v\:* {behavior:url(#default#VML);} o\:* {behavior:url(#default#VML);} w\:* {behavior:url(#default#VML);} .shape {behavior:url(#default#VML);}

*20216000259871*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20216000259871

 

Fecha: 21/07/2021 06:02:53 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

Referencia: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES- Artículación. SERVIDORES PÚBLICOS- Responsabilidades. Radicado: 20212060517522 del 14 de julio de 2021.

 

En atención a la comunicación de la referencia, mediante la cual consulta “se me exige hacer uso de mi teléfono personal para realizar mi labor, pues debo realizar y recibir llamadas, igualmente mi superior constantemente me escribe mensajes vía WhatsApp los cuales exige se den respuesta; quisiera conocer si esta exigencia que se me realiza es legal y si puedo rehusarme a hacer uso de mi equipo personal para esto”, me permito manifestarle lo siguiente:

 

Sea lo primero indicar que a este Departamento Administrativo de acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016, le compete formular las políticas generales de Administración Pública, en especial en materias relacionadas con empleo público, la gestión del talento humano, la gerencia pública, el desempeño de las funciones públicas por los particulares, la organización administrativa del Estado, la planeación y la gestión, el control interno, la participación ciudadana, la transparencia en la gestión pública y el servicio al ciudadano, razón por la cual no es de nuestra competencia elaborar, revisar, o determinar cuál es la fórmula de liquidación de las prestaciones sociales, ni de los factores salariales de los servidores públicos, por lo tanto dichas operaciones deberán ser realizadas al interior de cada entidad, según las competencias establecidas para tal fin.

 

Por tanto, la resolución de los casos particulares, como resulta apenas obvio, corresponderá en todos los casos a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal, y además, en desarrollo de los principios de la especialización presupuestal y de la autonomía administrativa, constituye el único órgano llamado a producir una declaración de voluntad con efectos vinculantes en el mundo del derecho.

 

Me permito darle respuesta en los siguientes términos, teniendo en cuenta que el Artículo 123 de la Constitución Política consagra:

 

“Son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad; ejercerán sus funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley y el reglamento.

 

La ley determinará el régimen aplicable a los particulares que temporalmente desempeñen funciones públicas y regulará su ejercicio”. (Subraya propia)

 

La Ley 734 de 2002 o Código Único Disciplinario establece:

 

“ARTÍCULO 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

 

1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.

 

ARTÍCULO 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:

 

 1. Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo

 

(…)

 

De lo anterior se colige que, todos los servidores públicos al ser destinatarios de la ley disciplinaria, están en la obligación de cumplir con los deberes que le imponen no sólo la Constitución y la Ley, sino también los reglamentos internos de cada Entidad y las órdenes impartidas por sus superiores; so pena de someterse al correspondiente proceso disciplinario por la omisión al cumplimiento de sus deberes.

 

Ahora bien, es importante traer a colación las normas que se han expedido recientemente, debido a la declaratoria de emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, mediante Resolución 385 del 20 de marzo de 2020 y al Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica declarado en todo el territorio Nacional por el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, expedido por el Presidente de la República.

 

Al respecto, el Decreto 491 de 2020, “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica” establece:

 

“ARTÍCULO 1. Ámbito de aplicación. El presente Decreto aplica a todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, órganos de control, órganos autónomos e independientes del Estado, y a los particulares cuando cumplan funciones públicas. A todos ellos se les dará el nombre de autoridades.

 

ARTÍCULO 3. Prestación de los servicios a cargo de las autoridades. Para evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, las autoridades a que se refiere el Artículo 1 del presente Decreto velarán por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones.

 

Las autoridades darán a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán para el registro y respuesta de las peticiones.

 

En aquellos eventos en que no se cuente con los medios tecnológicos para prestar el servicio en los términos del inciso anterior, las autoridades deberán prestar el servicio de forma presencial. No obstante, por razones sanitarias, las autoridades podrán ordenar la suspensión del servicio presencial, total o parcialmente, privilegiando los servicios esenciales, el funcionamiento de la economía y el mantenimiento del aparato productivo empresarial.

 

En ningún caso la suspensión de la prestación del servicio presencial podrá ser mayor a la duración de la vigencia de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social”. (Subraya propia)

 

De acuerdo con lo anterior, en atención a la emergencia sanitaria que atraviesa el país se tomó la medida del trabajo en casa para los servidores públicos con el fin de garantizar la prestación de los servicios a su cargo y propiciar al mismo tiempo el distanciamiento social, el cual es necesario para reducir la propagación del virus. Teniendo esto en mente, y buscando implementar efectivamente el trabajo desde la casa, se hace necesario el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs).

 

Justamente, dentro del uso de las TICs contempladas, se encuentra una herramienta altamente conocida y usada como lo es WhatsApp. De acuerdo con la descripción dada por la empresa responsable de esta aplicación: “WhatsApp es una aplicación para teléfonos inteligentes, a través de la cual se pueden enviar mensajes escritos, notas de voz, imágenes, videos, links de sitios web y realizar llamadas a quienes cuenten con la misma aplicación”¹

 

Así mismo, la Corte Constitucional en sentencia T-574 de 2017 con Magistrado Ponente Dr. Alejandro Linares Cantillo señaló sobre esta aplicación que:

 

“Se trata entonces de una plataforma de mensajería instantánea que permite crear grupos en los que participan las personas que el usuario elija -familia, compañeros de trabajo, universidades, entre muchos otros-. A tales grupos, cuya administración se encuentra a cargo de uno o varios de sus integrantes, les puede ser asignado un nombre y comprender hasta 256 integrantes. Cada miembro o participante del grupo tiene la posibilidad -luego de que ingresa al grupo por decisión del administrador- de retirarse del grupo, de silenciarlo, de personalizar las notificaciones o de decidir qué contenidos baja a su teléfono móvil.

 

(…) En suma, WhatsApp es una aplicación de mensajería instantánea que funciona a través de teléfonos inteligentes, que permite enviar y recibir mensajes a través de internet. Los usuarios pueden crear listas de distribución y grupos, lo que facilita el intercambio de videos, imágenes, grabaciones, mensajes escritos, notas de voz y contactos. Dichas conversaciones cuentan con un sistema de cifrado de extremo a extremo, lo que garantiza que solo las personas participantes pueden tener acceso a dicha información”. (Subraya propia).

 

Ahora bien, frente al otorgamiento de teléfono celular con el debido plan de datos a cargo de la entidad pública a la cual se encuentran vinculados, el Artículo 2.8.4.6.5. del Decreto 1068 de 2015 dispone:  

  

“Asignación de Teléfonos celulares. Se podrán asignar teléfonos celulares con cargo a los recursos del Tesoro Público exclusivamente a los siguientes servidores:  

   

1. Presidente y Vicepresidente de la República.  

 

2. Altos Comisionados.  

 

3. Ministros Consejeros Presidenciales.  

 

4. Secretarios y Consejeros del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.  

 

5. Ministros del Despacho.  

 

6. Viceministros.  

 

7. Secretarios Generales y Directores de Ministerios.  

 

8. Directores, Subdirectores, Secretarios Generales y Jefes de Unidad de Departamentos Administrativos y funcionarios que en estos últimos, de acuerdo con sus normas orgánicas, tengan rango de directores de Ministerio.  

 

9. Embajadores y Cónsules Generales de Colombia con rango de Embajador.  

 

10.Superintendentes, Superintendentes Delegados y Secretarios Generales de Superintendencias.  

 

11. Directores y Subdirectores, Presidentes y Vicepresidentes de establecimientos públicos, Unidades Administrativas Especiales y Empresas Industriales y Comerciales del Estado, así como los Secretarios Generales de dichas entidades.  

 

12. Rectores, Vicerrectores y Secretarios Generales de entes universitarios autónomos del nivel nacional.  

 

13. Senadores de la República y Representantes a la Cámara, Secretarios Generales de estas Corporaciones, Secretarios de Comisiones, Subsecretarios del Senado y de la Cámara de Representantes.  

 

14. Magistrados de la Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Consejo Superior de la Judicatura, Consejo Nacional Electoral.  

 

15. Contralor General de la República, Vicecontralor y Secretario General de la Contraloría General de la República.  

 

16. Procurador General de la Nación, Viceprocurador y Secretario General de la Procuraduría General de la Nación.  

 

17. Defensor del Pueblo y Secretario General de la Defensoría del Pueblo.  

 

18. Registrador Nacional del Estado Civil y Secretario General de la Registraduría Nacional del Estado Civil.  

 

19. Fiscal General de la Nación, Vicefiscal y Secretario General de la Fiscalía General de la Nación.  

 

20. Generales de la República.  

 

21. Director General del Senado de la República.  

 

22. Auditor General de la República, Auditor Auxiliar y Secretario General de la Auditoría General de la República.  

   

En caso de existir regionales de los organismos antes señalados, podrá asignarse un teléfono celular al servidor que tenga a su cargo la dirección de la respectiva regional.  

   

PARÁGRAFO 1. Se exceptúa de la aplicación del presente Artículo:  

   

a) Al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y al Departamento Administrativo de la Prosperidad Social, entidades que asignarán, por intermedio de su Director, los teléfonos celulares a sus funcionarios teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública;  

   

b) Al Ministerio de Relaciones Exteriores y se autoriza al Secretario General de dicho Ministerio para asignar teléfonos celulares, con cargo a los recursos del Tesoro Público, a las personas que por sus funciones de carácter diplomático o protocolario así lo requieran, teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública;  

   

c) A los organismos de investigación y fiscalización, entendidos por estos, la Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, y la Contraloría General de la República, así como los de la Policía Nacional y de las Fuerzas Armadas, y se autoriza a los secretarios generales de los mismos, para asignar teléfonos celulares a otros servidores de manera exclusiva, para el desarrollo de actividades especiales de investigación y custodia, sin que dicha asignación pueda tener carácter permanente. Así mismo, los secretarios generales de las entidades mencionadas en el Artículo siguiente, o quienes hagan sus veces, podrán asignar teléfonos celulares para la custodia de los funcionarios públicos de la respectiva entidad, cuando así lo recomienden los estudios de seguridad aprobados en cada caso por la autoridad competente;  

   

d) A Radio Televisión Nacional de Colombia, RTVC y al Instituto Geográfico Agustín Codazzi, y se autoriza a los secretarios generales de los mismos o a quienes hagan sus veces para asignar, bajo su responsabilidad, teléfonos celulares para uso del personal técnico en actividades específicas;  

   

e) A la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, y se autoriza a su Secretario General para asignar teléfonos celulares con cargo a recursos del Tesoro Público a los empleados públicos de la entidad, para el desarrollo de labores de investigación control, fiscalización y de ejecución de operativos tendientes a optimizar la gestión en la administración y en el control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, y para garantizar la prestación eficiente del servicio público tributario, aduanero y cambiario de carácter esencial a cargo de la institución, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del Artículo 53 de la Ley 633 de 2000. Así mismo, se podrá asignar un teléfono celular al Defensor del Contribuyente y Usuario Aduanero de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, así como a los servidores públicos del Ministerio de Transporte, que estén a cargo de una Inspección Fluvial permanente a nivel regional y cuyos costos y tarifa resulten menores a los consumos de líneas fijas debidamente demostrados en forma comparativa;  

   

f) Al Servicio Nacional de Aprendizaje - Sena, y se autoriza al Director Administrativo y Financiero del mismo para asignar teléfono celular, con cargo a los recursos de la entidad, a los Subdirectores de los Centros de Formación y a los Jefes de Oficina del Sena, previa expedición del acto administrativo mediante el cual señale el monto máximo de uso de los mismos;  

   

g) A los Ministerios y Departamentos Administrativos, en cuanto sus competencias y funciones tengan relación con las actividades de prevención y atención de desastres, en particular el Ministerio del Interior y de Justicia, el Ministerio de Defensa Nacional, el Ministerio de Salud y Protección Social, Ministerio de Trabajo, el Ministerio de Transporte, el Ministerio de Educación Nacional, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Departamento Nacional de Planeación, en su calidad de integrantes del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres. Tales entidades asignarán, por intermedio de su representante legal, los teléfonos celulares a sus funcionarios teniendo en cuenta únicamente las necesidades del servicio en la atención y prevención de desastres, y las condiciones para el ejercicio de la función pública.  

   

h) A la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (Aerocivil) y se autoriza a su Secretario General para asignar teléfonos celulares con cargo a recursos del Tesoro Público, a los empleados públicos de las dependencias misionales, directiva y de coordinación de la entidad, como son: los administradores aeroportuarios; los jefes y supervisores de torres de control y de centros de control; personal de soporte técnico, meteorología, AIS/COM/MET, planes de vuelo, seguridad aérea, seguridad aeroportuaria, bomberos aeronáuticos, búsqueda y rescate y atención al usuario.  

   

PARÁGRAFO 2. Las entidades a que se refiere el parágrafo anterior, velaran por que exista una efectiva compensación en los gastos de adquisición de servicios, con la reducción de los costos en el servicio de telefonía básica conmutada de larga distancia.  

   

PARÁGRAFO 3. La limitación del presente Artículo comprende únicamente el suministro de los equipos terminales y el pago del servicio por concepto de comunicaciones de voz móvil, denominado en el presente título indistintamente como celulares.  

   

Las entidades a las que se encuentran vinculados los servidores públicos a quienes les aplica el presente título podrán, con cargo a su presupuesto de servicios, asignar a sus empleados planes de datos o de acceso a internet móvil, para lo cual al interior de la entidad se deberán definir las condiciones para la asignación. Los planes asumidos por la entidad deberán ser de aquellos que no permitan consumos superiores a los contratados por la entidad, denominados comúnmente como planes controlados o cerrados.  

   

En todo caso, los destinatarios del servicio, salvo las personas que pueden ser beneficiarias de un servicio celular en los términos del presente Artículo, deberán tener contratado por su cuenta el servicio móvil de voz y asumir integralmente su costo. De igual manera, deberán proporcionar el equipo terminal que permita el uso del servicio de datos.  

   

El director de la entidad responsable deberá adoptar las medidas necesarias para:  

   

(i) Verificar que los planes autorizados a sus funcionarios no sean cedidos o transferidos por estos a personal ajeno a la misma.  

   

(ii) Verificar cuando menos semestralmente el uso que se está dando al servicio.  

   

(iii) Verificar que una vez finalizada la relación laboral, el proveedor del servicio de comunicaciones con el cual tiene contratado el servicio, suspenda su prestación”.   

  

De conformidad con lo anterior, y teniendo en cuenta que la emergencia sanitaria no ha modificado las normas sobre gasto público en materia de asignación de teléfonos celulares con cargo a los recursos del Tesoro Público, esta sólo se podrá efectuar teniendo en cuenta las disposiciones que se han dejado expuestas.   

 

Por otra parte, respecto al pago del plan de datos del teléfono para los funcionarios que prestan sus servicios desde casa, por parte de la entidad pública a la que se encuentran vinculados, durante el Estado de Emergencia declarado por el Gobierno Nacional, es imperante resaltar lo dispuesto en el Decreto 771 de 2020, que adiciona un parágrafo transitorio al Artículo 2 de la Ley 15 de 1959, por la cual se crea el auxilio de transporte ordenando:   

 

“PARÁGRAFO transitorio. De manera temporal y transitoria, mientras esté vigente la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y de Protección Social con ocasión de la pandemia derivada del Coronavirus CQVID-19, el empleador deberá reconocer el valor establecido para el auxilio de transporte como auxilio de conectividad digital a los trabajadores que devenguen hasta dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes y que desarrollen su labor en su domicilio. El auxilio de conectividad y el auxilio de transporte no son acumulables.   

   

Lo anterior no será aplicable a los trabajadores que se desempeñan en la modalidad de teletrabajo, a quienes les seguirán siendo aplicables las disposiciones de la Ley 1221 de 2008." (Subraya propia)      

 

En consecuencia, y en criterio de esta Dirección Jurídica dentro de las medidas adoptadas para garantizar la prestación del servicio público en todas las Entidades del Estado, se dispuso que el auxilio de transporte debería reconocerse como auxilio de conectividad, concluyendo que mientras persista la emergencia sanitaria y el empleado público devengue hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, aunque no se desplace a su lugar de trabajo, se reconocerá el auxilio de transporte, que por la variación en las condiciones de la prestación del servicio, se tomará como un auxilio de conectividad. Cabe resaltar, que este subsidio sigue siendo sólo para los funcionarios que se encuentren dentro de los criterios del Artículo 1 del Decreto 2361 de 2019, así como también los dispuesto en el Artículo 1 del Decreto 1250 de 2017.   

 

Por otro lado, con relación a la comunicación establecida con uso de las TICs, el empleado público está en la obligación de garantizar un canal de comunicación constante con su jefe directo durante la jornada laboral. Por lo cual, es necesario que el funcionario en cumplimiento de sus obligaciones establezca un canal de comunicación con su grupo de trabajo y jefe inmediato, dentro de los horarios laborales, en los medios que el jefe inmediato o la entidad establezcan para ello. En el caso en concreto, la aplicación WhatsApp fue la escogida por su jefe inmediato para mantener la comunicación con la oficina.

 

Para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el link «Gestor Normativo» donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LOPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyectó: Lucianny G

 

Revisó: José Fernando Ceballos Arroyave

 

Aprobó: Armando López Cortés

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PAGINA

 

1. Tomado de: www.WhatsApp.com