*20246000066991* 

Al contestar por favor cite estos datos: 

Radicado No.: 20246000066991 

Fecha: 06/02/2024 07:57:53 a.m. 

Bogotá D.C 

 

Referencia: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Encargo.RAD 20232061141402 del 22 de diciembre de 2023. 

En atención a la radicación de la referencia, remitida por la Comisión Nacional del Servicio  Civil, CNSC en la cual consulta el significado del término inmediatamente inferior traído en  el proceso de encargo en la ley 909 de 2004 modificado por la ley 1960 de 2019, y si es  posible encargar a un empleado de diferentes niveles de clasificación de empleo,  adicionalmente pregunta sobre la denominación de empleo auxiliar administrativo código  407 grado 6 y secretario código 440 grado 10 quien ostenta mayor denominación de  empleo, frente a lo anterior, me permito manifestarle lo siguiente:  

Inicialmente es importante indicarle que, de acuerdo con lo establecido en el  Decreto 430 de 2016¹, este Departamento Administrativo tiene como objeto el  fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y  organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la  democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación,  implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de  instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación. 

En ese sentido, la resolución de los casos particulares corresponderá a la autoridad  empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y  documentada la situación particular de su personal. 

 

Por tanto, este Departamento Administrativo, en ejercicio de sus funciones, realiza la  interpretación general de las disposiciones legales y, en consecuencia, no le corresponde  la valoración de los casos particulares. En consecuencia, le daremos respuesta a sus  interrogantes de manera general respecto del tema objeto de consulta. 

En relación a su consulta, el Decreto 1083 de 2015² establece: 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las  funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o  definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo. (...) 

ARTÍCULO 2.2.5.5.42 Encargo en empleos de carrera. El encargo en empleos de carrera que se encuentren  vacantes de manera temporal o definitiva se regirá por lo previsto en la Ley 909 de 2004 y en las normas que la  modifiquen, adicionen o reglamenten y por las normas que regulan los sistemas específicos de carrera”. 

Del mismo modo, la Ley 909 de 2004³ modificado por la Ley 1960 de 2019⁴, dispone: 

“ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera  administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos  para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados  disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente. 

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en  quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad  con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo  deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley. 

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente  inferior de la planta de personal de la entidad. (negrilla y subrayado fuera del texto original). 

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a  través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el  perfil para su desempeño. 

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3)  meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva. 

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados con posteridad a  la vigencia de esta ley. 

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el  nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del  Servicio Civil a través del medio que esta indique”. 

Ahora bien, frente a la posibilidad de encargar tenemos que la Comisión Nacional del  Servicio Civil, en el Criterio Unificado Provisión de Empleos Públicos Mediante Encargo  del 13 de agosto de 2019 consideró lo siguiente, frente al empleo inmediatamente inferior: 

 

(...) 

e) El encargo recaerá en el empleado de carrera que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior al que se pretende proveer transitoriamente 

La Unidad de Personal o quien haga sus veces, con el fin de garantizar el reconocimiento del  derecho preferencial de encargo, deberá revisar e identificar frente a la totalidad de la planta de  empleos de la entidad, sin distinción por dependencia y/o ubicación geográfica, el servidor de carrera  que desempeña el empleo inmediatamente inferior a aquél que será provisto transitoriamente y que  acredite los requisitos definidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 20048. 

En tal orden, para el otorgamiento del derecho de encargo se debe verificar inicialmente el empleo  inmediatamente inferior, con el fi n de establecer si existe un titular de carrera que acredite todas las  condiciones y requisitos definidos por la norma. Así y en ausencia de servidor con calificación  "Sobresaliente" en su última evaluación del desempeño laboral, el encargo recaerá en el servidor  que en el mismo nivel jerárquico cumpla con los demás requisitos y cuente con calificación  "Satisfactoria”, procedimiento que deberá realizarse sucesivamente descendiendo en la planta de  personal de la entidad. 

De no existir servidor de carrera que reúna los requisitos, se podrán tener en cuenta los servidores  que acaban de superar el periodo de prueba que, cumpliendo con los demás requisitos para el  encargo, hayan obtenido una calificación "Sobresaliente " en la evaluación de dicho período de  prueba o, en su defecto, una calificación "Satisfactoria ". 

Al respecto, se precisa que es posible que un funcionario pueda ser encargado en un empleo, pese a  estar gozando actualmente de otro encargo, pero para ello, y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 , se ha de entender como referente que el empleo inmediatamente  inferior, a que alude la norma, para el otorgamiento del nuevo encargo es necesariamente el cargo  del cual es titular de derechos de carrera administrativa , y no del que está ocupando en ese  momento en encargo. 

4. ¿Cómo proceder a la provisión de una vacante mediante encargo cuando existe pluralidad de servidores de carrera que cumplen los requisitos? 

Si efectuado el estudio por parte de la entidad, se evidencia que existe pluralidad de servidores de  carrera con derecho a ser encargados porque acreditan: 

1. Los requisitos (estudios y experiencia) para ejercer el empleo a proveer; 
2. Poseer las aptitudes y habilidades para el desempeño del empleo a proveer; c. No han sido sancionados disciplinariamente en el último año; 
3. Desempeñan el empleo inmediatamente inferior y; 
4. Su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. 

La Unidad de Personal de la respectiva entidad deberá:

a) Publicar a través de su intranet o medio de amplia difusión para los funcionarios, el listado de los servidores de carrera que cumplen los requisitos para ser encargados del empleo a proveer, con el objeto de que quienes se encuentre n interesados así manifiesten, mediante comunicación oficial a  través del medio más expedito disponible, incluyendo el correo electrónico personal para el caso de  servidores de carrera que se encuentra n en situaciones administrativas que implican su ausencia de  la entidad, siempre que se hallen en servicio activo. Igualmente, los servidores que no estén  interesados en ser encargados deberán expresarlo a través de los medios antes definidos. 

b) Efectuada la manifestación de interés por uno o varios aspirantes, la Unidad de Personal de la entidad usará alguno de los métodos referidos en el numeral 2° del literal b) del aparte No. 3 del presente Criterio9. Por su parte, si aplicado uno de los métodos se encuentra que sólo un servidor  cumple los requisitos, deberá efectuarse el nombramiento en encargo a éste. 

c) Si continúa la pluralidad de servido res que cumplen los requisitos, la Unidad de Personal podrá acudir a los criterios de desempate que se muestran a continuación y en el orden que previamente

Criterios de desempate para la provisión de un empleo de carrera mediante encargo cuando existe  pluralidad de servidores de carrera que cumplen requisitos. 

Existirá un empate. cuando varios servidores de carrera cumplan la totalidad de los requisitos  exigidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 200410 para ser encargados, caso en el cual la  administración deberá actuar bajo unos parámetros objetivos y previamente establecidos con  fundamento en el mérito, pudiendo aplicar entre otros y en el orden que estime pertinente, los  siguientes criterios. 

a) El servidor con derechos de carrera administrativa que acredite mayor experiencia relacionada (de acuerdo a lo exigido en el Manual de Funciones y Competencias Laborales). 

b) Mayor puntaje en la última calificación definitiva del desempeño laboral. 

c) Pertenecer a la misma dependencia en la que se encuentra el empleo objeto de provisión. 

d) El servidor público que cuente con distinciones, reconocimientos u honores en el ejercicio de sus funciones durante los últimos cuatro (4) años. 

e) El servidor con derechos de carrera que acredite educación formal relacionada y adiciona l al requisito mínimo exigido para el cargo, para lo cual se verificará la información que se encuentre en la historia laboral. Se deberá establecer un puntaje por cada título de educación forma l adicional al  requisito mínimo. 

f) El servidor con derechos de carrera que acredite la condición de víctima, en los términos del artículo 131 de la Ley 1448 de 2011, "Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones " 

g) El servidor con derechos de carrera más antiguo de la entidad.

h) El servidor de carrera que hubiere sufragado en las elecciones inmediatamente anteriores, para lo cual deberá aportar el certificado de votación de acuerdo con lo establecido en el artículo 5° de la Ley 403 de 1997. 

i) De no ser posible el desempate, se decidirá a la suerte por medio de balotas, en presencia de pluralidad de servidores de la entidad, entre ellos control interno. (...)

De acuerdo con lo expuesto por la CNSC en el criterio unificado citado, para el  otorgamiento del derecho de encargo se debe verificar inicialmente el empleo  inmediatamente inferior, con el fi n de establecer si existe un titular de carrera que  acredite todas las condiciones y requisitos definidos por la norma. Así y en ausencia de  servidor con calificación "Sobresaliente" en su última evaluación del desempeño laboral, el  encargo recaerá en el servidor que en el mismo nivel jerárquico cumpla con los demás  requisitos y cuente con calificación "Satisfactoria”, procedimiento que deberá realizarse  sucesivamente descendiendo en la planta de personal de la entidad. 

Este procedimiento deberá realizarse sucesivamente descendiendo en la planta y en caso  de no encontrar un servidor que cumpla con los requisitos ya citados procederá el  nombramiento provisional. En consecuencia, el encargo solo podrá otorgarse siempre y  cuando el empleado pertenezca al mismo nivel jerárquico. 

Finalmente, con relación a su inquietud relacionada con la denominación de empleo  auxiliar administrativo código 407 grado 6 y secretario código 440 grado 10 quien ostenta  mayor denominación de empleo 

El Decreto 770 de 2005, establece lo siguiente: 

ARTÍCULO 20. Nivel Asistencial. El Nivel Asistencial está integrado por la siguiente nomenclatura y  clasificación específica de empleos: 

Cód.	Denominación del empleo
407	Auxiliar Administrativo
440	Secretario

De acuerdo con lo anterior, en criterio de esta Dirección Jurídica, los dos empleos citados  por usted, pertenecen al mismo nivel jerárquico, es decir al nivel asistencial. No obstante,  según lo manifestado por usted el secretario código 440 grado 10 estaría por encima del  auxiliar administrativo código 407 grado 6. Lo anterior, aunque los dos empleos se  encuentran el mismo nivel para el caso particular el secretario tiene un grado más alto que  el auxiliar.

 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del  sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos,  me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo  podrá encontrar conceptos  relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica. 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo 

Atentamente, 

ARMANDO LOPEZ CORTES  

Director Jurídico  

Proyectó: Luis Fernando Núñez Rincón.

Reviso Maia Borja 

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

2“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”. 

3“Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”. 

4Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones