RESOLUCIÓN 086 DE 2021

 

(Febrero 02)

 

Por la cual se deroga la Resolución 045 del 14 de enero de 2021, se convoca a la elección de los representantes de los empleados ante la Comisión de personal de la Función Pública y se fija su procedimiento por el periodo 2021 - 2023

 

EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

 

En ejercicio de las facultades legales y, en especial, las que le confiere el artículo 16 de la Ley 909 y el Decreto 1228 de 2005, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 señala que "en todos los organismos y entidades reguladas por esta ley deberá existir una Comisión de Personal, conformada por dos (2) representantes de la entidad u organismo designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera administrativa y elegidos por votación directa de los empleados. En igual forma, se integrarán Comisiones de Personal en cada una de las dependencias regionales o seccionales de las entidades"

 

Que el artículo 2.2.14.1.1 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el artículo 3 del Decreto 498 del 30 de marzo de 2020 indica que en todos los organismos y entidades regulados por la Ley 909 de 2004 deberá existir una Comisión de Personal conformada por dos (2) representantes del organismo o entidad, designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera administrativa.

 

Que los dos representantes que para el efecto designe el jefe del organismo o entidad serán empleados públicos de libre nombramiento y remoción o de carrera administrativa.

 

Que los dos (2) representantes de los empleados serán elegidos por votación directa de los empleados públicos del organismo o entidad y cada uno tendrá un suplente que deberá acreditar los mismos requisitos y condiciones del titular. En las votaciones que se adelanten para la elección de los representantes de la Comisión de Personal, podrán participar todos los servidores que ocupen empleos de carrera administrativa independientemente de su forma de vinculación y los empleados vinculados en empleos que conforman las plantas temporales.

 

Que en relación con los empleados vinculados mediante nombramiento provisional el Decreto 1083 de 2015 en su artículo 2.2.14.2.1 contempla una excepción para que puedan postularse a la elección como representantes de los empleados ante la Comisión de Personal, cuando en las entidades no haya personal de carrera administrativa, o el número de empleados de carrera no haga posible la conformación de la Comisión de Personal.

 

La anterior excepción también aplicará en el evento de que se realice la convocatoria y no se inscriban por lo menos cuatro (4) candidatos o los inscritos no acreditan los requisitos exigidos.

 

Que según lo dispuesto en el Artículo 2.2.14.2.13 del Decreto 1083 de 2015 los representantes de los empleados en la Comisión de Personal y sus suplentes serán elegidos para períodos de dos (2) años, que se contarán a partir de la fecha de la comunicación de la elección.

 

Que mediante Resolución No. 045 del 14 de enero de 2021 se convocó y fijó el procedimiento de elección de los representantes de los empleados ante la Comisión de personal de la Función Pública periodo 2021 - 2023.

 

Que el mencionado acto administrativo contiene un cronograma para el desarrollo de la convocatoria, estableciendo inicialmente el 25 de enero de 2021, para la inscripción de los candidatos.

 

Que, llegada la fecha de inscripción, solo se inscribieron tres (3) de los cuatro (4) candidatos que establece la norma, dándose aplicación a la facultad que establece la misma de prorrogar el lapso de inscripción por un periodo igual, es decir hasta el 01 de febrero de 2021.

 

Que en el término de la prorroga se inscribió una servidora de carrera, sin embrago al verificar los integrantes de la Comisión de Personal de la vigencia anterior, es decir 2018-2020, se advirtió que la misma hizo parte de la pasada Comisión, por lo que no puede ser tenida en cuenta, toda vez que el artículo 2.2.14.2.13 del Decreto 1083 de 2015 establece que los representantes de los empleados y sus suplentes no podrán ser reelegidos para el período siguiente.

 

Que en atención a que no se inscribieron los candidatos mínimos requeridos para la integración de la comisión de personal para el periodo 2021 - 2023, se hace necesario derogar la resolución 045 del 14 de enero de 2021, convocar nuevamente a elecciones y fijar el procedimiento por cuanto se está frente a una situación especial.

 

Que, de otro lado, resulta procedente aplicar la excepción que contempla el artículo 2.2.14.2.16 del Decreto 1083 de 2015, en el sentido de establecer que para la presente convocatoria pueden participar como electores o aspirantes los servidores nombrados en provisionalidad.

 

Que en aplicación del artículo 4 del Decreto 491 del 28 de marzo de 2020, "Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia , Económica, Social y Ecológica", y del Decreto 1287 de 2020 " Por el cual se reglamenta el Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la Emergencia Sanitaria", la notificación del presente acto administrativo se hará por medios electrónicos.

 

Que mediante Resolución No. 2230 del 27 de noviembre de 2020, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social, se prorrogó la emergencia sanitaria por el nuevo Coronavirus que causa la COVID - 19 y, se modifican las Resoluciones Nos. 385, 844 y 1462 de 2020 en el sentido de prorrogar la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional hasta el 28 de febrero de 2021.

 

Que en virtud de lo anterior y en atención al concepto 20202010366371 emitido por la Comisión Nacional del Servicio Civil, las votaciones para elegir a los nuevos integrantes de la Comisión de personal podrán realizarse de manera virtual en atención a lo dispuesto en el artículo 258 de la Constitución Política.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO I

 

DE LA COMISIÓN DE PERSONAL

 

ARTÍCULO 1. Funciones de la Comisión de Personal. La Comisión de Personal de Departamento Administrativo de la Función Pública, cumplirá las siguientes funciones:

 

a) Velar porque los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y con los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. Las citadas atribuciones se llevarán a cabo sin perjuicio de las facultades de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Para el efecto, la Comisión de Personal deberá elaborar los informes y atender las solicitudes que aquella requiera.

 

b) Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial.

 

c) Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias, o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa. En el caso de no atenderse la solicitud, deberán informar de esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que adopte las medidas pertinentes.

 

d) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que formulen los empleados de carrera que hayan optado por el derecho preferencial a ser vinculados, cuando se les supriman sus empleos, por considerar que han sido vulnerados sus derechos;

 

e) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos;

 

f) Velar porque los empleos se provean en el orden de prioridad establecido en las normas legales y porque las listas de elegibles sean utilizadas dentro de los principios de economía, celeridad y eficacia de la función administrativa;

 

g) Velar porque en los procesos de selección se cumplan los principios y reglas previstas en esta ley;

 

h) Participar en la elaboración del plan anual de formación y capacitación y en el de estímulos y en su seguimiento;

 

i) Proponer en la respectiva entidad la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional;

 

j) Las demás funciones que le sean atribuidas por la ley o el reglamento.

 

CAPÍTULO II

 

CONVOCATORIA E INSCRIPCIONES

 

ARTÍCULO 2. - Convocatoria. Convocar por correo institucional a los servidores públicos que ocupen empleos de carrera administrativa independientemente de su forma de vinculación, provisionales y a los de libre nombramiento y remoción de las dependencias del Departamento Administrativo de la Función Pública, para elegir los dos (2) representantes de los empleados en la Comisión de Personal de este Departamento con sus respectivos suplentes, la cual se llevará a cabo el día diecinueve (19) de febrero de 2021, entre las ocho (8:00 a.m.) de la mañana y las cuatro (4:00 p.m.) de la tarde.

 

ARTÍCULO 3.- Divulgación de la convocatoria. La convocatoria será abierta el día dos (2) de febrero de 2021, con el objeto de efectuar la escogencia de los representantes de los servidores ante la Comisión de Personal de Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante votación secreta de sus servidores.

 

PARÁGRAFO: La presente convocatoria deberá divulgarse ampliamente a través del correo institucional y la página web de Función Pública, durante el periodo comprendido entre el tres (3) al nueve (09) de febrero de 2021.

 

ARTÍCULO 4.- Inscripción de los candidatos. Los candidatos a representantes de los empleados ante la Comisión de Personal del Departamento Administrativo de la Función Pública deberán inscribirse y acreditar las calidades exigidas por el Decreto 1083 de 2015, mediante la herramienta tecnológica que disponga el Grupo de Gestión Humana, dentro de los cinco (5) días siguientes a la finalización de la divulgación de la presente convocatoria, es decir desde las 8:30 a.m. del tres (03) de febrero de 2021, y hasta las 4:30 p.m. del nueve (09) de febrero de 2021 y bajo los siguientes criterios.

 

a) Cualidades y requisitos que deben acreditar los aspirantes: Los aspirantes a ser representantes de los empleados en la Comisión de Personal deberán acreditar las siguientes calidades.

 

1) No haber sido sancionados disciplinariamente durante el año anterior a la fecha de la inscripción de la candidatura; y

 

2) Ser empleados de carrera administrativa.

 

3) Ser empleados en nombramiento provisional en un cargo de carrera administrativa.

 

b) Dependencia en la cual se inscribirán los candidatos: Los candidatos se podrán inscribir en el Grupo de Gestión Humana de la Función Pública mediante la herramienta dispuesta por dicho grupo, la cual contendrá como mínimo la siguiente información.

 

1) Nombres y apellidos completos del candidato.

 

2) Tipo y número de documento de identidad.

 

3) Dependencia.

 

4) Cargo.

 

5) Firma o mecanismo de identificación del candidato como garantía de seriedad de la inscripción.

 

PARÁGRAFO. En atención al artículo 2.2.14.2.13 del Decreto 1083 de 2015 en el que se indica que los representantes de los empleados de la Comisión de Personal y sus suplentes no podrán ser reelegidos, los principales y suplentes de la Comisión de Personal de la vigencia 2019 - 2020 no podrán inscribirse.

 

ARTÍCULO 5.- Publicación lista de inscritos. El listado de los candidatos hábiles inscritos se divulgará el día hábil siguiente al vencimiento del término previsto para la inscripción, es decir el diez (10) de febrero de 2021. La lista en cuestión se divulgará ampliamente a través del correo electrónico institucional.

 

CAPÍTULO III

 

ELECCIÓN Y CONFORMACIÓN

 

ARTÍCULO 6.- Designación de jurados de votación. En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.2.14.2.5 del Decreto 1083 de 2015, el Grupo de Gestión Humana designará a los funcionarios de Función Pública que ejercerán como jurados de votación para la vigilancia de las elecciones.

 

La referida designación se efectuará dentro de los tres (3) días siguientes a la divulgación de la lista de candidatos inscritos, es decir el quince (15) de febrero de 2021.

 

Igualmente, la notificación a los jurados de votación se efectuará mediante correo institucional del Departamento Administrativo de la Función Pública de la lista respectiva, el día hábil siguiente al de su designación, dieciséis (16) de febrero de 2021, y se les enviará correo electrónico informado la designación.

 

ARTÍCULO 7.- Capacitación de los jurados de votación. Se citará a los jurados de votación para que asistan a una capacitación por la plataforma "Microsoft Teams" con la persona designada por el Grupo de Gestión Humana, la cual se llevará a cabo el mismo día en que se notifique a los jurados de votación elegidos para este proceso, con la finalidad de suministrar instrucciones frente a la jornada de elección garantizando así los mecanismo idóneo de seguridad, control y auditoria de la información que garanticen la transparencia y veracidad del proceso electoral.

 

ARTÍCULO 8. Funciones de los jurados. Los jurados de votación tendrán las siguientes funciones:

 

a) Conocer y verificar que la herramienta dispuesta por el Grupo de Gestión Humana es suficiente, confiable y válida para realizar el proceso de votación.

 

b) Vigilar el proceso de votación.

 

c) Verificar la identidad de los votantes.

 

d) Realizar el escrutinio de los votos y consignar los resultados en el acta del escrutinio.

 

e) Firmar las actas (digital).

 

ARTÍCULO 9. Publicación lista general de votantes. El Grupo de Gestión Humana publicará con dos (2) días de anterioridad a las elecciones, la lista general de votantes, es decir el diecisiete (17) de febrero de 2021.

 

ARTÍCULO 10. Elecciones. Las votaciones se efectuarán en un solo día, se abrirán a las ocho (8:00 a.m.) de la mañana del diecinueve (19) de febrero de 2021, y se cerrarán el mismo día a las cuatro (4:00 p.m.) de la tarde.

 

Las elecciones se efectuarán de manera virtual mediante la herramienta tecnológica divulgada mediante correo electrónico con en el link habilitado el día de la votación. El voto es personal, secreto y una vez emitido no podrá realizarse nuevamente.

 

Los medios electrónicos utilizados para la jornada de elecciones serán aprobados por el Grupo de Gestión humana e informados a los jurados de votación, quienes deberán realizar la supervisión y control requerido.

 

PARÁGRAFO. Durante todo el proceso de votación estará presente un servidor de la Oficina de Control Interno de Función Pública designado para realizar funciones de vigilancia y control de la jornada de elecciones.

 

ARTÍCULO 11. Escrutinio. Se efectuará el escrutinio general y la declaración de la elección a través de la plataforma "Microsoft Teams", el día diecinueve (19) de febrero de 2021, a las cuatro y media (4:30 p.m.) de la tarde. Una vez culminado el proceso de escrutinio se efectuará la declaración correspondiente.

 

En presencia de un servidor de la Oficina de Control Interno la Función Pública, los jurados procederán a realizar el escrutinio y anotar en la correspondiente acta el número de votos emitidos a favor de cada candidato, así como el de los votos en blanco.

 

Una vez terminado el escrutinio se leerá en voz alta y los jurados entregarán al Coordinador del Grupo de Gestión Humana los votos y demás documentos utilizados, de lo cual se dejará constancia en el acta de escrutinio que será firmada por los miembros del jurado de votación y por el servidor designado por la Oficina de Control Interno.

 

Si el mayor número de votos fuera igual para dos (2) de los candidatos, éstos serán elegidos como representantes de los empleados ante la Comisión de Personal.

 

Si el número de votos a favor de más de dos (2) candidatos fuese igual, la elección se decidirá al azar, mecanismo que será previsto por el Jefe de la Oficina Control Interno de la Función Pública.

 

Parágrafo: La sesión de escrutinio se realizará por la plataforma "Microsoft Teams", en la que deberán participar los jurados de votación, el servidor designado de la Oficina de Control Interno y los encargados del Grupo de Gestión Humana. Dicha sesión podrá ser grabada para garantizar la confiabilidad y validez del proceso de votación y escrutinio.

 

ARTÍCULO 12. Reclamaciones. Los candidatos en el mismo acto de escrutinio, llevado a cabo el día diecinueve (19) de febrero de 2021, podrán manifestar su intención de reclamación, la cual será formalizada por escrito el mismo día. Las reclamaciones deberán ser resueltas por el Grupo de Gestión Humana durante los tres (3) días hábiles siguientes a la elección, desde el veintidós (22) al veinticuatro (24) de febrero de 2021.

 

ARTÍCULO 13. Publicaciones de Elegidos y Suplentes. Los resultados de las votaciones serán publicados en medios de amplia difusión al interior de la Entidad.

 

Serán elegidos como representantes de los empleados en la Comisión de Personal de Función Pública, los candidatos que obtengan la mayoría de los votos, en estricto orden. Como suplentes serán elegidos los que obtengan el tercero y cuarto lugar, quienes en su orden reemplazarán a los principales.

 

ARTÍCULO 14. Periodo. Los representantes de los empleados ante la Comisión de Personal y sus suplentes serán elegidos para periodos de dos (2) años que se contarán a partir de la fecha de expedición del Acto Administrativo de la elección y/o designación.

 

ARTÍCULO 15. Vacancias. Las faltas temporales de los representantes de los empleados ante la Comisión de Personal serán cubiertas por los suplentes.

 

En caso de falta absoluta de un representante de los empleados, el suplente asumirá tal calidad hasta el fin del periodo. En caso de que por alguna circunstancia el número de los representantes de los empleados a la Comisión de Personal no se ajuste a lo establecido en la Ley 909 de 2004 y el Decreto 1228 de 2005, se convocará a elecciones dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha en que se tenga conocimiento de tal hecho.

 

ARTÍCULO 16. Acto administrativo que conforma la Comisión de Personal. Una vez resueltas las reclamaciones, el Grupo de Gestión Humana proyectará para la firma de la Dirección General, el acto administrativo que conforma la Comisión de Personal de Función Pública.

 

ARTÍCULO 17. Cronograma. De acuerdo con lo establecido en los artículos anteriores, el cronograma es el siguiente:

 

ACTIVIDAD	FECHAS
Convocatoria	02 de febrero de 2021
Divulgación de la convocatoria	03 al 09 de febrero de 2021
Fecha de inscripción de candidatos	03 al 09 de febrero de 2021
Publicación lista de candidatos inscritos	10 de febrero de 2021
Integración de jurados de votación	15 de febrero de 2021
Notificación jurados de votación	16 de febrero de 2021
Capacitación a los jurados de votación	16 de febrero de 2021
Publicación listas su fragantes	17 de febrero de 2021
Elecciones y escrutinio	19 de febrero de 2021
Resolución de reclamaciones	22 al 24 de febrero de 2021
Expedición y divulgación de la Resolución mediante la cual se conforma la comisión de personal del Departamento Administrativo de la Función Publica	25 de febrero de 2021

 

ARTICULO 18. Derogar la Resolución No. 045 del 14 de enero de 2021, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución.

 

ARTÍCULO 19. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

 

COMUNÍQUESE, PUBLIQUESE Y CÚMPLASE,

 

Dada en Bogotá, D.C., a los dos (02) días del mes de febrero de 2021.

 

FERNANDO ANTONIO GRILLO RUBIANO

 

DIRECTOR

 

 

 

 

Revisó: Claudia Liliana Tirado Alarcón

 

Claudia Del Pilar Romero Pardo

 

Juliana Valencia Andrade

 

Proyectó: José Carlos Chaparro Firacative