*20226000251381*

Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 20226000251381

Fecha: 13/07/2022 07:10:57 a.m.

Bogotá D.C.

REF.: ENTIDADES. MANUAL DE FUNCIONES. Autoridad facultada para modificar el manual específico de funciones y de competencias laborales en una entidad pública del nivel territorial. RAD: 20222060309842 del 6 de junio de 2022.

En atención al escrito de la referencia, remitido a este Departamento Administrativo por parte de la Procuraduría General de la Nación, mediante el cual consulta en relación con la autoridad facultada para modificar el manual específico de funciones y de competencias laborales en una entidad pública del nivel territorial, como es el caso de una personería municipal, me permito indicar lo siguiente:

Con el fin de dar respuesta a su consulta, se considera importante tener en cuenta que, de conformidad con lo previsto en el numeral 8° del artículo 322 de la Ley 136 de 1994¹, es una atribución del concejo municipal el “Organizar la contraloría y la personería y dictar las normas necesarias para su funcionamiento.”

De otra parte, en relación con las facultades del personero municipal, la mencionada Ley 136 de 1994 establece lo siguiente:

ARTÍCULO 181. FACULTADES DE LOS PERSONEROS. Sin perjuicio de las funciones que les asigne la Constitución y la ley, los personeros tendrán la facultad nominadora del personal de su oficina, la función disciplinaria, la facultad de ordenador del gasto asignados a la personería y la iniciativa en la creación, supresión y fusión de los empleos bajo su dependencia, señalarles funciones especiales y fijarle emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes.” (Subraya fuera de texto)

De acuerdo con la norma transcrita, el personero municipal cuenta con la facultad legal para determinar las funciones de los empleos de la entidad.

Por su parte, el Decreto 1083 de 2015², en relación con la facultad para modificar los manuales específicos de funciones y de competencias laborales de las entidades u organismos públicos determina lo siguiente:

ARTÍCULO 2.2.2.6.1 EXPEDICIÓN. Los organismos y entidades a los cuales se refiere el presente Título expedirán el manual específico de funciones y de competencias laborales describiendo las funciones que correspondan a los empleos de la planta de personal y determinando los requisitos exigidos para su ejercicio.

La adopción, adición, modificación o actualización del manual específico se efectuará mediante resolución interna del jefe del organismo o entidad, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el presente Título.

Corresponde a la unidad de personal, o a la que haga sus veces, en cada organismo o entidad, adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual de funciones y de competencias laborales y velar por el cumplimiento de las disposiciones aquí previstas.” (Subraya fuera de texto)

De acuerdo con lo señalado, corresponde a las unidades de personal de las entidades públicas, adelantar los estudios (relacionados con las necesidades del servicio) que concluyan con la adopción, modificación o adición de los manuales de funciones y requisitos, se precisa que el acto administrativo mediante el cual se adopta, adiciona, modifica o actualiza el manual especifico de funciones y de competencias laborales de la entidad u organismo público, deberá ser firmado por el director de la entidad.

Ahora bien, con respecto a la modificación del manual especifico de funciones y de competencias laborales, la entidad pública deberá argumentar y la justificar la modificación o ajuste del manual, corresponderá señalar en términos generales a los siguientes aspectos, cuando a ello hubiere lugar:

El propósito principal del empleo. (¿Por qué existe el empleo?)

Las funciones esenciales del empleo.

Nivel de complejidad y responsabilidad del empleo.

Nivel de escolaridad en años de estudios aprobados, títulos y tarjeta profesional, si el ejercicio del cargo lo requiere y la ley que reglamenta su ejercicio si lo exigiere.

Experiencia a acreditar.

Otros factores que influyen para determinar el cargo, como son: habilidades, aptitudes, nivel de esfuerzo y condiciones de trabajo.³

Lo anterior significa que esta es una técnica para el proceso de recolección, ordenamiento y valoración detallada para modificar y actualizar un puesto de trabajo determinado, las funciones esenciales, los requerimientos que se exigen, las condiciones físicas y las habilidades que debe poseer quien lo desempeñe.

De acuerdo con lo expuesto, es viable concluir que es competencia del jefe del organismo el adoptar, adicionar, modificar o actualizar el manual específico de funciones y competencias laborales que tenga adoptado la entidad.

De otra parte, se precisa que en el acto administrativo que dé cuenta de la modificación del manual, se deberá dejar constancia del análisis y la justificación técnica o jurídica pertinente del porqué se requiere realizar ésta; así como los parámetros técnicos anteriormente señalados y la argumentación jurídica correspondiente, si es el caso.

Así las cosas, se colige que, en principio es facultad del personero municipal adelantar el estudio que derive en la modificación del manual específico de funciones y de competencias laborales que tenga adoptado la entidad, no obstante, se considera necesario que la entidad verifique lo pertinente de acuerdo con las normas de creación y organización de la entidad, a fin de verificar la autoridad competente para el efecto, dicho análisis y decisión es propio de la entidad interesada.

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó. Harold Herreño

Revisó: Maia Borja

Aprobó: Armando López Cortes

11602.8.4

1 “Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios.”

2 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.”

3 Página 121- Guía de Modernización de Entidades Públicas- DAFP-