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*20216000358941*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20216000358941

 

Fecha: 30/09/2021 09:22:23 a.m.

 

Bogotá D.C.

 

Referencia: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Encargo. Radicado: 20212060622822 del 14 de septiembre de 2021.

 

En atención a la radicación de la referencia, en la cual eleva consultas relacionadas con la figura de encargo, se dar respuestas a cada una así:

 

Cuando dentro de una entidad se deba proveer un empleo de carrera administrativa en vacancia, el mismo, se proveerá a través de encargo, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, modificada por la Ley 1960 de 2019, que dispone:

 

“ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos, si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

 

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

 

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

 

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

 

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.

 

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley.

 

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.”

 

De conformidad con lo anterior, se tiene entonces que mientras se lleve a cabo un proceso de selección, los empleados de carrera administrativa, tendrán derecho a ser encargados en los empleos que se encuentren en vacancia temporal, siempre y cuando acrediten los requisitos para su ejercicio, posean las aptitudes y habilidades para su desempeño, no hayan sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente.

 

Es importante tener en cuenta, que la norma también previó que, si dentro de la entidad no hubiese empleados con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que se aplique en la respectiva entidad.

 

Así mismo para ser encargado, se deberá verificar que se cuente con los requisitos para el desempeño del cargo, el encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

 

Por su parte el Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública, dispuso lo siguiente en relación a la figura de encargo:

 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.

 

El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado.

 

ARTÍCULO 2.2.5.3.1 Provisión de las vacancias definitivas. 

 

(…) 

 

Las vacantes definitivas en empleos de carrera se proveerán en periodo de prueba o en ascenso, con las personas que hayan sido seleccionadas mediante el sistema de mérito, de conformidad con lo establecido en la Ley 909 de 2004 o en las disposiciones que regulen los sistemas específicos de carrera, según corresponda.

 

Mientras se surte el proceso de selección, el empleo de carrera vacante de manera definitiva podrá proveerse transitoriamente a través de las figuras del encargo o del nombramiento provisional, en los términos señalados en la Ley 909 de 2004 y en el Decreto Ley 760 de 2005 o en las disposiciones que regulen los sistemas específicos de carrera. (Negrilla propia.)

 

Por lo anterior, se debe tener en cuenta que el encargo presenta un doble carácter, es decir, constituye una situación administrativa, y también una modalidad transitoria de provisión de empleos; el encargo puede ser total o parcial, lo que indica que en el primer caso el funcionario se desprende de las funciones que le son propias y asume todas las del nuevo empleo y para el segundo caso, asume solo una o algunas de ellas, así como que el encargo se produce por ausencia del servidor temporal o definitiva del cargo del cual es titular.

 

Por lo tanto, y respecto de su primer y último interrogante será procedente el encargo siempre y cuando se reúnan todos los presupuestos descritos en la norma citada incluida la que corresponde a la evaluación del último año sobresaliente, precisando que la norma también previó que, si dentro de la entidad no hubiese empleados con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que se aplique en la respectiva entidad.

 

En consecuencia, se indica que la norma es precisa al señalar que los procedimientos que realice la entidad para proveer empleados de carrera que se encuentren en vacancia, se deberán adelantar con los empleados que acrediten los requisitos para su ejercicio.

 

De manera que será la entidad quien realice la valoración de los empleados que pueden ser encargados, a la luz de la norma aplicable al tema objeto de consulta, teniendo como resultado, el funcionario que tenga mejor derecho para el encargo, dejando claro que para ser encargado se deberán acreditar todos los requisitos correspondientes al cargo, así como que el encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior dentro de la planta de personal de la entidad.

 

En este sentido es oportuno señalar que el artículo 2.2.5.1.5 del Decreto 1083 de 2015, consagra que Corresponde al jefe de la unidad de personal o quien haga sus veces, antes que se efectúe el nombramiento, verificar y certificar que el aspirante cumple con los requisitos y competencias exigidos para el desempeño del empleo por la Constitución, la ley, los reglamentos y los manuales de funciones y de competencias laborales.

 

De otra parte, el 1083 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública, respecto de la experiencia, establece:

 

“ARTÍCULO 2.2.2.3.7 Experiencia. Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio.

 

(...)

 

Experiencia Relacionada. Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer.

 

(...)”

 

De lo anterior, la norma señala que la experiencia relacionada es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades con funciones similares al empleo a proveer en área de trabajo o de profesión, ocupación, arte u oficio.

 

Es pertinente precisar, que la experiencia se acreditará mediante la presentación de constancias expedidas por la autoridad competente de las respectivas instituciones oficiales o privadas, y mediante declaración del interesado cuando haya ejercido su profesión o actividad en forma independiente.

 

Para el efecto las certificaciones o declaraciones de experiencia deberán contener como mínimo, el nombre o razón social de la entidad o empresa, tiempo de servicios y la relación de funciones o actividades.

 

Conforme a lo expuesto y atendiendo puntualmente la consulta, esta Dirección Jurídica considera que, para ser encargada en un empleo, deberá cumplir con los requisitos del mismo establecidos en la Ley y el Manual de Funciones y Competencias Laborales de la Entidad.

 

En consecuencia, para dar respuesta a su segunda pregunta, si uno de los requisitos del cargo es tener experiencia profesional relacionada, se deberá certificar la experiencia adquirida en el ejercicio de empleos o actividades con funciones similares al empleo a proveer en área de trabajo o de profesión.

 

Ahora bien, respecto de su tercer interrogante, si agotado el trámite para encargo, se determina que dentro de la planta no se cuenta con personal que reúna los requisitos ya mencionados para el encargo, de manera excepcional la administración podrá vincular personal provisional, sin que sea requisito informar de esto a la Comisión Nacional de Servicio Civil, lo anterior, siempre y cuando se acrediten los requisitos para el desempeño del cargo.

 

Así mismo, el termino de duración del encargo o del nombramiento provisional, en una vacante definitiva, esta demarcado por la provisión del mismo con el titular del cargo que será nombrado por mérito, después de superar un concurso público.

 

Por último, en caso de que varios funcionarios de carrera administrativa cumplan con la totalidad de dichos requisitos, es decir, se esté frente a un empate, es necesario tener en cuenta lo mencionado por la Comisión Nacional del Servicio Civil, en criterio unificado de fecha 13 de agosto de 2019, en el cual establece:    

 

“(…) Existirá un empate. cuando varios servidores de carrera cumplan la totalidad de los requisitos exigidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 para ser encargados, caso en el cual Ia administración deberá actuar bajo unos parámetros objetivos y previamente establecidos con fundamento en el mérito, pudiendo aplicar entre otros y en el orden que estime pertinente, los siguientes criterios. 

 

a) El servidor con derechos de carrera administrativa que acredite mayor experiencia relacionada (de acuerdo a lo exigido en el Manual de Funciones y Competencias Laborales).

 

b) Mayor puntaje en Ia Ultima calificación definitiva del desempeño laboral. 

 

c) Pertenecer a Ia misma dependencia en Ia que se encuentra el empleo objeto de provisión. 

 

d) El servidor público que cuente con distinciones, reconocimientos u honores en el ejercicio de sus funciones durante los Últimos cuatro (4) años.

 

e) El servidor con derechos de carrera que acredite educación formal relacionada y adicional al requisito mínimo exigido para el cargo, para lo cual se verificará Ia información que se encuentre en Ia historia laboral. Se deberá establecer un puntaje por cada título de educación formal adicional al requisito mínimo.

 

f) El servidor con derechos de carrera que acredite Ia condición de víctima, en los términos del artículo 131 de Ia Ley 1448 de 2011, "Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado inferno y se dictan otras disposiciones"

 

g) El servidor con derechos de carrera más antiguo de Ia entidad.

 

h) El servidor de carrera que hubiere sufragado en las elecciones inmediatamente anteriores, para lo cual deberá aportar el certificado de votación de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de Ia Ley 403 de 1997.

 

i) De no ser posible el desempate, se decidirá a Ia suerte por media de balotas, en presencia de pluralidad de servidores de Ia entidad. entre ellos control interno.

 

(…)”

 

(Negrilla propia)

 

Por lo tanto, en caso de empate entre dos o más funcionarios al momento de realizar un encargo, es viable que la entidad aplique los criterios de desempate que previamente haya establecido en su reglamento interno, acatando el cumplimiento de la totalidad de requisitos y lo orientado por la Comisión Nacional del Servicio Civil. 

 

Para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web de la entidad en el link https://www.funcionpublica.gov.co/web/eva/gestor-normativo,«Gestor Normativo», donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Atentamente,

 

ARMANDO LOPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó: Janne Alexandra Guzmán Quintero.

 

Revisó: Harold Israel Herreño Suarez.

 

Aprobó: Armando López Cortés.

 

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