*20245000353951*

 

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Radicado No.: 20245000353951

 

Fecha: 31/05/2024 07:58:54 a.m.

 

Bogotá D.C.

 

Referencia: Aprobación políticas contables en comité técnico de sostenibilidad contable, articulación Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Radicado No. 20242060405062 del 15/05/2024

 

En atención a su comunicación de la referencia, a continuación, nos permitimos dar respuesta en los siguientes términos:

 

CONSULTA:

 

(...) En el Ministerio de Minas y Energía existe y opera el Comité de Sostenibilidad Contable, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y el Comité de Coordinación de Control Interno. ¿En cuál de estas instancias anteriormente indicadas, se debe aprobar la política contable de la entidad sea aprobada?

 

ANÁLISIS:

 

Para dar respuesta a sus inquietudes es necesario hacer las siguientes precisiones:

 

En primer lugar, se debe señalar que el Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”, en lo que tiene que ver con el Comité Institucional de Gestión y Desempeño determina lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 2.2.22.3.8 COMITÉS INSTITUCIONALES DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO. En cada una de las entidades se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.

 

En el nivel central de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, el Comité será liderado por el viceministro o subdirector de departamento administrativo o secretarios generales; en el nivel descentralizado, por los subdirectores generales o administrativos o los secretarios generales o quienes hagan sus veces, e integrado por los servidores públicos del nivel directivo o asesor que designe el representante legal de cada entidad.

 

En el orden territorial el representante legal de cada entidad definirá la conformación del Comité Institucional, el cual será presidido por un servidor del más alto nivel jerárquico, e integrado por servidores públicos del nivel directivo o asesor.

 

Los Comités Institucionales de Gestión y Desempeño cumplirán las siguientes funciones:

 

1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG

 

2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.

 

3. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional, iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

 

4. Presentar los informes que el Comité Sectorial de Gestión y el Desempeño Institucional y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño de la entidad.

 

5. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.

 

6. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información.

 

7. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo.

 

PARÁGRAFO 1. La secretaría técnica será ejercida por el jefe de la oficina de planeación, o por quien haga sus veces, en la entidad.

 

PARÁGRAFO 2. Las entidades que no cuenten con servidores públicos del nivel directivo, las funciones del Comité serán ejercidas directamente por el representante legal de la entidad y los servidores públicos del nivel profesional o técnico que designen para el efecto. (Subrayado fuera de texto).

 

PARÁGRAFO 3. La Oficina de control Interno o quien haga sus veces será invitada permanente con voz, pero sin voto.”

 

Acorde con lo anterior, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño se constituye en una instancia decisoria que orienta no solamente la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, sino también cada una de las políticas de Gestión y Desempeño necesarias para la mejora de los resultados y calidad en la prestación de servicios a los usuarios de la entidad. Así mismo, el decreto establece para este comité que se incluyan todos los temas que atiendan la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y desempeño, por lo que aquellos comités que no estén estipulados en una norma específica serán absorbidos por éste, actividades que pueden ser desplegadas a través de funciones específicas que se definirán en el acto administrativo correspondiente.

 

Ahora bien, frente al comité de sostenibilidad contable se debe señalar que la Contaduría General de la Nación, mediante concepto Radicado No. 20182300061641 de fecha 27/11/2018 expresó lo siguiente:

 

“(...)

 

Así mismo, el literal d) del artículo 6º del Decreto 2145 de 1999, modificado por el art. 3 del Decreto Nacional 2539 de 2000 estipula:

 

Artículo 6º Reguladores. Son los competentes para impartir normas, políticas y directrices a que deben sujetarse los entes públicos en materia de control interno:

 

d) La Contaduría General de la Nación, a quien corresponde, en materia contable, diseñar, implantar, establecer políticas de Control Interno y coordinar con las Entidades el cabal cumplimiento de las disposiciones en la implantación del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia. (Subrayado fuera de texto).

 

(...) en concordancia con los objetivos de la Ley 1314 de 2009, esta entidad expidió los nuevos marcos normativos vigentes, por lo cual se hizo necesario incorporar un nuevo Procedimiento para la evaluación del control interno contable, mediante la Resolución 193 de 2016 (...).

 

En el procedimiento para la evaluación del control interno contable, anexo a la Resolución 193 de 2016, estipula en su numeral 3.2.2 lo siguiente:

 

Dada la característica de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan las entidades, estas deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera. (...)”

 

De acuerdo con el concepto en cita, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se constituye en una instancia clave para garantizar la generación de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, por lo que no se debe absorber al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, lo que implica que debe mantenerse en operación de forma separada.

 

En este sentido, en lo que tiene que ver con la política contable y los procedimientos en esta materia, la misma Resolución 193 de 2016 “Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable”, citada en el concepto ya indicado en apartes anteriores, emitido por la Contaduría General de la Nación, establece en su numeral 2.1 lo siguiente:

 

2.1 MARCO DE REFERENCIA DEL PROCESO CONTABLE.

 

2.1.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO CONTABLE.

 

El desarrollo del proceso contable de una entidad requiere de la identificación del marco normativo que la rige, el cual delimita la regulación que es aplicable a cada una de sus etapas. A partir de dicho marco normativo, la entidad establece las políticas contables que direccionarán el proceso contable para la preparación y presentación de los estados financieros, teniendo en cuenta que, en el caso de las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público y de las entidades de gobierno, la mayoría se definen en los marcos normativos respectivos. Las políticas contables se formalizarán mediante documento emitido por el representante legal o la máxima instancia administrativa de la entidad. (Negrita y subrayado fuera de texto).

 

2.1.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN.

 

Las políticas de operación facilitan la ejecución del proceso contable y deberán ser definidas por cada entidad para asegurar: el flujo de información hacia el área contable, la incorporación de todos los hechos económicos realizados por la entidad, y la presentación oportuna de los estados financieros a los diferentes usuarios.

 

Teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en la resolución antes citada, emitida por parte de la Contaduría General de la Nación, las políticas contables se formalizan mediante documento emitido por el representante legal o la máxima instancia administrativa de la entidad y en tanto el comité técnico de sostenibilidad contable en la instancia definida para garantizar la generación de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, en criterio de esta Dirección Técnica, será en el seno de este comité donde se adelanten los análisis y aprobación de las políticas y procedimientos contables.

 

Cabe indicar que, dada la articulación existente entre el control interno contable que se vincula al Sistema de Control Interno Institucional a través del Modelo Estándar de Control Interno MECI, esquema que hoy se desarrolla a través de la Dimensión 7 del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, respecto del Comité Institucional de Gestión y Desempeño será viable que se den a conocer los cambios a los procedimientos contables que puedan determinar actualizaciones o mejoras a los procesos de apoyo o misionales, según el alcance que pueda darse, con el fin de asegurar su implementación y evitar reprocesos internos.

 

CONCLUSIÓN:

 

De acuerdo a lo anteriormente expuesto, atendiendo el concepto emitido por la Contaduría General de la Nación, como autoridad en materia de interpretación de las normas contables y los temas que son objeto de su función normativa, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se constituye en una instancia clave para garantizar la generación de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, el cual no se debe absorber al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, por lo que, frente a la aprobación de la política contable y los procedimientos que de ella se deriven será en el comité técnico de sostenibilidad contable donde se lleven a cabo los análisis y toma de decisiones correspondiente, no obstante, dada la importancia y alcance que tienen estos esquemas en la operación de la entidad, es viable que se suministre información al Comité Institucional de Gestión y Desempeño sobre los cambios a procedimientos contables que puedan afectar la gestión de los procesos, bien sea en los procesos de apoyo o misionales, dependiendo de los ajustes que se definan.

 

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El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

HENRY HUMBERTO VILLAMARÍN SERRANO

 

Director de Gestión y Desempeño Institucional

 

Myrian Cubillos Benavides/ Iván Arturo Marquez

 

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