Concepto 54301 de 2015 Departamento Administrativo de la Función Pública
Fecha de Expedición: 06 de abril de 2015
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
- Subtema: Oficina de Control Interno
Analiza el rol de la Oficina de Control Interno frente a la relación con los entes de control.
*20155000054301*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20155000054301
Fecha: 06/04/2015 12:15:04 p.m.
Bogotá D.C.
Referencia: Rol de la Oficina de Control Interno frente a la relación con los entes de control. Radicado No. 20152060050552 del 16 de marzo de 2015
En respuesta a su comunicación donde nos solicita aclaración acerca del rol de la Oficina de Control Interno frente a la relación con los entes de control y las actividades que deben llevar a cabo durante los procesos de auditoría que realizan tales entidades, al respecto me permito hacer las siguientes precisiones:
La Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", determina en su artículo 6º lo siguiente:
ARTICULO 6°. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. (Subrayado fuera de texto)
Esta misma ley en su artículo 9º establece:
ARTICULO 9°. DEFINICIÓN DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL CONTROL INTERNO. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. (Subrayado fuera de texto)
Como puede observarse tanto el Representante Legal como el Jefe de Control Interno y los demás funcionarios de la entidad, son responsables del mantenimiento del Sistema de Control Interno al interior de las entidades y cada uno cumple roles que son esenciales para sostenimiento a largo plazo del mismo.
Específicamente para el Jefe de Control Interno frente a los entes de control cumple un rol esencial y es el de servir de enlace entre éstas entidades y la Administración, las actividades que se realizan en torno a este rol vistas de manera global, pasan no solamente por el recibimiento y contacto formal con los auditores del ente de control respectivo, sino que deben plantearse labores de asesoría y acompañamiento puntuales a los procesos y sus líderes, especialmente en el contenido y forma de responder a las solicitudes del equipo auditor, de modo tal que la entidad pueda adelantar de una manera armónica este proceso y que se puedan obtener los resultados esperados en la evaluación que se adelanta.
Estas actividades deben desarrollarse de manera coordinada con la Alta Dirección de la entidad y los líderes de cada proceso.
De forma general este Departamento Administrativo ha entregado lineamientos generales en la relación con los entes de control por parte de las oficinas de Control Interno, los cuales a continuación se relacionan:
· Definir en la primera reunión con el equipo auditor del ente del control respectivo, que el interlocutor para atender el proceso auditor es el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y ejercer este liderazgo con el apoyo de la administración.
· Establecer una cordial y respetuosa colaboración con los funcionarios del equipo auditor.
· Recibir las inquietudes y coordinar con los líderes de los procesos las respuestas correspondientes, de forma clara y concisa.
· Antes de dar alguna respuesta al ente de control, verificar el tema con los líderes de los procesos y la administración.
· Llevar un archivo organizado de las solicitudes realizadas por el equipo auditor y las respuestas dadas por la administración, así como las evidencias que las soporten.
· No dar respuestas a nombre propio sin contar con la información relacionada por parte de la administración.
· Velar por el manejo adecuado de la información bajo el debido cuidado y reserva profesional.
· Coordinar con los líderes de los procesos y la administración la respuesta ante los posibles hallazgos que el ente de control va informando.
· Coordinar con los líderes de los procesos la elaboración de los planes de mejoramiento y asesorar sobre metodologías para establecer las causas.
· Realizar seguimiento al plan de mejoramiento de forma continua, establecer cada cuánto de acuerdo a las acciones del mismo.
De acuerdo a lo anteriormente expresado, le confirmo que la labor realizada por parte de la oficina de Control Interno de su entidad no se debe limitar a los informes que desde dicha oficina se generan, sino que se trata de una labor integral, mediante la asesoría y acompañamiento a los líderes de los procesos de la entidad, lo que facilitará llevar a buen término y con los mejores resultados todo el proceso auditor frente al organismo de control respectivo.
Estaremos gustosos de continuar prestando asesoría y apoyo a esa entidad en materia de Control Interno, cualquier duda que tenga al respecto estaremos atentos para orientarlos, en los teléfonos 3344080-87 ext. 146-126-165.
El presente concepto se emite con el alcance del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo
Cordialmente,
MARIA DEL PILAR GARCÍA GONZÁLEZ
Directora de Control Interno y Racionalización de Trámites
MYRIAN CUBILLOS/MARIA DEL PILAR GARCÍA GONZÁLEZ
DCI / 500.4.6