*20236000232111*

 

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Radicado No.: 20236000232111

 

Fecha: 12/06/2023 01:47:30 p.m.

 

Bogotá

 

Referencia: PRESTACIONES SOCIALES. LIQUIDACIÓN ¿Cuáles son las prestaciones sociales? Radicación No. 20239000285952 del 15 de mayo de 2023.

 

Acuso recibo de la comunicación de la referencia, mediante la cual presenta diferentes interrogantes relacionados con cuáles son las prestaciones sociales a que tiene derecho los empleados públicos de las entidades de orden nacional, me permito manifestarle que serán resultas en el orden en que fueron presentadas así:

 

1. ¿Cuáles son las prestaciones son las prestaciones sociales a que tiene derecho los empleados públicos de las entidades de orden nacional?

 

Sea lo primero señalar que la liquidación de las prestaciones sociales, se efectúa teniendo en cuenta los días efectivamente laborados y el último salario devengado.

 

Frente al reconocimiento de prestaciones sociales, el Decreto Ley 1045 de 1978¹, señala lo siguiente:

 

1. Vacaciones,

 

2. prima de vacaciones,

 

3. Auxilio de recreación,

 

4. prima de navidad

 

5. Subsidio familiar

 

6. Auxilio de cesantías

 

7. intereses a las cesantías (en el régimen con liquidación anual)

 

8. calzado y vestido de labor

 

9. Pensión de jubilación

 

10. Indemnización sustitutiva de Pensión de jubilación

 

11. Pensión de sobrevivientes

 

12. Auxilio de enfermedad

 

13. Indemnización por accidente de trabajo o enfermedad profesional

 

14. Auxilio funerario

 

15. Asistencia médica, farmacéutica, quirúrgica y hospitalaria, servicio odontológico.

 

16. Pensión de invalidez

 

17. Indemnización sustitutiva de Pensión de invalidez

 

18. Auxilio de maternidad.

 

De acuerdo con lo anterior, el reconocimiento de las prestaciones sociales de los empleados públicos del orden nacional se realiza con base en el Decreto Ley 1045 de 1978.

 

Con fundamento en lo expuesto, y en criterio de esta Dirección Jurídica, la liquidación de las prestaciones sociales y elementos salariales se realizará conforme a los factores salariales que se han dejado indicados siempre y cuando el servidor efectivamente los hubiere causado.

 

Ahora bien, el desarrollo de las liquidaciones para cada elemento salarial y/o prestacional bajo un criterio general, es la siguiente:

 

1). PRIMA DE NAVIDAD

 

El Decreto 1045 de 1978 señalaba sobre la liquidación de la prima de navidad:

 

“ARTÍCULO 32.- De la prima de Navidad. Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho al reconocimiento y pago de una prima de Navidad.

 

Respecto de quienes por disposición legal o convencional no tengan establecido otra cosa, esta prima será equivalente a un mes del salario que corresponda al cargo desempeñado en treinta de noviembre de cada año. La prima se pagará en la primera quincena del mes de diciembre.

 

Cuando el empleado público o trabajador oficial no hubiere servido durante todo el año civil, tendrá derecho a la mencionada prima de navidad en proporción al tiempo laborado, a razón de una doceava parte por cada mes completo de servicios, que se liquidará y pagará con base en el último salario devengado, o en el último promedio mensual, si fuere variable.”

 

(Subrayado fuera del texto) 

 

“ARTÍCULO 33.- De los factores de salario para liquidar la prima de navidad. Para el reconocimiento y pago de la prima de navidad se tendrán en cuenta los siguientes factores de salario:

 

a). La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo;

 

b). Los incrementos de remuneración a que se refieren los artículos 49 y 97 del Decreto-Ley 1042 de 1978;

 

c). Los gastos de representación;

 

d). La prima técnica;

 

e). Los auxilios de alimentación y transporte;

 

f). La prima de servicios y la de vacaciones;

 

g). La bonificación por servicios prestados.”

 

Por su parte, el Decreto 905 de 2023² modificó lo establecido en la norma citada, en los siguientes términos:

 

ARTÍCULO 17. Prima de navidad. Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho al reconocimiento y pago de una prima de Navidad.

 

Respecto de quienes por disposición legal o convencional no tengan establecido otra cosa, esta prima será equivalente a un mes del salario que corresponda al cargo desempeñado al treinta de noviembre de cada año. La prima se pagará en la primera quincena del mes de diciembre.

 

Cuando el empleado público o trabajador oficial no hubiere servido durante todo el año civil, tendrá derecho a la mencionada prima de navidad en proporción al tiempo laborado, que se liquidará y pagará con base en el último salario devengado, o en el último promedio mensual, si fuere variable.

 

Ahora bien, frente a la aplicación de esta disposición a las entidades del nivel territorial, corresponde recordar que el Decreto 1919 de 2002³ hizo extensivo el régimen de prestaciones sociales de los empleados públicos del nivel nacional a los empleados del nivel territorial, entre las cuales se encuentra, la prima de navidad.

 

En consecuencia, lo dispuesto en el artículo 17 del Decreto 905 de 2023 sobre la Prima de navidad, es aplicable en los mismos términos, tanto para los empleados del nivel nacional, como para los del nivel territorial.

 

2). VACACIONES y PRIMA DE VACACIONES:

 

El Decreto 1045 de 1978, indica:

 

“ARTÍCULO 8.- De las vacaciones. Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en normas o estipulaciones especiales.” (Subrayado fuera del texto)

 

“ARTÍCULO 17.- De los factores salariales para la liquidación de vacaciones y prima de vacaciones. Para efectos de liquidar tanto el descanso remunerado por concepto de vacaciones como la prima de vacaciones de que trata este decreto, se tendrán en cuenta los siguientes factores de salario, siempre que correspondan al empleado en la fecha en la cual inicie el disfrute de aquellas:

 

a). La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo;

 

b). Los incrementos de remuneración a que se refieren los artículos 49 y 97 del Decreto-Ley 1042 de 1978;

 

c). Los gastos de representación;

 

d). La prima técnica;

 

e). Los auxilios de alimentación y transporte;

 

f). La prima de servicios;

 

g). La bonificación por servicios prestado.”

 

(....)

 

“ARTÍCULO 25.- De la cuantía de la prima de vacaciones. La prima de vacaciones será equivalente a quince días de salario por cada año de servicio.” (Subrayado fuera del texto).

 

“ARTÍCULO 30.- Del pago de la prima en caso de retiro. Cuando sin haber disfrutado de sus vacaciones un empleado se retirare del organismo al cual estaba vinculado por motivos distintos de destitución o abandono del cargo, tendrá derecho al pago de la correspondiente prima vacacional.”(Subrayado fuera del texto)

 

Respecto al pago proporcional de las Vacaciones es pertinente tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 1 de la Ley 995 de 2005⁴:

 

“ARTÍCULO 1. DEL RECONOCIMIENTO DE VACACIONES EN CASO DE RETIRO DEL SERVICIO O TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO. Los empleados públicos, trabajadores oficiales y trabajadores del sector privado que cesen en sus funciones o hayan terminado sus contratos de trabajo, sin que hubieren causado las vacaciones por año cumplido, tendrán derecho a que estas se les reconozcan y compensen en dinero proporcionalmente por el tiempo efectivamente trabajado.” (Negrilla y subrayado fuera del texto)

 

Ahora bien, sobre la INDEMNIZACIÓN DE VACACIONES, el artículo 20 de la Ley 1045 de 1978, establece:

 

ARTÍCULO 20. DE LA COMPENSACION DE VACACIONES EN DINERO. Las vacaciones solo podrán ser compensadas en dinero en los siguientes casos:

 

a. Cuando el jefe del respectivo organismo así lo estime necesario para evitar perjuicios en el servicio público, evento en el cual sólo puede autorizar la compensación en dinero de las vacaciones correspondientes a un año;

 

b. Cuando el empleado público o trabajador oficial quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones causadas hasta entonces.

 

Las vacaciones sólo podrán ser compensadas en dinero cuando el jefe del respectivo organismo así lo estime necesario para atender la buena prestación del servicio en cuyo caso sólo puede autorizar la compensación en dinero de las vacaciones correspondientes a un año.

 

También, podrán ser compensadas cuando el empleado público o trabajador oficial quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones causadas hasta entonces, también podrán compensarse las vacaciones causadas y no disfrutadas.

 

3). BONIFICACIÓN ESPECIAL DE RECREACIÓN:

 

El Decreto 905 de 2023, «por el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos que sean desempeñados por empleados públicos de la Rama Ejecutiva, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, Empresas Sociales del Estado, del orden nacional, y se dictan otras disposiciones», establece:

 

ARTÍCULO 16. Bonificación especial de recreación. Los empleados públicos a que se refiere el presente Decreto tendrán derecho a una bonificación especial de recreación, por cada período de vacaciones, en cuantía equivalente a dos (2) días de la asignación básica mensual que les corresponda en el momento de iniciar el disfrute del respectivo período vacacional. Igualmente, habrá lugar a esta bonificación cuando las vacaciones se compensen en dinero.

 

Esta bonificación no constituirá factor de salario para ningún efecto legal y se pagará por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha de inicio en el evento que se disfrute del descanso remunerado. (Subraya fuera del texto)

 

En este orden de ideas, la bonificación especial de recreación corresponde a una cuantía de dos (2) días de la asignación básica mensual, la cual le será reconocida y pagada al empleado en el momento de iniciar el disfrute del respectivo período vacacional.

 

4). CESANTÍAS E INTERESES DE CESANTÍAS.

 

Sobre el régimen de cesantías anualizadas de forma general aplicable a los empleados del orden nacional, fue creado para los trabajadores del sector privado con la Ley 50 de 1990⁵, pero con la entrada en vigencia de la Ley 344 de 1996⁶, se extendió a los públicos del orden territorial y consiste en que el empleador el 31 de diciembre de cada año debe liquidar las cesantías por anualidad o fracción, consignando el valor correspondiente al fondo de cesantías al que se encuentre afiliado el empleado, lo cual cobija a las personas vinculadas a partir del 31 de diciembre de 1996, en el orden territorial, como ya se dijo.

 

En cuanto a su liquidación, el artículo 99 de la Ley 50 de 1990 dispone:

 

«El nuevo régimen especial de auxilio de cesantía, tendrá las siguientes características:

 

1. El 31 de diciembre de cada año se hará la liquidación definitiva de cesantía, por la anualidad o por la fracción correspondiente, sin perjuicio de la que deba efectuarse en fecha diferente por la terminación del contrato de trabajo.

 

2. El empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantía, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente.

 

3. El valor liquidado por concepto de cesantía se consignará antes del 15 de febrero del año siguiente, en cuenta individual a nombre del trabajador en el fondo de cesantía que él mismo elija. El empleador que incumpla el plazo señalado deberá pagar un día de salario por cada día de retardo.

 

4. Sí al término de la relación laboral existieren saldos de cesantía a favor del trabajador que no hayan sido entregados al Fondo, el empleador se los pagará directamente con los intereses legales.

 

5. [...].

 

Todos los aspectos que no se modifiquen específicamente por esta Ley, continuarán regulados por las normas vigentes del régimen tradicional relativas al auxilio de cesantía. (Se subraya)

 

Los empleados con régimen de liquidación anualizado de cesantías afiliados a fondos privados de cesantías, tienen derecho al pago de intereses sobre las cesantías a cargo del empleador en virtud de la Ley 50 de 1990 por remisión de la Ley 344 de 1996 y su decreto reglamentario 1582 de 1998. De esta manera, los funcionarios vinculados a fondos privados de cesantías, tendrán derecho a que cada 31 de diciembre, el empleador liquide y consigne el auxilio de cesantías, de la anualidad correspondiente, al Fondo Privado al que se afilien y además, les reconozca y pague intereses sobre las cesantías, a partir de la anualidad correspondiente al año de 1998.

 

Respecto de las cesantías consignadas en fondos privados, tenemos que el Decreto 1160 de 1947⁷ dispone:

 

«ARTÍCULO 6. De conformidad con lo dispuesto por el Decreto número 2567, de 31 de agosto de 1946, para liquidar el auxilio de cesantía a que tengan derecho los asalariados nacionales, departamentales, intendenciales, comisariales, municipales y particulares, se tomará como base el último sueldo o jornal devengado, a menos que el sueldo o jornal haya tenido modificaciones en los tres (3) últimos meses, en cuyo caso la liquidación se hará por el promedio de lo devengado en los últimos doce (12) meses o en todo el tiempo de servicio, si este fuere menor de doce (12) meses. [...]

 

Conforme a la disposición anterior, la liquidación de cesantías anualizada se efectúa teniendo en cuenta el último sueldo o jornal devengado, a menos que el mismo haya tenido modificaciones en los últimos tres meses, caso en el cual se hará teniendo en cuenta el percibido en los tres últimos meses.

 

Los factores de liquidación del auxilio de cesantías de los empleados de la rama ejecutiva nacional se encuentran regulados en el artículo 45 de 1978.

 

El precitado artículo 45 establece:

 

“DE LOS FACTORES DE SALARIO PARA LA LIQUIDACION DE CESANTIA Y PENSIONES

 

Para efectos del reconocimiento y pago del auxilio de cesantía y de las pensiones a que tuvieren derecho los empleados públicos y trabajadores oficiales, en la liquidación se tendrán en cuenta los siguientes factores de salario:

 

a. La asignación básica mensual,

 

b. Los gastos de representación y la prima técnica,

 

c. Los dominicales y feriados,

 

d. Las horas extras,

 

e. Los auxilios de alimentación y transporte,

 

f. La prima de navidad,

 

g. La bonificación por servicios prestados,

 

h. La prima de servicios,

 

i. Los viáticos que reciban los funcionarios y trabajadores en comisión cuando se hayan percibido por un término no inferior a ciento ochenta días en el último año de servicio,

 

j. Los incrementos salariales por antigüedad adquiridos por disposiciones legales anteriores al Decreto Ley 710 de 1978,

 

k. La prima de vacaciones,

 

l. El valor del trabajo suplementario y del realizado en jornada nocturna o en días de descanso obligatorio,

 

ll. Las primas y bonificaciones que hubieren sido debidamente otorgadas con anterioridad a la declaratoria de inexequibilidad del artículo 38 del Decreto 3130 de 1968”.

 

Los beneficios que no se encuentra expresamente señalados en el artículo 45 de decreto 1045 de 1978 como factor para liquidar las cesantías, no pueden tenerse en cuenta como factor de liquidación para tal efecto.

 

En cuanto a la forma de liquidar los factores de salario base de liquidación de las cesantías, se debe tener en cuenta: de los que se reconocen mensualmente, como es el caso de la asignación básica, se toma en cuenta el valor de lo percibido en la última mensualidad; de los que se reconocen una vez al año, como el caso de las primas de navidad y de vacaciones, se toma en cuenta una doceava de las pagadas en el último año de servicio; y de las horas extras y viáticos se promedia el valor percibido en el último año de servicio.

 

Ahora bien, respecto de los factores para la liquidación de las cesantías, tenemos que se incluirán en la medida que el empleado los perciba durante su vinculación laboral; es decir, si las vacaciones fueron causadas pero no reconocidas durante el periodo a liquidar, no podrán ser tenidas en cuenta al momento de realizar la liquidación respectiva; de igual manera si el siguiente año disfruta de dos periodos se tendrá en cuenta el valor total por los dos periodos.

 

Respecto de la bonificación por servicios prestados, la prima de servicios y la prima de navidad, tenemos que al darse su reconocimiento automático al cumplirse un año de servicio, en el mes de julio y en el mes de diciembre, respectivamente; se deberán incluir en la liquidación anual de las cesantías.

 

En este orden de ideas, el empleado, tendrá derecho al auxilio de cesantías desde la fecha de su posesión y hasta la terminación de la respectiva vinculación y a un porcentaje de intereses a las cesantías del 12% anual o fracción si la vinculación fue menor a 12 meses.

 

Por lo tanto, el valor liquidado por concepto de cesantías se consignará antes del 15 de febrero del año siguiente, en cuenta individual a nombre del trabajador en el fondo de cesantía que él mismo elija. El empleador que incumpla el plazo señalado deberá pagar un día de salario por cada día de retardo.

 

En cuanto a los intereses, estos deben corresponder al 12% del monto liquidado a 31 de diciembre y, por lo tanto, no es procedente que la liquidación y pago de interese se dé antes de la fecha señalada en el artículo 99 de la Ley 50.

 

2. ¿Las horas extras son factor en la liquidación de las prestaciones sociales?

 

Téngase en cuenta la respuesta anterior en donde se evidencia los factoes(SIC) salariales de cada prestación.

 

3. ¿Cuál es la forma de liquidar las prestaciones sociales?

 

Por último y de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016⁸, le compete formular las políticas generales de Administración Pública, en especial en materias relacionadas con empleo público, la gestión del talento humano, la gerencia pública, el desempeño de las funciones públicas por los particulares, la organización administrativa del Estado, la planeación y la gestión, el control interno, la participación ciudadana, la transparencia en la gestión pública y el servicio al ciudadano, razón por la cual no es de nuestra competencia intervenir en situaciones internas de las entidades, actuar como ente de control, investigación, ni señalar los procedimientos a seguir en caso de que se presenten anomalías.

 

Por consiguiente, la Función Pública no tiene dentro de sus funciones la de elaborar, revisar, o determinar cuál es la fórmula de liquidación de las prestaciones sociales, ni de los factores salariales de los servidores públicos, por lo tanto, dichas operaciones deberán ser realizadas al interior de cada entidad, según las competencias establecidas para tal fin.

 

4. ¿Cuál es el soporte normativo de los compensatorios?

 

El Decreto Ley 1042 de 1978 en el artículo 33, dispone que la jornada de 44 horas semanales que deben cumplir los empleados públicos podrá ser distribuida por el jefe del organismo, de acuerdo con las necesidades del servicio, para ser cumplida de lunes a sábado, pudiendo compensar la jornada de este último día con tiempo diario adicional en los restantes, es decir, el domingo es de descanso, al igual que el sábado cuando el tiempo de labor de este día es incrementado a los demás.

 

Al respecto, los artículos 36 y 37 del Decreto Ley 1042 de 1978 sobre las condiciones para reconocer y pagar horas extras diurnas y nocturnas, señala:

 

a. Deben existir razones especiales del servicio.

 

b. El trabajo suplementario deberá ser autorizado previamente, mediante comunicación escrita en la cual se especifiquen las actividades que hayan de desarrollarse.

 

c. El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario se hará por resolución motivada y se liquidará con los recargos respectivos.

 

d. Sólo se pueden autorizar el reconocimiento y pago de horas extras, siempre y cuando el empleado pertenezca al nivel técnico hasta el grado 09 o al nivel asistencial hasta el grado 19. (Decretos salariales dictados anualmente, y en ningún caso podrán pagarse más de 50 horas extras mensuales. O de máximo 100 horas para el caso de los conductores mecánicos.

 

e. En todo caso, la autorización para laborar en horas extras sólo podrá otorgarse cuando exista disponibilidad presupuestal.

 

f. Para cancelar las horas extras a que haya lugar, pagándolas en dinero, se reconocerá hasta 50 horas extras mensuales, y las que superen este máximo se les reconocerá en tiempo compensatorio, a razón de un día compensatorio por cada 8 horas extras laboradas, en aras de garantizar el derecho al descanso.

 

Para más información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyecto: Sandra Barriga Moreno

 

Revisó: Maia Borja

 

Aprobó: Dr. Armando López Cortes

 

11.602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1. “por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional”,

 

2. “por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional”,

 

3. Por el cual se fija el régimen de prestaciones sociales para los empleados públicos y se regula el régimen mínimo prestacional de los trabajadores oficiales de nivel territorial

 

4. Por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles

 

5. “Por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones.”

 

6. Por la cual se dictan normas tendientes a la racionalización del gasto público, se conceden unas facultades extraordinarias y se expiden otras disposiciones.

 

7. Sobre auxilio de cesantía

 

8. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública