Publicado por: Jorge Iván Giraldo Díaz 
Fecha: 31 de Diciembre 1969 
Equipo: Servicio al Ciudadano
Con el propósito de cumplir los principios de eficiencia y de transparencia administrativa, el Gobierno Nacional impulsa la implementación de la Política de racionalización y simplificación de trámites para hacer más efectiva y transparente la prestación los servicios y garantizar el ejercicio de los derechos de los ciudadanos.
En este sentido, el Gobierno Nacional marcó un hito con la expedición del Decreto Ley 019 de 2012, conocido como "Ley Antitrámites", la cual se implementó con el objetivo de "suprimir o reformar los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública, facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los principios constitucionales que la rigen".
Par el desarrollo de este fin, la racionalización de los trámites surge como una herramienta de gran valor para facilitar la interacción de los ciudadanos con las entidades de la Administración Pública, contribuir a la eficacia y eficiencia de las entidades públicas y fortalecer, entre otros, los principios de buena fe, confianza legítima, transparencia y moralidad.
Para racionalizar sus trámites, las entidades públicas podrán adelantar tres tipos de mejoras:
Normativa: modificación de normas para simplificar, reducir o eliminar requisitos, cobros, y tiempos de ejecución de trámites.
Administrativa: este ejercicio se circunscribe a la revisión interna que realiza la entidad para reducir pasos, optimizar procedimientos, eliminar o simplificar formularios y documentos, reducir tiempos, establecer nuevos puntos de atención, ampliación de horarios, entre otros.
Tecnológica: está asociada al uso de tecnologías de la Información y las Comunicaciones, de tal manera que un trámite que es presencial pueda ser disponible en línea a través de la web, de forma total o parcial.
Dentro de estos tipos de acción se asocian diversas tareas que ayudan a lograr el propósito de racionalizar un trámite como son:
• Simplificación
• Estandarización
• Eliminación
• Optimización
• Automatización.
Por simplificación se entiende la aplicación de estrategias que conduzcan a hacer más efectivos los trámites como reducción de costos, documentos, pasos a seguir, requisitos y tiempo de duración del trámite.
Por su parte, con la estandarización se busca establecer trámites equivalentes frente a pretensiones similares que pueda presentar una persona ante diferentes autoridades.
Así mismo, la eliminación busca suprimir trámites que cuestan tiempo y energía, y que son inútiles para el Estado y engorrosos para el ciudadano; estos trámites se caracterizan por no tener sustento jurídico o por carecer de pertinencia administrativa.
Adicionalmente, la optimización se entiende como una serie de actividades que permiten aumentar el grado de satisfacción del usuario, a través de actividades como modernización en las comunicaciones, relaciones entre entidades, consultas entre áreas o dependencias de la entidad, aumento de puntos de atención y reducción del tiempo en los puntos de atención, entre otras.
Por último se cuenta con el recurso de la automatización, mediante el cual la entidad se apoya en el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación -TIC, para apoyar y optimizar los procesos que soportan los trámites.
El mecanismo de la automatización integra diversas herramientas tecnológicas en los diferentes momentos de los trámites, para facilitar el acceso a la información, reducir los costos de los trámites y generar menores desplazamientos a los usuarios. Como ejemplo se pueden resaltar los pagos en línea, los formularios en línea y la recepción de documentos en línea.
La Política de Racionalización de Trámites es un mecanismo con el que se da cumplimiento tanto a la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información (Ley 1712 de 2014), en lo relacionado con la publicación y registro de los trámites en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT y en la publicación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
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Jorge Iván Giraldo Díaz
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