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Radicado No.: 20236000078621

Fecha: 23/02/2023 09:15:51 a.m.

Bogotá D.C.

Referencia: PRESTACIONES SOCIALES- Vacaciones- Retiro- Liquidación- Compensación Indemnización - Radicado N° 20239000051782 de fecha 25 de enero de 2023.

En atención a su solicitud por medio de la cual consulta: Cómo se liquida la indemnización de vacaciones de un empleado, puesto que este solicitó vacaciones, pero no fueron dadas en su momento por lo cual al momento de renunciar se le debe liquidar las vacaciones y la indemnización de estas por no haberlas disfrutado, así como también solicitar información sobre a partir de qué momento se pierde el derecho de las vacaciones siendo estas solicitadas y no disfrutadas

De conformidad con el Decreto 430 ¹de 2016, este Departamento Administrativo no tiene dentro de sus competencias resolver situaciones particulares, no es un órgano de control y tampoco tiene la facultad de pronunciarse sobre la legalidad de las actuaciones de las entidades, competencia atribuida a los Jueces de la República; tampoco tiene dentro de sus funciones la de efectuar, revisar o, determinar la fórmula de liquidación de las prestaciones sociales de los servidores, por tanto, será la propia entidad pública, de acuerdo con las funciones establecidas en su interior, determinar las fórmulas a utilizar para dichos efectos. Hecha la anterior salvedad, sea lo primero señalar que:

Respecto de la liquidación de vacaciones el Decreto Ley 1045 ²de 1978, dispone:

ARTICULO⿯ 8. De las Vacaciones. Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en normas o estipulaciones especiales. En los organismos cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes, el día sábado no se computará como día hábil para efecto de vacaciones.

ARTICULO⿯ 17. De los factores salariales para la liquidación de vacaciones y prima de vacaciones. Para efectos de liquidar tanto el descanso remunerado por concepto de vacaciones como la prima de vacaciones de que trata este decreto, se tendrán en cuenta los siguientes factores de salario, siempre que correspondan al empleado en la fecha en la cual inicie el disfrute de aquellas:

La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo;

Los incrementos de remuneración a que se refieren los Artículos 49 y 97 del decreto-ley 1042 de 1978;

Los gastos de representación;

La prima técnica;

Los auxilios de alimentación y de transporte;

La prima de servicios;

La bonificación por servicios prestados

Ahora bien, el Decreto en cita, señala que las vacaciones, pueden ser compensadas, cuando:

ARTÍCULO 20. De la compensación de vacaciones en dinero. Las vacaciones solo podrán ser compensadas en dinero en los siguientes casos:

a) Cuando el jefe del respectivo organismo así lo estime necesario para evitar perjuicios en el servicio público, evento en el cual solo puede autorizar la compensación en dinero de las vacaciones correspondientes a un año;

b) Cuando el empleado público o trabajador oficial quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones causadas hasta entonces. (Subraya fuera de texto)

A manera de ilustración, se hace mención de la sentencia de la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral Radicación No. 230272 del 03 de abril de 2008, Magistrado Ponente, Gustavo José Gnecco Mendoza, en la cual la Corporación reiteró el planteamiento originado en sentencia del 27 de febrero de 2002, en los siguientes términos:

(...) tratándose de la compensación de vacaciones, tal rubro no puede tenerse como factor de salario (...) pues es indiscutible que la misma, tal como lo ha precisado la Corte, es una especie de indemnización que el empleador paga al trabajador cuando por las circunstancias excepcionales, que la propia ley consagra, no puede disfrutar el descanso remunerado y reparador que las vacaciones implican.

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, en criterio de esta Dirección Jurídica, cuando a un funcionario se le compensan en dinero las vacaciones por necesidades del servicio, o por haber quedado retirado del servicio sin el reconocimiento de las vacaciones causadas, éstas se deben liquidar y pagar computando los mismos quince (15) días hábiles que el empleado hubiera podido disfrutar en tiempo; es decir, 15 días hábiles incluidos para efecto de su pago los domingos y feriados contenidos entre el primero y el quinceavo día hábil, lo que dará 18, 21, 23, 25 o, 27 días calendario, según el caso; de lo contrario el empleado público estaría en notable desigualdad frente a los que disfrutan el descanso de los 15 días hábiles de vacaciones.

Si uno de los días hábiles en este conteo corresponde al día 31 del mes respectivo, éste no puede desconocerse. Si se desconociera, en la práctica no se estarían contando quince (15) días hábiles sino catorce (14), lo cual vulneraría los derechos del trabajador. Por tal razón, es claro que si uno de los quince (15) días hábiles de vacaciones a las que tiene derecho el trabajador corresponde al día 31 del mes, este debe contabilizarse para efectos del conteo en días calendario.

En este orden de ideas y respondiendo puntualmente su primer interrogante tenemos que la compensación de vacaciones no se encuentra incluida dentro del reconocimiento que se hace al servidor que disfruta de sus vacaciones, sino que se hace como un reconocimiento adicional a título de indemnización por no disfrutar de las mismas, sin que resulte viable para esta entidad señalar la forma de realizar la liquidación correspondiente, tal como se señaló al inicio del presente escrito.

Con relación a la pérdida del derecho a las vacaciones, el citado Decreto 1045 de 1978, dispone:

ARTÍCULO 23. De la prescripción. Cuando sin existir aplazamiento no se hiciere uso de vacaciones en la fecha señalada, el derecho a disfrutarlas o a recibir la respectiva compensación en dinero prescribe en cuatro años, que se contarán a partir de la fecha en que se haya causado el derecho. El aplazamiento de las vacaciones interrumpe el término de prescripción, siempre que medie la correspondiente providencia. Solo se podrán aplazar hasta las vacaciones correspondientes a dos años de servicio y por las causales señaladas en este decreto.

De la norma en cita, se concluye que el derecho a disfrutar o recibir la respectiva compensación en dinero prescribe en cuatro (4) años, contados a partir de la fecha en que se haya causado derecho.

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyecto: José Humberto Quintana Rodríguez

Revisó. Maia Borja.

Aprobó. Dr. Armando López Cortes.

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

¹ Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública.

² Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional