Concepto 331401 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 09 de septiembre de 2021
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
PLANTA DE PERSONAL
- Subtema: Distribución de Empleos
Se podrán distribuir los empleos y ubicar el personal de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la organización interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la entidad, siempre y cuando no implique condiciones menos favorables para el empleado y, sea tenida en cuenta la naturaleza de las funciones del empleo.
*20216000331401*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20216000331401
Fecha: 09/09/2021 10:39:09 a.m.
Bogotá D.C.,
REFERENCIA: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS-Encargo. MOVIMIENTOS DE PERSONAL- Traslado- Reubicación. RAD. 20212060564192 del 5 de agosto de 2021.
Por medio del presente, y en atención a su consulta trasladada a este Departamento Administrativo por la Comisión Nacional del Servicio Civil, en la cual pregunta si es viable que se efectúe un traslado junto con otro compañero a un cargo que tiene el mismo grado y funciones, teniendo en cuenta que ambos se encuentran en encargo.
Me permito darle respuesta, teniendo en cuenta que el Decreto 1083 de 2015 respecto del encargo estableció:
“ARTÍCULO 2.2.5.4.7 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo
(…)”
De lo anterior, se tiene entonces que el encargo, permite al empleado, asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales ha sido nombrados, de acuerdo a lo manifestado en su comunicación su encargo corresponde a una vacante temporal.
Ahora bien, en el artículo 2.2.5.2.2, el Decreto 1083 de 2015, respecto de las vacancias temporales dispuso:
“Vacancia temporal. El empleo queda vacante temporalmente cuando su titular se encuentre en una de las siguientes situaciones:
1. Vacaciones.
2. Licencia.
3. Permiso remunerado
4. Comisión, salvo en la de servicios al interior.
5. Encargado, separándose de las funciones del empleo del cual es titular.
6. Suspendido en el ejercicio del cargo por decisión disciplinaria, fiscal o judicial.
7. Período de prueba en otro empleo de carrera” (Subraya propia)
De conformidad con el artículo anterior, se tiene que las vacancias temporales, están definidas específicamente en la Ley. Así mismo, estas vacancias, son temporales y terminaran una vez el titular del cargo objeto de la misma, vuelva a desempeñar el cargo del cual es titular por terminarse la situación que dio origen a la vacancia.
De otra parte, la misma disposición normativa a la que se ha hecho referencia, respecto del traslado y la reubicación estableció:
“ARTÍCULO 2.2.5.4.1 Movimientos de personal. A los empleados que se encuentren en servicio activo se les podrá efectuar los siguientes movimientos de personal:
1. Traslado o permuta.
2. Encargo.
3. Reubicación
4. Ascenso.
ARTÍCULO 2.2.5.4.2 Traslado o permuta. Hay traslado cuando se provee, con un empleado en servicio activo, un cargo vacante definitivamente, con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría, y para el cual se exijan requisitos mínimos similares.
También hay traslado cuando la administración hace permutas entre empleados que desempeñen cargos con funciones afines o complementarias, que tengan la misma categoría y para los cuales se exijan requisitos mínimos similares para su desempeño.
Los traslados o permutas podrán hacerse dentro de la misma entidad o de un organismo a otro, con el lleno de los requisitos previstos en el presente decreto.
Cuando se trate de traslados o permutas entre organismos, los jefes de cada entidad deberán autorizarlos mediante acto administrativo.
Los reglamentos de las carreras especiales, en lo referente a los traslados y permutas, se ajustarán a lo dispuesto en este decreto.
El traslado o permuta procede entre organismos del orden nacional y territorial.
ARTÍCULO 2.2.5.4.3 Reglas generales del traslado. El traslado se podrá hacer por necesidades del servicio, siempre que ello no implique condiciones menos favorables para el empleado.
El traslado podrá hacerse también cuando sea solicitado por los empleados interesados, siempre que el movimiento no afecte el servicio.
(…)
ARTÍCULO 2.2.5.4.5 Derechos del empleado trasladado. El empleado público de carrera administrativa trasladado conserva los derechos derivados de ella y la antigüedad en el servicio.
Cuando el traslado implique cambio de sede, el empleado tendrá derecho al reconocimiento y pago de los gastos que demande el traslado, es decir, tendrá derecho al reconocimiento de pasajes para él y su cónyuge o compañero (a) permanente, y sus parientes hasta en el primer grado de consanguinidad, así como también los gastos de transporte de sus muebles” (Subraya propia)
El traslado en consecuencia, es una de las formas de provisión de los empleos públicos, el cual se produce cuando la administración hace permutas entre empleados que desempeñen cargos de funciones afines o complementarias, que tengan la misma categoría y para los cuales se exijan requisitos mínimos similares para su desempeño.
De acuerdo con la norma en cita, para dar aplicación a la figura del traslado debe existir un cargo vacante definitivamente, con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría, y para el cual se exijan requisitos mínimos similares. Igualmente, debe corresponder a necesidades del servicio o ser a solicitud del empleado, en este último evento, siempre que el movimiento no cause perjuicios al servicio ni afecte la función pública. En cuando el traslado implique cambio de sede, el funcionario tendrá derecho al reconocimiento y pago de los gastos que demande el traslado.
En relación con la figura del traslado, la Corte Constitucional en Sentencia C-443 de 1993 con magistrado Ponente: Alejandro Martínez Caballero señaló:
“(…) La estabilidad de los servidores de carrera, tanto en lo relacionado con su permanencia como con lo referente a la inalterabilidad de las condiciones de trabajo, debe ser garantizada. No obstante, como lo ha señalado la jurisprudencia constitucional, ello no implica necesariamente la inamovilidad funcional y geográfica del servidor, pues el ejercicio de la discrecionalidad organizativa de la administración debe permitir que se evalúe, conforme a unos criterios de razonabilidad y proporcionalidad, el equilibrio entre las necesidades del servicio y los derechos de los servidores públicos, con el fin de hacer efectivos los principios de la función pública. (Art. 209 C.P.)” (Subraya propia)
De acuerdo con lo anterior, podemos concluir que, para efectuar traslados de empleados públicos, se deben cumplir las siguientes condiciones:
- Que el empleo a donde se va a trasladar el funcionario esté vacante en forma definitiva o la administración decida hacer permutas entre empleados.
- Que los dos empleos tengan funciones afines, misma categoría y requisitos similares para el desempeño.
- Que el traslado no implique condiciones menos favorables para el empleado; entre ellas, que se conservan los derechos de carrera y de antigüedad en el servicio.
- Que cuando provenga de la iniciativa del empleado interesado, no hay detrimento del servicio.
- Que las necesidades del servicio lo permitan.
- Cuando se trate de traslados o permutas entre organismos, la providencia deberá ser autorizada por los jefes de las entidades en donde se produce.
- Los gastos originados por el traslado, serán asumidos por la entidad.
Así las cosas, es de anotar que la figura del traslado que se encuentra regulada en los artículos 2.2.5.4.1 y siguientes del citado Decreto 1083 de 2015, es de aplicación a todos los empleados públicos en entidades de la rama ejecutiva del poder público, llámese de carrera administrativa, en provisionalidad o de libre nombramiento y remoción.
Sobre el traslado de una sede a otra, se considera que esta es viable, siempre y cuando se realice por necesidades del servicio; dicho traslado no debe implicar condiciones menos favorables para el empleado y tendrá derecho al reconocimiento y pago de los gastos que demande el traslado.
En conclusión, la figura de traslado procede tanto por iniciativa de la administración, movimiento que no debe conllevar condiciones desfavorables para el servidor, como a solicitud del funcionario interesado, siempre que no perjudique las necesidades del servicio; entre empleados que desempeñen cargos de funciones afines o complementarias, que tengan la misma categoría y para los cuales se exijan requisitos mínimos similares para su desempeño.
De otra parte, respecto de la reubicación el Decreto 1083 de 2015, establece:
“ARTÍCULO 2.2.5.4.6 Reubicación. La reubicación consiste en el cambio de ubicación de un empleo, en otra dependencia de la misma planta global, teniendo en cuenta la naturaleza de las funciones del empleo.
La reubicación de un empleo debe responder a necesidades del servicio y se efectuará mediante acto administrativo proferido por el jefe del organismo nominador, o por quien este haya delegado, el cual deberá ser comunicado al empleado que lo desempeña.
La reubicación del empleo podrá dar lugar al pago de gastos de desplazamiento y ubicación cuando haya cambio de sede en los mismos términos señalados para el traslado”
De acuerdo con la norma transcrita, si para el caso objeto de consulta, la entidad cuanta con planta de personal global, esta Dirección ha considerado que se podrán distribuir los empleos y ubicar el personal de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la organización interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la entidad, siempre y cuando no implique condiciones menos favorables para el empleado y, sea tenida en cuenta la naturaleza de las funciones del empleo.
De conformidad con lo anteriormente expuesto, si se encuentran encargados de un cargo en vacancia temporal, como una vez el titular del cargo retorne al cargo del cual es titular, la persona en encargo deberá hacer lo mismo, las figuras de encargo y reubicación, solo podrán ser invocadas y usadas, sobre el cargo del cual es titular y no sobre el cargo del cual se encuentra encargada de manera temporal, en los términos señalados en la ley.
Finalmente, para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público, las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos; así como la normatividad que ha emitido el Gobierno Nacional a propósito de la emergencia ocasionada por el COVID – 19, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo y https://coronaviruscolombia.gov.co/Covid19/index.html podrá encontrar conceptos y normativa relacionados con el tema.
El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
ARMANDO LÓPEZ CORTÉS
Director Jurídico
Proyectó: ALF
Revisó: Harold Israel Herreno Suarez
11602.8.4