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Radicado No.: 20226000393811

Fecha: 26/10/2022 10:51:28 a.m.

Bogotá D.C.

REFERENCIA: REMUNERACION. Viáticos. Solicitud información Viáticos y la forma de gestionarlos. RAD. 20229000494912 del 22 de septiembre de 2022.

En atención a su comunicación de la referencia, mediante el cual presenta interrogantes relacionados con viáticos percibidos por un servidor público, me permito dar respuesta a los mismos, en el mismo orden de su presentación y en atención a las facultades y competencias que se le atribuyen a este Departamento Administrativo.

A su primer interrogante mediante el cual consulta: “(...) 1. Existe límite mensual para el pago y reconocimiento de viáticos. (...)”

Respuesta:

Ahora bien, respecto de las condiciones para el reconocimiento de los viáticos por comisión de servicios, el Decreto 1042 de 1978 define los conceptos de “viáticos” y “gastos de transporte” en los siguientes términos:

“(...) ARTÍCULO 61.- DE LOS VIÁTICOS. Los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos.

ARTÍCULO 64. De las condiciones de pago. Dentro del territorio nacional sólo se reconocerán viáticos cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede habitual de trabajo.

Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, solo se reconocerá el cincuenta por ciento del valor fijado en el artículo 62. (...)”

ARTÍCULO 71.- DE LOS GASTOS DE TRANSPORTE. Los empleados públicos que deban viajar fuera de su sede de trabajo, en desarrollo de comisiones de servicio dentro del país o en el exterior, tendrán derecho al reconocimiento y pago de los gastos de transporte, de acuerdo con reglamentación especial del gobierno.

Los ministros y jefes de departamento administrativo, los jefes de delegación que representen al gobierno en misiones especiales y los funcionarios con categoría de embajador, tendrán derecho a pasajes aéreos de primera clase. En los demás casos los pasajes serán de clase turística. (...)”

Tanto el Concejo Municipal como el Gobierno Nacional, deberán definir los viáticos, con plena observancia a lo establecido en el Artículo 5 del Decreto 462 de 2022 por el cual se fijan los límites máximos salariales de los Gobernadores, Alcaldes y empleados públicos de las entidades territoriales y se dictan disposiciones en materia prestacional.

“(...) ARTÍCULO 5. Viáticos. El valor y las condiciones para el otorgamiento de los viáticos en las comisiones de servicios de los Gobernadores y Alcaldes corresponderán a lo establecido por el Gobierno Nacional para los empleados públicos de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Para estos últimos se tendrá en cuenta, igualmente, lo señalado en la Ley 136 de 1994 y demás normas que la modifiquen o reglamenten.

PARÁGRAFO. El tope máximo para el reconocimiento de viáticos diarios para comisiones al interior del país de los Alcaldes de Distritos y Municipios clasificados en categoría quinta y sexta, será el correspondiente para el Alcalde de Municipio o Distrito de cuarta categoría, de acuerdo con la escala de viáticos fijada por el Gobierno Nacional.

ARTÍCULO 9. Viáticos. El valor y las condiciones para el otorgamiento de los viáticos para los empleados públicos de las entidades territoriales corresponderán a lo establecido por el Gobierno Nacional para los empleados públicos de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. (...)”

Por su parte El Decreto 460 de 2022 consagra:

“(...) ARTÍCULO 1. Escala de viáticos. A partir de la vigencia del presente decreto, fíjese la siguiente escala de viáticos para los empleados públicos a que se refieren los literales a), b) y c) del artículo 1 de la Ley 4a. de 1992, que deban cumplir comisiones de servicio en el interior o en el exterior del país:

COMISIONES DE SERVICIOS EN EL INTERIOR DEL PAÍS
BASE DE LIQUIDACIÓN				VIÁTICOS DIARIOS EN PESOS
De	0	a	1.317.596	Hasta	119.503
De	1.317.597	a	2.070.476	Hasta	163.323
De	2.070.477	a	2.764.819	Hasta	198.167
De	2.764.820	a	3.506.799	Hasta	230.588
De	3.506.800	a	4.235.186	Hasta	264.787
De	4.235.187	a	6.387.301	Hasta	298.863
De	6.387.302	a	8.927.247	Hasta	363.014
De	8.927.248	a	10.599.866	Hasta	489.708
De	10.599.867	a	13.048.829	Hasta	636.612
De	13.048.830	a	15.778.536	Hasta	770.045
De	15.778.537		En adelante	Hasta	906.844

“(...) ARTÍCULO 2. Determinación del valor de viáticos. Los organismos y entidades fijarán el valor de los viáticos según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor, hasta por el valor máximo de las cantidades señaladas en el artículo anterior.

Para determinar el valor de los viáticos se tendrá en cuenta la asignación básica mensual, los gastos de representación y los incrementos de salario por antigüedad.

Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá hasta el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado. (...)”

Conforme a la normatividad anteriormente señalada, y para dar respuesta a su primer interrogante, esta Dirección Jurídica considera que el monto máximo para el valor de los viáticos de los Alcaldes de Distritos y Municipios clasificados en categoría quinta y sexta, será el correspondiente para el Alcalde de Municipio o Distrito de cuarta categoría, de acuerdo con la escala de viáticos fijada por el Gobierno Nacional.

Para el caso de los demás funcionarios del nivel directivo, profesional, técnico, asistencial u operativo en municipios de sexta categoría, el valor de los viáticos se fijarán según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor, hasta por el valor máximo de las cantidades señaladas en el Artículo 1 del Decreto 460 de 2022.

De esta manera, respondiendo puntualmente su primer interrogante, el límite mensual para el pago y reconocimiento de viáticos se encuentra señalado en las disposiciones que expida el concejo municipal a través de acuerdo y el determinado por el alcalde en el decreto correspondiente para la vigencia fiscal; en cuanto al límite para percibirlos estará dado por el acto administrativo que concede la comisión.

A su segundo interrogante mediante el cual consulta: “(...) 2 ¿Puede superar el valor de viáticos la mitad del salario? (...)”

Respuesta:

Conforme a las normas citadas en el primer interrogante de su consulta, esta Dirección Jurídica manifiesta que las entidades fijaran el valor de los viáticos teniendo en cuenta la remuneración del empleado, así como la naturaleza de los asuntos que le fueron confiados, las condiciones de la comisión, el costo de vida del lugar donde sea comisionado. El valor de los viáticos será hasta por el máximo de las cantidades señaladas en el artículo primero del Decreto 460 de 2022. Por lo tanto, las entidades deberán ajustarse a la reglamentación antes indicada.

De lo dispuesto en las anteriores disposiciones, se concluye que las comisiones de servicios y los viáticos que eventualmente se puedan generar en su cumplimiento, son temas reglados; por lo que en todo momento debe estarse a lo que sobre el particular establezcan las normas pertinentes, como el Decreto Ley 1042 de 1978, Decreto 1083 de 2015 y Decreto 460 de 2022. Se reitera igualmente que no existe un límite para el reconocimiento de viáticos mensuales.

A su tercer interrogante mediante el cual consulta: “(...) ¿3 Los viáticos deben tener retención en la fuente? (...)”

Respuesta:

Con relación a este interrogante, referente a la posibilidad de realizar la retención sobre los viáticos que perciba un empleado público es preciso traer a colación el Concepto No. Concepto No. 079171(10020822100-206) del 11 de octubre de 2011, en el cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales indicó lo siguiente:

“(...) Para los empleados del sector oficial, cuya relación se origine en una vinculación legal o reglamentaria, los pagos por concepto de viáticos destinados exclusivamente a sufragar gastos de manutención y alojamiento durante el desempeño de sus comisiones oficiales, que no correspondan a retribución ordinaria del servicio, no se consideran ingreso gravable para el trabajador, sino gasto directo de la respectiva entidad, (artículo 8 del Decreto 823 de 1987. (...)”

Del mismo modo, es de anotar que posteriormente mediante el oficio No. 049420 de junio 12 de 2006, esta dependencia al tratar la naturaleza fiscal de los viáticos ocasionales, se pronunció de la siguiente forma:

“(...) 1. ¿Para determinar el monto límite de ingresos brutos a partir del cual los contribuyentes asalariados adquieren la obligación de declarar impuesto sobre la renta se tiene en cuenta viáticos y préstamos internos?

Conforme al Estatuto Tributario en sus artículos 593 y 594-3 no presentarán declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, los asalariados cuyos ingresos brutos provengan por lo menos en un ochenta por ciento (80%) de pagos originados en una relación laboral o legal y reglamentaria, y que adicionalmente su patrimonio bruto e ingresos no superen las cifras establecidas por el gobierno anualmente (...)

Ahora bien, respecto a si los viáticos constituyen ingreso laboral o no, ya este despacho en concepto 071735 de julio 18 de 2000 expresó.

"Ingreso laboral es todo lo recibido dentro de la relación laboral, legal o reglamentaria sin tener en cuenta la denominación que se le atribuya.

Los viáticos es uno de los ingresos recibidos dentro de la relación laboral legal o reglamentaria. Pueden ser ocasionales o permanentes. Los ocasionales son los recibidos en forma esporádica o extraordinaria para cubrir gastos de alimentación, alojamiento y transporte del trabajador para desarrollar labores fuera de su sede. Los permanentes recibidos en forma regular por los trabajadores, que prestan por sus funciones fuera de la sede en forma habitual.

Los ocasionales, en cuanto constituyan reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para desempeño de sus funciones, no constituyen ingresos cuando se entreguen al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso para que el pagador las pueda tomar como gastos propios de la empresa. En el evento en que lo recibido no corresponda a reembolso de gastos constituye ingreso.

Los viáticos permanentes por constituir un ingreso regular del trabajador se considera salario".

De lo anterior se puede concluir que solamente se pueden exceptuar del carácter de ingresos los viáticos ocasionales cuando ellos son asumidos como gastos propios de la empresa. (...)”

De la normativa antes descrita, es viable concluir que los viáticos destinados exclusivamente a sufragar en forma ocasional gastos de manutención y alojamiento durante el desempeño de sus comisiones oficiales percibidos por los empleados del sector oficial, soportados por la resolución que los reconoce, en cuanto son gastos directos de la respectiva entidad, y no constituyen para el trabajador remuneración ordinaria del servicio, no se acumularán para efectos de establecer los ingresos brutos requeridos como base para los obligados a presentar declaración de renta anualmente.

A su cuarto interrogante mediante el cual consulta: “(...) 4. ¿Los viáticos pueden acumularse por dos meses o más? (...)”

Respuesta:

El Decreto 1083 de 2015, respecto al tema manifiesta:

(...) ARTÍCULO 2.2.5.5.27. Derechos del empleado en comisión de servicios. El empleado en comisión de servicios en una sede diferente a la habitual tendrá derecho al reconocimiento de la remuneración mensual que corresponde al cargo que desempeña y al pago de viáticos y, además, a gastos de transporte, cuando estos últimos se causen fuera del perímetro urbano. El valor de los viáticos se establecerá de conformidad con los lineamientos y topes señalados en el decreto anual expedido por el Gobierno Nacional. (...)” (Subrayado fuera del texto)

Cabe aclarar que, con posterioridad al cumplimiento de la comisión, lo único pendiente es el informe de la misma que de conformidad con el Decreto precitado se debe presentar dentro de los tres días siguientes a la finalización, como veremos a continuación:

“(...) ARTÍCULO 2.2.5.5.29. Informe de la comisión de servicios. Los servidores públicos, con excepción de los Ministros y Directos de Departamento Administrativo, deberán presentar ante su superior inmediato y dentro de los tres (3) días siguientes a la finalización de la comisión que le haya sido conferida, un informe ejecutivo sobre las actividades desplegadas en desarrollo de la misma.

Así mismo, todas las entidades objeto del ámbito de aplicación del presente decreto, deberán remitir bimestralmente al Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la relación de las comisiones otorgadas y el valor pagado por ellas con cargo al Tesoro Público. (...)”

Para la legalización de los viáticos, las normas antes citadas se limitan a establecer en cabeza de quien ha culminado una comisión la obligación de rendir un informe ejecutivo del cumplimiento de la misma, dentro de los tres (3) días siguientes a la finalización de la comisión.

Adicionalmente se indica que, es en el acto administrativo por medio del cual se confiere la comisión se determina el valor de los viáticos, el cual debe reconocerse al trabajador antes de empezar el cumplimiento de su comisión en los términos que se han dejado expuestos, por lo que no resultaría viable su acumulación.

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público y demás temas competencia de este Departamento Administrativo, me permito indicar que en el link https://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Rosamelia Piñeres Romero

Revisó: Maia Valeria Borja G.

Aprobó: Armando López

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones.

2. Por el cual se fijan los límites máximos salariales de los Gobernadores, Alcaldes y empleados públicos de las entidades territoriales y se dictan disposiciones en materia prestacional.

3. Por el cual se fijan las escalas de viáticos.