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*20146000054931*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20146000054931

 

Fecha: 30/04/2014 08:41:19 a.m.

 

Bogotá, D.C.,

 

REF.: VARIOS.- ¿Es procedente implementar procedimiento para que la Oficina de Control Interno revise previamente pagos de seguridad social, actas de inicio, actas finales, registros presupuestales de la entidad? Radicado. 20142060047092 del 21 de marzo de 2014.

 

En atención a la consulta de la referencia, me permito manifestarle:

 

Las funciones de las Oficinas de Control Interno, establecidas en la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones, señala:

 

“ARTÍCULO 12. FUNCIONES DE LOS AUDITORES INTERNOS.

 

Serán funciones del Asesor, Coordinador, Auditor Interno o similar las siguientes:

 

a) Planear, dirigir y organizar la verificación y evolución del Sistema de Control Interno;

 

b) Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando;

 

c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;

 

d) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;

 

e) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios;

 

f) Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados;

 

g) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios;

 

h) Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional;

 

i) Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato institucional y legal, diseñe la entidad correspondiente;

 

j) Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado de control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;

 

k) Verificar que se implante las medidas respectivas recomendadas;

 

l) Las demás que le asigne el Jefe del organismo o entidad, de acuerdo con el carácter de sus funciones.

 

PARÁGRAFO. En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones”. (Subrayado fuera del texto)

 

De acuerdo con la norma transcrita, se considera que uno de los roles de la Oficina de Control Interno, según la Ley 87 de 1993 es el seguimiento, y en consecuencia debe verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente.

 

Sobre el particular me permito informarle que, de conformidad con el artículo 9º de la ley 87 de 1993, la unidad u oficina de coordinación del control interno es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

 

El artículo 3º, literal d), de la misma ley, expresa que la Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo.

 

Es así como los diferentes procesos misionales y de apoyo, se materializa a través de un proceso dado por las etapas de la planeación, ejecución, evaluación y comunicación de los hallazgos y recomendaciones, que tiene como punto lógico de partida la existencia de los mismos, por lo cual el legislador estableció de manera taxativa la prohibición contenida en el parágrafo del artículo 12 de la ley 87 de 1993, de que las oficinas de control interno intervengan en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones, sobre asuntos que con posterioridad van a ser objeto de su revisión.

 

Como consecuencia de las normas citadas, debemos concluir que no es viable asignarle al Jefe de Control Interno las funciones que impliquen intervenir en las actividades propias que serán objeto de evaluación como correspondería al caso de la actividad desarrollada por las oficinas de personal, financiera o de contratación de la entidad, quienes cumplen funciones de apoyo a la actividad misional de la entidad, en lo relacionado con pagos de seguridad social, actas de inicio y finales, registro presupuestal, entre otras, gestiones estas que conllevan el desarrollo de actividades administrativas, de control y de pagos para la adecuada ejecución y cumplimiento y que implican finalmente para los responsables de las respectivas dependencias impartir autorizaciones y refrendaciones de los procesos y procedimientos a cargo de la oficina que les ha sido asignada, las cuales se hacen incompatibles con las funciones de control interno dado que el jefe de Control Interno en un momento determinado podría actuar como juez y parte, y se busca que el ejercicio del control interno se lleve a cabo con independencia de las demás instancias que hacen parte de la organización.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

CLAUDIA PATRICIA HERNÁNDEZ LEÓN

 

Directora Jurídica

 

Jaime Jiménez/JFCA/CPHL

 

600.4.8.