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Radicado No.: 20216000359811

 

Fecha: 30/09/2021 02:14:57 p.m.

 

Bogotá D.C.,

 

Ref.: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. USO DE CELULAR. Radicado. 20219000629942 de fecha 17 de septiembre de 2021.

 

Por medio del presente, y en atención a su consulta, en la que solicita se le resuelva inquietud relacionada con el uso del celular personal para atender solicitudes de la organización cuando ésta ha proporcionado medios institucionales de comunicación.

 

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, éste Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación.

 

Las competencias relativas a establecer las directrices jurídicas para la aplicación de las normas por parte de la entidad y demás organismos y entidades de la administración pública en materia de régimen de administración de personal se formaliza, entre otros, a través de conceptos jurídicos, que guardan directa relación con la interpretación general de aquellas expresiones que ofrezcan algún grado de dificultad en su comprensión o aplicación, sin que tales atribuciones comporten, de manera alguna, la definición de casos particulares que se presenten al interior de las diferentes entidades.

 

Razón por la cual, no es de nuestra competencia intervenir en situaciones internas de las entidades, actuar como ente de control, investigación, ni autorizar o señalar los procedimientos a seguir en caso de que se presenten anomalías al interior de las entidades.

 

No obstante, a amanera de orientación general en relación con la utilización de los elementos para el cumplimiento de su labor, la Ley 734 de 2002 establece lo siguiente:

 

"ARTÍCULO 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

 

4. Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos

 

22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

 

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002 entre los deberes de todo servidor público está el de utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, en forma exclusiva para los fines a que están afectos.

 

También tiene la obligación de responder por la conservación de los útiles equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y rendir cuenta oportuna de su utilización.

 

De lo señalado, se colige el servidor público tiene el deber de custodiar y cuidar diligentemente los bienes muebles, que no solo utiliza en el ejercicio de sus funciones, sino de aquellos otros que han sido entregados a otro título o calidad, esto es, confiados o encomendados a determinados empleados por la Administración.

 

Sin embargo, a modo de orientación frente a la situación del uso del celular personal para atender solicitudes de la organización cuando ésta ha proporcionado medios institucionales de comunicación, el artículo 2.8.4.6.5. del Decreto 1068 de 2015¹dispone:   

 

“Asignación de Teléfonos celulares. Se podrán asignar teléfonos celulares con cargo a los recursos del Tesoro Público exclusivamente a los siguientes servidores:   

 

1. Presidente y Vicepresidente de la República.   

 

2. Altos Comisionados.   

 

3. Ministros Consejeros Presidenciales.   

 

4. Secretarios y Consejeros del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.   

 

5. Ministros del Despacho.   

 

6. Viceministros.   

 

7. Secretarios Generales y Directores de Ministerios.   

 

8. Directores, Subdirectores, Secretarios Generales y Jefes de Unidad de Departamentos Administrativos y funcionarios que, en estos últimos, de acuerdo con sus normas orgánicas, tengan rango de directores de Ministerio.   

 

9. Embajadores y Cónsules Generales de Colombia con rango de Embajador.   

 

10. Superintendentes, Superintendentes Delegados y Secretarios Generales de Superintendencias.   

 

11. Directores y Subdirectores, Presidentes y Vicepresidentes de establecimientos públicos, Unidades Administrativas Especiales y Empresas Industriales y Comerciales del Estado, así como los Secretarios Generales de dichas entidades.   

 

12. Rectores, Vicerrectores y Secretarios Generales de entes universitarios autónomos del nivel nacional.   

 

13. Senadores de la República y Representantes a la Cámara, Secretarios Generales de estas Corporaciones, Secretarios de Comisiones, Subsecretarios del Senado y de la Cámara de Representantes.   

 

14. Magistrados de la Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Consejo Superior de la Judicatura, Consejo Nacional Electoral.   

 

15. Contralor General de la República, Vicecontralor y Secretario General de la Contraloría General de la República.   

 

16. Procurador General de la Nación, Viceprocurador y Secretario General de la Procuraduría General de la Nación.   

 

17. Defensor del Pueblo y Secretario General de la Defensoría del Pueblo.   

 

18. Registrador Nacional del Estado Civil y Secretario General de la Registraduría Nacional del Estado Civil.   

 

19. Fiscal General de la Nación, Vicefiscal y Secretario General de la Fiscalía General de la Nación.   

 

 

20. Generales de la República.   

 

21. Director General del Senado de la República.   

 

22. Auditor General de la República, Auditor Auxiliar y Secretario General de la Auditoría General de la República.   

 

En caso de existir regionales de los organismos antes señalados, podrá asignarse un teléfono celular al servidor que tenga a su cargo la dirección de la respectiva regional.   

 

PARÁGRAFO  1. Se exceptúa de la aplicación del presente artículo:   

 

a) Al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y al Departamento Administrativo de la Prosperidad Social, entidades que asignarán, por intermedio de su Director, los teléfonos celulares a sus funcionarios teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública;   

 

b) Al Ministerio de Relaciones Exteriores y se autoriza al Secretario General de dicho Ministerio para asignar teléfonos celulares, con cargo a los recursos del Tesoro Público, a las personas que por sus funciones de carácter diplomático o protocolario así lo requieran, teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública;   

 

c) A los organismos de investigación y fiscalización, entendidos por estos, la Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, y la Contraloría General de la República, así como los de la Policía Nacional y de las Fuerzas Armadas, y se autoriza a los secretarios generales de los mismos, para asignar teléfonos celulares a otros servidores de manera exclusiva, para el desarrollo de actividades especiales de investigación y custodia, sin que dicha asignación pueda tener carácter permanente. Así mismo, los secretarios generales de las entidades mencionadas en el artículo siguiente, o quienes hagan sus veces, podrán asignar teléfonos celulares para la custodia de los funcionarios públicos de la respectiva entidad, cuando así lo recomienden los estudios de seguridad aprobados en cada caso por la autoridad competente;   

 

d) A Radio Televisión Nacional de Colombia, RTVC y al Instituto Geográfico Agustín Codazzi, y se autoriza a los secretarios generales de los mismos o a quienes hagan sus veces para asignar, bajo su responsabilidad, teléfonos celulares para uso del personal técnico en actividades específicas;   

 

e) A la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, y se autoriza a su Secretario General para asignar teléfonos celulares con cargo a recursos del Tesoro Público a los empleados públicos de la entidad, para el desarrollo de labores de investigación control, fiscalización y de ejecución de operativos tendientes a optimizar la gestión en la administración y en el control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, y para garantizar la prestación eficiente del servicio público tributario, aduanero y cambiario de carácter esencial a cargo de la institución, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 53 de la Ley 633 de 2000. Así mismo, se podrá asignar un teléfono celular al Defensor del Contribuyente y Usuario Aduanero de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, así como a los servidores públicos del Ministerio de Transporte, que estén a cargo de una Inspección Fluvial permanente a nivel regional y cuyos costos y tarifa resulten menores a los consumos de líneas fijas debidamente demostrados en forma comparativa;   

 

f) Al Servicio Nacional de Aprendizaje - Sena, y se autoriza al Director Administrativo y Financiero del mismo para asignar teléfono celular, con cargo a los recursos de la entidad, a los Subdirectores de los Centros de Formación y a los Jefes de Oficina del Sena, previa expedición del acto administrativo mediante el cual señale el monto máximo de uso de los mismos;   

 

g) A los Ministerios y Departamentos Administrativos, en cuanto sus competencias y funciones tengan relación con las actividades de prevención y atención de desastres, en particular el Ministerio del Interior y de Justicia, el Ministerio de Defensa Nacional, el Ministerio de Salud y Protección Social, Ministerio de Trabajo, el Ministerio de Transporte, el Ministerio de Educación Nacional, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Departamento Nacional de Planeación, en su calidad de integrantes del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres. Tales entidades asignarán, por intermedio de su representante legal, los teléfonos celulares a sus funcionarios teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio en la atención y prevención de desastres, y las condiciones para el ejercicio de la función pública.   

 

h) A la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Aerocivil) y se autoriza a su Secretario General para asignar teléfonos celulares con cargo a recursos del Tesoro Público, a los empleados públicos de las dependencias misionales, directiva y de coordinación de la entidad, como son: los administradores aeroportuarios; los jefes y supervisores de torres de control y de centros de control; personal de soporte técnico, meteorología, AIS/COM/MET, planes de vuelo, seguridad aérea, seguridad aeroportuaria, bomberos aeronáuticos, búsqueda y rescate y atención al usuario.   

 

PARÁGRAFO  2. Las entidades a que se refiere el parágrafo anterior, velaran por que exista una efectiva compensación en los gastos de adquisición de servicios, con la reducción de los costos en el servicio de telefonía básica conmutada de larga distancia.   

 

PARÁGRAFO  3. La limitación del presente artículo comprende únicamente el suministro de los equipos terminales y el pago del servicio por concepto de comunicaciones de voz móvil, denominado en el presente título indistintamente como celulares.   

 

Las entidades a las que se encuentran vinculados los servidores públicos a quienes les aplica el presente título podrán, con cargo a su presupuesto de servicios, asignar a sus empleados planes de datos o de acceso a internet móvil, para lo cual al interior de la entidad se deberán definir las condiciones para la asignación. Los planes asumidos por la entidad deberán ser de aquellos que no permitan consumos superiores a los contratados por la entidad, denominados comúnmente como planes controlados o cerrados.   

 

En todo caso, los destinatarios del servicio, salvo las personas que pueden ser beneficiarias de un servicio celular en los términos del presente artículo, deberán tener contratado por su cuenta el servicio móvil de voz y asumir integralmente su costo. De igual manera, deberán proporcionar el equipo terminal que permita el uso del servicio de datos.   

 

El director de la entidad responsable deberá adoptar las medidas necesarias para:   

 

(i) Verificar que los planes autorizados a sus funcionarios no sean cedidos o transferidos por estos a personal ajeno a la misma.   

 

(ii) Verificar cuando menos semestralmente el uso que se está dando al servicio.   

 

(iii) Verificar que una vez finalizada la relación laboral, el proveedor del servicio de comunicaciones con el cual tiene contratado el servicio, suspenda su prestación”.    

 

De conformidad con la normativa en cita, solamente los empleados públicos que se encuentren dentro del grupo de servidores consagrados en el artículo 2.8.4.6.5. del Decreto 1068 de 2015 que tienen derecho a asignación de teléfonos celulares con cargo a los recursos del Tesoro Público están en la obligación de utilizarlo para el ejercicio de las funciones propias de su cargo.

 

Finalmente, para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público, las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos; así como la normatividad que ha emitido el Gobierno Nacional a propósito de la emergencia ocasionada por el COVID – 19, me permito indicar que en el link

 

http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo y https://coronaviruscolombia.gov.co/Covid19/index.html podrá encontrar conceptos y normativa relacionados con el tema.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTÉS

 

Director Jurídico

 

Proyectó: Ingrids Reyes B.

 

Revisó: Harold Herreno Suarez

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público”