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Al contestar por favor cite estos datos: 

Radicado No.: 20246000035611 

Fecha: 19/01/2024 05:41:37 p.m. 

Bogotá D.C. 

 

REF.: Tema: EMPLEO  Subtemas: Modificación Manual de funciones Radicado: 20232061094492 de fecha 11 de diciembre de 2023. 

En atención a la comunicación de la referencia, en la cual plantea los siguientes  interrogantes: 

Solicito amablemente asesoría en el siguiente caso: Actualmente estoy nombrado en  carrera administrativa, como auxiliar administrativo de la secretaria de hacienda del  Municipio de Betulia Antioquia, (resolución 7184 del 27/07 del 2020 CNSC), la  administración efectuó modificación a la planta de personal y el manual especifico de  funciones, argumentando que la actual registra inconsistencias según el 2 considerando  del decreto 179, mediante este decreto me notifican nuevo nombramiento , en donde paso  de planta de cargos específica a planta de cargos global, paso del grado 18 al grado 02. 

¿Debo aceptar el nombramiento con los cambios planteados? O debo continuar con el  nombramiento actual, teniendo en cuenta que el verdadero propósito es crear tres nuevos  cargos a un mes de terminar el mandato. 

Me permito manifestarle lo siguiente: 

De conformidad establecido en el Decreto 430 de 2016¹ este Departamento Administrativo  tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las  entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la  democratización de la gestión pública y el servicio ciudadano, mediante la formulación,  implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de  instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación. 

A efectos de atender los cuestionamientos planteados, resulta pertinente citar las  siguientes disposiciones: 

La Ley 909 de 2004² modificada por el artículo 228 del Decreto Ley 019 de 2012³,  establece sobre las reformas a la planta de personal: 

“ARTÍCULO 46. REFORMAS DE PLANTAS DE PERSONAL. Las reformas de plantas de  personal de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y  territorial, deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en demuestren,  elaborados por las respectivas entidades bajo las directrices del Departamento  Administrativo de la Función Pública y de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP-. 

El Departamento Administrativo de la Función Pública adoptará la metodología para la  elaboración de los estudios o justificaciones técnicas, la cual deberá ceñirse a los aspectos  estrictamente necesarios para soportar la reforma a las plantas de personal. Toda modificación a las plantas de personal de los organismos y entidades de la Rama  Ejecutiva del poder público del orden nacional, deberá ser aprobada por el Departamento  Administrativo de la Función Pública.” 

Adicionalmente, el Decreto 1083 de 2015⁴, dispone: 

“ARTÍCULO 2.2.12.1. Las reformas de las plantas de empleos de las entidades de la Rama  Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse en necesidades  del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en  justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren. 

PARÁGRAFO. Toda modificación a las plantas de empleos, de las estructuras y de los  estatutos de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del poder público del orden  nacional deberán contar con el concepto técnico favorable del Departamento Administrativo  de la Función Pública. 

PARÁGRAFO 2. La administración antes de la expedición del acto administrativo que  adopta o modifica las plantas de empleos y de las estructuras de los organismos y  entidades de la Rama Ejecutiva del poder público del orden nacional y su justificación,  deberá adelantar un proceso de consulta en todas sus etapas con las organizaciones  sindicales presentes en la respectiva entidad, en el cual se dará a conocer el alcance de  las modificaciones o actualizaciones, escuchando sus observaciones e inquietudes, de lo  cual se dejará constancia. Lo anterior sin perjuicio de la facultad de la administración para  la adopción y expedición del respectivo acto administrativo 

ARTÍCULO 2.2.12.2. Se entiende que la modificación de una planta de empleos está  fundada en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración,  cuando las conclusiones del estudio técnico de la misma deriven en la creación o supresión  de empleos con ocasión, entre otras causas, de: 

1. Fusión, supresión o escisión de entidades. 
2. Cambios en la misión u objeto social o en las funciones generales de la entidad.
3. Traslado de funciones o competencias de un organismo a otro. 
4. Supresión, fusión o creación de dependencias o modificación de sus funciones.
5. Mejoramiento o introducción de procesos, producción, de bienes o prestación de  servicios. 
6. Redistribución de funciones y cargas de trabajo. 
7. Introducción de cambios tecnológicos. 
8. Culminación o cumplimiento de planes, programas o proyectos cuando los perfiles  de los empleos involucrados para su ejecución no se ajusten al desarrollo de  nuevos planes, programas o proyectos o a las funciones de la entidad. 
9. Racionalización del gasto público. 
10. Mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia, economía y celeridad de las  entidades públicas. 

PARÁGRAFO 1. Las modificaciones de las plantas a las cuales se refiere este artículo  deben realizarse dentro de claros criterios de razonabilidad, proporcionalidad y  prevalencia del interés general. 

Cuando se reforme total o parcialmente la planta de empleos de una entidad, no tendrá  la calidad de nuevo nombramiento la incorporación que se efectúe en cargos iguales o  equivalentes a los suprimidos a quienes los venían ejerciendo en calidad de  provisionales. 

ARTÍCULO 2.2.12.3. Los estudios que soporten las modificaciones de las plantas de  empleos deberán basarse en metodologías de diseño organizacional y ocupacional  que contemplen, como mínimo, los siguientes aspectos: 

1. Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo. 
2. Evaluación de la prestación de los servicios. 
3. Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos”. 

De acuerdo con lo normativa trascrita, las reformas de plantas de empleos de las  entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, deben motivarse,  fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración  y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren, de tal forma que  las conclusiones del estudio técnico deriven en: 

La creación o supresión de empleos, con ocasión entre otras causas, de fusión,  supresión o escisión de entidades.

 

Cambios en la misión u objeto social o en las funciones generales de la entidad;  traslado de funciones o competencias de un organismo a otro. 

Supresión, fusión o creación de dependencias o modificación de sus funciones;  mejoramiento o introducción de procesos, producción, de bienes o prestación de  servicios; redistribución de funciones y cargas de trabajo. 

Introducción de cambios tecnológicos. 

Culminación o cumplimiento de planes, programas o proyectos cuando los perfiles de  los empleos involucrados para su ejecución no se ajusten al desarrollo de nuevos  planes, programas o proyectos o a las funciones de la entidad. 

Racionalización del gasto público; mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia,  economía y celeridad de las entidades públicas. 

Los estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos deberán  basarse en metodologías de diseño organizacional y ocupacional que contemplen,  como mínimo, análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo; evaluación de  la prestación de los servicios y de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de  los empleos. 

En consecuencia, si el estudio técnico respectivo derivó en la necesidad de suprimir  algunos cargos y/o la creación de otros, dicha circunstancia deberá estar contenida en  dicho estudio técnico y se plasmará en los actos administrativos que den cuenta de la  modificación de la planta de personal, en los que, en todo caso, se deberán atender las  normas de carrera administrativa. 

Por consiguiente, las condiciones para realizar estas reformas de personal (creación y/o  supresión de empleos), son: 

La expedición de la reforma por la autoridad competente, cuya actuación es reglada y  no discrecional ni infundada. 

Debe estar motivada, fundada en necesidades del servicio o en razones de  modernización de la administración o basarse en justificaciones o estudios técnicos  que así lo demuestre. 

En este orden de ideas, para efectuar la reforma de personal la Administración debe  basarse en las condiciones antes descritas. 

Por consiguiente, todo proceso de reestructuración lleva consigo el desarrollo de  actividades esencialmente técnicas, las cuales deben ser planeadas y estructuradas para  lograr el objetivo final, es decir, el mejoramiento del desempeño institucional y otras de  carácter formal relacionadas con el trámite de la reforma. 

En tal sentido, para la creación y supresión de empleos la Administración debe contar  previamente con un estudio técnico en el cual se sustenten las necesidades del servicio y/o las razones de reorganización administrativa que propendan por la modernización de  la institución, ajustándolo al desarrollo y la implementación de nuevos planes, programas,  proyectos o funciones de la entidad y presupuesto, teniendo en cuenta criterios tales  como: la misión y visión de la entidad; los objetivos, productos y/o servicios, así como, los  procesos misionales técnicos y de apoyo. 

Al respecto, el literal l), artículo 41 de la Ley 909 de 2004 establece como causal de retiro  del servicio, entre otras, la supresión del empleo. 

A su vez, el artículo 44 al regular los derechos del empleado de carrera al que se le  suprime el empleo, indica: 

“ARTICULO 44. Derechos del empleado de carrera administrativa en caso de supresión del cargo. Los empleados públicos de carrera administrativa, que  como consecuencia de la liquidación, reestructuración, supresión o fusión de  entidades, organismos o dependencias, o del traslado de funciones de una entidad  a otra, o por modificación de planta de personal, se les supriman los cargos de los  cuales sean titulares, tendrán derecho preferencial a ser incorporados en empleo  igual o equivalente de la nueva planta de personal, y de no ser posible podrán  optar por ser reincorporados a empleos iguales o equivalentes o a recibir  indemnización. El Gobierno Nacional reglamentará el proceso de reincorporación y  el reconocimiento de la indemnización.” 

Conforme con lo anterior, esta Dirección Jurídica considera que los empleados inscritos  en carrera administrativa a quienes se les supriman los cargos de los cuales sean  titulares, tienen derecho preferencial a ser incorporados en empleo igual o equivalente de  la nueva planta de personal, en el evento que no fuere posible podrán optar por ser  reincorporados en empleos iguales o equivalentes o a recibir indemnización. 

Ahora bien, en lo que respecta a la competencia para adelantar el procedimiento de  reestructuración de entidades en el nivel territorial, debe tenerse en cuenta que el  artículo 315 de la Constitución Política, establece frente a las atribuciones de los alcaldes  lo siguiente: 

“ARTÍCULO 315. SON ATRIBUCIONES DEL ALCALDE: 

(...) 

7. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles  funciones especiales y fijar sus emolumentos con arreglo a los acuerdos  correspondientes. No podrá crear obligaciones que excedan el monto global fijado  para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado”. (...) (Subrayado  nuestro)

 

De igual forma, es pertinente señalar que esta Dirección ha sido consistente en señalar  que, en el marco de la modificación de las plantas de personal, no es posible desmejorar  las condiciones laborales de quienes se encuentran ejerciendo el empleo; esto quiere  decir que, si bien la entidad u organismo público en virtud de las conclusiones de un  estudio técnico puede suprimir unos cargos y crear otros con un grado salarial inferior, no  se considera viable que afecte las condiciones salariales asignadas a los mismos.  

De acuerdo con lo anterior los alcaldes pueden crear, suprimir o fusionar los empleos de  sus dependencias, señalarles funciones especiales y fijar sus emolumentos con arreglo a  los acuerdos correspondientes. 

Por consiguiente, se advierte que, según lo dispone la normativa vigente sobre la materia,  el alcalde municipal tiene la potestad para efectuar reformas a la planta de personal de las  entidades que hacen parte del respectivo ente territorial, atendiendo los criterios  previamente mencionados. No debe olvidarse que para quienes gozan de derechos de  carrera administrativa, es decir aquellos que accedieron al empleo a través de un  concurso de méritos, cuando son objeto de supresión debido a una reforma en la planta  de personal, la Ley 909 de 2004 permite su incorporación, o reincorporación, o  indemnización en los términos establecidos en dicha norma. 

Finalmente, en lo que respecta a la provisión de las vacantes de empleos públicos, se  precisa que la misma deberá realizarse según lo indicado en la Ley 909 de 2004,  particularmente, atendiendo lo estipulado en sus artículos 23 y siguientes, observando en  cada caso la naturaleza de cada uno de los empleos vacantes, así como si se trata de  una vacancia temporal o definitiva. 

Conforme a lo anteriormente expuesto y dando respuesta a las inquietudes planteadas en  su consulta, sobre si debe aceptar el nombramiento con los cambios planteados, o continuar con el nombramiento actual, esta Dirección Jurídica considera que; de acuerdo  con los documentos adjuntos a su consulta, el acto administrativo mediante el cual la  administración efectuó modificación a la planta de personal y el manual especifico de  funciones (Decreto 179 de 2023), fue expedido con fundamento en las atribuciones  constitucionales y legales y conforme a los procedimientos previstos en las normas que  regulan la materia; en tal sentido, goza de la presunción de legalidad y debe ser acatado  por los destinatarios.  

Lo anterior, sin perjuicio de la verificación del cumplimiento de los criterios expuestos en  precedencia, particularmente en lo relativo a la imposibilidad de desmejorar las  condiciones laborales de quienes se encuentran ejerciendo el empleo, y del derecho que  les asiste a los particulares, de solicitar a la administración las aclaraciones que se  consideren pertinentes y/o la posibilidad de demandar dicho acto ante la jurisdicción  contencioso administrativa. 

 

Si requiere profundizar en otro tema en particular relacionado con las políticas de empleo  público y directrices para integración de los planes institucionales y estratégicos al servicio  de la Administración Pública, le invitamos a visitar nuestro Gestor Normativo en el  siguiente vínculo de la internet http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo,  donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección  Técnica. 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Cordialmente,  

ARMANDO LÓPEZ CORTES 

Director Jurídico 

Proyecto: Gustavo Parra Martínez  

Revisó. Harold Herreño Suarez 

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública 

2 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras  disposiciones. 

3 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en  la Administración Pública. 

4 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.