Ayuda de Memoria - Equipo Transversal de Gestión Documental

Publicado por: Jorge Iván Giraldo Díaz Fecha: 31 de Diciembre 1969 Equipo: Gestión Documental Tema: Otro 7240

Se presenta por parte de Funcio´n Pu´blica los resultados generales del I´ndice de Transparencia de las Entidades Pu´blicas del Orden Nacional 2015-2016, asi´ como los factores que lo componen, prestando principal e´nfasis en el factor visibilidad y los sub-indicadores relacionados con la Gestio´n Documental. Adema´s, se presenta la comparacio´n del i´ndice con los resultados del FURAG 2016.

Seguidamente se hace la presentacio´n a cargo del equipo de Cambio Cultural de Funcio´n Pu´blica, denominada: Innovacio´n en la Gestio´n Documental, ¿Es posible un cambio? Es este espacio se comparten los aspectos clave a tener en cuenta para lograr un cambio en la imagen
actual de las oficinas de Gestio´n Documental: realidad vs expectativa. Adema´s, se exponen una serie de puntos a tener en cuenta para transformar la forma en la que se comunican y perciben estos temas por parte de las entidades, en particular la Alta Gerencia. Finalmente, se mostraron los 8 principios para el cambio cultural y se ejemplifico´, a trave´s de 2 videos que hacen parte de la
estrategia con la cual Funcio´n Pu´blica implemento´ su nuevo modelo de gestio´n en el an~o 2016 llamada “El Show de los Procesos”, las diferencias entre estrategias de comunicacio´n creativas e innovadoras, comparado con estrategias poco creativas.

Al finalizar la intervencio´n se nomino´ un grupo voluntario de entidades que trabajara´ junto con el grupo de Cambio Cultural de Funcio´n Pu´blica en una estrategia de cambio cultural para la gestio´n documental. El grupo quedo´ conformado por las siguientes entidades: Servicio Geolo´gico Colombiano, Centro de Memoria Histo´rica, Centro Penitenciario y Carcelario, Servicios Postales- 472, ESAP, Supersalud, , Superintendencia de Industria y Comercio, Ministerio de Justicia, Agencia Nacional de Mineri´a.

Por parte del Archivo General de la Nacio´n, se hicieron 3 intervenciones relacionadas con los siguientes temas:

1. Compromisos y avances en materia de convalidacio´n de Tablas de Retencio´n Documental (TRD): en este tema se conto´ con la participacio´n de Eliana Garrido, quien explico´ las cifras relacionadas con la cantidad de TRD convalidas y aprobadas de las entidades del orden nacional hasta la fecha. Asi´ mismo, mostro´ la cantidad de entidades del orden nacional cuyas tablas se encuentran actualmente en proceso de aprobacio´n y convalidacio´n y el proceso que se debe seguir para obtener el resultado final. Finalmente, se muestran algunas estrategias a tener en cuenta para agilizar el proceso de evaluacio´n y convalidacio´n de las TRD.

En esta intervencio´n se respondieron algunas dudas relacionadas con los largos tiempos
que toma la convalidacio´n de las TRD.

2. Proyecto de declaratoria de bienes de intere´s cultural: en este espacio, el Dr. Jorge Cachiotis, Subdirector GPD- Archivo General, explico´ el marco legal y el marco poli´tico bajo los cuales se trabaja esta iniciativa, enumero´ y explico´ los criterios de valoracio´n para los documentos de archivi´stica, los tipos de valores histo´ricos, y finalmente el flujo del procedimiento Decreto 1100 de 2014.
Durante esta intervencio´n, la Directora de Funcio´n Pu´blica planteo´ la posibilidad de llevar a cabo un concurso con las entidades pu´blicas que identifiquen bienes de intere´s cultural para este proyecto, haciendo el si´mil con el Premio Nacional de Alta Gerencia.

3. Sistema integrado de conservacio´n: finalmente, Marcela Rodriguez, asesora del despacho del Director General del Archivo, llevo´ a cabo la intervencio´n sobre conservacio´n de archivos, donde explico´ en que´ consiste este proceso, articulacio´n, pre-requisitos, co´mo se desarrolla, cua´les son sus beneficios ma´s relevantes, las 3 fases del programa de conservacio´n documental, y algunos aspectos importantes a considerar durante el proceso.

Finalmente, se llevo´ a cabo un conversatorio donde los li´deres de Gestio´n Documental de las diferentes entidades tuvieron la posibilidad de dar sus opiniones respecto a los diferentes temas abordados en el Encuentro. Dentro de los aspectos destacados del conversatorio esta´ el caso de e´xito de transformacio´n que expuso el coordinador de Gestio´n Documental de Fogafin, quien compartio´ como su a´rea se ha transformado dentro de su entidad en un proceso estrate´gico, a trave´s de un proceso de innovacio´n de sus actividades cotidianas y co´mo su a´rea ha empezado a mostrar su valor e importancia a la Alta Gerencia.

COMPROMISOS - TAREAS

Acompan~ar a las entidades que lo soliciten en la formulacio´n de un plan de mejoramiento frente a los resultados del ITN en temas de
Gestio´n Documental de las entidades del orden nacional. (AGN, FP)

Trabajar con el grupo voluntario y otras entidades que se postulen, en la definicio´n de una estrategia de cambio cultural que impacte positivamente la percepcio´n de las entidades frente al proceso de Gestio´n Documental. (Cambio Cultural-FP)

Llevar a cabo un concurso para reconocer quien proponga bienes de intere´s cultural de cara´cter archivi´stico. (AGN)

Enviar informacio´n sobre pasanti´as a trave´s del programa Estado Joven, liderado por la Direccio´n de Empleo Pu´blico de FP. (FP)

Verificar con la ESAP la posibilidad de ofrecer una maestri´a o especializacio´n relacionada con temas de Gestio´n Documental (SD- FP).
Enviar presentacio´n a los miembros de los RT. (FP)