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*20206000312701*

 

 Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20206000312701

 

Fecha: 16/07/2020 12:52:40 p.m.

 

Bogotá

 

REF. EMPLEOS - DEBERES DE SERVIDORES PÚBLICOS. ¿Resulta jurídicamente viable que un empleado público que se está retirando de la empresa solicite copia o back-up de su información y de su correo electrónico? Radicación No. 20209000242792 del 10 de junio de 2020.

 

En atención a su comunicación de la referencia, mediante la cual consulta sobre la viabilidad de que un empleado público, al momento de su retiro, solicite copia de la información que manejaba en ejercicio de su empleo, así como de su correo electrónico, me permito dar respuesta en los siguientes términos:

 

Sea lo primero señalar respecto de la responsabilidad de los servidores públicos, que la Constitución Política señala:

 

“ARTÍCULO 6º.- Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.” (Subraya fuera de texto)

 

Por su parte, el artículo 23 de la Ley 734 de 2002¹, Código Único Disciplinario, establece sobre la falta disciplinaria y los derechos de los servidores públicos, lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 23. LA FALTA DISCIPLINARIA. < Artículo derogado a partir del 1 de julio de 2021, por el artículo 265 de la Ley 1952 de 2019> Constituye falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en este código que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad contempladas en el artículo 28 del presente ordenamiento.

 

(…)

 

ARTÍCULO 33. DERECHOS. < Artículo derogado a partir del 1 de julio de 2021, por el artículo 265 de la Ley 1952 de 2019> Además de los contemplados en la Constitución, la ley y los reglamentos, son derechos de todo servidor público:

 

1. Percibir puntualmente la remuneración fijada o convenida para el respectivo cargo o función.

 

2. Disfrutar de la seguridad social en la forma y condiciones previstas en la ley.

 

3. Recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones.

 

4. Participar en todos los programas de bienestar social que para los servidores públicos y sus familiares establezca el Estado, tales como los de vivienda, educación, recreación, cultura, deporte y vacacionales.

 

5. Disfrutar de estímulos e incentivos conforme a las disposiciones legales o convencionales vigentes.

 

6. Obtener permisos y licencias en los casos previstos en la ley.

 

7. Recibir tratamiento cortés con arreglo a los principios básicos de las relaciones humanas.

 

8. Participar en concursos que le permitan obtener promociones dentro del servicio.

 

9. Obtener el reconocimiento y pago oportuno de las prestaciones consagradas en los regímenes generales y especiales.

 

10. Los derechos consagrados en la Constitución, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, las ordenanzas, los acuerdos municipales, los reglamentos y manuales de funciones, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo.

 

Referente a los deberes del servidor público, la misma norma señala:

 

ARTÍCULO 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público (…)

 

21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.

 

22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

 

(…)

 

ARTÍCULO 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: (…)

 

13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones

 

(…)

 

De acuerdo con la Constitución Política y la ley, los servidores públicos deben responder ante las autoridades por infringir la Constitución y la ley, por la omisión en el ejercicio de sus funciones, el incumplimiento de sus deberes y por la extralimitación en los mismos.

 

Sobre el particular se ha pronunciado la Procuraduría Primera Delegada de la Vigilancia Administrativa dentro del proceso identificado con el No. Rad. 052-8046-04 en respuesta al recurso de apelación al fallo de primera instancia, el 11 de octubre de 2006, en los siguientes términos:

 

“EL ARTÍCULO 6 de la Carta Política prevé la cláusula general de responsabilidad de los ciudadanos y, la específica y excluyente de los servidores públicos, los cuales deben responder ante las autoridades por infringir la Constitución, la ley, así como por la omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones, norma que en consonancia con el artículo 122 ibidem, armoniza su contenido al determinar que no existirá cargo o empleo público que no tenga funciones detalladas en la ley o reglamento y todo servidor público, deberá ejercer su cargo jurando cumplir y defender la Constitución y desempeñar los deberes que le incumben.

 

Así las cosas, para determinar la responsabilidad de cualquier servidor público, es indispensable precisar el ámbito de sus deberes funcionales, de tal suerte que, se pueda establecer cuándo se está ante una omisión o una extralimitación. “(El resaltado es nuestro).

 

Igualmente, esta misma Delegada dentro del proceso con Radicación: 013-132166-05, de fecha 19 de octubre de 2006, afirmo sobre la responsabilidad del funcionario público lo siguiente:

 

“En el cumplimiento de esos cometidos estatales y durante el ejercicio de las correspondientes funciones o cargos públicos, los servidores públicos no pueden distanciarse del objeto principal para el cual fueron instituidos, como es el de servir al Estado y a la comunidad en la forma establecida en la Constitución, la ley, y el reglamento; por lo tanto, pueden verse sometidos a una responsabilidad pública de índole disciplinaria, cuando en su desempeño vulneran el ordenamiento superior y legal vigente, así como por la omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones ( arts. 6 y 123 CN)”.

 

De acuerdo con lo señalado, la omisión de funciones de los servidores públicos puede dar lugar a responsabilidad disciplinaria, en razón a que el cumplimiento de las funciones de un empleo deberán estar encaminadas al servicio del Estado y la comunidad, por ello, deben revisarse las actuaciones de un servidor público en consonancia con las funciones detalladas en la ley o reglamento para cada caso particular.

 

Así las cosas, de acuerdo con lo señalado, las actividades que los empleados públicos realicen en el ejercicio de sus funciones están encaminadas al servicio público y por tanto no se constituyen como de su esfera privada, razón por la cual mal podría exigirse por parte del trabajador saliente, que se le entregue copia de la información que conoció en ejercicio de dicho empleo.

 

Lo anterior, sin perjuicio de que la información sea requerida para efectos de ejercer su derecho de defensa en algún tipo de proceso disciplinario adelantado por el ejercicio de sus funciones.

 

En este orden de ideas y respondiendo puntualmente su interrogante, no existe sustento jurídico que obligue a que, al momento del retiro de los servidores públicos, se les entregue copia de los archivos que conocieron en ejercicio de sus empleos o de la información de sus correos electrónicos institucionales; esto sin perjuicio de la información que sea requerida para efectos de ejercer el derecho de defensa, como ya se dijo.

 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Maia Borja/ALC

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1. < NOTA DE VIGENCIA: Ley derogada, a partir del 1 de julio de 2021, por el artículo 265 de la Ley 1952 de 2019> “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.