Concepto 367031 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 06 de octubre de 2021
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
LICENCIA DE ESTUDIO
- Subtema: Licencia No Remunerada
Los empleados vinculados en cargos de libre nombramiento y remoción y los que cuenten con derechos de carrera administrativa podrán ser beneficiarios de comisiones de estudios al interior o al exterior del país, para que el empleado reciba formación, capacitación o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del cual es titular, o en relación con los servicios o competencias a cargo del organismo o entidad donde se encuentre vinculado el empleado.
*20216000367031*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20216000367031
Fecha: 06/10/2021 01:35:21 p.m.
Bogotá D.C.,
REFERENCIA: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS- Licencias no remuneradas para adelantar estudios- Comisión de Estudios. RAD. 20219000592312 del 24 de agosto de 2021.
Por medio del presente, y en atención a su consulta, en la cual solicita aclaración frente a la posibilidad de pedir otra comisión de estudios o licencia no remunerada para adelantar estudios después de cumplidos los tres años de estar en una comisión o licencia igual.
Me permito darle respuesta, teniendo en cuenta que en su comunicación no es muy claro si hace referencia a una licencia no remunerada para adelantar estudios o una comisión de estudios, en la presente respuesta se hará alusión ambas situaciones administrativas, con el fin de darle una respuesta lo más clara y completa posible. Así mismo, es importante indicarle que, aun cuando la Contraloría General de la República cuenta con régimen especial de carrera, las normas de administración de personal del sistema general de carrera se aplican a dicha entidad por disposición del Decreto Ley 268 de 2000, el cual en su artículo 45 dispone:
“Administración de personal de la Contraloría General de la República. Las normas con base en las cuales se administrará el personal de la Contraloría serán las contenidas en las normas generales que rigen para la rama ejecutiva en el ámbito nacional, cuando ello sea necesario y en todo lo que no contradiga lo dispuesto en el presente decreto y demás normas especiales propias de la Contraloría General de la República.
Para su aplicación se tomará de las normas vigentes lo concerniente y se integrarán al sistema de administración de personal de la Contraloría General de la República, para lo cual se determinarán las instancias y autoridades que resulten equivalentes en las actuaciones respecto del régimen general.
Parágrafo. Cuando el sistema de administración de personal de la rama ejecutiva del nivel nacional, determine en quién está la decisión de actuar o decidir en sus diferentes materias, para el sistema de administración de personal de la Contraloría General de la República se entenderá que las competencias equivalentes estarán en cabeza del señor Contralor General de la República, quien podrá delegarlas en alguno de los empleados del nivel directivo o asesor, excepto las materias que sean competencia del Consejo Superior de Carrera Administrativa” (Subraya propia)
De esta forma, en relación a la licencia no remunerada para adelantar estudios, el Decreto 1083 de 2015 establece:
“Artículo 2.2.5.5.3 Licencia. Las licencias que se podrán conceder al empleado público se clasifican en:
1. No remuneradas:
1.2. Ordinaria.
1.2. No remunerada para adelantar estudios
(…) Parágrafo. Durante las licencias el empleado conserva su calidad de servidor público y, por lo tanto, no podrá desempeñar otro cargo en entidades del Estado, ni celebrar contratos con el Estado, ni participar en actividades que impliquen intervención en política, ni ejercer la profesión de abogado, salvo las excepciones que contemple la ley.
Artículo 2.2.5.5.4 Competencia para conceder las licencias. Las licencias se deben conferir por el nominador respectivo o su delegado, o las personas que determinen las normas internas de la entidad.
(…)Artículo 2.2.5.5.6 Licencia no remunerada para adelantar estudios. La licencia no remunerada para adelantar estudios es aquella que se otorga al empleado para separarse del empleo, por solicitud propia y sin remuneración, con el fin de cursar estudios de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano por un término que no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces.
El nominador la otorgará siempre y cuando no se afecte el servicio y el empleado cumpla las siguientes condiciones:
1. Llevar por lo menos un (1) año de servicio continuo en la entidad.
2. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio.
3. Acreditar la duración del programa académico, y
4. Adjuntar copia de la matrícula durante el tiempo que dure la licencia.
Parágrafo. La licencia no remunerada para adelantar estudios una vez concedida no es revocable por la autoridad que la confiere, no obstante, el empleado puede renunciar a la misma mediante escrito que deberá presentar ante el nominador, con anticipación a la fecha de reincorporación al servicio.
Artículo 2.2.5.5.7 Cómputo y remuneración del tiempo de servicio en licencias no remuneradas. El tiempo que duren las licencias no remuneradas no es computable como tiempo de servicio activo y durante el mismo no se pagará la remuneración fijada para el empleo.
No obstante, durante el tiempo de la licencia no remunerada la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde” (Subraya propia)
De acuerdo con la anterior, se puede apreciar lo siguiente:
1. Dentro de las situaciones administrativas concernientes a los empleados públicos, se ha concebido las licencias no remuneradas ordinaria y para adelantar estudios de educación formal.
2. El empleado que se encuentra en licencia no remunerada no pierde su calidad de servidor público.
3. La facultad de conceder la licencia está en cabeza del nominador de la entidad.
4. Existe la incompatibilidad encaminada a que durante las licencias ordinarias se desempeñen otros cargos o se suscriban contratos estatales con las entidades u organismos públicos.
5. El tiempo que dure la licencia no es computable como servicio activo.
Por lo cual, y de acuerdo con el artículo 2.2.5.5.7 del Decreto 1083 de 2015 el tiempo que duren las licencias no remuneradas, no es computable como tiempo de servicio activo. Por tanto, si el empleado se encontraba en ejercicio del derecho de una licencia no remunerada, este tiempo no es computable como de servicio activo.
Por su parte, los requisitos de la licencia no remunerada para adelantar estudios son:
a. Llevar por lo menos un (1) año de servicio continuo en la entidad.
b. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio.
c. Acreditar la duración del programa académico.
d. Adjuntar copia de la matrícula durante el tiempo que dure la licencia.
En consecuencia, en criterio de esta Dirección Jurídica, se considera que el empleado público tendrá derecho a que se le otorgue una licencia no remunerada para adelantar estudios, por solicitud propia y sin remuneración, con el fin de cursar estudios de educación formal y para el trabajo, siempre que cumpla con los requisitos que se han dejado indicados.
Por lo tanto, el funcionario público que pretenda solicitar este tipo de licencias, una vez cumplido el término de duración y prórroga de una licencia no remunerada para adelantar estudios, no cumpliría con el requisito de llevar por lo menos un año de servicios continuo con la respectiva entidad, pues como la norma lo establece, el tiempo que dure la licencia no cuenta como servicio activo. Con todo, quien autoriza la mencionada la licencia es el nominador. Luego, dependerá de dicho funcionario concederla o negarla.
Ahora bien, sobre la comisión de estudios, el Decreto 1083 de 2015 consagra:
“Artículo 2.2.5.5.31 Requisitos para otorgar la comisión de estudios. Las comisiones de estudios se pueden conferir al interior o al exterior del país, para que el empleado reciba formación, capacitación o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del cual es titular, o en relación con los servicios o competencias a cargo del organismo o entidad donde se encuentre vinculado el empleado.
Para el otorgamiento de la comisión de estudios, el empleado deberá cumplir los siguientes requisitos:
1. Estar vinculado en un empleo de libre nombramiento o remoción o acreditar derechos de carrera administrativa.
2. Acreditar por lo menos un (1) año continuo de servicio en la respectiva entidad.
3. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio.
Artículo 2.2.5.5.32 Derechos en la comisión de estudios. Durante la comisión de estudios el empleado tendrá derecho a:
1. Percibir el salario y las prestaciones sociales que se causen durante la comisión
2. A los pasajes aéreos, marítimos o terrestres.
3. que el tiempo de la comisión se le cuente como servicio activo.
4. A los demás beneficios que se pacten en el convenio suscrito entre el empleado público y la entidad que otorga la comisión.
5. A ser reincorporado al servicio una vez terminada la comisión de estudios.
Artículo 2.2.5.5.33 Obligaciones del empleado en la comisión de estudios. El empleado público que se le confiera comisión de estudios al interior o al exterior deberá suscribir convenio mediante el cual se comprometa a:
1. Prestar sus servicios a la entidad que otorga la comisión o a cualquier otra entidad del Estado, por el doble del tiempo de duración de la comisión.
2. Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado y un (1) mes más, y por el ciento por ciento (100%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que el servidor pueda devengar durante el tiempo que dure la comisión, cuando es de tiempo completo.
3. Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el cincuenta (50%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que el servidor pueda devengar durante la comisión, cuando esta es de medio tiempo.
4. Reintegrarse al servicio una vez termine la comisión.
(…) Artículo 2.2.5.5.35. Duración de la comisión de estudios. La duración de la comisión de estudios al interior o al exterior no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces, siempre que se trate de obtener título académico y previa comprobación del buen rendimiento del comisionado, acreditado con los certificados del respectivo centro académico.
Si se trata de obtener título académico de especialización científica o médica, la prórroga a que se refiere el presente artículo podrá otorgarse hasta por tres (3) veces, bajo las mismas condiciones contempladas en el inciso anterior.
Al vencimiento de la comisión el empleado deberá reintegrarse al servicio, de no hacerlo deberá devolver a la cuenta del Tesoro Nacional el valor total de las sumas giradas por la entidad otorgante, junto con sus respectivos intereses liquidados a la tasa de interés bancario, sin perjuicio de las demás acciones previstas, cuando se hubiere otorgado beca a través del ICETEX. De no hacerlo la entidad deberá hacer efectiva la póliza de cumplimiento.
Si el empleado comisionado se retira del servicio antes de dar cumplimiento a la totalidad del tiempo estipulado en el convenio, deberá reintegrar a la cuenta del Tesoro Nacional la parte de las sumas pagadas por la entidad, correspondiente al tiempo de servicio que le falte por prestar, incluidos los intereses a que haya lugar. De no hacerlo la entidad deberá hacer efectiva la póliza de cumplimiento.
La suscripción del convenio no implica fuero de inamovilidad del servicio, ni desconocimiento de los deberes y obligaciones que le asisten al servidor frente a la entidad.” (Subraya propia)
De acuerdo con lo anterior, los empleados vinculados en cargos de libre nombramiento y remoción y los que cuenten con derechos de carrera administrativa podrán ser beneficiarios de comisiones de estudios al interior o al exterior del país, para que el empleado reciba formación, capacitación o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del cual es titular, o en relación con los servicios o competencias a cargo del organismo o entidad donde se encuentre vinculado el empleado.
Así, la comisión para adelantar estudios sólo podrá conferirse a los empleados que cumplan las siguientes condiciones:
1. Que estén prestando servicios con antigüedad no menor de un año.
2. Que durante el año a que se refiere el numeral anterior, hayan obtenido calificación satisfactoria de servicios y no hubieren sido sancionados disciplinariamente con suspensión en el cargo.
3. La comisión de estudios puede prorrogarse únicamente para que el comisionado opte por título académico, de tal suerte que no es viable extender la misma en los casos en que el servidor público se encuentre realizando otros cursos de formación estudiantil como capacitaciones o seminarios. Para que la administración pueda acceder a la solicitud de prórroga de la comisión, además del requisito anterior, la entidad deberá comprobar el buen rendimiento estudiantil del comisionado mediante la revisión de los certificados de notas expedidos por el respectivo centro académico.
El término de duración de la comisión de estudios sea al interior del país o en el exterior no puede ser superior a doce meses. La comisión de estudios podrá ser prorrogada por la Entidad en caso de cumplirse los presupuestos señalados en el acápite anterior, por dos veces y por un término igual al inicialmente otorgado, es decir la comisión puede ampliarse en total por veinticuatro meses, no obstante, cada prórroga se debe realizar por el término concedido inicialmente al comisionado.
En los casos de obtención de título de especialización científica o médica, la prórroga puede autorizarse hasta por un total de treinta y seis meses, aclarando que el acto administrativo que otorga cada prórroga deberá hacerse por el doble del término inicialmente concedido que no puede ser superior a doce meses. Por lo cual, la temporalidad de las comisiones de estudios es limitada y se encuentra supedita a los plazos y condiciones anteriormente descritas, ante lo cual, una vez cumplidos estos términos el funcionario público tiene la obligación de reintegrarse a su puesto de trabajo o retirarse del servicio con las consecuencias estipuladas para cada escenario.
Finalmente, para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público, las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos; así como la normatividad que ha emitido el Gobierno Nacional a propósito de la emergencia ocasionada por el COVID – 19, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo y https://coronaviruscolombia.gov.co/Covid19/index.html podrá encontrar conceptos y normativa relacionados con el tema.
El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
ARMANDO LÓPEZ CORTÉS
Director Jurídico
Proyectó: Andrea Liz Figueroa
Revisó: Harold Israel Herreno Suarez
11602.8.4