en período de prueba por el término de seis (6) meses.

El desempeño del funcionario en período de prueba será evaluado cada tres (03) meses, teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:

a) Los instrumentos de evaluación y calificación, serán fijados mediante resolución por el Ministro de Defensa Nacional, previa propuesta presentada por la Comisión Administradora del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa;

(Literal a) declarado INEXEQUIBLE, por la Sentencia C-753 de 2008 de la Corte Constitucional)

(...)

Aprobado el período de prueba, por obtener calificación satisfactoria en el desempeño de sus funciones, el empleado adquiere los derechos de Carrera y deberá ser inscrito en el registro del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa.

En caso de que el funcionario no apruebe una de las evaluaciones del período de prueba, esta se convertirá en definitiva y como consecuencia no será inscrito en el Registro del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa, debiendo ser retirado del servicio en forma inmediata mediante resolución motivada, contra la cual proceden los recursos de la vía gubernativa.

El Grupo de Talento Humano o la dependencia que haga sus veces, según corresponda dependiendo de la ubicación del empleo, solicitará a la Comisión Administradora del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa, la inscripción del funcionario seleccionado en el Registro del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa.

(Inciso quinto declarado INEXEQUIBLE, por la Sentencia C-753 de 2008 de la Corte Constitucional)

La inscripción del funcionario seleccionado en el Registro del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa, en caso de ser procedente, se dispondrá por medio de resolución expedida por el Presidente de la Comisión Administradora del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa o por quien este delegue.

(Inciso sexto declarado INEXEQUIBLE, por la Sentencia C-753 de 2008 de la Corte Constitucional)

PARÁGRAFO. Los funcionarios que se encontraren en período de prueba, no podrán ser designados en encargos ni en comisión, salvo cuando se trate de la comisión de servicios. Por lo anterior, se tiene que los empleados públicos pertenecientes al sistema especial del sector defensa que deseen ascender, al igual que para su ingreso, se hará conforme al mérito, mediante concurso en el cual se verificarán las capacidades, aptitudes e idoneidad de los aspirantes; el Ministro de Defensa Nacional adoptará mediante resolución los parámetros para el desarrollo de los procesos de selección .

Respecto al ascenso la misma norma, menciona:

ARTÍCULO 29. Naturaleza. El ascenso dentro del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa, es la posibilidad de ser nombrado en un empleo de categoría superior dentro de la estructura jerárquica, a través de la participación en concurso abierto para su provisión.

ARTÍCULO 30. Requisitos para el ascenso. Para ascender en el Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa, el funcionario deberá acreditar el cumplimiento de los requisitos del empleo al cual aspira y haber participado en el concurso para su provisión, debiendo encontrarse como consecuencia en la lista de elegibles del empleo convocado.

De esta manera, el concurso de ascenso tiene como finalidad permitir la movilidad a un cargo superior dentro de la planta de personal de la misma entidad, del mismo sector administrativo o dentro del cuadro funcional de empleos, para lo cual el empleado debe superar el periodo de prueba el cual dura seis (06) meses y será evaluado cada tres (03) meses, teniendo en cuenta los lineamientos del Ministro de Defensa Nacional, previa propuesta presentada por la Comisión Administradora del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa.

De forma general, el Decreto 1083 de 2015 respecto a la verificación de los requisitos para el ejercicio de empleos públicos, señala:

“ARTÍCULO 2.2.5.1.5 Procedimiento para la verificación del cumplimiento de los requisitos. Corresponde al jefe de la unidad de personal o quien haga sus veces, antes que se efectúe el nombramiento:

Verificar y certificar que el aspirante cumple con los requisitos y competencias exigidos para el desempeño del empleo por la Constitución, la ley, los reglamentos y los manuales de funciones y de competencias laborales...”

“ARTÍCULO 2.2.2.6.1 Expedición. Los organismos y entidades a los cuales se refiere el presente Título expedirán el manual específico de funciones y de competencias laborales describiendo las funciones que correspondan a los empleos de la planta de personal y determinando los requisitos exigidos para su ejercicio.

La adopción, adición, modificación o actualización del manual específico se efectuará mediante resolución interna del jefe del organismo o entidad, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el presente Título.

Corresponde a la unidad de personal, o a la que haga sus veces, en cada organismo o entidad, adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual de funciones y de competencias laborales y velar por el cumplimiento de las disposiciones aquí previstas.

PARÁGRAFO 1. La certificación de las funciones y competencias asignadas a un determinado empleo debe ser expedida únicamente por el jefe del organismo, por el jefe de personal o por quien tenga delegada esta competencia.

PARÁGRAFO 2. El Departamento Administrativo de la Función Pública brindará la asesoría técnica necesaria y señalará las pautas e instrucciones de carácter general para la adopción, adición, modificación o actualización de los manuales específicos.

Igualmente, este Departamento Administrativo adelantará una revisión selectiva de los manuales específicos de funciones y de competencias laborales de los organismos y las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo. Las entidades deberán atender las observaciones que se efectúen al respecto y suministrar la información que se les solicite.

PARÁGRAFO 3. La administración antes de publicar el acto administrativo que adopta o modifica el manual de funciones y competencias y su estudio técnico, en aplicación del numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, deberá adelantar un proceso de consulta en todas sus etapas con las organizaciones sindicales presentes en la respectiva entidad, en el cual se dará conocer el alcance de la modificación o actualización, escuchando sus observaciones e inquietudes, de lo cual se dejará constancia. Lo anterior sin perjuicio de la facultad de la administración para la adopción y expedición del respectivo acto administrativo.

PARÁGRAFO 3. En el marco de lo señalado en el numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las entidades deberán publicar, por el término señalado en su reglamentación, las modificaciones o actualizaciones al manual especifico de funciones y de competencias laborales. La administración, previo a la expedición del acto administrativo lo socializara con las organizaciones sindicales. Lo anterior sin perjuicio de la autonomía del jefe del organismo para adoptarlo, actualizarlo o modificarlo”.

“ARTÍCULO 2.2.2.6.2. Contenido del manual específico de funciones y de competencias laborales. El manual específico de funciones y de competencias laborales deberá contener como mínimo:

1. Identificación y ubicación del empleo.

2. Contenido funcional: que comprende el propósito y la descripción de funciones esenciales del empleo.

3. Conocimientos básicos o esenciales.

4. Requisitos de formación académica y de experiencia”

De acuerdo con lo señalado, nos permitimos responder sus interrogantes en el mismo orden de presentación, así:

En cuanto a su inquietud, donde manifiesta: “Se me indique cada cuanto se debe realizar el procedimiento para acceder a la modalidad de ascenso dentro del nivel asistencial y/o acceder a un encargo o concurso en mi condición de funcionaria publica con derechos de carrera administrativa”

Una vez revisadas las disposiciones del Decreto Ley 91 de 2007 no se encontraron fechas para la realización de los concursos de ascenso en el Ministerio de Defensa, razón por la cual, en criterio de esta dirección jurídica, tanto los concursos de ingreso como los de ascenso se realizaran por la entidad, de acuerdo con las necesidades del servicio y la organización presupuestal o logística que se requiera. En todo caso podrá acudir directamente ante el Ministerio de Defensa para que se le informe el estado de las convocatorias que tengan previstas.

Siguiendo con su interrogante : “Es legal que un funcionario público con derechos de carrera administrativa, permanezca en el mismo grado y con las mismas funciones por más de veinte (20) años” respecto a esto se tiene que no corresponde a esta entidad, de acuerdo con las funciones establecidas en el Decreto 430 de 2016 señalar la legalidad de las actuaciones de las entidades públicas; igualmente, de acuerdo con la constitución política el ingreso y ascenso a los empleos públicos es por mérito, de manera que, si no se realizan concursos de ingreso o ascenso al interior de la entidad que sean superados por los interesados, conservaran los derechos sobre los empleos de los cuales sean titulares.

Sobre su interrogante “Quien es la entidad y dependencia encargada de analizar y evaluar los requisitos para acceder a un cargo público” De forma general para la verificación del cumplimiento de requisitos, el Artículo 2.2.5.7.6 del Decreto 1083 de 2015 señala que es competencia del jefe de la unidad de recursos humanos o quien haga sus veces el verificar el cumplimiento de los requisitos de estudio y experiencia de quien aspira a ejercer un empleo público.

Continuando con sus interrogantes, “El manual de funciones de cada cargo, debe estar acorde con los requisitos de preparación, capacitación y experiencia del funcionario que se postula” Respecto a esto el decreto 1083 de 2015 estipula que las entidades deben contar con un manual especifico de funciones y de competencias laborales el cual tendrá como finalidad las funciones correspondientes a cada empleo este deberá contener la Identificación y ubicación del empleo, contenido funcional el cual se comprende el propósito y la descripción de funciones esenciales del empleo, conocimientos básicos o esenciales y requisitos de formación académica y de experiencia.

Respecto a su interrogante “cuanto tiempo tiene la entidad para notificar al funcionario público luego de salir en la lista de elegibles y tener el derecho de acceder a una de las vacantes contempladas en el concurso” Respecto a esto no hay un tiempo específico en las normas que regulan la materia; sin embargo, la lista de elegibles estará vigente por el término de un (01) año desde su conformación, sin perjuicio de que los incluidos en la anterior lista de elegibles puedan participar nuevamente en los concursos.

Continuando con su petición, “¿Es necesario que la entidad defina la situación laboral del personal que no alcanzó el puntaje establecido en el examen para acceder a las vacantes que salieron a concurso y notificar al funcionario que accedió al cargo? o por el contrario debe posesionarse al funcionario que accedió a la vacante y posteriormente buscar la reubicación del personal que no superó el puntaje establecido” Como se ha mencionado la finalidad del concurso de ascenso, es la oportunidad que tiene el empleado de escalar a un nivel superior siempre y cuando cumpla con los requisitos exigidos y supere las etapas del concurso de méritos, de manera que, las personas que no lo superen continuaran en los empleos sobre los cuales tienen derechos de Carrera administrativa. En caso de tratarse de empleados con nombramiento provisional, el nombramiento de la persona que superó el concurso respectivo se presenta como una causal de retiro.

Continuando con su interrogante donde manifiesta, “solicito se me informe de acuerdo a la normatividad legal vigente cual es el procedimiento para acceder a un concurso a fin de cubrir las vacantes existentes en una entidad del orden nacional. Y cada cuanto se debe realizar este procedimiento” Respecto a esto el artículo 125 de la constitución política, establece que el ingreso a los cargos de carrera y el ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento de los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades de los aspirantes, de manera que podrá consultar la página de la Comisión Nacional del Servicio Civil para ver las convocatorias vigentes y presentarse.

Respecto a su manifestación “Se me informe si para llevar a cabo los procesos de selección para proveer las vacantes existentes debe tenerse en cuenta como prioridad el personal vinculado a la entidad con derechos de carrera como primera opción para participar en el concurso y/o debe llevarse a cabo nombramientos sin la presentación de concurso alguno”. De conformidad con el decreto 1083 de 2015 , en caso de vacante definitiva o temporal, será procedente efectuar un encargo con empleados que desempeñan cargos de carrera o de libre nombramiento y remoción, o nombramiento provisional a falta de estos, siempre que cumplan con los requisitos exigidos en el manual específico de funciones y competencias laborales adoptada por la entidad en la cual presta sus servicios, así mismo, el empleado encargado tendrá derecho al salario señalado para el empleo que desempeña temporalmente, siempre que no deba ser percibido por su titular.

A su vez, procederá el encargo siempre y cuando la persona encargada cumpla con las siguientes condiciones: Acreditar los requisitos para su ejercicio, poseer las aptitudes y habilidades para su desempeño, no haber sido sancionados disciplinariamente en el último año, su última evaluación del desempeño es sobresaliente, se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad. El competente de verificar que el empleado a encargar cumpla con los requisitos exigidos por la ley es el jefe de personal de la entidad.

Finalmente, pueden presentarse concursos cerrados de ascenso de acuerdo con la normativa vigente, situación que debe ser analizada, en el caso consultado, directamente por el Ministerio de Defensa.

En caso de requerir información adicional respecto de las normas de administración de los empleados del sector público y demás temas competencia de este Departamento Administrativo puede ingresar a la página web de la entidad, al enlace https://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo, en el que podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTÉS

Director Jurídico

Proyectó: Cristian Camilo Torres de la Rosa.

Revisó. . Maia Borja Guerrero

Aprobó: Armando López

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

2. “Por el cual se regula el Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa y se dictan unas disposiciones en materia de administración de personal”.

3. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.