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*20206000605681*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20206000605681

 

Fecha: 23/12/2020 09:56:16 a.m.

 

Bogotá D.C.

 

REF: ACCESO A LA INFORMACIÓN. Reserva. Información sobre encargos en una entidad pública. RAD.: 20209000597742 del 12 de diciembre de 2020.

 

En atención a su comunicación de la referencia, mediante la cual consulta cómo se puede acceder a los actos administrativos que realizan encargos a otros empleados en una entidad pública, me permito manifestarle lo siguiente:

 

En lo que se refiere al derecho de acceso a la información pública, la Ley 1712 de 2014, establece que la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar con un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, aplicando entre otros, los principios de transparencia, buena fe, facilitación y responsabilidad en el uso de la información.

 

De conformidad con el artículo 24 de la misma ley, se establece el derecho de acceso a la información, donde toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier sujeto obligado, en la forma y condiciones que establece la Constitución y la ley.

 

Por su parte, la Ley 1755 de 2015, que sustituyó parcialmente la Ley 1437 de 2011, se refiere al carácter reservado de los documentos, así:

 

“ARTÍCULO 24. Informaciones y documentos reservados. Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial:

 

(…)

 

3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica.

 

(…)

 

PARÁGRAFO. Para efecto de la solicitud de información de carácter reservado, enunciada en los numerales 3, 5, 6 y 7 solo podrá ser solicitada por el titular de la información, por sus apoderados o por personas autorizadas con facultad expresa para acceder a esa información.

 

De otra parte, es pertinente dar aplicación a las disposiciones legales contenidas en la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, que define como datos sensibles “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.”

 

Respecto a la protección de todas las bases de datos, serán aplicables los principios instituidos en la citada ley para los documentos sujetos a reserva legal incluidos en las hojas de vida, para lo cual debe tenerse en cuenta el principio de libertad desarrollado en el artículo 4, que establece: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. (Subrayado nuestro).

 

De conformidad con las normas transcritas, en respuesta a la situación analizada, se considera que las entidades públicas deben atender el marco legal referido en este concepto con el fin de garantizar que no se vulnere el derecho fundamental a la intimidad de las personas.

 

En tal sentido, esta Dirección Jurídica considera que el acto administrativo por medio del cual se concede un encargo no goza de reserva legal, por lo que la entidad podrá expedir copias del mismo, sin que tal acción vulnere lo establecido en las normas que regulan el derecho de acceso a la información.

 

Al margen de lo anterior, debe recordarse que conforme a lo dispuesto en el artículo 2.2.5.3.2 del Decreto 1083 de 2015, es viable dar por terminado un encargo mediante acto administrativo expedido por el nominador, donde se determine la provisión definitiva del empleo, lo cual incluye el nombramiento en periodo de prueba con la lista de elegibles resultante de un proceso de selección por mérito.

 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público y demás temas competencia de este Departamento Administrativo, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTÉS

 

Director Jurídico

 

Proyectó: Melitza Donado.

 

Revisó: José Fernando Ceballos.

 

Aprobó: Armando López C.

 

11602.8.4