CIRCULAR EXTERNA 100-10 DE 2020

(Mayo 21)

PARA: JEFES DE CONTROL INTERNO, AUDITORIA INTERNA O QUIÉNES HAGAN SUS VECES DE LAS ENTIDADES DE LA RAMA EJECUTIVA DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL

DE: VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA, SECRETARIA DE TRANSPARENCIA, PRESIDENTE CONSEJO ASESOR EN MATERIA DE CONTROL INTERNO Y DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINIS TRATIVO DE FUNCION PUBLICA

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA VIGILANCIA Y PROTECCIÓN DE LOS RECURSOS PÚBLICOS EN EL MARCO DE LA EMERGENCIA DERIVADA DEL COVID 19.

CIUDAD Y FECHA: Bogotá D.C., 21 de mayo de 2020

Con ocasión de la declaratoria del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional mediante el Decreto 417 de 2020¹, se han venido adoptado diferentes medidas, a nivel nacional y territorial, con el fin de contrarrestar los efectos que la pandemia del COVID-19 causa a la población. Esta emergencia ha necesitado la flexibilización de la contratación para facilitar la adquisición de bienes y servicios con la prontitud que dicha declaratoria demanda. Este contexto, facilita la generación de espacios propicios para la materialización de hechos de corrupción, falta de transparencia, lavado de activos, crimen organizado, abuso de poder, desvíos y malversación de los dineros públicos.

Estas circunstancias, nos convoca a todos los servidores públicos al compromiso de " cero tolerancia con la Corrupción" y en particular, a los Jefes de Control Interno, aliados estratégicos del Gobierno Nacional, para que en el ejercicio de sus funciones y como tercera línea de defensa del Sistema de Control Interno, centren todos sus esfuerzos en la vigilancia y protección de los recursos públicos.

En este sentido las Oficinas de Control Interno, Auditoria Interna o quienes hagan sus veces, deberán:

1. Incluir de manera obligatoria y prioritaria en los Planes Anuales de Auditoría de 2020 seguimientos especiales o auditorias especializadas a la destinación de los recursos y a los procesos de contratación con ocasión de la emergencia económica.

Se deberá poner especial atención para constatar que estos procesos se encuentren ajustados al Decreto 440 de 2020² " a los lineamientos impartidos en la Guía de Transparencia en la Contratación en La Pandemia COVID-19 por Colombia Compra Eficiente³ y a las directrices impartidas por la Procuraduría General de la Nación (Directiva 16 del 22 de abril de 2020) , la Contraloría General de la República (Circulares 06 del 20 de marzo de 200 y 09 del 20 de abril del 2020) y por la Vicepresidente de la República, la Secretaria de Transparencia , Colombia Compra Eficiente y la Función Pública a través de la circular conjunta 100-008-2020 del 5 de mayo de 2020, entre otras disposiciones .

Sobre los procesos ya celebrados, será necesario identificar los incumplimientos y los responsables y establecer con la administración y el área de planeación, los correctivos y las acciones de mejora que procedan, señalando plazos y ejecutores. Los Jefes de Control Interno deberán hacer seguimiento a su cumplimiento.

Para los contratos a celebrar, es indispensable que además de revisar el procedimiento de contratación a ser aplicado y velar que se ajuste a la normatividad vigente, se solicite a la administración incluidas las oficinas de planeación y de comunicaciones que establezcan la información a publicar durante todo el proceso contractual y su ejecución, así como los responsables de la actualización de la información, el medio de divulgación y el canal para recibir las denuncias o informes de la ciudadanía sobre eventuales riesgos de corrupción y la tarea a desarrollar conjuntamente con el Oficial de Transparencia y el enlace con la Red interinstitucional de Transparencia y Anticorrupción -RITA.

2. Evaluar la capacidad de la entidad para continuar la operación bajo las nuevas condiciones que le impone la crisis. Para tal efecto, deberá tener en cuenta los lineamientos impartidos por el Decreto 491 de 2020⁴, la Circular Externa 01 del 2020 expedida por el Archivo General de la Nación⁵, las disposiciones impartidas por la entidad, producto de los lineamientos señalados en el citado Decreto 491. Respecto de las estrategias definidas para garantizar la prestación del servicio a sus usuarios y las condiciones bajo las cuales se adelanta la modalidad de trabajo en casa, debe tenerse en cuenta la Resolución 666 del 24 de abril de 2020 del Ministerio de Protección Social⁶ , la Circular Externa No. 100-009 de 2020⁷ suscrita por el Ministerio de Salud y Protección Social, el Ministro de Trabajo y el Director de Función Pública, así como el Plan de Continuidad del Negocio de la entidad (Ver Guía para la preparación de las TIC, para la continuidad del negocio, emitida por MinTic), entre otros.

3. Revisar y ajustar sus Planes Anuales de Auditoría, priorizando los temas críticos que respondan a las necesidades actuales y determinar cuáles actividades inicialmente previstas se podrán seguir desarrollando y en qué medida. Establecer cuáles de las actividades deberán suspenderse transitoriamente o aplazarse debido a la imposibilidad física y/o tecnológica para desarrollarlas, y cuáles, deberán incluir.

Lo anterior, teniendo en cuenta que deberá centrar sus esfuerzos en la ejecución de seguimientos especiales o auditorías a las medidas adoptadas con ocasión de la regulación expedida por la declaratoria de emergencia. Para mayor información consultar el documento "Mejores prácticas frente al Rol de las Oficinas De Control Interno, Auditoria Interna o quien hace sus veces, en tiempo de Crisis", emitido por la Función Pública.

4. Apoyar a la Administración con el análisis de riesgos en la contratación desde la perspectiva de la emergencia que se vive y verificar la efectividad de los controles, brindando las alertas oportunas.

5. Hacer seguimiento a los planes de acción que comienzan a surgir como contingencia, verificando el cumplimiento de normas que se han proferido a partir de la declaratoria de la emergencia sanitaria a causa del COVID-19, tanto nacionales como locales (Laborales, tributarias, de salud, de atención ciudadana, entre otras).

6. Informar a los entes de control las presuntas irregularidades que se identifiquen en el mal uso de los recursos destinados para atender la emergencia económica y, semanalmente a la Secretaría de Transparencia los hallazgos y los eventuales riesgos de corrupción que identifiquen como resultado de la tarea desarrollada, al correo electrónico denunciacorrupcion@presidencia.gov.co haciendo uso de formato establecido en el Decreto 338 de 2019.

MARTA LUCIA RAMÍREZ

VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

BEATRIZ ELENA LONDOÑO

SECRETARIA DE TRANSPARENCIA

FERNANDO GRILLO RUBIANO

PRESIDENTE CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO Y DIRECTOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

Proyecto: María del Pilar García González

Revisó: Claudia Hernández

NOTAS DE PIE DE PAGINA

1 Por la cual se adoptan medidas de urgencia en materia de contratación estatal, con ocasión del Estado de emergencia económica, Social y Ecológica derivada de la Pandemia COVID-19

2 Por el cual se adoptan medida s de urgencia en materia de contratación estatal, con ocasión del Estado de Emergencia, Económica, Social y Ecológica derivada de la Pandemia COVI - 19

3 La cual podrá ser consultada en el siguiente link: https://www.colombiacompra.gov.co/content/covid-19

4 Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica"

5. Mediante la cual se efectúan lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales en el marco de la Emergencia

6 Por medio de la cual se adopta el protocolo general de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia del Coronavirus Covid-19

7 Acciones para implementar en la Administración Pública las medidas establecidas en el protocolo genera l de biodiversidad