Concepto 230271 de 2022 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 24 de junio de 2022
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
REMUNERACIÓN
- Subtema: Retención y Deducciones
Las entidades públicas adelantarán el trámite consagrado en los reglamentos internos y régimen disciplinario establecido, los cuales deben garantizar en todo momento el debido proceso, derecho de contradicción y la doble instancia, brindando al interesado la oportunidad de presentar las justificaciones pertinentes.
*20226000230271*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20226000230271
Fecha: 24/06/2022 08:51:39 a.m.
Bogotá D.C.
Referencia: REMUNERACIÓN. Retención y Deducciones. Radicado: 20222060321982 del 14 de junio de 2022.
En atención a la radicación de la referencia, la cual fue remitida por competencia por el Ministerio del Trabajo, en la cual se realiza la siguiente solicitud:
“1 se me informe que procedimiento tiene el ministerio de trabajo para que las entidades públicas en caso de ausentismo laboral puedan realizar los descuentos directamente al trabajador en qué casos aplica y que procedimiento debe realizar concretamente esa entidad para poder realizarlos ,cuales montos autorizados parta hacer .
Lo anterior por cuanto laboro en el INPEC , de planta y en el mes de febrero 2021 s eme descontó todo un mes supuestamente por ausentismo laboral y no me dieron explicación alguna y yo estaba con permiso para trabajar en casa por enfermedad de base en la pandemia , sim embargo lo hicieron .” SIC
Se da respuesta en los siguientes términos.
En primer lugar, es importante precisar que conformidad con el Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo, efectúa la interpretación general de la normatividad vigente, por lo tanto, la resolución de los casos concretos corresponde a cada entidad, razón por la cual este Departamento Administrativo, dará información general, respecto del tema objeto de consulta.
El Decreto 3135 de 1968, respecto de las deducciones, dispone:
“ARTICULO 12. DEDUCCIONES Y RETENCIONES: Los habilitados, cajeros y pagadores no pueden deducir suma alguna de los sueldos de los empleados y trabajadores sin mandamiento judicial o sin orden escrita del trabajador, a menos que se trate de cuotas sindicales, de previsión social, de cooperativas o de sanción disciplinaria conforme a los reglamentos.”
(Subrayado nuestro)
De conformidad con la norma anterior no será procedente que las entidades retengan los sueldos de los empleados y trabajadores sin mandamiento judicial o sin orden escrita del trabajador, a menos que se trate de cuotas sindicales, de previsión social, de cooperativas o de sanción disciplinaria.
Por su parte el Decreto 1083 de 2015, dispone:
“ARTÍCULO 2.2.31.5. Descuentos prohibidos. Queda prohibido a los habilitados, cajeros y pagadores, deducir suma alguna de los salarios que corresponden a los empleados oficiales.
Dichas deducciones sólo podrán efectuarse en los siguientes casos:
a. Cuando exista un mandamiento judicial que así lo ordene en cada caso particular, con indicación precisa de la cantidad que debe retenerse y su destinación; y
b. Cuando la autorice por escrito el empleado oficial para cada caso, a menos que la deducción afecte el salario mínimo legal o la parte inembargable del salario ordinario, casos estos en los cuales no podrá hacerse la deducción solicitada.
ARTÍCULO 2.2.31.6. Deducciones permitidas. Quedan autorizados los habilitados, cajeros y pagadores, para deducir de los salarios las sumas destinadas a lo siguiente:
a. A cuotas sindicales, conforme a los trámites legales respectivos.
b. A los aportes para la entidad de previsión social a la cual esté afiliado el empleado oficial.
c. A cubrir deudas y aportes a cooperativas de las cuales sea socio el empleado oficial, dentro de los límites legales.
d. A satisfacer el valor de sanciones pecuniarias impuestas al empleado oficial, con sujeción a los procedimientos que regulen esta especie de sanción disciplinaria, y
e. A cubrir deudas de consumo contraídas con almacenes y servicios de las cajas de subsidio familiar, en la proporción establecida para las cooperativas.”
En consecuencia, esta Dirección considera que no es procedente que una entidad pública deduzca el salario y las prestaciones a que tienen derecho los empleados y trabajadores sin mandamiento judicial o sin orden escrita del empleado o trabajador.
Ahora bien, teniendo en cuenta la información relacionada en su comunicación, es importante referirse a lo establecido en el Decreto 1083 de 2015, ya citado que establece:
“ARTÍCULO 2.2.5.5.56. Pago de la remuneración de los servidores públicos. El pago de la remuneración a los servidores públicos del Estado corresponderá a servicios efectivamente prestados, los cuales se entenderán certificados con la firma de la nómina por parte de la autoridad competente al interior de cada uno de los organismos o entidades.
El jefe inmediato deberá reportar al jefe de la Unidad de Personal o a quien haga sus veces, la inasistencia a laborar del personal a su cargo. La ausencia de este reporte será sancionada de conformidad con lo señalado en la Ley 734 de 2002, y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
La Unidad de Personal o quien haga sus veces requerirá al servidor público que no concurra a laborar sin previa autorización de la autoridad competente para que informe, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al hecho que genera la ausencia, los motivos que la ocasionaron. El jefe del organismo o en quien este delegue evaluará si hubo justa causa para no asistir.
Cuando los motivos dados por el servidor no constituyan justa causa de conformidad con las normas legales o no justifiquen la inasistencia, el jefe del organismo o en quien este delegue, informara al servidor para que presente los recursos a que haya lugar.
Si el jefe del organismo o en quien este delegue decide que la ausencia no está justificada deberá proceder a descontar el día o los días no laborados.
El descuento se hará sin perjuicio de las actuaciones que se deriven del incumplimiento de los deberes inherentes a la condición de servidores públicos, previsto en la normativa vigente.”
En consecuencia, corresponde a la entidad verificar si efectivamente se prestaron las funciones y servicios que debía prestar el funcionario, bajo el entendido que el pago de la remuneración a los servidores públicos del Estado corresponderá a servicios efectivamente prestados, los cuales se entenderán certificados con la firma de la nómina por parte de la autoridad competente al interior de cada uno de los organismos o entidades.
En este orden de ideas y dando respuesta a su interrogante, las entidades públicas adelantaran el trámite consagrado en los reglamentos internos y régimen disciplinario establecido, los cuales deben garantizar en todo momento el debido proceso, derecho de contradicción y la doble instancia, brindando al interesado la oportunidad de presentar las justificaciones pertinentes.
De manera que no resulta viable a este Departamento Administrativo establecer el procedimiento a seguir en el caso puntualmente consultado.
Para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web de la entidad en el link /web/eva/gestor-normativo,«Gestor Normativo», donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.
El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Atentamente,
ARMANDO LOPEZ CORTES
Director Jurídico
Proyectó: Janne Alexandra Guzmán Quintero.
Revisó: Maia Valeria Borja.
Aprobó: Armando López Cortés.
11602.8.4
NOTAS DE PIE DE PÁGINA
- Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública.
2. Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales,
- Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública