*20164000037531*

 

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Radicado No.: 20164000037531

 

Fecha: 24/02/2016 10:13:26 a.m.

 

Bogotá D.C.

 

Referencia: Derecho de petición manual de funciones Alcaldía La Calera

 

Radicado No. 20162060040672 del 15/02/2015

 

Me refiero a su oficio dirigido a la Alcaldía de La Calera con copia a este Departamento Administrativo, en la cual solicita a la Alcaldesa del Municipio “se elabore el ajuste (del manual) correspondiente tomando como base el Decreto 072 de 2012”

 

Al respecto, es importante señalar que todas las entidades territoriales debieron ajustar sus manuales de funciones y competencias laborales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9 del Decreto 2484 de 2014, compilado en el Decreto 1083 de 2015, Único reglamentario del sector Función Pública. La fecha límite para dicha modificación era el 2 de junio de 2015:

 

ARTÍCULO 2.2.3.9. Ajuste del Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales. Los organismos y entidades de orden territorial ajustarán sus manuales específicos de funciones y de competencias laborales, hasta el 1 de junio de 2015. Los manuales específicos vigentes, continuarán rigiendo hasta que se ajusten total o parcialmente.

 

El Decreto 2484 de 2014 estaba orientado a realizar el ajuste de los manuales en los componentes de: número de funciones, disciplinas académicas (núcleos básicos de conocimiento – NBC) y el contenido mínimo del manual.

 

Modificar la identificación del empleo (denominación, código, grado, número de empleos, y cargo del jefe inmediato) en el manual de funciones, supondría una reforma de la planta de personal de la entidad, que le corresponde al alcalde municipal, de acuerdo con lo establecido en el artículo 315 numeral 7:

 

ARTÍCULO 315. Son atribuciones del alcalde:

 

(…)

 

7. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones especiales y fijar sus emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes. No podrá crear obligaciones que excedan el monto global fijado para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado.

 

En desarrollo de esta disposición constitucional se expidió la Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”, la cual señala en su artículo 46, modificado por el artículo 228 del Decreto Ley 019 de 2012 lo siguiente:

 

"ARTÍCULO 46. Reformas de planta de personal. Las reformas de plantas de personal de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la Administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren, elaborados por las respectivas entidades bajo las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública y de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP-.

 

El Departamento Administrativo de la Función Pública adoptará la metodología para la elaboración de los estudios o justificaciones técnicas, la cual deberá ceñirse a los aspectos estrictamente necesarios para soportar la reforma a las plantas de personal.

 

(…)"

 

Esta disposición fue reglamentada mediante Decreto 1227 de 2005, compilado en el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública, Titulo 12.

 

Con respecto a la asignación de funciones distintas a las inicialmente señaladas en el manual específico de funciones y requisitos de la entidad, puede hacerse siempre y cuando con las funciones asignadas no se desconozcan los lineamientos generales señalados en el Manual General de Funciones, ni se desvirtúe la naturaleza del cargo del que es titular; es decir que con ellas no le ocasionen un desmejoramiento laboral, o que por el contrario sean para cargos de mayor responsabilidad que pongan al empleado en desventaja salarial.

 

En ese sentido, es viable la asignación de unas funciones distintas que por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados a cargos de la planta de personal de la entidad, sin que se transforme el empleo de quien las recibe, o cuando la entidad necesita que se cumplan con algunas de las funciones de un cargo vacante temporal y/o definitivamente, si con las mismas no se desvirtúan los objetivos de la institución y la finalidad para la cual se creó el empleo.

 

Así las cosas, será procedente asignarle a un empleado funciones adicionales, siempre que estén acordes con la naturaleza y jerarquía del empleo del cual es titular, teniendo presente que no es posible asignarle funciones de empleos de niveles superiores o de niveles inferiores, así por ejemplo, si el empleado pertenece al nivel profesional, no le podrán ser asignadas funciones del nivel Asesor o Directivo, ni del nivel Técnico o inferiores.

 

Ahora bien, con respecto a la modificación del manual de funciones para los empleos que se encuentran inscritos en la oferta pública, la Circular Conjunta No. 074 del 21 de octubre de 2009 de la Procuraduría General de la Nación y la Comisión Nacional del Servicio Civil dispone:

 

“(…) las entidades no podrán suprimir empleo reportados y que hayan sido ofertados a los aspirantes, ni podrán modificar los manuales de funciones y requisitos de los mismos antes de su provisión y hasta cuando el servidor supere el período de prueba, o que no existan más aspirantes en lista de elegibles. (….)”

 

De otro lado, conforme numeral 9 del artículo 3º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en aras de cumplir con el principio de publicidad de los actos administrativos, las modificaciones al manual de funciones se deben comunicar o notificar a los funcionarios por escrito, asegurando de esta manera que el interesado conozca las decisiones tomadas por la administración.

 

Finalmente, el Decreto 785 de 2005 señala:

 

ARTÍCULO 32. Expedición. La adopción, adición, modificación o actualización del manual específico se efectuará mediante acto administrativo de la autoridad competente con sujeción a las disposiciones del presente decreto.

 

El establecimiento de las plantas de personal y las modificaciones a estas requerirán, en todo caso, de la presentación del respectivo proyecto de manual específico de funciones y de requisitos.

 

Corresponde a la unidad de personal de cada organismo o a la que haga sus veces, adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual de funciones y de requisitos y velar por el cumplimiento de lo dispuesto en el presente decreto.

 

Por lo tanto, como al Alcalde le corresponde modificar y/o ajustar el manual de funciones, si se encontraron inconsistencias en cuanto a la identificación del empleo, se deberá expedir un nuevo acto administrativo en el cual se corrijan tales yerros. Cabe anotar que esta modificación no requiere aprobación por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública, dada la autonomía de que gozan las entidades territoriales.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

MARITZA DE GUZMÁN SIERRA

 

Grupo de Asesoría y Gestión para las Entidades Públicas

 

Dirección de Desarrollo Organizacional

 

Marcela Alvarado /M. De Guzmán

 

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