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Radicado No.: 20216000444241

Fecha: 14/12/2021 09:36:54 a.m.

Bogotá D.C.

REFERENCIA: TRABAJADORES OFICIALES - Régimen Prestacional- REMUNERACIÓN – Viáticos. Radicado No. 20212060721662 de fecha 29 de noviembre de 2021.

En atención a su comunicación de la referencia, en la cual menciona que en el marco de una convención colectiva se autorizó el pago de viáticos para los dirigentes sindicales, aclarando que se trata de una entidad sometida al régimen de las empresas industriales y comerciales del Estado, por lo cual se trata de Trabajadores Oficiales, atendiendo las anteriores consideraciones solicita: se emita un concepto en el sentido de establecer si estos viáticos se deben tomar como factor para los descuentos de la retención en la fuente y si constituyen factor salarial para los trabajadores oficiales convencionados de la previsora s.a. compañía de seguros; al respecto me permito manifestarle lo siguiente:

En primer lugar, es importante señalar que a este Departamento Administrativo de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, le compete formular las políticas generales de Administración Pública, en especial en materias relacionadas con empleo público, la gestión del talento humano, la gerencia pública, el desempeño de las funciones públicas por los particulares, la organización administrativa del Estado, la planeación y la gestión, el control interno, la participación ciudadana, la transparencia en la gestión pública y el servicio al ciudadano, razón por la cual no es de nuestra competencia revisar, intervenir, reconocer o negar derechos en situaciones particulares de las entidades y sus empleados, no obstante de manera general haremos referencia sobre el régimen de los trabajadores oficiales.

Previo a desarrollar el tema, debemos mencionar que el aparte relacionado con “establecer si estos viáticos se deben tomar como factor para los descuentos de la retención en la fuente”, fue remitido a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, para que desde el marco de sus competencias den tramite a ese interrogante.

Por otra parte, se debe señalar que el trabajador oficial se vincula con la administración mediante un contrato de trabajo que regula el régimen del servicio que va a prestar, permitiendo la posibilidad de discutir las condiciones aplicables, las cuales están regidas por normas especiales que consagran un mínimo de derechos laborales.

La relación laboral del trabajador oficial tiene implicaciones bilaterales, esto es, significa en principio un acuerdo de voluntades para fijar o modificar las condiciones de trabajo, la jornada laboral, los salarios, los términos de duración del contrato, que bien pueden hacerse realidad individualmente o mediante convenciones colectivas firmadas con los sindicatos de este tipo de servidores.

Los trabajadores oficiales, se rigen por lo establecido en el contrato de trabajo, por la convención colectiva de trabajo, los pactos arbitrales y el reglamento interno de trabajo y en lo no previsto en dichos instrumentos se regirán por lo establecido en la Ley 6ª de 1945 y el título 30 del Decreto 1083 de 2015, en especial el artículo 2.2.30.3.5 el cual indica:

ARTÍCULO 2.2.30.3.5 Incorporación de cláusulas favorables al trabajador. En todo contrato de trabajo se consideran incorporadas, aunque no se expresen, las disposiciones legales pertinentes, las cláusulas de las convenciones colectivas o fallos arbitrales respectivos, y las normas del reglamento interno de la entidad, las cuales, por otra parte, sustituyen de derecho las estipulaciones del contrato individual, en cuanto fueren más favorables para el trabajador.

De conformidad con lo expuesto, los trabajadores oficiales tendrán derecho a viáticos, siempre y cuando se encuentren consagrados en el respectivo contrato de trabajo, las convenciones colectivas o en los fallos arbitrales y su liquidación y pago se efectuará conforme a los mencionados instrumentos. No obstante, si la convención colectiva guarda silencio o de manera expresa establece que los viáticos no serán tenidos en cuenta como factor para liquidar prestaciones sociales, así se deberá proceder, como consecuencia, las prestaciones sociales se deberán liquidar conforme a los factores que el ordenamiento jurídico de manera taxativa haya dispuesto para cada una de ellas.

Por otra parte, de manera general sobre el tema de los viáticos podemos hacer el siguiente análisis:

El Decreto 979 de 2021, por el cual se fijan las escalas de viáticos, establece lo siguiente:

ARTÍCULO 3. Autorización de viáticos. A partir del 1º de enero de 2021, el reconocimiento y pago de viáticos será ordenado en el acto administrativo que confiere la comisión de servicios, en el cual se expresa el término de duración de la misma, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 del Decreto Ley 1042 de 1978.

No podrá autorizarse el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes.

Los viáticos solo podrán computarse como factor salarial para la liquidación de cesantías y pensiones cuando se cumplan las condiciones señaladas en la letra i) del artículo 45 del Decreto-ley 1045 de 1978.

Queda prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente.

PARÁGRAFO 1. Los viáticos y gastos de viaje se les reconocen a los empleados públicos y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano, y cubren los gastos de alojamiento, alimentación y transporte cuando previo acto administrativo, deban desempeñar funciones en lugar diferente de su sede habitual de trabajo.

Por el concepto de viáticos se podrán cubrir los gastos de traslado de los empleados públicos y sus familias cuando estén autorizados para ello y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales. (Resalto propio)

(…)

De acuerdo con lo anterior, los viáticos solo podrán computarse como factor salarial para la liquidación de cesantías y pensiones cuando se cumplan las condiciones señaladas en la letra i) del artículo 45 del Decreto-ley 1045 de 1978. La disposición citada menciona lo siguiente:

ARTÍCULO 45. De los factores de salario para la liquidación de cesantía y pensiones. Para efectos del reconocimiento y pago del auxilio de cesantía y de las pensiones a que tuvieren derecho los empleados públicos y trabajadores oficiales, en la liquidación se tendrá en cuenta los siguientes factores de salario:

(…)

i) Los viáticos que reciban los funcionarios y trabajadores en comisión cuando se hayan percibido por un término no inferior a ciento ochenta días en el último año de servicio;

(…)

Conforme lo expuesto, los viáticos solo podrán computarse como factor de salario para la liquidación de cesantías y pensiones cuando los trabajadores en comisión hayan percibido por un término no inferior a ciento ochenta días de viáticos en el último año de servicio.

Así las cosas, se reitera que al tratarse de trabajadores oficiales, se deberá tenerse en cuenta lo pactado en el respectivo contrato de trabajo, por la convención colectiva de trabajo, los pactos arbitrales y el reglamento interno de trabajo y en caso que no exista regulación al respecto se podrá tener en cuenta lo expuesto anteriormente.

Finalmente, me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: César Pulido.

Aprobó. Harold Herreño.

12602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. Artículo sustituido por el artículo 1° de la Ley 1755 de 2015