*20246000005611* 

Al contestar por favor cite estos datos: 

Radicado No.: 20246000005611 

Fecha: 04/01/2024 07:20:24 p.m. 

Bogotá D.C. 

 

REF: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Encargo. Período de prueba.  RAD. 20232061034952 del 22 de noviembre de 2023. 

En atención a su comunicación de la referencia, a través de la cual presenta una serie de  interrogantes a título personal, sobre periodo de prueba y encargo, me permito informarle  lo siguiente: 

Al respecto es necesario indicarle primero, que de acuerdo con lo establecido en el  Decreto 430 de 2016¹, este Departamento Administrativo tiene como objeto el  fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y  organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la  democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación,  implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de  instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación, razón por la cual no es de  su competencia pronunciarse sobre los procedimientos internos de una entidad pública. 

Por tanto, la resolución de los casos particulares, corresponderá en todos los eventos a la  autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera  cierta y documentada la situación particular de su personal. No obstante, respecto a su  consulta y a modo de información general le informo: 

Sea lo primero señalar, que el Decreto 1083 de 2015², respecto al período de prueba  dispone lo siguiente: 

 

“ARTÍCULO 2.2.6.24 Periodo de prueba. Se entiende por período de prueba el tiempo durante el cual  el empleado demostrará su capacidad de adaptación progresiva al cargo para el cual fue nombrado,  su eficiencia, competencia, habilidades y aptitudes en el desempeño de las funciones y su  integración a la cultura institucional. El período de prueba deberá iniciarse con la inducción en el  puesto de trabajo. 

De conformidad con la normativa en cita, una persona que ha superado el concurso de méritos  entrará a período de prueba iniciando con la inducción en el puesto de trabajo, y posteriormente  demostrando su capacidad de adaptación progresiva al cargo para el cual fue nombrado, su  eficiencia, competencia, habilidades y aptitudes en el desempeño de las funciones y su integración a  la cultura institucional. 

ARTÍCULO 2.2.6.25 Nombramiento en periodo de prueba. La persona no inscrita en la carrera que  haya sido seleccionada por concurso será nombrada en período de prueba por un término de  seis (6) meses. Aprobado dicho período por obtener calificación satisfactoria en el ejercicio de sus  funciones, el empleado adquiere los derechos de carrera y deberá ser inscrito en el Registro  Público de la Carrera Administrativa” 

Si no lo aprueba, una vez en firme la calificación, su nombramiento deberá ser declarado  insubsistente por resolución motivada del nominador. (...) 

(...) 

“ARTÍCULO 2.2.6.28 Evaluación del periodo de prueba. El empleado nombrado en período de  prueba deberá ser evaluado en el desempeño de sus funciones al final del mismo, de acuerdo  con lo establecido en el presente título” (Subrayado y resaltado fuera de texto). 

Conforme con lo anterior, la persona que es seleccionada por concurso, será nombrada  en período de prueba por el término de seis (6) meses, para lo cual, una vez cumplido  dicho período, deberá ser evaluado en el desempeño de sus funciones al final de este, y  una vez aprobado dicho período por obtener calificación satisfactoria, adquiere los  derechos de carrera y deberá ser inscrito en el Registro Público de la Carrera  Administrativa. 

Por su parte, en relación con la evaluación del desempeño de los empleados nombrados  en periodo de prueba, el Decreto 1083 de 2015 antes mencionado, dispuso: 

“ARTÍCULO 2.2.8.1.1 Definición. La evaluación del desempeño laboral es una herramienta de gestión  que, con base en juicios objetivos sobre la conducta, las competencias laborales y los aportes al  cumplimiento de las metas institucionales de los empleados de carrera y en período de prueba en el  desempeño de sus respectivos cargos, busca valorar el mérito como principio sobre el cual se  fundamenten su permanencia y desarrollo en el servicio.” 

De esta manera, la evaluación del desempeño de los empleados que culminaron su  período de prueba, se define como una herramienta de gestión objetiva de la conducta,  competencias laborales, y el cumplimiento de las metas institucionales en el cargo que  previo concurso de méritos ocupó el primer lugar en la respectiva lista de elegibles; la cual busca valorar el mérito como principio sobre el cual se fundamenta la permanencia en  dicho empleo, esta evaluación se caracteriza por ser objetiva, imparcial y fundada en  principios de equidad, referida a hechos concretos y demostrados por el empleado  durante el lapso de seis (06) meses. 

Por lo tanto, al vencimiento del período de prueba, el empleado deberá ser evaluado en el  desempeño laboral, para lo cual, en quien este endilgada la facultad de producir dicha  evaluación, deberá producir una calificación utilizando el instrumento que rige la entidad  para tal fin, una vez en firme la calificación, si resulta ser satisfactoria, esta determinará la  permanencia del empleado en el cargo correspondiente y se realizará como se expuso en  precedencia, la inscripción en el Registro Público de Carrera Administrativa. En caso  contrario, causará el retiro del empleado de la entidad por no obtener derechos de carrera  administrativa. 

Ahora bien, en lo que respecta al encargo, podemos definirlo como la figura  administrativa, mediante la cual la autoridad nominadora designa a un servidor público, para desempeñar de manera transitoria la totalidad, o algunas de las funciones de un  empleo público diferente del cual el encargado es titular y que se halle vacante con carácter definitivo o temporal en la entidad, en este sentido, el encargo se constituye en una modalidad de provisión transitoria de empleos en la administración pública y genera  una situación administrativa para el empleado designado. 

Al respecto el artículo 24 de la ley 909 de 2004³, modificado por el artículo 1 de la ley  1960 de 2019⁴ establece: 

ARTÍCULO 24. ENCARGO. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de  carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si  acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su  desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última  evaluación del desempeño es sobresaliente. 

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo  deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel  sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las  entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y  requisitos previstos en la ley. 

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente  inferior de la planta de personal de la entidad. 

 

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva,  podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y  remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. 

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable  por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva”. 

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados con  posteridad a la vigencia de esta ley. 

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional,  el nombramiento o en quien este haya delegado, informara la existencia de la vacante a la Comisión  Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique. (Subrayado y resaltado fuera de  texto). 

El mencionado artículo 24, dispone que el encargo deberá recaer en un empleado que se  encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior, de la planta de personal de la  entidad al que se va a proveer y en caso de no existir, se continuará con la verificación  respecto de los titulares del cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente hasta  encontrar el candidato que pueda ocupar el empleo 

Así mismo, el Decreto 1083 de 2015⁵, al referirse a los encargos señala: 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o  totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido  nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su  cargo. 

El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es  titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado”. 

ARTÍCULO 2.2.5.5.42 Encargo en empleos de carrera. El encargo en empleos de carrera que se  encuentren vacantes de manera temporal o definitiva se regirá por lo previsto en la Ley 909 de  2004 y en las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten y por las normas que regulan los  sistemas específicos de carrera. 

ARTÍCULO 2.2.5.5.43 Encargo en empleos de libre nombramiento y remoción. Los empleos de libre  nombramiento y remoción en caso de vacancia temporal o definitiva podrán ser provistos a través  del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los  requisitos y el perfil para su desempeño”. (Subrayas y resaltado fuera de texto). 

Conforme con la normativa citada anteriormente, podemos establecer que tanto los  empleados de carrera, como los de libre nombramiento y remoción, pueden acceder a  proveer un cargo por encargo, siempre y cuando posean las habilidades para su  desempeño, no hayan sido sancionados disciplinariamente en el último año y que su  última evaluación de desempeño sea sobresaliente; ahora bién, en caso de no existir  empleados con calificación sobresaliente, se continuará con aquellos que presenten las  más altas calificaciones, descendiendo del nivel sobresaliente a satisfactorio. 

Al respecto, El Consejo de Estado, mediante Sentencia 2018-00605 del 29 de mayo de  2020, con ponencia del Dr Cesar Palomino Cortez, expresó:  

“De esta manera, el área de Talento Humano o la Unidad de Personal o quien haga sus veces,  en el momento de proveer un empleo vacante definitiva o temporal y con el fin de garantizar el  reconocimiento del derecho preferencial de encargo, deberá identificar el servidor de carrera  administrativa que desempeña el empleo inmediatamente inferior a aquél, dentro de la  totalidad de planta de personal, sin distinción por dependencia y/o ubicación geográfica y examinar  que el destinatario cumpla con los requisitos del artículo 24 de la Ley 909 de 2004. 

Así pues, ante la ausencia del empleado con evaluación en el nivel sobresaliente, el derecho  se predica respecto del servidor que en el mismo nivel cumpla con los demás requisitos y  cuente con calificación satisfactoria. Este procedimiento deberá realizarse sucesivamente  descendiendo en la planta y en caso de no encontrar un servidor que cumpla con los requisitos ya  citados procederá el nombramiento provisional” (Subrayas y resaltado y nuestro) 

En el mismo sentido, mediante Circular Conjunta No. 0117 del 29 de julio de 2019⁶, la  Comisión Nacional del Servicio Civil y este Departamento Administrativo, trazaron las  directrices para la aplicación del artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el  artículo 1º de la Ley 1960 de 2019, mediante la cual se hace referencia a la figura del  derecho preferencial de encargo y el procedimiento para la provisión transitoria de los  empleos de carrera vacantes en forma definitiva o temporal, en los siguientes términos: 

1. Derecho preferencial de encargo de los servidores de carrera administrativa del Sistema  General, Sistemas Específicos o Especiales de origen legal y de los Sistemas Especiales a los que  por orden de la Ley les aplica transitoriamente la Ley 909 de 2004. 

Los servidores de carrera tienen el derecho preferencial a ser encargados en los empleos de  carrera administrativa vacantes de forma definitiva o temporal, siempre que acrediten los  requisitos definidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por la Ley 1960 de  2019. 

Duración del encargo: el artículo 1º de la Ley 1960 de 2019, modificatorio del artículo 24 de la Ley  909 de 2004, eliminó la previsión "(...) y una vez convocado el respectivo concurso (...)", por lo que  con independencia de que el empleo haya sido convocado a proceso de selección, el mismo debe  ser provisto mediante encargo, situación administrativa que no contempla término definido, toda vez  que la modificación normativa también eliminó la expresión "El término de esta situación no podrá ser  superior a seis (6) meses." 

“Titulares del derecho de encargo: el encargo deberá recaer en el servidor de carrera  administrativa que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior, siempre  que cumpla con los requisitos para su ejercicio, posean las aptitudes y habilidades para su  desempeño, no hayan sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última  evaluación del desempeño sea sobresaliente. 

En tal orden, el área de Talento Humano o la Unidad de Personal o quien haga sus veces con el fin  de garantizar el reconocimiento del derecho preferencial de encargo, deberá revisar e identificar  frente a la totalidad de la planta de empleos de la entidad, sin distinción por dependencia y/o  ubicación geográfica el servidor de carrera que desempeña el empleo inmediatamente inferior a  aquel que será provisto transitoriamente y que acredite los requisitos definidos en el artículo 24 de la  Ley 909 de 2004; en ausencia de servidor con evaluación en el nivel sobresaliente , el derecho se  predica respecto del servidor que en el mismo nivel cumpla con los demás requisitos y cuente con 

calificación satisfactoria . Este procedimiento deberá realizarse sucesivamente descendiendo en la  planta y en caso de no encontrar un servidor que cumpla con los requisitos ya citados procederá el  nombramiento provisional. (Subrayas y resaltado nuestro). 

Por oro lado, frente a la forma de proveer empleos en vacancias definitivas y temporales,  el Decreto 1083 de 2015⁷ señala: 

“ARTÍCULO 2.2.5.3.1 Provisión de las vacancias definitivas. Las vacantes definitivas en empleos  de libre nombramiento y remoción serán provistas mediante nombramiento ordinario o  mediante encargo, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el desempeño del cargo. 

Las vacantes definitivas en empleos de carrera se proveerán en periodo de prueba o en ascenso,  con las personas que hayan sido seleccionadas mediante el sistema de mérito, de conformidad con  lo establecido en la Ley 909 de 2004 o en las disposiciones que regulen los sistemas específicos de  carrera, según corresponda. 

Mientras se surte el proceso de selección, el empleo de carrera vacante de manera definitiva  podrá proveerse transitoriamente a través de las figuras del encargo o del nombramiento  provisional, en los términos señalados en la Ley 909 de 2004 y en el Decreto Ley 760 de 2005 o en  las disposiciones que regulen los sistemas específicos de carrera. 

Las vacantes definitivas en empleo de periodo o de elección se proveerán siguiendo los  procedimientos señalados en las leyes o decretos que los regulan”.  

ARTÍCULO 2.2.5.3.3 Provisión de las vacancias temporales. Las vacantes temporales en empleos  de libre nombramiento y remoción podrán ser provistas mediante la figura del encargo, el cual  deberá recaer en empleados de libre nombramiento y remoción o de carrera administrativa,  previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el desempeño del cargo. 

Las vacantes temporales en empleos de carrera, podrán ser provistas mediante nombramiento provisional, cuando no fuere posible proveerlas mediante encargo con empleados de carrera. 

Tendrá el carácter de provisional la vinculación del empleado que ejerza un empleo de libre  nombramiento y remoción que en virtud de la ley se convierta en cargo de carrera. El carácter se  adquiere a partir de la fecha en que opere el cambio de naturaleza del cargo, el cual deberá ser  provisto teniendo en cuenta el orden de prioridad establecido en el presente título, mediante acto  administrativo expedido por el nominador. 

PARÁGRAFO. Los encargos o nombramientos que se realicen en vacancias temporales, se  efectuarán por el tiempo que dure la misma. (Subrayado y resaltado fuera de texto).   

 

Conforme a lo anterior, es viable concluir que en el evento que se presenten vacancias  definitivas o temporales en empleos considerados de carrera administrativa, estos se  deben proveer mediante concurso de méritos, o a través de la figura del encargo para los  empleados públicos con derechos de carrera administrativa, que en el mismo nivel  jerárquico cumplan con los requisitos que la norma señala. 

Así mismo, las vacantes temporales en empleos de libre nombramiento y remoción, podrán ser provistas mediante la figura del encargo, el cual deberá recaer en empleados  de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción que cumplan con los  requisitos para su desempeño. 

De esta manera, conforme a lo expuesto, me permito dar respuesta a sus interrogantes  de la siguiente manera: 

“1. ¿Los derechos de carrera administrativa se adquieren una vez se supera el  periodo de prueba con la respectiva calificación o hasta la evaluación completa del  desempeño del funcionario, misma que es efectuada un año después?” 

La persona que es seleccionada por concurso, será nombrada en período de prueba por  el término de seis (6) meses, para lo cual, una vez cumplido dicho período, deberá ser  evaluada en el desempeño de sus funciones; de ser aprobada dicha evaluación, por  obtener calificación satisfactoria, adquirirá los derechos de carrera, debiendo ser inscrito  en el Registro Público de la Carrera Administrativa. 

“2. Dentro de la planta de personal de una entidad, ¿cuáles son los requisitos que  deben cumplir los funcionarios que pretendan acceder a un nombramiento en  encargo?” 

El artículo 24 de la Ley 909 de 2004⁸, modificado por el artículo 1 de Ia Ley 1960 de  2019⁹, define que el encargo es un derecho para los servidores de carrera administrativa,  siempre que acrediten Ia totalidad de los requisitos allí definidos, como son: 

a) Acreditar los requisitos exigidos para el ejercicio del empleo a proveer transitoriamente;

b) Poseer las aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo que se va a proveer;

c) No tener sanción disciplinaria en el último año; 

d) Que su última evaluación del desempeño laboral sea sobresaliente o. en su defecto,  satisfactoria; 

e) El encargo debe recaer en el empleado que se encuentre desempeñando el cargo  inmediatamente inferior, en el mismo nivel jerárquico,al que se pretende proveer en Ia  planta de personal de Ia entidad. 

En cuanto a los requisitos puntuales que se deberán acreditar, los mismos se encuentran  contemplados en el manual específico de funciones y de competencias laborales que  tenga adoptado cada entidad. 

“3. En el caso de los encargos, ¿se requiere que el funcionario cuente con la  debida 

inscripción en el registro público de carrera administrativa?” 

Los servidores de carrera administrativa, tienen el derecho preferencial a ser encargados  en los empleos de carrera vacantes de forma definitiva o temporal, siempre que acrediten  los requisitos definidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por la Ley  1960 de 2019; razón por la cual, dichos funcionarios, deberán encontrarse inscritos en el  registro público de carrera administrativa. 

“4. Respecto al tema de criterios para definir los ascensos en carrera administra:  

1. ¿Cuáles son los criterios que las entidades deben tener en cuenta al momento  de evaluar a los empleados que se postulen para ascenso? 

La Constitución Política, al regular la naturaleza de los empleos públicos y su forma de  provisión, dispone: 

“ARTICULO 125. Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera. Se exceptúan  los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los de trabajadores oficiales y los  demás que determine la ley. 

Los funcionarios, cuyo sistema de nombramiento no haya sido determinado por la Constitución o la  ley, serán nombrados por concurso público. 

El ingreso a los cargos de carrera y el ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento  de los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades de los  aspirantes. 

El retiro se hará: por calificación no satisfactoria en el desempeño del empleo; por violación del  régimen disciplinario y por las demás causales previstas en la Constitución o la ley. 

En ningún caso la filiación política de los ciudadanos podrá determinar su nombramiento para un  empleo de carrera, su ascenso o remoción. (...)”(Subrayado y resaltado fuera de texto).

 

En este mismo sentido, la Ley 909 de 2004¹⁰, sobre el procedimiento para la provisión de  los empleos de carrera y de libre nombramiento y remoción, establece: 

“ARTÍCULO 23. Clases de nombramientos. Los nombramientos serán ordinarios, en período de  prueba o en ascenso, sin perjuicio de lo que dispongan las normas sobre las carreras especiales. 

Los empleos de libre nombramiento y remoción serán provistos por nombramiento ordinario, previo el  cumplimiento de los requisitos exigidos para el desempeño del empleo y el procedimiento establecido  en esta ley. 

Los empleos de carrera administrativa se proveerán en período de prueba o en ascenso con las  personas que hayan sido seleccionadas mediante el sistema de mérito, según lo establecido en el  Título V de esta ley” 

De igual forma, respecto a los concursos la Ley 1960 del 2019 “por el cual se modifican la  Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones”, cita: 

“ARTÍCULO 2. El Artículo 29 de la Ley 909 de 2004 quedará así: 

ARTÍCULO 29. Concursos. La provisión definitiva de los empleos públicos de carrera  administrativa se hará mediante procesos de selección abiertos y de ascenso los cuales  adelantará la Comisión Nacional del Servicio Civil o la entidad en la que esta delegue o  desconcentre la función. 

En los procesos de selección o concursos abiertos para ingresar a la carrera podrán  participar las personas que acrediten los requisitos y condiciones requeridos para el  desempeño de los empleos. 

El concurso de ascenso tiene como finalidad permitir la movilidad a un cargo superior  dentro de la planta de personal de la misma entidad, del mismo sector administrativo  o dentro del cuadro funcional de empleos. 

El concurso será de ascenso cuando: 

1. La vacante o vacantes a proveer pertenecen a la misma planta de personal, las  plantas de personal del sector administrativo, o cuadro funcional de empleos, en los  niveles asesor, profesional, técnico o asistencial. 
2. Existen servidores públicos con derechos de carrera general o en los sistemas  específicos o especiales de origen legal, que cumplan con los requisitos y  condiciones para el desempeño de los empleos convocados a concurso. 
3. El número de los servidores con derechos de carrera en la entidad o en el sector  administrativo que cumplen con los requisitos y condiciones para el desempeño de  los empleos convocados a concurso es igual o superior al número de empleos a  proveer.

 

Si se cumple con los anteriores requisitos se convocará a concurso de ascenso el (30%) de  las vacantes a proveer. El setenta (70%) de las vacantes restantes se proveerán a través de  concurso abierto de ingreso. 

Si en el desarrollo del concurso de ascenso no se inscribe un número igual de servidores  con derechos de carrera por empleo convocado, el concurso se declarará desierto y la  provisión de los cargos se realizará mediante concurso de ingreso abierto. Quienes se  hayan inscrito inicialmente para el concurso de ascenso continuaran en el concurso abierto  de ingresos sin requerir una nueva inscripción. (...)” (Subrayado y resaltado fuera de texto). 

Como primera medida es importante aclarar, que este Departamento Administrativo, no  interviene en situaciones internas de las entidades, ni actúa como ente de control,  investigación, o seguimiento, como tampoco le es dable señalar procedimientos o  implicaciones legales derivadas de sus actuaciones. 

De esta manera y en aplicación del principio de autonomía administrativa, corresponderá  a la entidad, y de acuerdo a los parámetros que cada una haya instituido a su interior,  conforme a los mandatos legales establecidos, determinar los requisitos para el ejercicio  de los empleos de su planta de personal y de acuerdo con esa información al momento de  la inscripción en el concurso de méritos respectivo, la Comisión Nacional a través del  operador, evaluará el cumplimiento de aquellos. 

1. ¿Dentro de estos criterios podrían incluirse, por ejemplo, experiencia, tiempo en  la entidad, entre otros; o con el sólo cumplimiento de los requisitos del cargo se  puede acceder al mismo? 

Se reitera lo señalado en puntos anteriores.  

1. Al momento de realizar la evaluación de quienes, siendo parte de la planta de  personal, se postulen al encargo, ¿cómo se debe establecer el orden de prioridad  o mérito de las personas que desean acceder a un encargo?” 

Se reitera la respuesta dada al numera a), del punto 4. 

“5. En el evento que dos personas o más se postulen para el acceso al encargo,  pero uno es grado 21 de propiedad, otro es grado 21 en encargo y de propiedad  17 y, por ejemplo, otro grado 17 en encargo y en propiedad 13, ¿se tiene en  cuenta el grado para la definición de la persona que accede al encargo?” 

Para este punto, es importante tener en cuenta como primera medida, que la Comisión  Nacional del Servicio Civil, en su sección de preguntas frecuentes¹¹ consideró: 

 

“¿Es posible que un servidor de carrera sea encargado en otro empleo pese a que está  gozando actualmente de un encargo? 

Si. Es posible que un funcionario pueda ser encargado en un empleo, pese a estar  gozando actualmente de otro encargo, pero para ello, y en cumplimiento de lo dispuesto en  el artículo 24 de Ia Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1° de la Ley 1960 de 2019,  se ha de entender como referente que el empleo inmediatamente inferior, a que alude  la norma, para el otorgamiento del nuevo encargo es necesariamente el cargo del  cual es titular de derechos de carrera administrativa, y no del que está ocupando en  ese momento en encargo”. (Subrayado y resaltado fuera de texto). 

Así las cosas, la administración aplicará el procedimiento establecido en el artículo 24 de  la ley 909 de 2004 y su decreto reglamentario, teniendo en consideración los servidores  de carrera administrativa frente al cargo del cual son titulares, más no del que  desempeñan en encargo, es decir, si es posible que un funcionario pueda ser encargado  en un empleo, pese a que esté gozando actualmente de otro encargo, pero para ello, se  ha de entender como referente, que el empleo inmediatamente inferior, al que alude la  norma, para el otorgamiento del nuevo encargo, es necesariamente el cargo del cual es  titular de derechos de carrera administrativa, y no del que está ocupando en ese momento  en encargo. 

Ahora bién, en cuanto a los criterios de desempate, cuando existe pluralidad de  servidores para la provisión de un empleo por encargo, la circular conjunta No. 0117 del  29 de julio de 2019, expedida por la Comisión Nacional del Servicio Civil y el  Departamento Administrativo de la Función Pública, determinó: 

“2. Criterios de desempate para la provisión de un empleo de carrera mediante encargo cuando  existe pluralidad de servidores de carrera que cumplen requisitos. 

Existirá empate cuando varios servidores de carrera cumplan la totalidad de los requisitos  exigidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 para ser encargados, caso en el cual la  administración deberá actuar bajo parámetros objetivos y previamente establecidos, basados  en el mérito, entre otros, y en el orden que estime pertinente, podrá aplicar los siguientes  criterios. 

a) El servidor con derechos de carrera administrativa que acredite mayor experiencia relacionada (de  acuerdo con lo exigido en el Manual de Funciones y Competencias Laborales). 

b) Mayor puntaje en la última calificación definitiva del desempeño laboral. 

c) Pertenecer a la misma dependencia en la que se encuentra el empleo objeto de provisión. 

d) El servidor público que cuente con distinciones, reconocimientos u honores en el ejercicio de sus  funciones durante los últimos cuatro (4) años. 

e) El servidor con derechos de carrera que acredite educación formal relacionada y adicional al  requisito mínimo exigido para el cargo, para lo cual se verificará la información que se encuentre en la historia laboral. Se deberá establecer un puntaje por cada título de educación formal adicional al  requisito mínimo. 

f) El servidor con derechos de carrera que acredite la condición de víctima, en los términos del  artículo 131 de la Ley 1448 de 2011, "Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y  reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones ". 

g) El servidor con derechos de carrera más antiguo de la entidad. 

h) El servidor de carrera que hubiere sufragado en las elecciones inmediatamente anteriores, para lo  cual deberá aportar el certificado de votación de acuerdo con lo establecido en el artículo 5° de la Ley  403 de 1997. 

i) De no ser posible el desempate, se decidirá a la suerte por medio de balotas, en presencia de  pluralidad de servidores de la entidad, entre ellos control interno” (Subrayado y resaltado fuera de  texto). 

De esta manera, las entidades destinatarias del artículo 24 de la Ley 909 de 2004¹²,  modificado por el artículo 1º de la Ley 1960 de 2019, para la provisión transitoria de los  empleos de carrera de su planta de personal mediante encargo o nombramiento  provisional, deberán aplicar los lineamientos trazados por la Comisión Nacional del  Servicio Civil en conjunto con este Departamento Administrativo, en la Circular No. 0117  del 29 de julio de 2019. 

Así las cosas, cuando existe pluralidad de servidores de carrera, que cumplen requisitos  para la provisión de un empleo mediante encargo, se deberán aplicar los criterios de  desempate señalados en el numeral 2 de la Circular No. 0117 del 29 de julio de 2019 en  su orden, la cual señala que, existirá empate cuando varios servidores de carrera cumplan  la totalidad de los requisitos exigidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 para ser  encargados, caso en el cual la administración deberá actuar bajo parámetros objetivos y  previamente establecidos, basados en el mérito, entre otros, y en el orden que estime  pertinente, podrá aplicar los criterios anteriormente transcritos. 

En este sentido, se considera que los lineamientos y criterios trazados por el  Departamento Administrativo de la Función Pública y la Comisión Nacional del Servicio  Civil, a través de la Circular Conjunta No. 0117 de 2019, para la provisión transitoria de  los empleos de carrera administrativa se encuentran vigentes, y por haberse establecido  para el logro de una mejor aplicación de la figura del encargo consagrada en la Ley 909  de 2004, modificada por la Ley 1960 de 2019, son los que deben ser aplicados en su  orden por las entidades destinatarias de dicha normativa. 

“6. ¿Tiene algún tipo de ventaja, al momento de aplicar a un encargo, un  profesional en carrera que lleva varios años inscrito en el Registro Público de  Carrera versus un profesional en cargo de carrera que recién pasa el periodo de  prueba y no tiene sino la evaluación de este periodo, independientemente del  grado que ostenten?” 

Se reitera la respuesta dada al numeral anterior. 

“7. Sobre las decisiones que se tomen dentro de la entidad respecto al  nombramiento de empleados en encargo, ¿debe existir un mecanismo de  parcelación y/o reclamo y/o recurso? ¿cuál sería este mecanismo? ¿cómo se  accedería a este mecanismo? 

La ley 909 de 2004¹³, sobre las comisiones de personal en las entidades establece:

“ARTÍCULO 16. LAS COMISIONES DE PERSONAL. 

1. En todos los organismos y entidades reguladas por esta ley deberá existir una Comisión de Personal, conformada por dos (2) representantes de la entidad u organismo designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser  de carrera administrativa y elegidos por votación directa de los empleados. En igual forma, se  integrarán Comisiones de Personal en cada una de las dependencias regionales o seccionales de las  entidades. 

Las decisiones de la Comisión se tomarán por mayoría absoluta. En caso de empate se repetirá  nuevamente la votación y en caso de persistir, este se dirimirá por el Jefe de Control Interno de la  respectiva entidad. 

Esta Comisión se reunirá por lo menos una vez al mes y será convocada por cualquiera de sus  integrantes o por el jefe de personal de la entidad u organismo o quien haga sus veces, quien será el  secretario de la misma y llevará en estricto orden y rigurosidad las Actas de las reuniones. 

La Comisión elegirá de su seno un presidente. 

2. Además de las asignadas en otras normas, las Comisiones de Personal cumplirán las siguientes funciones:a) Velar porque los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y con los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. Las citadas atribuciones se llevarán a cabo sin perjuicio de las facultades de la Comisión Nacional del  Servicio Civil. Para el efecto, la Comisión de Personal deberá elaborar los informes y atender las  solicitudes que aquella requiera; b) Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial;c) Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivasconvocatorias, o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa. En el  caso de no atenderse la solicitud, deberán informar de esta situación a la Comisión Nacional del  Servicio Civil para que adopte las medidas pertinentes; d) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que formulen los empleados de carrera que hayan optado por el derecho preferencial a ser vinculados, cuando se les supriman sus empleos, por considerar que han sido vulnerados sus derechos; e) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos; f) Velar porque los empleos se provean en el orden de prioridad establecido en las normas legales y porque las listas de elegibles sean utilizadas dentro de los principios de economía, celeridad y eficacia de la función administrativa; g) Velar porque en los procesos de selección se cumplan los principios y reglas previstas en esta ley;h) Participar en la elaboración del plan anual de formación y capacitación y en el de estímulos y en su seguimiento;i) Proponer en la respectiva entidad la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional;j) Las demás funciones que le sean atribuidas por la ley o el reglamento.
3. Las Comisiones de Personal de las entidades públicas deberán informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil de todas las incidencias que se produzcan en los procesos de selección, evaluación del desempeño y de los encargos. Trimestralmente enviarán a la Comisión  Nacional del Servicio Civil un informe detallado de sus actuaciones y del cumplimiento de sus  funciones. En cualquier momento la Comisión Nacional del Servicio Civil podrá asumir el  conocimiento de los asuntos o enviar un delegado suyo para que elabore un informe al respecto y se  adopten las decisiones que correspondan. 

PARÁGRAFO. Con el propósito de que sirvan de escenario de concertación entre los empleados y la  administración existirán Comisiones de Personal Municipales, Distritales, Departamentales y  Nacional, cuya conformación y funciones serán determinadas por el reglamento, que para el efecto  expida la Comisión Nacional del Servicio Civil” (Subrayado y resaltado fuera de texto). 

Así las cosas, en caso de presentarse una posible vulneración de sus derechos en la  entidad, deberá acudir en primera instancia ante la comisión de personal, quien es el ente  competente para la resolución de estas situaciones. 

Si requiere profundizar en otro tema en particular relacionado con las políticas de empleo  público y directrices para integración de los planes institucionales y estratégicos al servicio  de la Administración Pública, le invitamos a visitar nuestro Gestor Normativo en el  siguiente vínculo de la internet http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo ,  donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección  Técnica.

 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Cordialmente,  

ARMANDO LÓPEZ CORTES 

Director Jurídico 

Proyecto: Alessandro Saavedra Rincón  

Revisó.Maia Borja.  

11602.8.4 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública 

2por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública

3 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras  disposiciones 

4 Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones

5por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública

6 Por la cual se imparten lineamientos frente a la aplicación de las disposiciones contenidas en la Ley 1960 de 27 de junio  de 2019, en relación con la vigencia de la ley - procesos de selección, informe de las vacantes definitivas y encargos.

7por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública

8 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras  disposiciones 

9 Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones

10 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras  disposiciones

11 https://www.cnsc.gov.co/atencion-servicios-ciudadania/preguntas-frecuentes?field_tipo_pregunta_target_id=All&page=4 

12 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras  disposiciones

13 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras  disposiciones.