*20246000005591* 

Al contestar por favor cite estos datos: 

Radicado No.: 20246000005591 

Fecha: 04/01/2024 06:36:55 p.m. 

Bogotá D.C. 

REF: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Encargo. Posesión. RAD. 20239001031752 del 21 de noviembre de 2023. 

En atención a su comunicación de la referencia, mediante la cual consulta “Se expide acto  administrativo encargando a un servidor público de las funciones de otro cargo, sin  perjuicio de que continúe ejerciendo las funciones de su empleo actual. ¿para este caso  en particular, es necesario firmar acta de posesión?”, al respecto me permito informarle lo  siguiente: 

Al respecto es necesario indicarle primero, que de acuerdo con lo establecido en el  Decreto 430 de 2016¹, este Departamento Administrativo tiene como objeto el  fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y  organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la  democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación,  implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de  instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación, razón por la cual no es de  su competencia pronunciarse sobre los procedimientos internos de una entidad pública. 

Por tanto, la resolución de los casos particulares, corresponderá en todos los eventos a la  autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera  cierta y documentada la situación particular de su personal.  

No obstante, respecto a su consulta y a modo de información general, me permito  manifestarle: 

Sea lo primero señalar, que en materia de situaciones administrativas y de provisión de  empleos, el Decreto Ley 2400 de 1968² contempla lo siguiente: 

“ARTÍCULO 18. Los empleados vinculados regularmente a la administración pueden encontrarse en  las siguientes situaciones administrativas: en uso de licencia o permiso; en comisión; ejerciendo las  funciones de un empleo por encargo; prestando servicio militar obligatorio, o en servicio activo”. (Subrayado y resaltado fuera de texto) 

Así mismo, el Decreto 1083 de 2015³, frente al particular determina: 

“ARTÍCULO 2.2.5.4.7 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o  totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por  ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo, en  los términos señalados en el siguiente capítulo” 

(...) 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.1 Situaciones administrativas. El empleado público durante su relación legal y  reglamentaria se puede encontrar en las siguientes situaciones administrativas 

(...) 

5. En ejercicio de funciones de otro empleo por encargo”. (Subrayado y resaltado fuera de texto)

De acuerdo con lo previsto en las normas transcritas, entre las situaciones administrativas  en las cuales se puede encontrar un empleado público, se encuentra el encargo, el cual  se utiliza para designar temporalmente a un funcionario que asuma total o parcialmente  las funciones de otro empleo vacante, por falta temporal o definitiva de su titular  desvinculándose o no de las propias de su cargo. De esta manera se considera  procedente, que los empleados públicos ejerzan otro empleo mediante encargo, desvinculándose o no de las funciones de su empleo. 

En este mismo sentido, la Constitución Política de Colombia establece: 

“ARTICULO 122. No habrá  empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento y para proveer los de carácter  remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus  emolumentos en el presupuesto correspondiente. 

Ningún servidor público entrará a ejercer su cargo sin prestar juramento de cumplir y  defender la Constitución y desempeñar los deberes que le incumben.” (Subrayado y resaltado  fuera de texto). 

Conforme a lo anterior, podemos inferir, que efectivamente ningún servidor público podrá  ejercer su empleo sin haber prestado juramento; es decir sin haberse posesionado. En  ese sentido, toda persona que ejerza un empleo, así sea en virtud de un encargo, debe  estar precedida de un nombramiento y una posesión. 

Igualmente, el Decreto 1083 de 2015⁴, sobre el requerimiento de prestar juramento  determina: 

“ARTÍCULO 2.2.5.1.8 Posesión. La persona nombrada o encargada, prestará juramento de  cumplir y defender la Constitución y las leyes y desempeñar los deberes que le incumben, de  lo cual se dejará constancia en un acta firmada por la autoridad que posesiona y el  posesionado” (Subrayado y resaltado fuera de texto). 

Así las cosas, quien haya sido nombrado o encargado en un empleo público, prestará  juramento de cumplir y defender la Constitución y las leyes y desempeñar los deberes que  le incumben, debiendo dejar constancia de este hecho, en un acta firmada por la  autoridad que posesiona y el posesionado. 

Con respecto a la formalidad de la posesión, la Corte Constitucional, mediante Sentencia  T-003 del 11 de mayo de 1992, con ponencia del Doctor José Gregorio Hernández  Galindo, preceptuó: 

"Para que el derecho al ejercicio de cargos y funciones públicas pueda ejercerse de manera efectiva  es indispensable que concurran dos elementos exigidos por la Carta: la elección o nombramiento,  acto condición que implica designación que el Estado hace, por conducto del funcionario o  Corporación competente, en cabeza de una persona para que ejerza las funciones, deberes y  responsabilidades que el ordenamiento jurídico ha previsto respecto de un determinado cargo, y la  posesión, es decir, el hecho en cuya virtud la persona asume, en efecto, esas funciones  deberes y responsabilidades, bajo promesa de desempeñarlos con arreglo a la Constitución y  la Ley. 

Mientras la persona no se ha posesionado, le está vedada cualquier actuación en desarrollo  de las atribuciones y actividades que corresponden al cargo, de tal modo que, pese a su  designación, carece del carácter de servidor público. Es la posesión, en tal sentido, un requisito  sine qua non para iniciar el desempeño de la función pública, pues según el artículo 122 de la Carta  Política, ningún servidor público entrará a ejercer su cargo sin prestar juramento de cumplir y  defenderla Constitución y desempeñar los deberes que le incumben." (Subrayado y resaltado fuera  de texto). 

Conforme a lo expuesto y respondiendo a su consulta, se considera como primera  medida, que toda designación de empleo, incluida el encargo, debe ser comunicada al  servidor público para que éste manifieste si la acepta o rechaza; en el evento de ser  aceptada, deberá el empleado público tomar posesión del cargo. 

Así mismo, es importante resaltar, que tanto la Constitución Política como la ley, establecen que ningún empleado público, podrá ejercer su cargo sin prestar juramento de  cumplir y defender la Constitución y las leyes, y de desempeñar los deberes que le  incumben; por tal razón, toda designación de empleo que se realice a un servidor público,  deberá encontrarse seguida de la posesión, por lo que es viable concluir, que, en todo  encargo, debe surtirse la posesión en el empleo. 

Si requiere profundizar en otro tema en particular relacionado con las políticas de empleo  público y directrices para integración de los planes institucionales y estratégicos al servicio  de la Administración Pública, le invitamos a visitar nuestro Gestor Normativo en el  siguiente vínculo de la internet http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo,  donde podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección  Técnica. 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el Artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Cordialmente,  

ARMANDO LÓPEZ CORTES 

Director Jurídico 

Proyecto: Alessandro Saavedra Rincón  

Revisó.Maia Borja.  

11602.8.4 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública

2 Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones. 

3por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública

4por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública