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Radicado No.: 20216000339521

Fecha: 15/09/2021 12:26:34 p.m.

Bogotá D.C.

REFERENCIA: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS – Encargo – EMPLEOS – Funciones - Clasificación. Radicado No. 20219000576532 de fecha 11 de agosto de 2021. 

Reciba un cordial saludo por parte de Función Pública. En atención a su comunicación de la referencia, mediante la cual consulta: “En la entidad se encuentran dos cargos bajo el mismo nivel ejecutivo, director administrativo y director técnico, se requiere dilucidar cual tiene mayor jerarquía, con el fin de realizar el correspondiente encargo. Es de aclarar que en ausencias del titular siempre las funciones las ha tenido el director administrativo. ¿Se puede incluir en las funciones del director administrativo exclusivamente suplir las ausencias absolutas y temporales del titular de mayor jerarquía? Atendiendo lo anterior, me permito manifestarle lo siguiente:

En primer lugar, es necesario manifestar que anteriormente, el Decreto Ley 1569 de 1998 clasificaba a los empleos públicos en diferentes categorías, entre las cuales se encontraba el nivel ejecutivo. Sin embargo, éste decreto fue íntegramente derogado por el Decreto 785 de 2005, recogiendo así varias de las categorías de clasificación de los empleos públicos contempladas en el Decreto 1569. Sin embargo, no retomó la relativa al “nivel ejecutivo”; por el contrario, dicha categoría fue una especie de régimen de transición para que las entidades pudieran adaptar su planta de personal a las nuevas nomenclaturas y categorías contempladas por el Decreto 785, como se observa a continuación: 

ARTÍCULO 33. Transitorio. Las autoridades territoriales competentes, en un término no superior a doce (12) meses contados a partir de la vigencia del presente decreto-ley, procederán a modificar las plantas de personal para adecuar los empleos a la nueva nomenclatura y clasificación. 

Hasta que dichas modificaciones se realicen continuarán vigentes las siguientes denominaciones de empleo correspondientes al nivel ejecutivo, así: (Subraya propia) 

(…)

De acuerdo con lo anterior y por disposición legal a la fecha no es dable que en las entidades territoriales existan empleos clasificados como de nivel ejecutivo, por ende, esta Dirección Jurídica se abstendrá de hacer algún pronunciamiento respecto a su interrogante. No obstante, se considera necesario realizar un análisis sobre la figura del encargo para empleados de libre nombramiento y remoción tratándose de entidades de la rama ejecutiva.

El Artículo 24 de la Ley 909 de 2004¹, modificado por el Artículo 1° de la Ley 1960 de 2019, establece: 

ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente. 

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley. 

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad. 

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. 

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva. 

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este Artículo se aplicara para los encargos que sean otorgados con posteridad a la vigencia de esta ley. 

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique. (Negrilla propia) 

De acuerdo con lo anterior, para poder encargar un empleo de libre nombramiento y remoción en vacancia temporal o definitiva se podrá realizar con los empleados públicos de carrera administrativa o con de libre nombramiento, siempre y cuando acrediten los requisitos y cumplan con el perfil para su ejercicio. 

Así mismo, los Artículos 2.2.5.3.1 y 2.2.5.3.3 del mismo Decreto establecen las formas de provisionar los empleos en las respectivas vacancias, veamos: 

ARTÍCULO 2.2.5.3.1 Provisión de las vacancias definitivas. Las vacantes definitivas en empleos de libre nombramiento y remoción serán provistas mediante nombramiento ordinario o mediante encargo, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el desempeño del cargo. 

(…) 

ARTÍCULO 2.2.5.3.3 Provisión de las vacancias temporales. Las vacantes temporales en empleos de libre nombramiento y remoción podrán ser provistas mediante la figura del encargo, el cual deberá recaer en empleados de libre nombramiento y remoción o de carrera administrativa, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el desempeño del cargo. 

PARÁGRAFO. Los encargos o nombramientos que se realicen en vacancias temporales, se efectuarán por el tiempo que dure la misma. (Subrayas propias) 

ARTÍCULO 2.2.5.5.43 Encargo en empleos de libre nombramiento y remoción. Los empleos de libre nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. (Subraya propia) 

En caso de vacancia temporal, el encargo se efectuará durante el término de ésta. 

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva. 

De conformidad con las normas expuestas, en caso de vacante definitiva o temporal en empleos de libre nombramiento y remoción, será procedente efectuar un encargo con empleados que desempeñan cargos de carrera o de libre nombramiento y remoción siempre que cumplan con los requisitos exigidos en el manual específico de funciones y competencias laborales adoptada por la entidad en la cual presta sus servicios. 

Por otra parte, sobre las funciones de los empleos es necesario mencionar lo siguiente: Con relación a la noción de empleo, el Artículo 122 de la Constitución Política establece: 

«No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento, y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente.» 

Así mismo, la Ley 909 de 2004, preceptúa: 

ARTÍCULO 19. El empleo público. 

1. El empleo público es el núcleo básico de la estructura de la función pública objeto de esta ley. Por empleo se entiende el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. 

2. El diseño de cada empleo debe contener: 

a) La descripción del contenido funcional del empleo, de tal manera que permita identificar con claridad las responsabilidades exigibles a quien sea su titular; 

b) El perfil de competencias que se requieren para ocupar el empleo, incluyendo los requisitos de estudio y experiencia, así como también las demás condiciones para el acceso al servicio. En todo caso, los elementos del perfil han de ser coherentes con las exigencias funcionales del contenido del empleo; 

c) La duración del empleo siempre que se trate de empleos temporales. 

Por su parte, el Decreto Ley 785 de 2005, establece las funciones generales de los empleos de acuerdo con su clasificación, sin que sea procedente determinar en ellas que se pueda suplir las ausencias temporales y definitivas de otros empleos, teniendo en cuenta que para ello existen otros procedimientos para proveer este tipo de vacancias.

De acuerdo con todo lo expuesto podemos concluir que: 

1. Corresponde a la Administración en el marco de su autonomía administrativa determinar, de conformidad con el procedimiento que se ha dejado descrito, cual de los funcionarios cumplen con los requisitos señalados por la Ley para que tenga derecho al encargo.

2. Dentro de las funciones de los empleos no es posible establecer que deberán suplir las ausencias temporales y definitivas de otros cargos, atendiendo las consideraciones antes expuestas.

Finalmente, me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica. 

El anterior concepto se imparte en los términos del Artículo 28 de la Ley 1437 de 2011². Cordialmente, 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: César Pulido. 

Aprobó. Harold Herreño. 

12602.8.4 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

1. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

2. Artículo sustituido por el Artículo 1° de la Ley 1755 de 2015