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Radicado No.: 20246000183891

 

Fecha: 22/03/2024 04:34:50 p.m.

 

Bogotá D.C.

 

REF.: Tema: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS Subtemas: Comisión para adelantar estudios en el exterior Radicado: 20249000155802 de fecha 20 de febrero de 2024

 

“Teniendo en cuenta que se requiere tener claridad y una orientación en algunos aspectos relacionados en el Decreto 1338 de 2015 y el Decreto 1083 de 2015, respecto a las comisiones al exterior, me permito realizar la solicitud de concepto en cuanto a los siguientes puntos:

 

1. Conforme a lo contenido en el Artículo 8 del Decreto 1338 de 2015

 

1.1. Respecto a las autorizaciones para aceptar invitaciones estas ¿Pueden ser autorizados mediante un formato codificado el sistema de gestión integrado o necesariamente se debe dar dicha autorización en acto administrativo?

 

2. Comisión de estudios.

 

2.1. Teniendo en cuenta que no se tiene una categorización de lo que puede llegar a ser una comisión de estudio:

 

1. ¿Se podría entender que este ítem (comisión de estudios) aplica para educación formal?

 

1. ¿se puede considerar que una comisión de estudios es aquella que su financiación haga referencia a una inscripción, a una matrícula, o ser beneficiario de una beca de estudios en una institución académica o un centro de educación internacional?

 

1. ¿Es responsabilidad de la entidad determinar una categorización de la tipología que pueda llegar a ser una comisión de estudios en el exterior?, o el DAFP posee algún ejemplo de esto.

 

1. ¿Existe un tiempo estipulado para determinar si es una comisión de estudios? Ej. De 30 días en adelante es de estudios, menor de 30 es de servicios.

 

2.2. Si un funcionario de manera independiente se postula a una convocatoria abierta para ser beneficiario de una beca (cursos, capacitación, formación y/o similares los cuales si tienen relación con las funciones que desempeña en la entidad inferior a 30 días) para ser adelantada en el exterior, esta ¿se tramitaría como una comisión de estudios o de servicios en el exterior?

 

2.3. Si un funcionario se postula a una convocatoria cerrada para ser beneficiario de una beca (cursos, capacitación, formación y/o similares los cuales si tienen relación con las funciones que desempeña en la entidad inferir a 30 días) para ser adelantada en el exterior, esta ¿se tramitaría como una comisión de estudios o de servicios en el exterior?

 

2.4. Respecto al artículo 2.2.5.5.38 del Decreto 1083 Soportes de la comisión de estudios. Al vencimiento de la comisión y en el término que señale el convenio, el comisionado deberá presentar los respectivos soportes y certificaciones que acrediten los estudios adelantados, este último, puede hacer referencia a una certificación de asistencia o necesariamente un diploma u algún tipo de titulación académica.” [Sic]

 

Me permito manifestarle lo siguiente:

 

De conformidad establecido en el Decreto 430 de 2016¹ este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación.

 

A efectos de atender los cuestionamientos planteados, resulta pertinente citar las siguientes disposiciones:

 

El Artículo 8 del Decreto 1338 de 2015² establece:

 

ARTÍCULO 8. Delegación para aceptar cargos, honores o recompensas de gobiernos extranjeros u organismos internacionales. Delegase en los Ministros del Despacho y Directores de Departamentos Administrativos la función de autorizar a los servidores públicos vinculados al correspondiente sector administrativo, para que acepten cargos, honores o recompensas de gobiernos extranjeros u organismos internacionales y para celebrar contratos con ellos, en los términos del artículo 129 de la Constitución Política, con excepción de los viceministros, superintendentes, directores, gerentes y presidentes de entidades centralizadas y descentralizadas de la Rama Ejecutiva del nivel nacional.

 

PARÁGRAFO 1. El Ministro del Interior ejercerá la anterior función en relación con los servidores de la Rama Legislativa, distintos de los congresistas, y en relación con los servidores del orden territorial, con excepción de los gobernadores, alcaldes distritales y los alcaldes de las ciudades de Medellín y Santiago de Cali.

 

PARÁGRAFO 2. El Ministro de Justicia y del Derecho ejercerá esta función en relación con los servidores de la Rama Judicial, salvo los magistrados. También respecto de los servidores de la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la República y la Auditoría General de la República, con excepción del Procurador General de la Nación, el Defensor del Pueblo, el Contralor General de la República y el auditor General de la República.

 

El Decreto 1083 de 2015³ con relación a las situaciones administrativas en las cuales se puede encontrar un empleado público señala:

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.1 Situaciones administrativas. El empleado público durante su relación legal y reglamentaria se puede encontrar en las siguientes situaciones administrativas:

 

(...)

 

4. En comisión

 

(...)

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.21 Comisión. El empleado se encuentra en comisión cuando cumple misiones, adelanta estudios, atiende determinadas actividades especiales en sede diferente a la habitual o desempeña otro empleo, previa autorización del jefe del organismo. La comisión puede otorgarse al interior del país o al exterior.

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.22 Clases de comisión. Las comisiones pueden ser:

 

(...)

 

2. Para adelantar estudios.

 

(...)

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.23 Competencia para conceder las comisiones. Cuando el funcionario comisionado sea un Ministro o Director de Departamento Administrativo, la comisión se conferirá mediante decreto ejecutivo.

 

Las comisiones se deben conferir por el nominador respectivo o su delegado, salvo las comisiones de estudios al exterior de los empleados públicos de las entidades del sector central y de las Entidades Descentralizadas, que reciban o no aportes del Presupuesto Nacional, las cuales serán conferidas mediante resolución motivada suscrita por el Ministro o Director del Departamento Administrativo del Sector Administrativo respectivo.

 

Las comisiones de estudio o de servicio al exterior que se otorguen a servidores públicos pertenecientes a Entidades Descentralizadas que no reciban aportes del Presupuesto Nacional o a Instituciones Financieras Nacionalizadas, deberán ser autorizadas previamente por la Junta o Consejo Directivo o Superior, con el voto favorable de su Presidente.

 

Toda comisión de estudios o de servicios fuera del país, que se vaya a conferir a empleados de la Rama Ejecutiva del orden nacional, con o sin cargo al erario público, requerirá de la previa autorización del Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Las comisiones de estudio y de servicio al exterior de los superintendentes, gerentes, directores, presidentes o rectores de entidades centralizadas y descentralizadas de la rama ejecutiva del orden nacional, cuyo nombramiento sea de competencia del Presidente de la República, serán conferidas por el ministro o director de departamento administrativo cabeza de sector. (Negrilla Fuera de texto)

 

(...)

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.31 Requisitos para otorgar la comisión de estudios. Las comisiones de estudios se pueden conferir al interior o al exterior del país, para que el empleado reciba formación, capacitación o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del cual es titular, o en relación con los servicios o competencias a cargo del organismo o entidad donde se encuentre vinculado el empleado.

 

Para el otorgamiento de la comisión de estudios, el empleado deberá cumplir los siguientes requisitos:

 

1. Estar vinculado en un empleo de libre nombramiento o remoción o acreditar derechos de carrera administrativa.

 

2. Acreditar por lo menos un (1) año continuo de servicio en la respectiva entidad.

 

3. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio.

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.32 Derechos en la comisión de estudios. Durante la comisión de estudios el empleado tendrá derecho a:

 

1. Percibir el salario y las prestaciones sociales que se causen durante la comisión.

 

2. A los pasajes aéreos, marítimos o terrestres.

 

3. A que el tiempo de la comisión se le cuente como servicio activo.

 

4. A los demás beneficios que se pacten en el convenio suscrito entre el empleado público y la entidad que otorga la comisión.

 

5. A ser reincorporado al servicio una vez terminada la comisión de servicios.

 

PARÁGRAFO 1. La comisión de estudios al interior del país que se confiera dentro de la misma ciudad no dará lugar al pago de transporte. La comisión de estudios en ningún caso dará lugar al pago de viáticos.

 

PARÁGRAFO 2. La comisión de estudios no incluirá el pago de inscripción, matrícula y derechos de grado, salvo en casos excepcionales que determine el jefe del organismo, de acuerdo con las necesidades del servicio.

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.33 Obligaciones del empleado en la comisión de estudios. El empleado público que se le confiera comisión de estudios al interior o al exterior deberá suscribir convenio mediante el cual se comprometa a:

 

1. Prestar sus servicios a la entidad que otorga la comisión o a cualquier otra entidad del Estado, por el doble del tiempo de duración de la comisión.

 

2. Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado y un (1) mes más, y por el ciento por ciento (100%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que el servidor pueda devengar durante el tiempo que dure la comisión, cuando es de tiempo completo.

 

3. Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el cincuenta (50%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que el servidor pueda devengar durante la comisión, cuando esta es de medio tiempo.

 

4. Reintegrarse al servicio una vez termine la comisión.

 

(...)

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.35 Duración de la comisión de estudios. La duración de la comisión de estudios al interior o al exterior no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces, siempre que se trate de obtener título académico y previa comprobación del buen rendimiento del comisionado, acreditado con los certificados del respectivo centro académico.

 

Si se trata de obtener título académico de especialización científica o médica, la prórroga a que se refiere el presente artículo podrá otorgarse hasta por tres (3) veces, bajo las mismas condiciones contempladas en el inciso anterior.

 

Al vencimiento de la comisión el empleado deberá reintegrarse al servicio, de no hacerlo deberá devolver a la cuenta del Tesoro Nacional el valor total de las sumas giradas por la entidad otorgante, junto con sus respectivos intereses liquidados a la tasa de interés bancario corriente, sin perjuicio de las demás acciones previstas, cuando se hubiere otorgado beca a través del Icetex. De no hacerlo la entidad deberá hacer efectiva la póliza de cumplimiento.

 

Si el empleado comisionado se retira del servicio antes de dar cumplimiento a la totalidad del tiempo estipulado en el convenio, deberá reintegrar a la cuenta del Tesoro Nacional la parte de las sumas pagadas por la entidad, correspondiente al tiempo de servicio que le falte por prestar, incluidos los intereses liquidados a la tasa de interés bancario corriente. De no hacerlo la entidad deberá hacer efectiva la póliza de cumplimiento

 

La suscripción del convenio no implica fuero de inamovilidad del servicio, ni desconocimiento de los deberes y obligaciones que le asisten al servidor frente a la entidad.

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.36 Terminación anticipada de la comisión de estudios. La comisión de estudios podrá ser terminada en cualquier momento cuando, por cualquier medio, aparezca demostrado que el rendimiento en el estudio, la asistencia o la disciplina no son satisfactorios, o se han incumplido las obligaciones pactadas. En este caso, el empleado deberá reintegrarse a sus funciones en el plazo que le sea señalado y prestar sus servicios por el doble del tiempo de duración de la comisión, so pena de hacerse efectiva la garantía, lo anterior sin perjuicio de las sanciones disciplinarias a que haya lugar.

 

(...)]

 

ARTÍCULO 2.2.5.5.38 Soportes de la comisión de estudios. Al vencimiento de la comisión y en el término que señale el convenio, el comisionado deberá presentar los respectivos soportes y certificaciones que acrediten los estudios adelantados.

 

(...)

 

ARTÍCULO 2.2.5.11.6. De la comisión de estudios al exterior. Se podrá conferir comisión de estudios al exterior al servidor público que tenga por lo menos un (1) año continuo de servicio en la respectiva entidad, y para tal efecto, además de las autorizaciones de la Junta, Consejo Directivo o Superior respectivo, cuando a ello haya lugar, deberán cumplirse los siguientes requisitos, sin excepción:

 

Convenio mediante el cual el comisionado se compromete a prestar sus servicios a la entidad que otorga la comisión o a cualquier otra entidad del Estado, por el doble del tiempo de duración de la comisión y Póliza de Garantía de cumplimiento por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el ciento por ciento (100%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los sueldos que el empleado pueda devengar durante el transcurso de su permanencia en el exterior.

 

El plazo de la comisión de estudios no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces, siempre que se trate de obtener título académico y previa comprobación del buen rendimiento del comisionado, debidamente acreditada con los certificados del respectivo Centro Académico.

 

Cuando se trate de obtener título académico de especialización científica o médica la prórroga a que se refiere el presente artículo podrá otorgarse hasta por tres (3) veces, bajo las mismas condiciones contempladas en el inciso anterior.

 

En todo caso, si vencido el término de la comisión de estudios, el servidor público no se reintegra al servicio deberá devolver el valor total de las sumas giradas por la entidad otorgante al Tesoro Nacional, junto con sus respectivos intereses liquidados a la tasa de interés bancario, sin perjuicio de las demás acciones previstas, cuando se hubiere otorgado beca a través del Icetex.

 

Si el empleado Comisionado se retira del servicio antes de dar cumplimiento a la totalidad del tiempo estipulado en el convenio, deberá reintegrar la parte de las sumas pagadas por la Entidad, correspondiente al tiempo de servicio que le falte por prestar, incluidos los intereses a que haya lugar.

 

(Decreto 1050 de 1997, artículo 7 modificado por el Decreto 3555 de 2007, artículo 1)

 

ARTÍCULO 2.2.5.11.7. Del concepto del Icetex. A la solicitud de autorización de comisión de estudios al exterior deberá acompañarse concepto favorable del Icetex, cuando se trate de beca otorgada a través de dicho organismo.

 

(Decreto 1050 de 1997, artículo 8)

 

ARTÍCULO 2.2.5.11.8. De los derechos del comisionado. El comisionado tendrá derecho a recibir su sueldo, pasajes aéreos, marítimos o terrestres de clase económica y cualquier otro emolumento pactado en convenios que haya suscrito la entidad a la cual pertenezca el empleado.

 

En ninguna comisión de estudios al exterior podrán reconocerse viáticos.

 

(Decreto 1050 de 1997, artículo 9)

 

ARTÍCULO 2.2.5.11.9. De las prohibiciones. No se podrán expedir decretos o resoluciones para autorizar comisiones sin el cumplimiento total de los requisitos legales señalados.

 

El desconocimiento de esta prohibición hará incurrir al empleado en falta disciplinaria.

 

Para garantizar la transparencia en la gestión pública, no podrán conferirse comisiones al interior ni al exterior cuyos gastos sean sufragados por particulares que tengan interés directo o indirecto en la gestión.

 

(Decreto 1050 de 1997, artículo 10 modificó el artículo 2 del Decreto 2197 de 1996).

 

ARTÍCULO 2.2.5.11.10. De las invitaciones de gobiernos extranjeros. Las normas de este Decreto se aplicarán sin perjuicio del permiso previsto en los artículos 129 y 189 ordinal 18 de la Constitución Política. Tratándose de estos eventos, al proyecto de acto de autorización se acompañará la correspondiente invitación con la discriminación de los gastos que serán sufragados.

 

En los términos de la normativa transcrita, respecto de la autorización de invitaciones de gobiernos extranjeros, las mismas solo podrán aceptarse, con la previa autorización del respectivo ministerio o Departamento Administrativo cabeza del sector a la que pertenezca la entidad a la cual está vinculado el servidor público; y para su trámite, al proyecto de acto de autorización, se acompañará la correspondiente invitación con la discriminación de los gastos que serán sufragados.

 

Respecto de la comisión de estudios al exterior, la normatividad vigente prevé que, entre las situaciones en que puede encontrarse un empleado público, está la comisión, que puede ser para adelantar estudios en el interior del País o en el exterior; las cuales deberán conferirse con sujeción a las normas transcritas, debiendo ser conferida por la autoridad competente, mediante acto administrativo que señale expresamente, el objetivo de la misma, si procede el reconocimiento de viáticos, cuando haya lugar al pago de los mismos, la duración, el organismo o entidad que sufragará los viáticos o gastos de transporte, cuando a ello haya lugar, número de certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto, el cual no se exigirá cuando la comisión no demande erogaciones del Tesoro.

 

Conforme a lo hasta aquí expuesto, se procede a dar respuesta puntual a las inquietudes planteadas en su consulta en los siguientes términos:

 

Respecto a las autorizaciones para aceptar invitaciones estas ¿Pueden ser autorizados mediante un formato codificado el sistema de gestión integrado o necesariamente se debe dar dicha autorización en acto administrativo?

 

RESPUESTA: De acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.5.11.10 del Decreto 1083 de 2015 las autorizaciones para aceptar invitaciones estas deben ser autorizados mediante acto administrativo, a cuyo proyecto se debe acompañar la correspondiente invitación, con la discriminación de los gastos que serán sufragados.

 

Teniendo en cuenta que no se tiene una categorización de lo que puede llegar a ser una comisión de estudio:

 

RESPUESTA: Conforme a lo previsto en el Artículo 2.2.5.5.31 del Decreto 1083 de 2015, respecto de las comisiones de estudios, se encuentre que: i) Estas se pueden conferir al interior o al exterior del país; ii) Su propósito es que el empleado reciba formación, capacitación o perfeccionamiento, bien sea en el ejercicio de las funciones propias del empleo del cual es titular, o en respecto de los servicios o competencias de la entidad donde se encuentra vinculado.

 

1. ¿Se podría entender que este ítem (comisión de estudios) aplica para educación formal?

 

RESPUESTA: De acuerdo con lo señalado en el punto anterior, la comisión de estudios se puede conferir para cualquiera de las modalidades de educación, siempre que las mismas estén dirigidas a que el empleado reciba formación, capacitación o perfeccionamiento, en temas relacionados con las funciones propias de su cargo o de los servicios o competencias de la entidad donde se encuentra vinculado.

 

1. ¿se puede considerar que una comisión de estudios es aquella que su financiación haga referencia a una inscripción, a una matrícula, o ser beneficiario de una beca de estudios en una institución académica o un centro de educación internacional?

 

RESPUESTA: Según lo previsto en el artículo 2.2.5.5.21 del Decreto 1083 la situación administrativa de Comisión de estudio, implica que el empleado se separa temporalmente de las funciones propias de su cargo, para adelantar estudios, en tal sentido, una inscripción, a una matrícula, o ser beneficiario de una beca de estudios en una institución académica o un centro de educación internacional, por sí sola no se configura la situación administrativa de comisión.

 

1. ¿Es responsabilidad de la entidad determinar una categorización de la tipología que pueda llegar a ser una comisión de estudios en el exterior?, o el DAFP posee algún ejemplo de esto.

 

RESPUESTA: Los criterios para la determinación de las actividades que se consideran comisión de estudios, se encuentran claramente definidas en el Artículo 2.2.5.5.31 del Decreto 1083 de 2015; en el sentido de que se consideran como tales, aquellas actividades orientadas a que el empleado reciba formación, capacitación o perfeccionamiento, bien sea en el ejercicio de las funciones propias del empleo del cual es titular, o en respecto de los servicios o competencias de la entidad donde se encuentra vinculado.

 

1. ¿Existe un tiempo estipulado para determinar si es una comisión de estudios? Ej. De 30 días en adelante es de estudios, menor de 30 es de servicios.

 

RESPUESTA: Como se ha señalado en puntos anteriores, el criterio para determinar si la comisión corresponde a una comisión de estudios, está relacionado con el propósito de la misma (recibir formación, capacitación o perfeccionamiento, bien sea en el ejercicio de las funciones propias del empleo del cual es titular, o en respecto de los servicios o competencias de la entidad donde se encuentra vinculado) y no en relación con su término de duración

 

2. Si un funcionario de manera independiente se postula a una convocatoria abierta para ser beneficiario de una beca (cursos, capacitación, formación y/o similares los cuales si tienen relación con las funciones que desempeña en la entidad inferior a 30 días) para ser adelantada en el exterior, esta ¿se tramitaría como una comisión de estudios o de servicios en el exterior?

 

RESPUESTA: Se reitera que, si el propósito de la comisión está relacionado con el desarrollo de actividades de formación, capacitación o perfeccionamiento, para ser adelantados en el exterior, la misma se considera como una comisión de estudios en el exterior.

 

3. Si un funcionario se postula a una convocatoria cerrada para ser beneficiario de una beca (cursos, capacitación, formación y/o similares los cuales si tienen relación con las funciones que desempeña en la entidad inferir a 30 días) para ser adelantada en el exterior, esta ¿se tramitaría como una comisión de estudios o de servicios en el exterior?

 

RESPUESTA: Se reitera lo señalado en el punto anterior

 

Respecto al ARTÍCULO 2.2.5.5.38 del Decreto 1083 Soportes de la comisión de estudios. Al vencimiento de la comisión y en el término que señale el convenio, el comisionado deberá presentar los respectivos soportes y certificaciones que acrediten los estudios adelantados, este último, puede hacer referencia a una certificación de asistencia o necesariamente un diploma u algún tipo de titulación académica.” [Sic]

 

RESPUESTA: Conforme al texto de la norma citada, no se establece ningún criterio diferente a que el soporte presentado permita acreditar los estudios adelantados; en tal sentido, el soporte será el que la entidad que ofrece el programa ha determinado en cada caso.

 

Si requiere profundizar en otro tema en particular relacionado con las políticas de empleo público y directrices para integración de los planes institucionales y estratégicos al servicio de la Administración Pública, le invitamos a visitar nuestro Gestor Normativo en el siguiente vínculo de la internet http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo, donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Técnica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

ARMANDO LÓPEZ CORTES

 

Director Jurídico

 

Proyecto: Gustavo Parra Martínez

 

Revisó. Maia Borja.

 

11602.8.4

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1. Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

 

2. por el cual se delegan unas funciones en Ministros y Directores de Departamentos Administrativos

 

3. por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.