Concepto 32221 de 2019 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 06 de febrero de 2019
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
LICENCIA DE ESTUDIO
- Subtema: Encargo
Se debe acudir a la comisión de personal, para que como primera instancia conozca de las posibles irregularidades en los encargos efectuadoes en una entidad
*20196000032221*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20196000032221
Fecha: 06-02-2019 12:52 pm
Bogotá D.C.
REF.: REF. EMPLEO. . Requisitos y calidades para acceder a un empleo por encargo. Radicado. 20189000355042 del 28 de diciembre de 2018.
En atención a la consulta de la referencia, relacionada con los requisitos para desempeñar un cargo mediante encargo, me permito manifestarle lo siguiente
En relación con el encargo en empleos de carrera administrativos y de libre nombramiento y remoción, el Decreto 1083 de 2015 dispone lo siguiente:
«ARTÍCULO 2.2.5.5.42. Encargo en empleos de carrera. El encargo en empleos de carrera que se encuentren vacantes de manera temporal o definitiva se regirá por lo previsto en la Ley 909 de 2004 y en las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten y por las normas que regulan los sistemas específicos de carrera.
ARTÍCULO 2.2.5.5.43. Encargo en empleos de libre nombramiento y remoción. Los empleos de libre nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.
En caso de vacancia temporal, el encargo se efectuará durante el término de ésta.
En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva».
De lo anterior puede concluirse que la figura del encargo tiene un doble carácter: por un lado es una situación administrativa en la que se puede encontrar un empleado en servicio activo, para que atienda total o parcialmente las funciones de otro cargo; y por otro, es una modalidad transitoria de provisión de empleos vacantes transitoria o definitivamente.
El encargo también se encuentra regulado por la Ley 909 de 20041, de la siguiente forma:
«ARTÍCULO 24. Encargo. “Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses.
El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos en la norma. De no acreditarlos, se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente.
Los empleos de libre nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.» (Subrayado fuera de texto)
Conforme a lo anterior, los empleados de carrera tienen derecho preferencial a ocupar mediante encargo el empleo vacante, mientras su titular no lo ejerce y es una garantía para conservar los derechos de carrera del empleo del cual es titular.
Los requisitos para el ejercicio del encargo, serán:
Acreditar los requisitos del cargo
No han sido sancionados disciplinariamente en el último año
Su última evaluación del desempeño sea sobresaliente.
Por otra parte debe tenerse en cuanta el Criterio Unificado de provisión de empleos públicos mediante encargo, de la Comisión Nacional del Servicio Civil de fecha 13 de diciembre de 2018, el cual contempla:
« 3. Cuáles son los presupuestos para que proceda el derecho preferencial de encargo de un servidor de carrera?
El artículo 24 de Ia Ley 909 de 2004 define que el encargo es un derecho para los servidores de carrera administrativa, siempre que acrediten Ia totalidad de los requisitos allí definidos, como son:
a) Cumplir el perfil de competencias exigidas para ocupar el empleo vacante, incluyendo
Los requisitos de estudio y experiencia;
b) Poseer las aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo que se va a proveer;
C) No tener sanción disciplinaria en el último año;
d) Que su última evaluación del desempeño laboral sea sobresaliente;
e) El encargo recaerá en el empleado de carrera que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior al que se pretende proveer transitoriamente […]
d) Que su Última evaluación del desempeño laboral sea sobresaliente.
La calificación ordinaria y definitiva en firme, obtenida en el año inmediatamente anterior en el empleo sobre el que ostenta derechos de carrera o en un empleo de carrera que desempeñe en encargo Ia Ley 909 de 2004, no restringió que tal requisito deba acreditarse exclusivamente en el empleo sobre el que se tiene titularidad.
La calificación definitiva corresponderá a Ia sumatoria de las evaluaciones parciales que se hayan producido durante el periodo anual, ya sea en el empleo del cual es titular o aquel que desempeñe en encargo.
Cuando no exista servidor de carrera con calificación definitiva sobresaliente, por estricta necesidad del servicio, las entidades podrán tener en cuenta a los servidores que superen el periodo de prueba con una calificación sobresaliente. En su defecto se podía tener en cuenta a los servidores de carrera que obtengan una calificación satisfactoria, caso en el cual el encargo no se constituye en un derecho sino en una posibilidad.
Para mantener el encargo, será necesario que el servidor obtenga un calificación sobresaliente, en caso contrario (satisfactoria), será potestativo del nominador, prorrogar Ia situación administrativa en que se encuentra el servidor, siempre y cuando reúna los demás requisitos del artículo 24 de Ley 909 de 2004. […]
En consecuencia, en criterio de esta Dirección Jurídica y de acuerdo con el criterio de unificación de la Comisión Nacional del Servicio Civil, se considera que cuando no exista servidor de carrera con calificación definitiva sobresaliente, por estricta necesidad del servicio, las entidades podrán tener en cuenta a los servidores que superen el periodo de prueba con una calificación sobresaliente.
Respecto de los requisitos para desempeñar los cargos de la planta de personal de una entidad u organismo del Estado, le informo que los mismos deben encontrarse establecidos en el manual específico de funciones y de competencias laborales de la respectiva entidad u organismo, que deben regularse por las disposiciones contenidas en la Ley 909 2004 y el Decreto-Ley 770 de 2005. Cada entidad es responsable de establecer el manual específico de funciones y de competencias laborales de la planta propuesta donde se identifiquen los perfiles, para el cumplimiento de los objetivos institucionales, se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. Es el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo.
En ese sentido, el Decreto 770 de 2005 “Por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos públicos correspondientes a los niveles jerárquicos pertenecientes a los organismos y entidades del Orden Nacional, a que se refiere la Ley 909 de 2004”, establece frente a los requisitos para ejercer los cargos unos mínimos y máximos que la entidad debe acoger al elaborar su manual de funciones lo mismo que las equivalencias entre estudios y experiencia en los artículos 25 y 26.
Debe tener en cuenta que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.5.1.5 del Decreto 1083 de 2015, corresponde al jefe de la unidad de personal o quien haga sus veces, antes que se efectúe el nombramiento, verificar y certificar que el aspirante cumple con los requisitos y competencias exigidos para el desempeño del empleo por la Constitución, la ley, los reglamentos y los manuales de funciones y de competencias laborales.
Finalmente, respecto a las funciones de la Comisión de Personal el numeral 2 del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, señala:
“ARTÍCULO 16. Las Comisiones de Personal.
(…)
2. Además de las asignadas en otras normas, las Comisiones de Personal cumplirán las siguientes funciones:
a) Velar porque los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y con los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. Las citadas atribuciones se llevarán a cabo sin perjuicio de las facultades de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Para el efecto, la Comisión de Personal deberá elaborar los informes y atender las solicitudes que aquella requiera;
b) Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial;
c) Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias, o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa. En el caso de no atenderse la solicitud, deberán informar de esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que adopte las medidas pertinentes;
d) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que formulen los empleados de carrera que hayan optado por el derecho preferencial a ser vinculados, cuando se les supriman sus empleos, por considerar que han sido vulnerados sus derechos;
e) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos;
f) Velar porque los empleos se provean en el orden de prioridad establecido en las normas legales y porque las listas de elegibles sean utilizadas dentro de los principios de economía, celeridad y eficacia de la función administrativa;
g) Velar porque en los procesos de selección se cumplan los principios y reglas previstas en esta ley;
h) Participar en la elaboración del plan anual de formación y capacitación y en el de estímulos y en su seguimiento;
i) Proponer en la respectiva entidad la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional;
j) Las demás funciones que le sean atribuidas por la ley o el reglamento.
(…)”. (Subrayado nuestro).
En este orden de ideas, se puede acudir a la comisión de personal, para que como primera instancia conozca de las posibles irregularidades en los encargos efectuados en una entidad.
Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.
El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
JOSE FERNANDO CEBALLOS ARROYAVE
Asesor con funciones de la Dirección Jurídica
Mercedes Avellaneda V.
11602.8.4
NOTAS DE PIE DE PIE
1. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones