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Radicado No.: 20236000566601 

Fecha: 12/12/2023 08:31:52 a.m. 

Bogotá D.C. 

 

Referencia: EMPLEO  FUNCIONES  Modificación de  funciones de los empleos ofertados a concurso de méritos. 

Radicado N° 20232061000952 del 10 de noviembre del 2023. 

En atención a su comunicación de la referencia, donde la Procuraduría General de la  Nación remite a este Departamento Administrativo la siguiente consulta: 

“Es legal o no la supresión de un cargo mediante acto administrativo sobre ajuste a un manual de funciones  y competencias laborales expedido por la autoridad máxima de una entidad territorial cuando la fecha de  expedición del acto administrativo del manual de funciones se encuentra en su momento un funcionario  nombrado en período de prueba del cargo que suprimen. en mi investigación aparece la circular conjunta 74  del 21 de octubre de 2009 suscrita entre la procuraduría general de la nación y la comisión nacional del  servicio civil en la cual señala que: "... las entidades no podrán suprimir empleos reportados y que ya han  sido ofertados a los aspirantes, ni podrán modificar los manuales de funciones y requisitos de los mismos  antes de su provisión y hasta cuando el servidor nombrado supere el período de prueba, o que no existan  más aspirantes en la lista de elegibles". lo anterior si aún sigue vigente este concepto normativo o no” 

Nos permitimos da respuesta a su inquietud frente a la supresión de un empleo reportado  a la OPEC en caso de modificación del manual de funciones de la siguiente manera: 

Frente a la reforma de la planta de personal de las entidades públicas, el Decreto Ley 019  de 2012, señala lo siguiente: 

“Artículo 228. REFORMAS DE PLANTA DE PERSONAL. Modifíquese el artículo 46 de la Ley 909 de  2004, el cual quedará así: 

 

"Artículo 46. Reformas de planta de personal. Las reformas de plantas de personal de empleos de las  entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, deberán motivarse, fundarse en  necesidades del servicio o en razones de modernización de la Administración y basarse en justificaciones  o estudios técnicos que así lo demuestren, elaborados por las respectivas entidades bajo las directrices  del Departamento Administrativo de la Función Pública y de la Escuela Superior de Administración Pública  -ESAP-.  

El Departamento Administrativo de la Función Pública adoptará la metodología para la elaboración de los  estudios o justificaciones técnicas, la cual deberá ceñirse a los aspectos estrictamente necesarios para  soportar la reforma a las plantas de personal.  

Toda modificación a las plantas de personal de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del poder  público del orden nacional, deberá ser aprobada por el Departamento Administrativo de la Función  Pública."  

De acuerdo con la anterior norma, la modificación de la estructura y de la planta de  personal de una entidad pública, deberá motivarse, fundarse en necesidades del servicio  o en razones de modernización de la Administración y basarse en justificaciones o  estudios técnicos que así lo demuestren.  

De acuerdo con lo expuesto, es viable deducir que la modificación de la estructura y de la  planta de personal de una entidad u organismo público (creación o supresión de  empleos), deberá motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de  modernización de la Administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que  así lo demuestren; es decir, la supresión de un empleo no es facultativo o caprichoso por  parte de la Administración, sino que conlleva un proceso técnico que deberá ajustarse a lo  previsto en la norma. 

En relación con la modificación del manual de funciones de una entidad, es importante  tener presente que el Decreto 1083 de 2015¹ señala: 

Artículo 2.2.2.6.1 Expedición. Los organismos y entidades a los cuales se refiere el presente Título  expedirán el manual específico de funciones y de competencias laborales describiendo las funciones que  correspondan a los empleos de la planta de personal y determinando los requisitos exigidos para su  ejercicio. 

La adopción, adición, modificación o actualización del manual específico se efectuará mediante resolución  interna del jefe del organismo o entidad, de acuerdo con las disposiciones contenidas en el presente  Título. (Subrayado fuera del texto) 

Corresponde a la unidad de personal, o a la que haga sus veces, en cada organismo o entidad, adelantar  los estudios para la elaboración, actualización, modificación o adición del manual de funciones y de  competencias laborales y velar por el cumplimiento de las disposiciones aquí previstas. (Subrayado fuera  del texto) 

PARÁGRAFO 1. La certificación de las funciones y competencias asignadas a un determinado empleo  debe ser expedida únicamente por el jefe del organismo, por el jefe de personal o por quien tenga  delegada esta competencia. 

 

PARÁGRAFO 2. El Departamento Administrativo de la Función Pública brindará la asesoría técnica  necesaria y señalará las pautas e instrucciones de carácter general para la adopción, adición, modificación  o actualización de los manuales específicos. 

Igualmente, este Departamento Administrativo adelantará una revisión selectiva de los manuales  específicos de funciones y de competencias laborales de los organismos y las entidades de la Rama  Ejecutiva del Orden Nacional, para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo. Las  entidades deberán atender las observaciones que se efectúen al respecto y suministrar la información que  se les solicite. 

PARÁGRAFO 3. La administración antes de publicar el acto administrativo que adopta o modifica el  manual de funciones y competencias y su estudio técnico, en aplicación del numeral 8 del artículo 8 de la  Ley 1437 de 2011, deberá adelantar un proceso de consulta en todas sus etapas con las organizaciones  sindicales presentes en la respectiva entidad, en el cual se dará conocer el alcance de la modificación o  actualización, escuchando sus observaciones e inquietudes, de lo cual se dejará constancia. Lo anterior  sin perjuicio de la facultad de la administración para la adopción y expedición del respectivo acto  administrativo. (Subrayado fuera del texto) 

De acuerdo con la norma, la adopción, adición, modificación o actualización del manual  específico se efectuará mediante resolución interna del jefe del organismo o entidad. 

De igual manera, corresponde a la unidad de personal, o a la que haga sus veces, en  cada organismo o entidad, adelantar los estudios para la elaboración, actualización,  modificación o adición del manual de funciones y de competencias laborales y velar por el  cumplimiento de las disposiciones previstas en la norma. 

Modificación de manuales en caso de concurso de méritos: 

Es importante tener presente que, en relación con la forma de acceder a un empleo  público considerado de carrera administrativa, esta Dirección Jurídica ha sido consistente  al indicar que el artículo 125 de la Constitución Política establece que los empleos en los  órganos y entidades del Estado son de carrera y el ingreso a los cargos de carrera y el  ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento de los requisitos y condiciones que  fije la ley para determinar los méritos y calidades de los aspirantes.  

De acuerdo con lo anterior, podemos concluir que la Constitución Política establece que el  ingreso y el ascenso en los cargos de carrera administrativa se debe realizar mediante  procesos de mérito; este se considera un óptimo instrumento para la provisión de cargos  públicos basado en criterios meritocráticos y constituye uno de los ejes definitorios de la  Constitución Política de 1991, en especial por su relación estrecha con el principio de  acceso a desempeño de cargos públicos, la igualdad, la estabilidad y demás garantías  contempladas en el artículo 53 de la Constitución. 

En este orden de ideas, quienes cumplan con los requisitos de ley y los requisitos  establecidos en el manual específico de funciones y requisitos que tenga adoptado la  entidad, podrán ser designados en empleos clasificados como de carrera administrativa, previa superación del concurso de méritos y la correspondiente superación del respectivo  período de prueba. 

De otra parte, se considera importante tener en cuenta que, como quiera que el empleo  ha sido presentado a concurso de méritos, una vez culmine el proceso y se obtengan las  listas de elegibles, la entidad deberá dar posesión en período de prueba al primero en la  misma en el empleo que se ofertó y concertar las funciones que se presentaron en la  convocatoria a concurso. 

De igual manera, es pertinente tener presente que no es viable asignar funciones  diferentes en esta etapa de su vinculación, en virtud de lo previsto en el artículo 2.2.6.29  del Decreto 1083 de 2015, en el que se determina que, el empleado que se encuentre en  período de prueba tiene derecho a permanecer en el cargo para el cual participó en el  concurso de méritos por el término que dure el período de prueba, y durante este lapso de  tiempo no se le podrá efectuar ningún movimiento dentro de la planta de personal que  implique el ejercicio de funciones distintas a las indicadas en la convocatoria que sirvió de  base para su nombramiento o ascenso. 

Es decir que, una vez publicada la convocatoria de empleos públicos se convierte en  norma reguladora del concurso público y obliga tanto a la administración como a los  participantes, en ese sentido, se considera que procederá la modificación de la misma  antes de la inscripción de los candidatos; por ende, una vez publicada, presentados y  admitidos participantes, no se considera procedente modificar las condiciones ofertadas  inicialmente. 

Así lo señaló la Circular Conjunta No. 20191000000017, de febrero 13 de 2019, expedida  por la Comisión Nacional del Servicio Civil y este Departamento Administrativo, en donde  se precisó: 

“Dentro de los temas analizados están las acciones que deben tomar las entidades para garantizar la  materialización del derecho constitucional del ingreso al empleo público por mérito en igualdad de  condiciones, bajo los principios constitucionales de libre concurrencia, imparcialidad, publicidad, inclusión y  transparencia en la gestión y ejecución de los procesos de selección. 

(...) 

2. Revisar y si es del caso actualizar los Manuales de Funciones y de Competencias Laborales, antes de la  publicación de la Oferta Pública de Empleo que será objeto del proceso de selección. Así mismo, deben  tener en cuenta que una vez publicada la Oferta no es viable modificar el Manual de Funciones en lo  relacionado con los cargos ofertados.” (Subrayado nuestro) 

Sobre este tema, se ha pronunciado la Corte Constitucional mediante Sentencia T-112 de  2014, magistrado ponente Dr. Alberto Rojas Ríos, de la siguiente forma: 

“Igualmente se ha establecido de manera pacífica que las bases del concurso se convierten en reglas  particulares que obligan tanto a los participantes como a la entidad convocante razón por la cual deben ser  respetadas y resultan inmodificables. De lo contario, esto es, cambiar las reglas que han generado 

 

confianza legítima en quienes participan, conduciría a la ruptura del principio de la buena fe y atentaría  contra la igualdad, la moralidad, la eficacia y la imparcialidad, todos ellos principios que ineludiblemente  rigen la actividad administrativa.” 

La misma Corporación, mediante Sentencia de Unificación SU- 446 de 2011, frente al  particular señaló lo siguiente: 

“3.4. La convocatoria es, entonces, “la norma reguladora de todo concurso y obliga tanto a la  administración, como a las entidades contratadas para la realización del concurso y a los participantes”, y  como tal impone las reglas de obligatoria observancia para todos. En ella la administración impone los  parámetros que guiarán el proceso y los participantes, en ejercicio del principio de la buena fe y la confianza  legítima, esperan su observancia y cumplimiento. La Corte Constitucional, sobre este particular, ha  considerado que el Estado debe respetar y observar todas y cada una de las reglas y condiciones que se  imponen en las convocatorias, porque su desconocimiento se convertiría en una trasgresión de principios  axiales de nuestro ordenamiento constitucional, entre otros, la transparencia, la publicidad, la imparcialidad,  así como el respeto por las legítimas expectativas de los concursantes. En consecuencia, las normas de la  convocatoria sirven de autovinculación y autocontrol porque la administración debe “respetarlas y que su  actividad, en cuanto a la selección de los aspirantes que califiquen para acceder al empleo o empleos  correspondientes, se encuentra previamente regulada.”  

(...) 

En ese contexto, es indiscutible que las pautas del concurso son inmodificables y, en consecuencia, a la  administración no le es dado hacer variaciones por cuanto se afectarían principios básicos de nuestra  organización, como derechos fundamentales de los asociados en general y de los participantes en  particular.” (Subrayado nuestro).  

En ese sentido, una vez publicada la convocatoria, deberá desarrollarse con estricta  sujeción a las condiciones establecidas en la misma, de lo contrario, indica la Corte, se  transgredirían principios como el de la buena fe, la confianza legítima, la transparencia, la  publicidad, la imparcialidad, así como el respeto por las legítimas expectativas de los  concursantes. 

De acuerdo con lo expuesto y en atención puntual de su interrogante, una vez publicada  la convocatoria de empleos públicos se convierte en norma reguladora del concurso  público y obliga tanto a la administración como a los participantes, en ese sentido, se  considera que procederá la modificación de la misma antes de la inscripción de los  candidatos, por ende, una vez publicada, presentados y admitidos participantes, no se  considera procedente modificar las condiciones ofertadas inicialmente, por lo tanto, no es  procedente que la entidad modifique su manual de funciones y competencias adicionando  o modificando las funciones de los empleos ofertados. 

Para más información respecto de las normas de administración de los empleados del  sector público y aplicables a su consulta, me permito indicar que en el link  http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo  podrá encontrar conceptos  relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica. 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente, 

ARMANDO LÓPEZ CORTÉS

Director Jurídico 

Proyecto: Jenny Mendoza 

Revisó. Harold Herreño 

Aprobó. Armando López Cortes 11602.8.4

Carrera 6 No. 12-62  Bogotá, D.C. Colombia  Teléfono: 601 7395656  Fax: 601 7395657  

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