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Radicado No.: 20226000380271

Fecha: 13/10/2022 02:07:01 p.m.

Bogotá D.C.

REFERENCIA: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. BIENESTAR. Vacaciones. Liquidación de las vacaciones RADICADO. 20229000465752 de fecha 9 de septiembre 2022.

En atención a su comunicación de la referencia recibida en esta dependencia el 9 de septiembre de 2022, mediante la cual eleva consulta relacionada con la liquidación de Vacaciones, me permito dar respuesta a los mismos, en el mismo orden de su presentación y en atención a las facultades y competencias que se le atribuyen a este Departamento Administrativo.

A su primer interrogante mediante el cual consulta: 1 - Por favor nos facilitan dos ejemplos de liquidación de un trabajador de alguna entidad territorial, uno en el que el trabajador disfruta de sus vacaciones y otro ejemplo en el que se indemnicen. que se paga, que no se paga, que se tiene en cuenta, como sacamos el salario base de liquidación? es decir, ¿qué operaciones hacemos para sacar todos los valores de la liquidación de las vacaciones?

Respuesta:

En relación con este interrogante, es importante indicarle que, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, razón por la cual no es de nuestra competencia elaborar, revisar, o determinar cuál es la fórmula de liquidación de las prestaciones sociales, ni de los factores salariales de los servidores públicos. Dichas operaciones deberán ser realizadas al interior de cada entidad, según las competencias establecidas para tal fin.

Por tanto, la resolución de los casos particulares, como resulta apenas obvio, corresponderá en todos los casos a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal. Además, en desarrollo de los principios de la especialización presupuestal y de la autonomía administrativa, constituye el único órgano llamado a producir una declaración de voluntad con efectos vinculantes en el mundo del derecho.

En cuanto a la liquidación de las vacaciones, a partir de la vigencia del Decreto 1919 de 2002, todos los empleados públicos vinculados o que se vinculen a las entidades del sector central y descentralizado de la Rama Ejecutiva de los niveles Departamental, Distrital y Municipal, a las Asambleas Departamentales, a los Concejos Distritales y Municipales, a las Contralorías territoriales, a las Personerías Distritales y Municipales, a las Veedurías, así como el personal administrativo de empleados públicos de las Juntas Administrativas Locales, de las Instituciones de Educación Superior, de las Instituciones de Educación Primaria, Secundaria y media vocacional, gozarán del régimen de prestaciones sociales señalado para los empleados públicos de la Rama Ejecutiva del Poder Públicos del Orden Nacional.

El Decreto ley 1045 de 1978, señala frente a las vacaciones y la prima de vacaciones lo siguiente:

“(...) ARTÍCULO 8. De las vacaciones. Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en normas o estipulaciones especiales.

En los organismos cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes, el sábado no se computará como día hábil para efecto de vacaciones.

“ARTÍCULO 17. De los factores salariales para la liquidación de vacaciones y prima de vacaciones. Para efectos de liquidar tanto el descanso remunerado por concepto de vacaciones como la prima de vacaciones de que trata este decreto, se tendrán en cuenta los siguientes factores de salario, siempre que correspondan al empleado en la fecha en la cual inicie el disfrute de aquellas:

Para efectos de liquidar tanto el descanso remunerado por concepto de vacaciones como la prima de vacaciones de que trata este decreto, se tendrán en cuenta los siguientes factores de salario, siempre que correspondan al empleado en la fecha en la cual inicie el disfrute de aquellas:

a) La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo;

b) Los incrementos de remuneración a que se refieren los artículos 49 y 97 del Decreto-Ley 1042 de 1978;

c) Los gastos de representación;

d) La prima técnica;

e) Los auxilios de alimentación y transporte;

f) La prima de servicios;

g) La bonificación por servicios prestado.

En caso de interrupción de las vacaciones por las causales indicadas en el artículo 15 de este Decreto, el pago del tiempo faltante de las mismas se reajustará con base en el salario que perciba el empleado al momento de reanudarlas.

“(...) ARTÍCULO 18. Del pago de las vacaciones que se disfruten. El valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten será pagado, en su cuantía total, por lo menos con cinco (5) días de antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado.

(...)”

De acuerdo con la precitada norma, los empleados públicos tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, el monto de las mismas se liquidará con el salario devengado al momento de salir a disfrutarlas.

Las vacaciones están concebidas como prestación social y como una situación administrativa, la cual consiste en el reconocimiento en tiempo libre y en dinero a que tiene derecho todo empleado público o trabajador oficial por haberle servido a la administración durante un (1) año.

Las vacaciones conllevan como finalidad primordial procurar por medio del descanso la recuperación física y mental del servidor público, para que éste regrese a sus labores en la plenitud de sus capacidades y pueda contribuir eficazmente al incremento de la productividad del correspondiente organismo o entidad.

De acuerdo con lo anterior, se tiene que en las vacaciones se presenta la cesación transitoria en el ejercicio efectivo de las funciones y, por ende, la no concurrencia al sitio de trabajo durante un período señalado con antelación, razón por la que el empleado, pese a que no pierde la vinculación con la administración, no está percibiendo salario propiamente, sino el pago de esta prestación social.

Así las cosas, durante el tiempo que la persona se encuentra en vacaciones, no recibe salario propiamente, sino que se le reconoce el descanso remunerado (prestación social); por esta razón se le pagan por adelantado los días que va a salir a descansar (resultado de la sumatoria de los días hábiles en el calendario), de modo que, una vez el empleado se reintegra a las labores, se le reconocen los días efectivamente laborados.

Es así como las vacaciones, se deben liquidar y pagar computando los quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha del inicio del descanso; es decir, quince (15) días hábiles incluidos para efecto de su pago los domingos y feriados contenidos entre el primero y el quinceavo día hábil, los cuales se pagan por adelantado, teniendo como factores salariales los establecidos en el artículo 17 del decreto 1045 de 1978, siempre que el empleado tenga derecho a percibirlos (auxilio de alimentación y transporte, gastos de representación y prima técnica); en caso contrario y teniendo en cuenta que el empleado tiene derecho a disfrutar las vacaciones por un año de servicios, los demás factores se incluirán en la cuantía que se hayan reconocido.

El Decreto Ley 1045 de 1978, en su Artículo 20 permite la compensación en dinero de las vacaciones, en los siguientes casos:

“(...) ARTÍCULO 20. De la compensación de vacaciones en dinero. Las vacaciones solo podrán ser compensadas en dinero en los siguientes casos:

a) Cuando el jefe del respectivo organismo así lo estime necesario para evitar perjuicios en el servicio público, evento en el cual solo puede autorizar la compensación en dinero de las vacaciones correspondientes a un año;

b) Cuando el empleado público o trabajador oficial quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones causadas hasta entonces. (...)” (Subrayado y resaltado por fuera del texto original)

De igual manera, la Ley 995 de 2005, establece en su Artículo 1°: “(...) Los empleados públicos, trabajadores oficiales y trabajadores del sector privado que cesen en sus funciones o hayan terminado sus contratos de trabajo, sin que hubieren causado las vacaciones por año cumplido, tendrán derecho a que estas se les reconozcan y compensen en dinero proporcionalmente por el tiempo efectivamente trabajado. (...)”

Por su parte, los Artículos 29 y 30 del Decreto Ley 1045 de 1978, precisan que la prima de vacaciones no se pierde cuando se autorice el pago de vacaciones en dinero, siempre y cuando el retiro sea por causas distintas a la destitución o al abandono del cargo.

En el mismo sentido, la Corte Constitucional en Sentencia C -669 de 2006, manifestó en relación con el tema en cuestión:

“(...) La compensación de las vacaciones en dinero es viable cuando al desaparecer el vínculo laboral, se torna imposible "disfrutar" el descanso debido que se encuentra pendiente y, en esa medida, este derecho se transforma en un crédito a cargo del empleador.

(...)

Sobre el particular, en la Sentencia C-598 de 1997 se señalaba:

“(...) es necesario distinguir el momento en que se causan las vacaciones del momento en que el trabajador efectivamente disfruta de ellas. Así, la ley colombiana establece que en general todo trabajador que hubiere prestado sus servicios a un patrono durante un año tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de descanso remunerado. Por ello mismo, la compensación de las vacaciones también estaba ligada a su acumulación, pues en principio, sólo las vacaciones "causadas" se compensaban si la relación laboral terminaba sin que el empleado las hubiera disfrutado. Así, decía la Corte: "Por consiguiente, una vez cumplido el año, se causan las vacaciones y el trabajador adquiere el derecho a ellas. Sin embargo, es posible que el trabajador acumule las vacaciones, y por ende que la relación laboral termine sin que el empleado haya realmente gozado de los descansos. Es en estos casos en donde opera la compensación en dinero, pues el patrono debe pagar aquellas vacaciones causadas pero que no fueron disfrutadas por el empleado.

(...)”

(Destacado nuestro)

Bajo la normativa y jurisprudencia en mención, cuando a un funcionario se le compensan en dinero las vacaciones, éstas se deben liquidar y pagar computando los mismos 15 días hábiles contabilizados a partir de la fecha del inicio del descanso incluidos para efecto de su pago los domingos y feriados contenidos entre el primero y el quinceavo día hábil, lo que dará 18, 21, 23, 25 o 27 días calendario, según el caso; de lo contrario el empleado público estaría en notable desigualdad frente a los que disfrutan el descanso de los 15 días hábiles de vacaciones; sin que resulte viable para este Departamento Administrativo en ejercicio de sus competencias legales señalar las fórmulas que las entidades deberán utilizar para la liquidación de las prestaciones sociales de sus servidores.

Ahora bien, frente al aplazamiento de las vacaciones, el citado Decreto 1045, establece:

“(...) Las autoridades facultadas para conceder vacaciones podrán aplazarlas por necesidades del servicio. El aplazamiento se decretará por resolución motivada. Todo aplazamiento de vacaciones se hará constar en la respectiva hoja de vida del funcionario o trabajador (Artículo 14).

(...)”

Por lo tanto, si la entidad ha programado y pagado lo correspondiente a las vacaciones de un servidor público, pero este no ha iniciado su disfrute, la entidad puede aplazarlas por necesidades del servicio a través de acto administrativo motivado el cual constará en la hoja de vida del servidor público.

A su segundo interrogante mediante el cual consulta: “(...) 2- Por favor nos regalan las normas o leyes que rigen estas liquidaciones de vacaciones para revisarlas y socializarlas en la Alcaldía.?

(...)”

Respuesta:

El Decreto 1919 de 2002, Por el cual se fija el Régimen de prestaciones sociales para los empleados públicos y se regula el régimen mínimo prestacional de los trabajadores oficiales del nivel territorial.

El Decreto ley 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional.

La Ley 995 de 2005, Por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles.

A su tercer interrogante mediante el cual consulta: “(...) 3- la persona que sale a disfrutar de sus vacaciones y mediante resolución se le pague, sale de nómina para que entre a nómina quien la entidad contrate para realizar esas funciones? Hay dudas respecto a si se incluye en nómina a quienes entran por unos días, en este caso a realizar unas vacaciones, por favor nos aclaran.

(...)”

Respuesta:

En relación con este interrogante esta Dirección Jurídica se permite manifestarle que, de acuerdo a las normas anteriormente señaladas, las vacaciones están concebidas como prestación social y como una situación administrativa, la cual consiste en el reconocimiento en tiempo libre y en dinero a que tiene derecho todo empleado público o trabajador oficial por haberle servido a la administración durante un (1) año.

Las vacaciones conllevan como finalidad primordial procurar por medio del descanso la recuperación física y mental del servidor público, para que éste regrese a sus labores en la plenitud de sus capacidades y pueda contribuir eficazmente al incremento de la productividad del correspondiente organismo o entidad.

De acuerdo con lo anterior, se tiene que en las vacaciones se presenta la cesación transitoria en el ejercicio efectivo de las funciones y, por ende, la no concurrencia al sitio de trabajo durante un período señalado con antelación, razón por la que el empleado, pese a que no pierde la vinculación con la administración, no está percibiendo salario propiamente, sino el pago de esta prestación social.

Así las cosas, durante el tiempo que la persona se encuentra en vacaciones, no recibe salario propiamente, sino que se le reconoce el descanso remunerado (prestación social); por esta razón se le pagan por adelantado los días que va a salir a descansar (resultado de la sumatoria de los días hábiles en el calendario), de modo que, una vez el empleado se reintegra a las labores, se le reconocen los días efectivamente laborados.

Ahora bien, en caso de que se desee vincular a alguien para el ejercicio de las funciones durante las vacaciones (supernumerario); corresponderá a la entidad, en ejercicio de su autonomía administrativa y financiera definir como se reflejará en la nómina, toda vez que esta materia escapa a las competencias de esta entidad, ya señaladas al inicio del presente oficio.

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público y demás temas competencia de este Departamento Administrativo, me permito indicar que en el link https://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTÉS

Director Jurídico

Proyectó: Rosamelia Piñeres Romero

Revisó: Maia Borja Guerrero

Aprobó: Armando López

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública.

2. Por el cual se fija el Régimen de prestaciones sociales para los empleados públicos y se regula el régimen mínimo prestacional de los trabajadores oficiales del nivel territorial.

3. Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional.

4. Por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles.