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Radicado No.: 20226000086781

Fecha: 22/02/2022 05:14:24 p.m.

Bogotá D.C.

Referencia: PRESTACIONES SOCIALES â¿ CESANTIAS ¿Cómo se liquidan las cesantías en caso de existir como factor salarial horas extras? Radicación No 20229000036762 del 20 de enero de 2022

En atención a la comunicación de la referencia, mediante la cual consulta cómo se liquidan las cesantías en caso de existir como factor salarial horas extras, me permito manifestarle lo siguiente:

Sea lo primero señalar que a este Departamento Administrativo de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, le compete formular las políticas generales de Administración Pública, en especial en materias relacionadas con empleo público, la gestión del talento humano, la gerencia pública, el desempeño de las funciones públicas por los particulares, la organización administrativa del Estado, la planeación y la gestión, el control interno, la participación ciudadana, la transparencia en la gestión pública y el servicio al ciudadano, razón por la cual no es de nuestra competencia intervenir en situaciones internas de las entidades, actuar como ente de control, investigación, ni señalar los procedimientos a seguir en caso de que se presenten anomalías.

La resolución de los casos particulares, como resulta apenas obvio, corresponderá en todos los casos a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal, y además, en desarrollo de los principios de la especialización presupuestal y de la autonomía administrativa, constituye el único órgano llamado a producir una declaración de voluntad con efectos vinculantes en el mundo del derecho.

En ese sentido, este Departamento en ejercicio de sus funciones, realiza la interpretación general de las disposiciones legales; sin embargo, no le corresponde la valoración de los casos particulares, y carece de competencia para determinar si la entidad realizó en debida forma la liquidación de sus prestaciones sociales.

El Decreto Ley 1045 de 1978 señala en el artículo 45, respecto a los factores salariales para liquidar las cesantías, establece:

«ARTÍCULO 45. De los factores de salario para la liquidación de cesantía y pensiones. Para efectos del reconocimiento y pago del auxilio de cesantía y de las pensiones a que tuvieren derecho los empleados públicos y trabajadores oficiales, en la liquidación se tendrá en cuenta los siguientes factores de salario:

a) La asignación básica mensual;

b) Los gastos de representación y la prima técnica;

c) Los dominicales y feriados;

d) Las horas extras;

e) Los auxilios de alimentación y transporte;

f) La prima de navidad;

g) La bonificación por servicios prestados;

h) La prima de servicios;

i) Los viáticos que reciban los funcionarios y trabajadores en comisión cuando se hayan percibido por un término no inferior a ciento ochenta días en el último año de servicio;

j) Los incrementos salariales por antigüedad adquiridos por disposiciones legales anteriores al Decreto-Ley 710 de 1978;

k) La prima de vacaciones;

l) El valor del trabajo suplementario y del realizado en jornada nocturna o en días de descanso obligatorio;

ll) Las primas y bonificaciones que hubieran sido debidamente otorgadas con anterioridad a la declaratoria de inexequibilidad del artículo 38 del Decreto 3130 de 1968».

(Destacado nuestro)

Conforme a la normativa indicada, se precisa que la liquidación de las cesantías se realizará con base en los factores salariales señalados en el artículo 45 del Decreto Ley 1045 de 1978, siempre y cuando el servidor efectivamente los estuviere percibiendo.

Es decir que habrá lugar a incluir las horas extras como factor salarial de la liquidación de cesantías, siempre que el empleado las perciba, es decir, que se encuentre en el nivel técnico grado 9 o en el nivel asistencial hasta el grado 19.

En cuanto a la forma de liquidar los factores de salario base de liquidación de las cesantías, para el caso en concreto las horas extras, se debe promediar el valor percibido por este concepto en el último año de servicio.

Ahora bien en cuanto a las vacaciones, el Decreto Ley 1045 de 1978, dispone que son una prestación social a que tienen derecho todos los empleados públicos y que deben concederse una vez se haya cumplido el año de servicios y dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a su disfrute, es decir, no existe la obligación de conceder las vacaciones inmediatamente el empleado cause el derecho, sino que a partir de ésta fecha se empieza a contar el año a que hace referencia la norma, durante el cual deben ser concedidas.

En cuanto a los factores salariales para la liquidación de las vacaciones el artículo 17 del Decreto Ley 1045 de 1978, expone:

“ARTÍCULO 17.- De los factores salariales para la liquidación de vacaciones y prima de vacaciones. Para efectos de liquidar tanto el descanso remunerado por concepto de vacaciones como la prima de vacaciones de que trata este decreto, se tendrán en cuenta los siguientes factores de salario, siempre que correspondan al empleado en la fecha en la cual inicie el disfrute de aquellas:

a) La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo;

b) Los incrementos de remuneración a que se refieren los artículos 49 y 97 del Decreto-Ley 1042 de 1978;

c) Los gastos de representación;

d) La prima técnica;

e) Los auxilios de alimentación y transporte;

f) La prima de servicios;

g) La bonificación por servicios prestados.

En caso de interrupción de las vacaciones por las causales indicadas en el artículo 15 de este Decreto, el pago del tiempo faltante de las mismas se reajustará con base en el salario que perciba el empleado al momento de reanudarlas”. (Subrayado nuestro).

De acuerdo con lo anterior, el artículo 17 del Decreto 1045 de 1978 indica los factores salariales que deben tenerse en cuenta a la hora de liquidar y pagar lo concerniente a las vacaciones de los empleados públicos, al momento de iniciar el disfrute y en el caso de retiro al sueldo de la fecha del retiro.

Frente a la prima de vacaciones, el decreto señala:

“ARTÍCULO 24. De la prima de vacaciones. La prima de vacaciones creada por los Decretos-Leyes 174 y 230 de 1975 continuará reconociéndose a los empleados públicos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, en los mismos términos en que fuere establecida por las citadas normas.

(...)

ARTICULO 30. Del pago de la prima en caso de retiro. Cuando sin haber disfrutado de sus vacaciones un empleado se retirare del organismo al cual estaba vinculado por motivos distintos de destitución o abandono del cargo, tendrá derecho al pago de la correspondiente prima vacacional.”

De acuerdo con lo anterior, se infiere que los servidores públicos tienen derecho a la prima de vacaciones consistente en quince (15) días de salario por cada año de servicio, las cuales deberán cancelarse, por lo menos, con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha señalada para iniciar el disfrute.

Como se observa entre los factores arriba mencionados no se encuentra las horas extras y el valor del trabajo suplementario y del realizado en jornada nocturna o en días de descanso obligatorio, por tanto, no son factores que deben ser tenidos en cuenta al momento de liquidar las vacaciones o la prima de vacaciones, razón por la cual, la entidad no podrá tenerlos en cuenta al momento de realizar la correspondiente liquidación.

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyecto: Sandra Barriga Moreno

Revisó: Harold Herreño

Aprobó: Dr. Armando López Cortes

11.602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública.