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*20216000081611*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20216000081611

 

Fecha: 09/03/2021 08:07:03 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

Referencia: MANUAL DE FUNCIONES. Requisitos para el cargo. Radicado: 20219000051712 del 01 de febrero de 2021.

 

En atención a la comunicación de la referencia, en la cual consulta sobre la procedencia de que a un empleado público que se posesione en el año 1991, le exijan para su historia laboral la presentación del registro civil, me permito indicarle lo siguiente:

 

En primer lugar, es importante aclarar que, de conformidad con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo no se encuentra facultado para declarar derechos individuales ni dirimir controversias cuya decisión está atribuida a cada entidad pública. De igual manera carece de competencia para intervenir en situaciones internas de las entidades, actuar como ente de control o vigilancia, ni señalar los procedimientos a seguir sobre situaciones que se presenten internamente dentro de las entidades, por lo anterior de manera general, la Constitución Política, dispone:

 

“ARTICULO 122. No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente.

 

Ningún servidor público entrará a ejercer su cargo sin prestar juramento de cumplir y defender la Constitución y desempeñar los deberes que le incumben.”

 

De acuerdo con lo anterior, no habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente.

 

Así mismo sostiene la Carta Política, que ningún servidor público entrará a ejercer su cargo sin prestar juramento de cumplir y defender la Constitución y desempeñar los deberes que le incumben.

 

Por su parte, la Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Único Disciplinario, dispone:

 

“ARTÍCULO 34. DEBERES. Son deberes de todo servidor público:

 

“(…)”

 

9. Acreditar los requisitos exigidos por la ley para la posesión y el desempeño del cargo.

 

“(…)” (Subrayado fuera del texto)

 

En este sentido, el Decreto 1083 de 2015¹, dispone lo siguiente sobre los documentos que deberán presentarse para el nombramiento, a saber:

 

“ARTÍCULO 2.2.5.4.2 Documentos para el nombramiento. Para el nombramiento deberán presentarse los siguientes documentos:

 

a) Cédula de ciudadanía para los mayores de edad, y tarjeta de identidad o cédula de extranjería para los demás.

 

b) Los que acreditan las calidades para el desempeño del cargo.

 

c) Certificado de antecedentes judiciales, fiscales y disciplinarios.

 

d) Documento que acredite tener definida la situación militar, en los casos en que haya lugar.

 

e) Certificado médico de aptitud física y mental expedido por la Caja Nacional de Previsión, o por el organismo asistencial a cuyo cargo esté la seguridad social de los empleados de la entidad.

 

f) Documento que acredite la constitución de fianza cuando sea el caso, debidamente aprobada, y

 

g) Estampillas de timbre nacional conforme a la ley.

 

En los casos de traslados, ascensos, encargos o incorporación a una nueva planta de personal, deberá presentarse el documento de identidad, el que acredite la constitución de fianza cuando sea del caso y pagar el impuesto de timbre por la diferencia del sueldo cuando hubiere lugar.”

 

De acuerdo con el anterior precepto normativo expuesto, dentro de los documentos que deberán presentarse para el nombramiento en un empleo público, está la cédula de ciudadanía, certificado de antecedentes judiciales, fiscales y disciplinarios, certificado médico de aptitud física y mental expedido por la autoridad competente, entre otros.

 

Así mismo, cuando se trate de traslados, ascensos, encargos o incorporación a una nueva planta de personal, deberá presentarse el documento de identidad, el que acredite la constitución de fianza cuando sea del caso y pagar el impuesto de timbre por la diferencia del sueldo cuando hubiere lugar.

 

Ahora bien, frente a trámite de la posesión, el mismo estatuto, dispone:

 

“ARTÍCULO 2.2.5.7.4 Trámite de la posesión. De conformidad con lo señalado en el Artículo 141 del Decreto Ley 2150 de 1995, para efectos de la posesión en un cargo público, bastará la presentación de la cédula de ciudadanía. Una vez verificada la posesión, la entidad pública procederá, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, a solicitar los antecedentes disciplinarios y judiciales.

 

En caso de verificarse que quien tomó posesión de un cargo público está incurso en antecedentes de cualquier naturaleza, se procederá a revocar el nombramiento.”

 

Para efectos de la posesión en un cargo público, bastará la presentación de la cédula de ciudadanía. Una vez verificada la posesión, la entidad pública procederá, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, a solicitar los antecedentes disciplinarios y judiciales. En caso de verificarse que quien tomó posesión de un cargo público está incurso en antecedentes de cualquier naturaleza, se procederá a revocar el nombramiento

 

Ahora bien, frente a la responsabilidad a cargo de los Jefes de Personal o a quien haga sus veces, el Artículo 2.2.2.7.5 ibidem, dispone:

 

“Ajuste del manual específico de funciones y de competencias laborales. Los organismos y entidades ajustarán sus manuales específicos de funciones y de competencias laborales, hasta el 17 de marzo de 2015. Los manuales específicos vigentes, continuarán rigiendo hasta que se ajusten total o parcialmente.

 

Los Jefes de Personal o quienes hagan sus veces de los organismos y entidades a quienes se les aplica este decreto, deberán verificar el cumplimiento de los requisitos y calidades requeridos para la posesión de los cargos. El incumplimiento de esta obligación constituye causal de mala conducta, según las normas legales vigentes sobre la materia.” (Subrayado fuera del texto)

 

En consecuencia, los Jefes de Personal o quienes hagan sus veces de los organismos y entidades, deberán verificar el cumplimiento de los requisitos y calidades requeridos para la posesión de los cargos. El incumplimiento de esta obligación constituye causal de mala conducta, según las normas legales vigentes sobre la materia.

 

Por lo tanto, los documentos para el nombramiento de un empleo público de la Rama Ejecutiva del Poder Público serán los establecidos en el Artículo 2.2.5.4.2 del Decreto 1083 de 2015, siendo los Jefes de Personal o quienes hagan sus veces de los organismos y entidades, quienes están en la obligación de verificar el cumplimiento de los requisitos y calidades requeridos para la posesión de los diferentes cargos, sin que se exija para tal fin aportar dentro de los documentos el registro civil de la persona.

 

Sin embargo, es preciso abordar concepto 4273229 de 2013 emitido por la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, en la cual concluyó lo siguiente con respecto a la procedencia de que se suprima el registro civil de nacimiento y/o partida de bautismo del listado de documentos necesarios para el trámite del reconocimiento y pago de prestaciones económicas y solo exigir para tal efecto la cédula de ciudadanía, a saber:

 

“La Ley 92 de 26 de mayo de 1938, por medio de la cual se dictaron algunas disposiciones sobre registro civil y cementerios, determinó en su Artículo 18 que el único documento válido para probar el estado civil respecto de los nacimientos, matrimonios, defunciones, reconocimientos y adopciones que se verifiquen con posterioridad a ella, es la copia auténtica de la partida del registro del estado civil, expedida por el funcionario competente para tal fin ⁽¹⁾.

 

Ahora bien, la anterior normatividad fue derogada expresamente por el Decreto 1260 de 1970, por la cual se expidió el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas, señalando en el inciso 1o del Artículo 105 que las partidas eclesiásticas son idóneas para acreditar las situaciones del estado civil de las personas cuando los hechos ocurrieron antes de la vigencia de la Ley 92 de 1933, las posteriores, deben probarse con la copia del folio del registro civil ⁽²⁾.

 

(…)

 

c) Sistema General de Pensiones

 

La Ley 100 de 1993, incluida la normatividad que la ha reglamentado y/o modificado estableció que, para el reconocimiento de algunas prestaciones económicas, se hace necesario acreditar el cumplimiento de una edad determinada, como sucede v. gr. con las pensiones de vejez o anticipada de vejez por invalidez (Artículo 33), y en tal virtud, se consideró pertinente exigir el registro civil de nacimiento con el fin de determinar la fecha y lugar de nacimiento del peticionario en cuestión.

 

Como fundamento de lo anterior, puede citarse lo preceptuado en el parágrafo del Artículo 21 de la Ley 962 de 08 de julio de 2005, a través de la cual se dictaron disposiciones para la racionalización de trámites, en donde se le confirió la posibilidad a las entidades públicas y privadas para solicitar el registro civil correspondiente con fecha de expedición actualizada no inferior a 3 meses ⁽⁶⁾.”

 

En ese sentido, el Artículo 21 de la Ley 962 de 2005², dispuso lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 21. COPIAS DE LOS REGISTROS DEL ESTADO CIVIL. Las copias de los registros del estado civil que expida la Registraduría Nacional del Estado Civil o las Notarías mediante medio magnético y óptico, tendrán pleno valor probatorio. El valor de las mismas será asumido por el ciudadano teniendo en cuenta la tarifa que fije anualmente el Registrador Nacional del Estado Civil la cual se fijará de acuerdo a las normas constitucionales y legales y en ningún caso el precio fijado podrá exceder el costo de la reproducción.

 

PARÁGRAFO. Las copias del registro civil de nacimiento tendrán plena validez para todos los efectos, sin importar la fecha de su expedición. En consecuencia, ninguna entidad pública o privada podrá exigir este documento con fecha de expedición determinada, excepto para el trámite de pensión, afiliación a la seguridad social de salud, riesgos profesionales y pensiones y para la celebración del matrimonio, eventos estos en los cuales se podrá solicitar el registro civil correspondiente con fecha de expedición actualizada, en ningún caso, inferior a tres (3) meses.”

 

Así las cosas, de conformidad con el concepto proferido por Colpensiones y precepto normativo expuestos, para el reconocimiento y pago de algunas prestaciones económicas, como es la pensión de jubilación, se hace necesario acreditar el cumplimiento de una edad determinada, para lo cual es pertinente exigir el registro civil de nacimiento con el fin de determinar la fecha y lugar de nacimiento del respectivo beneficiario.

 

En ese sentido, las entidades y públicas o privadas podrán exigir copia del registro del estado civil para el trámite de pensión, afiliación a la seguridad social de salud, riesgos profesionales y pensionales con fecha de expedición actualizada no menor a tres meses, expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil o las Notarías, el cual tendrá pleno valor probatorio.

 

Para más información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó: Valeria B.

 

Revisó: José Fernando Ceballos Arroyave.

 

Aprobó: Armando López Cortes.

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.

 

2 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.”