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*20216000085331*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20216000085331

 

Fecha: 11/03/2021 12:31:37 p.m.

Bogotá D.C.

 

REF: EMPLEOS. Requisitos. Cumplimiento de requisitos por parte de un empleado público en caso de modificación del manual específico de funciones y de competencias laborales en una entidad del nivel territorial. RAD. 2021-206-013146-2 del 11 de marzo de 2021.

 

En atención a su comunicación de la referencia, mediante la cual consulta si es procedente efectuar el estudio de la hoja de vida de un empleado público en razón a que se han modificado los requisitos para el ejercicio del cargo contenidos en el manual específico de funciones y de competencias laborales de una entidad del nivel territorial, me permito manifestarle lo siguiente:

 

1.- Con el fin de dar respuesta a su escrito, se considera pertinente indicar que, de acuerdo con lo previsto en el Artículo 122 de la Constitución Política, no habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento.

 

En elación con el tema objeto de consulta, se tiene que, el Decreto Ley 785 de 2005 determina lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 2º. Noción de empleo. Se entiende por empleo el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado.

 

Las competencias laborales, funciones y requisitos específicos para su ejercicio serán fijados por las autoridades competentes para crearlos, con sujeción a lo previsto en el presente decreto-ley y a los que establezca el Gobierno Nacional, salvo para aquellos empleos cuyas funciones y requisitos estén señalados en la Constitución Política o en leyes especiales.” (Subrayas fuera de texto)

De acuerdo con lo previsto en la norma, los requisitos para el ejercicio de funciones en las entidades u organismos públicos del nivel territorial serán fijados por las autoridades competentes para crearlos, con sujeción a lo previsto en el Decreto-Ley 785 de 2005.

 

Es decir que, las entidades públicas del orden territorial al fijar los requisitos de estudio y experiencia de los empleos en el manual específico de funciones y competencias laborales, deberán hacerlo con sujeción a las disposiciones generales contenidas en el Decreto Ley 785 de 2005.

 

2.- Ahora bien, el manual específico de funciones y de requisitos es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el ejercicio de los mismos. Se constituye, entonces, en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo.

 

El manual específico de funciones y de competencias laborales, se orienta al logro de los siguientes propósitos:

 

- Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como: selección de personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo y evaluación del desempeño.

 

- Generar en los miembros de la organización el compromiso con el desempeño eficiente de los empleos, entregándoles la información básica sobre los mismos.

 

- Proporcionar información de soporte para la planeación e implementación de medidas de mejoramiento y modernización administrativas, estudio de cargas de trabajo.

 

- Facilitar el establecimiento de parámetros de eficiencia y criterios de autocontrol.

 

De acuerdo con lo expuesto, se precisa que los requisitos para el ejercicio de los empleos en las entidades y organismos públicos, deben estar contenidos en el manual especifico de funciones y competencias laborales que tenga adoptado la entidad, el cual deberá estar acorde a las disposiciones contenidas en el Decreto Ley 785 de 2005, para el caso de las entidades del nivel territorial.

 

3.- En relación con la modificación del manual específico de funciones y de competencias laborales de una entidad u organismos público del nivel territorial, el Decreto Ley 785 de 2005, establece:

 

“ARTÍCULO 32. Expedición. La adopción, adición, modificación o actualización del manual específico se efectuará mediante acto administrativo de la autoridad competente con sujeción a las disposiciones del presente decreto.

 

El establecimiento de las plantas de personal y las modificaciones a estas requerirán, en todo caso, de la presentación del respectivo proyecto de manual específico de funciones y de requisitos.

 

Corresponde a la unidad de personal de cada organismo o a la que haga sus veces, adelantar los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual de funciones y de requisitos y velar por el cumplimiento de lo dispuesto en el presente decreto.

 

PARÁGRAFO. Toda certificación solicitada por particulares, servidores públicos y autoridades competentes, en relación con los manuales específicos de funciones y de requisitos, será expedida por la entidad u organismo responsable de su adopción.” (Subraya fuera de texto)

 

De acuerdo con lo señalado, corresponde a las unidades de personal de las entidades públicas, adelantar los estudios (relacionados con las necesidades del servicio) que concluyan con la adopción, modificación o adición de los manuales de funciones y requisitos, se precisa que el acto administrativo mediante el cual se adopta, adiciona, modifica o actualiza el manual especifico de funciones y de competencias laborales de la entidad u organismo público, deberá ser firmado por el director de la entidad.

 

Ahora bien, con respecto a la modificación del manual especifico de funciones y de competencias laborales, la entidad pública deberá argumentar y la justificar la modificación o ajuste del manual, corresponderá señalar en términos generales a los siguientes aspectos, cuando a ello hubiere lugar:

 

- El propósito principal del empleo. (¿Por qué existe el empleo?)

 

- Las funciones esenciales del empleo.

 

- Nivel de complejidad y responsabilidad del empleo.

 

- Nivel de escolaridad en años de estudios aprobados, títulos y tarjeta profesional, si el ejercicio del cargo lo requiere y la ley que reglamenta su ejercicio si lo exigiere.

 

- Experiencia a acreditar.

 

- Otros factores que influyen para determinar el cargo, como son: habilidades, aptitudes, nivel de esfuerzo y condiciones de trabajo.¹

 

Lo anterior significa que esta es una técnica para el proceso de recolección, ordenamiento y valoración detallada para modificar y actualizar un puesto de trabajo determinado, las funciones esenciales, los requerimientos que se exigen, las condiciones físicas y las habilidades que debe poseer quien lo desempeñe.

 

En ese sentido, se colige que es competencia del jefe del organismo el adoptar, adicionar, modificar o actualizar el manual específico de funciones y competencias laborales que tenga adoptado la entidad.

 

De otra parte, se precisa que en el acto administrativo que dé cuenta de la modificación del manual, se deberá dejar constancia del análisis y la justificación técnica o jurídica pertinente del porqué se requiere realizar ésta; así como los parámetros técnicos anteriormente señalados y la argumentación jurídica correspondiente, si es el caso.

 

Ahora bien, en atención puntual de su interrogante, se precisa que, en el caso de modificación del manual, el servidor público que venía desempeñando el cargo y que acreditó los requisitos mínimos exigidos para su desempeño al momento de su vinculación, se considera que la administración no puede exigirle requisitos adicionales a los ya acreditados al momento de su posesión. Caso contrario sucede cuando se deba proveer el empleo en vigencia del nuevo manual, en cuyo caso quienes aspiren a dicho empleo deben acreditar los requisitos exigidos en el mismo.

 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público, las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos; así como la normatividad que ha emitido el Gobierno Nacional a propósito de la emergencia ocasionada por el covid – 19, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo y https://coronaviruscolombia.gov.co/Covid19/index.html podrá encontrar conceptos y normativa relacionados con el tema.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó. Harold Herreño

 

Revisó: José Fernando Ceballos

 

Aprobó: Armando López Cortes

 

GCJ-601 - 11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1. Página 121- Guía de Modernización de Entidades Públicas- DAFP-