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Radicado No.: 20216000396101

Fecha: 03/11/2021 08:20:54 a.m.

Bogotá D.C.

REFERENCIA: ENTIDADES TERRITORIALES ¿ Uso de medios electrónicos en actuaciones administrativas. Radicado No. 20212060682972 de fecha 27 de octubre de 2021.

En atención a su comunicación de la referencia, donde realiza algunos interrogantes relacionados con el uso de medios electrónicos en actuaciones administrativas, me permito informarle que los mismos serán resueltos en el orden consultado:

1-. Solicito de manera respetuosa se aclare si el contenido del artículo 53 de la ley 1437 de 2011 es obligatorio o facultativo, es decir si el uso de los medios electrónicos en las actuaciones administrativas es obligatorio o facultativo.

Al respecto, el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011 establece:

ARTÍCULO 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos.

En cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos, se aplicarán las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen.

(Resalto propio)

Por otra parte, el Decreto 491 de 2020, Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, establece:

ARTÍCULO 4. Notificación o comunicación de actos administrativos. Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos. Para el efecto en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización.

En relación con las actuaciones administrativas que se encuentren en curso a la expedición del presente Decreto, los administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones. Las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el presente artículo.

El mensaje que se envíe al administrado deberá indicar el acto administrativo que se notifica o comunica, contener copia electrónica del acto administrativo, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. La notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración.

En el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011.

PARÁGRAFO. La presente disposición no aplica para notificación de los actos de inscripción o registro regulada en el artículo 70 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

(Destacado nuestro)

Así las cosas, atendiendo las normas transcritas, las autoridades podrán realizar los procedimientos y trámites a través de medios electrónicos; la palabra “podrán” significa la capacidad o facultad de ejecutar una acción. En ese orden de ideas, en principio, el uso de los medios electrónicos en las actuaciones administrativas es facultativo.

No obstante, en lo referente a la notificación o comunicación de actos administrativos, se debe tener en cuenta las disposiciones del Decreto 491 de 2020, haciendo la claridad que se aplica hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social.

2.-Se encuentra exento para el uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas, Departamentos con dificultades de conexión como lo es el Departamento de Guainía, en donde el uso de los medios electrónicos es casi nulo y que en forma constante y casi habitual presenta fallas serias que impiden la comunicación.

De acuerdo con las disposiciones citadas anteriormente, no se establecen excepciones para el uso de medios electrónicos, sin embargo como ya se anotó, el uso de estos medios se hará de forma facultativa por parte de las entidades.

3.- Teniendo en cuenta la imposibilidad de conexión en el Departamento ¿el no realizar las diligencias con el uso de medios electrónicos vulnera algún derecho a las partes en las actuaciones administrativas?

Actualmente aún se encuentra vigente la Emergencia Sanitaria ocasionada por el COVID-19, como consecuencia la notificación o comunicación de actos administrativos se deberá hacer por medios electrónicos, cabe resaltar que el Decreto 491 de 2020 es de obligatorio cumplimiento. No obstante, la misma norma establece que en el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011.

Ahora bien, es importante mencionar que este Departamento Administrativo no es competente para determinar si se vulneran o no derechos de terceros, sin embargo, podemos decir que, si hasta la fecha la entidad no ha establecido el uso de medios electrónicos para adelantar sus procedimientos y tramites, deberá garantizar el principio fundamental al debido proceso entre otros, en todas sus actuaciones.

4.- El Ministerio de las TIC como responsable de las comunicaciones, ha reglamentado al respecto y de conformidad a lo contemplado en el artículo 53ª de la ley 1437 de 2011, lo concerniente al uso de medios electrónicos en el Departamento de Guainía, lo anterior de conformidad a lo manifestado en el mencionado artículo, el cual refiere: “El Gobierno nacional, a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, podrá a través de reglamento establecer para cuáles procedimientos, trámites o servicios será obligatorio el uso de los medios electrónicos por parte de las personas y entidades públicas.”

Al respecto debemos mencionar que el artículo 53 A de la Ley 1437 de 2011 fue adicionado por el artículo 8 de la Ley 2080 de 2021, la cual se expidió el 25 de enero del presente año y hasta la fecha de este comunicado no se tiene conocimiento por parte de esta Dirección Jurídica que se haya expedido la reglamentación sobre el tema, por lo cual lo invitamos a estar atento a los canales de información del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o de la herramienta del Gestor Normativo que tiene a disposición este Departamento Administrativo.

Finalmente, me permito indicarle que para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: César Pulido.

Aprobó. Harold Herreño

12602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. Por medio de la cual se reforma el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo -Ley 1437 de 2011- y se dictan otras disposiciones en materia de descongestión en los procesos que se tramitan ante la jurisdicción.

2. Artículo sustituido por el artículo 1° de la Ley 1755 de 2015