Concepto 299521 de 2020 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 09 de julio de 2020
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
PRESTACIONES SOCIALES
- Subtema: Dotación
En caso de que el derecho a la dotación haya sido causado, por tratarse de una obligación indiscutible de la entidad, y ésta no haya sido suministrada en las fechas establecidas por la norma, procederá en forma extemporánea su reconocimiento y pago directo de la misma en especie, siempre y cuando la obligación no haya prescrito y el empleado continúe laborando al servicio de la entidad. la prescripción es de tres años, que se contarán desde que la respectiva obligación se haya hecho exigible, es decir desde la causación del derecho, independientemente si el empleado se encuentre o no vinculado. El reconocimiento en dinero de esta prestación social sólo será procedente cuando se genere el retiro del servicio de un empleado, sin que se le hubiera dado la dotación respectiva.
*20206000299521*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20206000299521
Fecha: 09/07/2020 02:02:55 p.m.
Bogotá D.C.
REF: PRESTACIONES SOCIALES. Dotación. ¿Opera el fenómeno de la prescripción para reclamar dotación, cuando los empleados siguen vinculados a la entidad? ¿La entidad puede entregar el dinero del valor correspondiente a la dotación adeudada o debe reconocerse en especie? Rad: 20209000241812 del 10 de junio de 2020.
Acuso recibo de la comunicación de la referencia, por medio de la cual consulta si opera el fenómeno de la prescripción para reclamar dotación, cuando los empleados siguen vinculados a la entidad, y si ésta última puede entregar el dinero del valor correspondiente a la dotación adeudada o debe reconocerse en especie; al respecto, me permito manifestar:
Ley 70 de 1988, “por la cual se dispone el suministro de calzado y vestido de labor para los empleados del sector público”, consagra:
“ARTÍCULO 1. Los empleados del sector oficial que trabajan al servicio de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos, Unidades Administrativas Especiales, Empresas Industriales y Comerciales de tipo oficial y Sociedades de Economía Mixta, tendrán derecho a que la entidad con que laboran les suministre cada cuatro (4) meses, en forma gratuita un par de zapatos y un (1) vestido de labor, siempre que su remuneración mensual sea inferior a dos 2 veces el salario mínimo vigente. Esta prestación se reconocerá al empleado oficial que haya cumplido más de tres (3) meses al servicio de la entidad empleadora.”
A su vez, el Decreto 1978 de 1989, “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 70 de 1988”, establece:
“ARTÍCULO 1. Los trabajadores permanentes vinculados mediante relación legal y reglamentaria o por contrato de trabajo, al servicio de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos, Unidades Administrativas Especiales, Empresas Industriales o Comerciales de tipo oficial y Sociedades de Economía Mixta, tanto en el orden nacional como en las entidades territoriales, tendrán derecho a que la respectiva entidad les suministre en forma gratuita, cada cuatro (4) meses, un par de zapatos y un vestido de trabajo”
“ARTÍCULO 2. El suministro a que se refiere el artículo anterior deberá hacerse los días 30 de abril, 30 de agosto y 30 de diciembre de cada año. La entrega de esta dotación para el trabajo, no constituye salario ni se computará como factor del mismo en ningún caso.”
“ARTÍCULO 3. Para tener derecho a la dotación a que se refiere este Decreto, el trabajador debe haber laborado para la respectiva entidad por los menos tres (3) meses en forma ininterrumpida, antes de la fecha de cada suministro y devengar una remuneración mensual inferior a dos (2) veces el salario mínimo legal vigente.”
“ARTÍCULO 4. La remuneración a que se refiere el artículo anterior corresponde a la asignación básica mensual.”
“ARTÍCULO 5. Se consideran como calzado y vestido de labor, para los efectos de la Ley 70 de 1988 y de este Decreto, las prendas apropiadas para la clase de labores que desempeñan los trabajadores beneficiarios, de acuerdo con el medio ambiente en donde cumplen sus actividades.”
“ARTÍCULO 7. Los beneficiarios de la dotación de calzado y vestido de labor quedan obligados a recibirlos debidamente y a destinarlos a su uso en las labores propias de su oficio, so pena de liberar a la empresa de la obligación correspondiente.”
De conformidad con las normas citadas, se infiere que la dotación es una prestación social consistente en la entrega gratuita y material de un vestido y un calzado a cargo del empleador y para uso del servidor en las labores propias del empleo que ejerce, siendo pertinente anotar que para acceder al derecho a la dotación, el servidor debe recibir una asignación básica mensual inferior a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, y haber laborado más de tres meses al servicio de la entidad antes de la fecha de cada suministro.
Por consecuencia, el suministro de la dotación de los servidores públicos debe hacerse cada cuatro meses en unas fechas establecidas por la Ley las cuales son: 30 de abril, 30 de agosto y 30 de diciembre de cada año.
Ahora bien, el artículo 7º del decreto 1978 de 1989, consagra que los servidores beneficiarios de la dotación de calzado y vestido de labor quedan obligados a recibirlos debidamente y a destinarlos a su uso en las labores propias de su oficio, aun cuando adeude dotaciones correspondientes a vigencias anteriores.
Así las cosas, se precisa que mientras el vínculo laboral se mantenga vigente no hay lugar al pago en dinero, únicamente habrá lugar a reconocer la dotación en dinero cuando el servidor se retire del servicio y la administración le deba su reconocimiento.
En consecuencia, en criterio de esta Dirección Jurídica, en caso de que el derecho a la dotación haya sido causado, por tratarse de una obligación indiscutible de la entidad, y ésta no haya sido suministrada en las fechas establecidas por la norma, procederá en forma extemporánea su reconocimiento y pago directo de la misma en especie, siempre y cuando la obligación no haya prescrito y el empleado continúe laborando al servicio de la entidad.
Con relación a la prescripción, el artículo 151 del Código Procesal del Trabajo, dispone que las acciones que emanen de las leyes sociales prescribirán en tres años, que se contarán desde que la respectiva obligación se haya hecho exigible. El simple reclamo escrito del trabajador, recibido por el empleador, sobre un derecho o prestación debidamente determinado, interrumpirá la prescripción, pero sólo por un lapso igual.
Así las cosas, los derechos laborales que superaron los tres (3) años de causación sin que se hayan cancelado o se haya realizado la reclamación respectiva se encuentran prescritos, situación que deberá analizar la administración de manera particular.
En cuanto a la sentencia 49941 del 21 de noviembre de 2018, en lo relacionado a la compensación de dotaciones, expresa:
« […]
Debe sumarse a lo anterior, que conforme a lo dicho por esta Sala, no hay lugar a ordenar el pago de la compensación en dinero de las dotaciones, en razón a que las mismas tienen como objetivo que sean utilizadas en vigencia del contrato; tampoco se invocó la cláusula extralegal con base en la cual se hubiera podido disponer su indemnización monetaria, para lo cual era necesario aportas elementos de juicio que demostraran los perjuicios sufridos por las actoras como consecuencia del incumplimiento de la obligación.
Sobre el particular, se pronunció recientemente la Sala en asunto similar al que ahora es materia de estudio y frente a la misma accionada, en la sentencia CSJ SL1486-2018, en la que se reiteró la SL, 20 feb. 2013, rad. 42546, en donde se sostuvo:
Dotaciones no suministradas:
En relación con esta prestación social ha sido criterio de la Corte que “El objetivo de esta dotación es que el trabajador la utilice en las labores contratadas y es imperativo que lo haga so pena de perder el derecho a recibirla para el período siguiente. Se deriva por tanto que a la finalización del contrato carece de todo sentido el suministro pues se reitera que él se justifica en beneficio del trabajador activo, más en modo alguno de aquel que se halle cesante y que por obvias razones no puede utilizarlo en la labor contratada (...)”. (Sentencia de 15 de abril de 1998, rad 10400). […]»
Por todo lo anterior y dando respuesta a sus interrogantes, se concluye respecto del derecho laboral de recibir dotación, si opera la prescripción de tres años, que se contarán desde que la respectiva obligación se haya hecho exigible, es decir desde la causación del derecho, independientemente si el empleado se encuentre o no vinculado.
Por otro lado, el reconocimiento en dinero, sólo será procedente cuando se genere el retiro del servicio de un empleado, sin que se le hubiera dado la dotación respectiva, pues existe prohibición del pago de dotación en dinero mientras el empleado se encuentre al servicio de la administración.
Para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web www.funcionpublica.gov.co/eva en el vínculo “Gestor Normativo” donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por las Direcciones Técnicas de esta entidad.
El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
ARMANDO LÓPEZ CORTES
Director Jurídico
Proyectó: Nataly Pulido
Revisó: José Fernando Ceballos
Aprobó: Armando López
11602.8.4