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Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA

Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA

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El acelerado desarrollo y expansión de las TIC, la demanda de búsquedas de

datos de forma rápida, precisa y oportuna en grandes volúmenes de información

y el impacto del uso del papel, entre otras causas, ha generado la necesidad de

incorporar herramientas tecnológicas en la gestión, uso y almacenamiento de

información y documentación en las entidades u organizaciones.

Sin embargo, más allá de las implicaciones técnicas, se debe tener en cuenta

que, sumado al enfoque tecnológico, las herramientas implementadas deben

estar acorde con las exigencias de la normatividad vigente, las políticas

institucionales, alineadas con los sistemas de gestión y deben obedecer a una

adecuada planificación, coordinación y control de la información con el fin de

garantizar su integridad, autenticidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.

Por tal motivo, los retos asociados a la gestión documental en un ambiente digital

son cada vez mayores. Algunos de estos están asociados a la preservación de los

documentos, la seguridad, el almacenamiento y su disponibilidad, exigiendo por tanto

la adopción de estándares internacionales y nacionales, instrumentos archivísticos y

buenas prácticas de gestión documental que permitan entender finalmente que un

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA se orienta a

conformar y custodiar un archivo electrónico institucional en sus diferentes fases y por

ende, a constituir el patrimonio documental digital de una entidad, región o nación.

Este documento pretende proporcionar un enfoque general acerca de la

implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

SGDEA, como un proyecto con varias etapas en donde se sugieren lineamientos

que podrán tomarse como referencia para su implementación y seguimiento.

El documento está dirigido a la Administración Pública en sus diferentes

niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; a las entidades territoriales

indígenas y demás entidades territoriales que se creen por Ley; a las divisiones

administrativas; a las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a

las entidades del Estado en las distintas ramas del poder y demás organismos

regulados por la Ley 594 de 2000.


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Diana Marcela Pinzón Chaves

Líder de Iniciativa Dirección de Estándares

Entidad: MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

Equipo: Tecnología

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