Publicado por: Diana Marcela Pinzón Chaves 
Fecha: 04 de Julio 2017 
Equipo: Tecnología
El acelerado desarrollo y expansión de las TIC, la demanda de búsquedas de
datos de forma rápida, precisa y oportuna en grandes volúmenes de información
y el impacto del uso del papel, entre otras causas, ha generado la necesidad de
incorporar herramientas tecnológicas en la gestión, uso y almacenamiento de
información y documentación en las entidades u organizaciones.
Sin embargo, más allá de las implicaciones técnicas, se debe tener en cuenta
que, sumado al enfoque tecnológico, las herramientas implementadas deben
estar acorde con las exigencias de la normatividad vigente, las políticas
institucionales, alineadas con los sistemas de gestión y deben obedecer a una
adecuada planificación, coordinación y control de la información con el fin de
garantizar su integridad, autenticidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.
Por tal motivo, los retos asociados a la gestión documental en un ambiente digital
son cada vez mayores. Algunos de estos están asociados a la preservación de los
documentos, la seguridad, el almacenamiento y su disponibilidad, exigiendo por tanto
la adopción de estándares internacionales y nacionales, instrumentos archivísticos y
buenas prácticas de gestión documental que permitan entender finalmente que un
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA se orienta a
conformar y custodiar un archivo electrónico institucional en sus diferentes fases y por
ende, a constituir el patrimonio documental digital de una entidad, región o nación.
Este documento pretende proporcionar un enfoque general acerca de la
implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
SGDEA, como un proyecto con varias etapas en donde se sugieren lineamientos
que podrán tomarse como referencia para su implementación y seguimiento.
El documento está dirigido a la Administración Pública en sus diferentes
niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; a las entidades territoriales
indígenas y demás entidades territoriales que se creen por Ley; a las divisiones
administrativas; a las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a
las entidades del Estado en las distintas ramas del poder y demás organismos
regulados por la Ley 594 de 2000.
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Diana Marcela Pinzón Chaves
Líder de Iniciativa Dirección de Estándares
Entidad: MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
Equipo: Tecnología
