*20246000066761* 

Al contestar por favor cite estos datos: 

Radicado No.: 20246000066761 

Fecha: 06/02/2024 12:26:36 p.m. 

Bogotá D.C. 

 

REF.: Tema: EMPLEO Subtemas: Identificación jefe inmediato, Asignación de funciones, Evaluación del  desempeño Radicado: 20239001154282 de fecha 29 de diciembre de 2023. 

En atención a la comunicación de la referencia, de manera atenta se procede a dar  respuesta a su consulta en los siguientes términos: 

Plantea en su comunicación los siguientes interrogantes: 

“... ¿La norma permite que un funcionario público en carrera administrativa tenga dos (2)  jefes inmediatos y que ambos impartan instrucciones diferentes?  

¿Los compromisos laborales pueden ser diferentes a las funciones del propio cargo,  inclusive de otras áreas funcionales?  

¿La norma permite que el manual de funciones de una entidad pública tenga  contradicciones entre el cargo y el área funcional, es decir, que las funciones no  correspondan propiamente al área?” 

De conformidad establecido en el Decreto 430 de 2016¹ este Departamento Administrativo  tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las  entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la  democratización de la gestión pública y el servicio ciudadano, mediante la formulación,  implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de  instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación. 

 

El presente concepto se enmarca dentro de la función de asesoría y se funda en la  presentación y análisis de las disposiciones legales y reglamentarias, lo mismo que en la  jurisprudencia relativa a la materia objeto de consulta. 

A efectos de atender los cuestionamientos planteados, resulta pertinente citar las  siguientes disposiciones: 

En lo que tiene que ver con la identificación del jefe inmediato, este departamento en  desarrillo de sus funciones, publicó la Guía para establecer o modificar el manual de  funciones y de competencias laborales; la cual en relación con este tema, señala entere  otros aspectos, lo siguiente: 

Paso 1 – Identificación y ubicación del empleo:  

1.1 Identifique el nivel jerárquico del empleo: Determine el nivel jerárquico al cual  pertenece el empleo, de acuerdo con la norma que establece el régimen de nomenclatura y  clasificación de empleos públicos aplicable a su institución. Para el denominado sistema  general de clasificación de empleos públicos, en el orden nacional y territorial, el primer  dígito del código del empleo establece el nivel jerárquico del empleo, así: 

(...) 

1.7 Identifique el cargo del Jefe inmediato: Se refiere al señalamiento del empleo de quien  ejerce la supervisión directa frente al cargo del que estamos describiendo sus funciones y  competencias laborales. En el caso de que el empleo pertenezca a la planta global se  indicará: “Quien ejerza la supervisión directa” 

Desde el punto de vista formal, en la estructura del Manual de Funciones, se encuentra la  información relativa a: 

Dependencia: Despacho de Ministro – 

Despacho de Alcalde Donde se ubique el cargo (si es planta global) 

Cargo del Jefe Inmediato: Ministro o Alcalde  

 Quien ejerza la supervisión directa (si es planta global) 

(...) 

Respecto de la calificación y evaluación del desempeño y desarrollo de las funciones de  los servidores Ley 909 de 2004², dispone: 

 

“ARTÍCULO 38. Evaluación del desempeño. El desempeño laboral de los empleados de  carrera administrativa deberá ser evaluado y calificado con base en parámetros  previamente establecidos que permitan fundamentar un juicio objetivo sobre su conducta  laboral y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales. A tal efecto, los  instrumentos para la evaluación y calificación del desempeño de los empleados se  diseñarán en función de las metas institucionales. 

El resultado de la evaluación será la calificación correspondiente al período anual,  establecido en las disposiciones reglamentarias, que deberán incluir dos (2) evaluaciones  parciales al año. No obstante, si durante este período el jefe del organismo recibe  información debidamente soportada de que el desempeño laboral de un empleado es  deficiente podrá ordenar, por escrito, que se le evalúen y califiquen sus servicios en forma  inmediata.” 

Artículo 39. Obligación de evaluar. Los empleados que sean responsables de evaluar el  desempeño laboral del personal, entre quienes, en todo caso, habrá un funcionario de libre  nombramiento y remoción, deberán hacerlo siguiendo la metodología contenida en el  instrumento y en los términos que señale el reglamento que para el efecto se expida. El  incumplimiento de este deber constituye falta grave y será sancionable disciplinariamente,  sin perjuicio de que se cumpla con la obligación de evaluar y aplicar rigurosamente el  procedimiento señalado.  

El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades u organismos a los  cuales se les aplica la presente ley, tendrá la obligación de remitir las evaluaciones de  gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas como criterio  para la evaluación de los empleados, aspecto sobre el cual hará seguimiento para verificar  su estricto cumplimiento.  

Artículo 40. Instrumentos de evaluación. De acuerdo con los criterios establecidos en esta  ley y en las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil, las entidades  desarrollarán sus sistemas de evaluación del desempeño y los presentarán para  aprobación de esta Comisión.  

Es responsabilidad del jefe de cada organismo la adopción de un sistema de evaluación  acorde con los criterios legalmente establecidos. No adoptarlo o no ajustarse a tales  criterios constituye falta disciplinaria grave para el directivo responsable.  

La Comisión Nacional del Servicio Civil desarrollará un sistema de evaluación del  desempeño como sistema tipo, que deberá ser adoptado por las entidades mientras  desarrollan sus propios sistemas. 

Por su parte, el Decreto 1083 de 2015, establece: 

“ARTÍCULO 2.2.8.1.1 Definición. La evaluación del desempeño laboral es una herramienta  de gestión que, con base en juicios objetivos sobre la conducta, las competencias laborales  y los aportes al cumplimiento de las metas institucionales de los empleados de carrera y en  período de prueba en el desempeño de sus respectivos cargos, busca valorar el mérito  como principio sobre el cual se fundamenten su permanencia y desarrollo en el servicio.

 

(...) 

ARTÍCULO 2.2.8.1.7. Responsables de evaluar. En el sistema tipo de calificación que  diseñe la Comisión Nacional del Servicio Civil, se determinará el o los empleados  responsables de evaluar el desempeño de los empleados de carrera, dentro de los cuales,  en todo caso, habrá un empleado de libre nombramiento y remoción” 

Ahora bien, en cuanto a la evaluación parcial, el Acuerdo 20181000006176 de 2018, de la Comisión Nacional del Servicio Civil, señala: 

“ARTÍCULO 1. Finalidad de la evaluación del desempeño. Es una herramienta de gestión  objetiva y permanente, encaminada a valorar las contribuciones individuales y el  comportamiento del evaluado, midiendo el impacto positivo o negativo en el logro de las  metas institucionales. Esta evaluación de tipo individual permite así mismo medir el  desempeño institucional. 

ARTÍCULO 2. Fases. El proceso de Evaluación del Desempeño Laboral para el periodo  anual y el período de prueba se desarrollará de acuerdo con las siguientes fases: 

PRIMERA	Concertación de Compromisos
SEGUNDA	Seguimiento
TERCERA	Evaluaciones parciales
CUARTA	Calificación definitiva

(...) 

ARTÍCULO 5. Evaluaciones parciales y eventuales en el período anual. Durante el  período anual de Evaluación del Desempeño Laboral se deberán efectuar las  siguientes evaluaciones parciales semestrales y eventuales cuando así se  requieran: 

Evaluación parcial del primer semestre. Corresponde al período comprendido  entre el primero (1º) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año. La  evaluación deberá producirse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes  a su vencimiento. 

Evaluación parcial del segundo semestre. Corresponde al período  comprendido entre el primero (1º) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del  año siguiente. La evaluación deberá producirse a más tardar dentro de los  quince (15) días hábiles siguientes a su vencimiento. 

Evaluaciones parciales eventuales. En las evaluaciones del primero como del  segundo semestre, el evaluador deberá tener en cuenta el resultado de las  evaluaciones parciales eventuales que se generen por las siguientes  situaciones: 

a) Por cambio de evaluador, quien deberá evaluar a sus colaboradores antes de retirarse del empleo. 

b) Por cambio definitivo del empleo como resultado de traslado del evaluado o reubicación del empleo. 

c) Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones del cargo por suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro cargo o con ocasión de licencias, comisiones o de vacaciones, en caso de que el  término de duración de estas situaciones sea superior a treinta (30) días  calendario. 

d) La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación, si la  hubiere, y el final del período semestral a evaluar. 

e) Por separación temporal del empleado público con ocasión de un nombramiento en período de prueba, la cual surtirá efectos sólo en los eventos en que el servidor regrese a su empleo o no supere el período de prueba. 

Las evaluaciones parciales eventuales deben producirse dentro de los diez (10)  días hábiles siguientes, contados a partir del momento en que se presente la  situación que las origina, con excepción de la ocasionada por cambio de evaluador,  la cual se realizará antes del retiro de éste. 

(...) 

ARTÍCULO 8. Calificación definitiva del período anual. Comprende el período entre  el 1 de febrero y el 31 de enero del año siguiente, correspondiendo a la sumatoria  de las dos (2) evaluaciones parciales semestrales. Esta calificación deberá  producirse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento de  dicho período. 

PARÁGRAFO. En el caso de los sistemas específicos, la calificación definitiva se llevará a cabo conforme a los términos establecidos en las normas que los rigen”. 

De otra parte, el Anexo Técnico del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral  de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba, señala:  

1. DEFINICIONES 

(...) 

Evaluador: El jefe inmediato del servidor de carrera o en período de prueba, será el  responsable de evaluar su desempeño siguiendo la metodología aquí contenida. En todo  caso, el jefe inmediato deberá ostentar un grado igual o superior al evaluado. 

Los empleados de carrera que se encuentren en Comisión o en Encargo en un empleo de  Libre Nombramiento y Remoción serán responsables de evaluar de manera directa al  evaluado, sin que sea necesario conformar Comisión Evaluadora. 

Los jefes inmediatos que ostenten un grado inferior al del evaluado, no tendrán la  competencia para evaluarlo, caso en el cual, el superior jerárquico de aquel tendrá la  responsabilidad de hacerlo. 

(...) 

III. FASES DEL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL. 

El proceso de Evaluación del Desempeño Laboral se desarrollará de acuerdo con las siguientes fases: i) Concertación de compromisos, ii) Seguimiento, iii) Evaluaciones parciales y iv) Calificación definitiva.

 

Concertación de compromisos. En la primera fase, evaluado y evaluador deberán concertar  los compromisos, teniendo en cuenta los siguientes insumos: 

Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales vigente en la entidad,  dentro del que se encuentran definidos el propósito del empleo, las funciones,  competencias y conocimientos esenciales. 

Planes institucionales o metas por áreas, dependencias, grupos internos de trabajo y  procesos o indicadores de gestión. 

El resultado de la evaluación de áreas o dependencias expedida por la oficina de  Control Interno o quien haga sus veces en la entidad del año inmediatamente anterior. El resultado de la última calificación definitiva del desempeño laboral. 

Los compromisos de mejoramiento individual del período de evaluación inmediatamente anterior, cuando haya lugar a ello. 

Respecto de la asignación de funciones, el Decreto 1083 de 2015³ establece lo siguiente: 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.52. Asignación de funciones. Cuando la situación administrativa en la  que se encuentre el empleado público no genere vacancia temporal, pero implique  separación transitoria del ejercicio de sus funciones o de algunas de ellas, el jefe del  organismo podrá asignar el desempeño de éstas a otro empleado que desempeñe un  cargo de la misma naturaleza. 

Esta situación no conlleva el pago de asignaciones salariales adicionales, por cuanto no se  está desempeñando otro empleo. 

El empleado a quien se le asignen las funciones no tendrá derecho al pago de la diferencia  salarial y no se entenderá desvinculado de las funciones propias del cargo del cual es  titular.” (Subraya fuera de texto) 

De acuerdo con lo previsto en la norma, se tiene que, por necesidades del servicio, el jefe  del organismo o entidad pública podrá asignar a un empleado público las funciones de  otro cargo, siempre que corresponda a la misma naturaleza. El empleado a quien se le  asignen las funciones no tendrá derecho al pago de la diferencia salarial y no se  entenderá desvinculado de las funciones propias del cargo del cual es titular. 

Sobre el tema de asignación de funciones, vale la pena referirnos al análisis realizado por  la Corte Constitucional en Sentencia T 105 de 2002, en la cual se indicó lo siguiente: 

“(...) Considera la Sala del caso, llamar la atención sobre la forma impropia como  usualmente dentro de la administración pública se asignan funciones de un cargo, a través  del mecanismo denominado “asignación de funciones” mecanismo o instituto que no existe  jurídicamente como entidad jurídica autónoma dentro de las normas que rigen la  administración del personal civil al servicio del Estado. 

 

¿De dónde proviene dicho uso? Pues, no de otro diferente al acudir o echar mano (como  en el común de la gente se diría) por parte de la administración pública, de la última función  que se relaciona para cada cargo dentro de los Manuales de Funciones y Requisitos de las  entidades estatales, al señalar que el empleado cumplirá, además de las expresamente  señaladas: “Las demás funciones que se le asignen por el jefe inmediato”. 

Se considera del caso precisar, que dicha función de amplio contenido no puede ser  ilimitada, sino que debe referirse siempre y en todos los casos a un marco funcional y  concreto, esto es, que dichas funciones deben hacer referencia a las funciones propias del  cargo que se desempeña por el funcionario a quien se asignan. No es procedente su  descontextualización, de tal manera que el jefe inmediato sí puede asignar otras funciones  diferentes a las expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y  Requisitos de la entidad, de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos  propios de cada entidad, pero, dentro del contexto de las funciones propias del funcionario  y acordes al cargo que ejerce y para el cual ha sido nombrado. 

No es procedente utilizar esta función para asignar “todas y cada una de las funciones  correspondientes a otro cargo” diferente al que se desempeña por el funcionario, pues,  esto equivale a asignar un “cargo por su denominación específica”, bajo el ropaje de la  asignación de funciones que como se dijo no es una figura jurídica autónoma, como el  encargo, el traslado, etc.; costumbre que a ultranza se viene realizando en diferentes  entidades del Estado, en forma impropia cuando para ello existe en la normatividad la  figura jurídica del “encargo”. 

(Negrilla original, subrayado fuera de texto) 

Así las cosas, la asignación de funciones es una figura de administración de personal en  el sector público a la que puede acudir la administración cuando surjan funciones  adicionales que por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados a  los cargos de la planta de personal de la entidad sin que se transforme el empleo de quien  las recibe, o cuando la entidad necesite que se cumpla con algunas de las funciones de  un cargo, pero siempre que las mismas tengan relación con las del cargo al que se le  asignan. 

Ahora bien, el Decreto 785 de 2005, “por el cual se establece el sistema de nomenclatura  y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades  territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004”, establece:  

Artículo 2º. Noción de empleo. Se entiende por empleo el conjunto de funciones, tareas y  responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para  llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo  y los fines del Estado.  

Las competencias laborales, funciones y requisitos específicos para su ejercicio  serán fijados por las autoridades competentes para crearlos, con sujeción a lo previsto  en el presente decreto-ley y a los que establezca el Gobierno Nacional, salvo para aquellos empleos cuyas funciones y requisitos estén señalados en la Constitución Política o en  leyes especiales. (Negrilla fuera de texto) 

La misma disposición en su artículo 4°señala que, según la naturaleza general de las  funciones, las competencias y los requisitos exigidos para su desempeño, los empleos de  las entidades territoriales se clasifican en niveles jerárquicos así: 

“ARTÍCULO 4. Naturaleza general de las funciones. A los empleos agrupados en los  niveles jerárquicos de que trata el Artículo anterior, les corresponden las siguientes  funciones generales: 

4.1. Nivel Directivo. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de  Dirección General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes,  programas y proyectos. 

4.2. Nivel Asesor. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y  asesorar directamente a los empleados públicos de la alta dirección territorial. 

4.3. Nivel Profesional. Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y  aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la  técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que según su complejidad y  competencias exigidas les pueda corresponder funciones de coordinación, supervisión y  control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos  institucionales. 

4.4. Nivel Técnico. Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de  procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las  relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología. 

4.5. Nivel Asistencial. Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de  actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o  de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de  simple ejecución.  

Finalmente, respecto de las causales y el trámite de los impedimentos, el artículo 18 del  Acuerdo 20181000006176 de 2018 señala: 

ARTICULO 18°. IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Los impedimentos y recusaciones se tramitarán y decidirán en los términos previstos en el artículo 38 y siguientes del Decreto Ley 760 de 2005 y en lo no previsto, se aplicará el Código de Procedimiento Administrativo  y de lo Contencioso Administrativo - CPACA - o las disposiciones que lo modifiquen. aclaren o sustituyan. 

Los artículos 38 y 39 del Decreto Ley 760 de 2005 señalan:  

ARTÍCULO 38. Los responsables de evaluar el desempeño laboral de los empleados de  carrera o en período de prueba deberán declararse impedidos cuando se encuentren vinculados con estos por matrimonio o por unión permanente o tengan parentesco hasta el  cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil o exista enemistad  grave con el empleado a evaluar o cuando exista cualquier causal de impedimento o hecho  que afecte su objetividad. 

ARTÍCULO 39. El evaluador al advertir alguna de las causales de impedimento,  inmediatamente la manifestará por escrito motivado al Jefe de la entidad, quien mediante  acto administrativo motivado, decidirá sobre el impedimento, dentro de los cinco (5) días  siguientes. De aceptarlo designará otro evaluador y en el mismo acto ordenará la entrega  de los documentos que hasta la fecha obren sobre el desempeño laboral del empleado a  evaluar. 

El empleado a ser evaluado podrá recusar al evaluador ante el Jefe de la entidad cuando  advierta alguna de las causales de impedimento, para lo cual allegará las pruebas que  pretenda hacer valer. En tal caso se aplicará el procedimiento descrito en el inciso anterior  en lo que sea pertinente. 

En todo caso la recusación o el impedimento deberán formularse y decidirse antes de  iniciarse el proceso de evaluación. 

De acuerdo con expuesto y, para dar respuesta puntual a su consulta, esta Dirección  Jurídica considera respecto de cada una de las inquietudes planteadas: 

PREGUNTA 1: ¿La norma permite que un funcionario público en carrera administrativa  tenga dos (2) jefes inmediatos y que ambos impartan instrucciones diferentes?  

RESPUESTA: Conforme a las directrices definidas por este Departamento relativas a la  construcción de los Manuales de Funciones, en el acápite de identificación del cargo, se  debe establecer con precisión el funcionario encargado de ejercer la supervisión del  servidor que ejercerá el cargo descrito; en tal sentido, no resultaría procedente, que dicho  rol le pueda ser asignado a dos personas diferentes. 

Conforme a lo anterior, será en el Manual de funcionesen donde se establezca con  claridad a quien la ha sido asignado el rol de jefe inmediato del cargo respectivo. 

PREGUNTA 2. ¿Los compromisos laborales pueden ser diferentes a las funciones del  propio cargo, inclusive de otras áreas funcionales?  

RESPUESTA: Conforme a las disposiciones citadas y de manera particular el Acuerdo  20181000006176 de 2018 de la CNSC, el proceso de evaluación del desempeño  comprende las fases de: Concertación de Compromisos; Seguimiento; Evaluaciones  parciales y; Calificación definitiva. Igualmente prevé diferentes tipos de evaluación:  evaluaciones parciales semestrales y eventuales; evaluaciones parciales periodo de  prueba; calificación definitiva del periodo anual; es necesario establecer cual es el tipo de evaluación que se va a adelantar y en que fase se encuentra el proceso, a fin de  establecer los procedimientos a desarrollas 

PREGUNTA3 ¿La norma permite que el manual de funciones de una entidad pública tenga  contradicciones entre el cargo y el área funcional, es decir, que las funciones no  correspondan propiamente al área?” 

RESPUESTA: Conforme a los fundamentos legales y jurisprudenciales citados, se  encuentra que el funcionario solo podrá desempeñar funciones diferentes a las  expresamente contempladas en el respectivo Manual de Funciones y Requisitos de la  entidad; de acuerdo a las necesidades del servicio, a los fines y objetivos propios de cada  entidad, siempre y cuando tales funciones se encuentren, dentro del contexto de las  funciones que le son propias y sean acordes al cargo que ejerce y para el cual ha  sido nombrado. 

Si requiere profundizar en otro tema en particular relacionado con las políticas de empleo  público y directrices para integración de los planes institucionales y estratégicos al servicio  de la Administración Pública, le invitamos a visitar nuestro Gestor Normativo en el  siguiente vínculo de la internet http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo,  donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección  Técnica. 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Cordialmente,  

ARMANDO LÓPEZ CORTES 

Director Jurídico 

Proyecto: Gustavo Parra Martínez  

Revisó. Maia Borja.  

11602.8.4 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

2 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras  disposiciones.

3 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.