*20226000366081*

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Radicado No.: 20226000366081

Fecha: 03/10/2022 01:51:24 p.m.

Bogotá D.C.

REF. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Encargo en incapacidad de empleado. Radicado 20229000450522 de fecha 2 de septiembre de 2022.

En atención al escrito de la referencia, mediante el cual manifiesta que el funcionario (...), lleva en forma permanente desde el 17 de noviembre de 2017 en incapacidad y a partir de agosto de 2022, lo acogió la nómina de la EPS, por lo cual pregunta si la entidad puede nombrar una persona en encargo, mientras se define la situación del señor Palencia.

Frente a lo anterior, sea lo primero señalar que de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación, por lo tanto no somos competentes para pronunciarnos sobre el actuar de las entidades como consecuencia de cada caso particular.

De otra parte, la resolución de los casos particulares, como resulta apenas obvio, corresponderá en todos los casos a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal, y, además, en desarrollo de los principios de la especialización y de la autonomía administrativa, constituye el único órgano llamado a producir una declaración de voluntad con efectos vinculantes en el mundo del derecho.

En ese sentido, este Departamento en ejercicio de sus funciones, realiza la interpretación general de las disposiciones legales, por tal motivo nos permitimos responder de manera general, así:

El Decreto 1083 de 2015, señala:

“ARTÍCULO 2.2.5.2.2 Vacancia temporal. El empleo queda vacante temporalmente cuando su titular se encuentre en una de las siguientes situaciones:

1. Vacaciones.

2. Licencia.

3. Permiso remunerado

4. Comisión, salvo en la de servicios al interior.

5. Encargado, separándose de las funciones del empleo del cual es titular.

6. Suspendido en el ejercicio del cargo por decisión disciplinaria, fiscal o judicial.

7. Período de prueba en otro empleo de carrera.”(Subraya fuera de texto)

De acuerdo con lo anterior, las licencias por incapacidades médicas, implican una separación transitoria del ejercicio de su cargo y generan una vacancia temporal del empleo. Sin embargo, por necesidades de servicio, la entidad puede proveer mediante encargo el empleo vacante temporalmente, mientras dura la incapacidad de su titular.

Indica lo anterior que una de las formas de proveer las vacancias temporales o definitivas de un empleo es la figura del encargo, es así como el Decreto Ley 2400 de 1968, establece:

“ARTÍCULO 23. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular. Cuando se trate de ausencia temporal el encargo podrá conferirse hasta por el término de aquella y en caso de vacante definitiva hasta por un plazo máximo de tres (3) meses. Vencido este término el encargado cesará automáticamente en el ejercicio de tales funciones y el empleo deberá proveerse de acuerdo con los procedimientos normales.”

Adicionalmente, los artículos 2.2.5.5.41 y 2.2.5.5.42 del citado Decreto 1083 de 2015, señalan:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.

El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado. ”

“ARTÍCULO 2.2.5.5.42 Encargo en empleos de carrera. El encargo en empleos de carrera que se encuentren vacantes de manera temporal o definitiva se regirá por lo previsto en la Ley 909 de 2004 y en las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten y por las normas que regulan los sistemas específicos de carrera.”

Es importante señalar que el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, establece que el encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos en la norma. De no acreditarlos, se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente.

No obstante, lo anterior, si no es posible proveer la vacante temporal con un empleado de carrera administrativa porque ninguno cumple con los requisitos, la Ley 909 de 2004 faculta a la administración para proveer el empleo a través de nombramientos provisionales, sólo por el tiempo que dure la situación que configura la vacancia, así:

“ARTÍCULO 25. PROVISIÓN DE LOS EMPLEOS POR VACANCIA TEMPORAL. Los empleos de carrera cuyos titulares se encuentren en situaciones administrativas que impliquen separación temporal de los mismos serán provistos en forma provisional solo por el tiempo que duren aquellas situaciones, cuando no fuere posible proveerlos mediante encargo con servidores públicos de carrera.” (Negrilla y subrayado fuera de texto)

De acuerdo con las anteriores disposiciones, en caso de una vacancia temporal, como es el caso de una licencia por enfermedad, es viable encargar a un empleado de carrera administrativa para que asuma parcial o totalmente las funciones del empleo vacante por ausencia temporal de su titular.

Ahora bien, una vez se verifique que ningún empleado de carrera administrativa reúne las condiciones para el otorgamiento de un encargo, el empleo vacante por falta temporal de su titular podrá ser provisto mediante nombramiento provisional solo por el tiempo que originó su vacancia temporal. (Licencia por enfermedad).

En caso que requiera mayor información sobre las normas de administración de los empleados del sector público y demás temas competencia de este Departamento Administrativo puede ingresar a la página web de la entidad, en el link “Gestor Normativo”: /eva/es/gestor-normativo, donde podrá encontrar todos los conceptos relacionados emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyecto: Luis Fernando Nuñez

Revisó. Maia Borja.

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública

2. “Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones”

3. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.