Concepto 46041 de 2016 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 03 de marzo de 2016
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
- Subtema: Oficina de Control Interno
El rol que deben desempeñar las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, dentro de las organizaciones públicas, se enmarcan en cinco tópicos, a saber: valoración de riesgos, acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes externos.
*20165000046041*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20165000046041
Fecha: 03/03/2016 10:53:39 p.m.
Bogotá D.C.,
Referencia: Respuesta sobre rol Oficina de Control Interno frente a la implementación de políticas públicas aplicables en la entidad. Radicado No. 20162060055422 del 25 de febrero de 2016.
En atención a su solicitud, donde nos pide le confirmemos cuáles son las funciones que se le asignan al responsable de control interno en relación con la implementación del proceso de gobierno en línea y la ley transparencia y acceso a la información pública, sobre el particular me permito realizar las siguientes precisiones:
La Ley 87 de 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, dispone:
ARTICULO 6°. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. (Subrayado fuera de texto)
ARTÍCULO 9º.- DEFINICIÓN DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL CONTROL INTERNO. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. (Subrayado fuera de texto)
ARTICULO 10.- JEFE DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL CONTROL INTERNO. Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades estatales designarán como Asesor, Coordinador, Auditor Interno o cargo similar, a un funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior y designado en los términos de la presente Ley. (Subrayado fuera de texto)
De conformidad con las anteriores disposiciones es posible determinar que:
a) El Representante Legal en las entidades públicas tiene la responsabilidad de asegurar que se implementen y se mantengan adecuados métodos y procedimientos de control interno, es decir que se cuente con un Sistema de Control Interno acorde a los lineamientos establecidos en la normatividad.
b) La unidad u oficina de coordinación del control interno es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
c) Finalmente los servidores públicos en todos los niveles de la organización que tienen la responsabilidad de aplicar los métodos y procedimientos de control interno diseñados para asegurar de forma razonable que se cumplirán los objetivos y metas institucionales.
Ahora bien, respecto del rol que cumplen las Oficinas de Control Interno es necesario mencionar que de acuerdo a lo establecido en el artículo 9° de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, le corresponde a dicha oficina, asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. En desarrollo de tales funciones, el artículo 2.2.21.5.3 del capítulo 5º del Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” establece los roles que deben desarrollar, así:
ARTÍCULO 2.2.21.5.3. De las oficinas de control interno. En desarrollo de las funciones señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, dentro de las organizaciones públicas, se enmarcan en cinco tópicos, a saber: valoración de riesgos, acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes externos.
(Decreto 1537 de 2001, art. 3)
De este modo las Oficinas de Control Interno actúan como agentes dinamizadores del Sistema de Control Interno. Dentro de éstos el roles, cabe precisar que la labor de dichas oficinas no se limita únicamente a la evaluación y seguimiento, mediante la aplicación de auditorías internas, sino que expresamente la normatividad en mención determina labores de asesoría y acompañamiento puntuales sobre las cuales es necesario trabajar de manera coordinada con la Alta Dirección de la entidad.
Así mismo, se precisa que dichas oficinas deben asesorar y acompañar a los líderes durante el desarrollo de las auditorías llevadas a cabo por parte de los organismos de control y generar espacios para la mejora en la gestión del riesgo, lo que en su conjunto le permitirá cumplir con su rol de fomento de la cultura del control.
En este orden de ideas, si su entidad se encuentra en el proceso de implementación de las políticas mencionadas en su comunicación, en cumplimiento de su rol de asesoría y acompañamiento es importante que preste el apoyo y asesoría necesarios a las áreas o procesos, en las actividades que se programen, dado el conocimiento técnico con el que cuenta su oficina, lo que prohíbe la Ley 87 de 1993 es su intervención mediante autorizaciones y refrendaciones, lo cual no ocurriría en las condiciones anotadas; esto es, haciendo presencia para tomar elementos directos a efectos de realizar las recomendaciones del caso, más no para ejecutar o decidir de forma directa.
De este modo, armonizando estos elementos de juicio se considera que para realizar sus funciones básicas de asesoría y evaluación, es más efectivo que el Jefe de la Oficina de Control Interno presencie los procesos, procedimientos, actividades y operaciones objeto de evaluación, más aún cuando la entidad está entrando a perfeccionar sus sistemas en pro de la mejora en la prestación de sus servicios.
Los invitamos a consultar nuestro nuevo servicio de asesoría: Espacio Virtual de Asesoría – EVA, en la dirección: www.funcionpublica.gov.co/eva/, donde encontrará normas, jurisprudencia, conceptos, videos informativos, publicaciones de la Función Pública, entre otras opciones, las cuales serán de gran apoyo en su gestión.
El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
MARIA DEL PILAR GARCÍA GONZÁLEZ
Directora de Control Interno y Racionalización de Trámites
MYRIAN CUBILLOS/MARIA DEL PILAR GARCÍA GONZÁLEZ
DCI/500.4.6