*20246000036201* 

Al contestar por favor cite estos datos: 

Radicado No.: 20246000036201 

Fecha: 22/01/2024 09:25:04 a.m. 

Bogotá D.C. 

 

Referencia: ACCESO A LA INFORMACION. Hoja de vida RAD. 20232061100892 del 12 de diciembre de 2023. 

Respetado señor, reciba un cordial saludo por parte de Función Pública, acuso recibo de  la comunicación de la referencia, a través de la cual consulta sobre el acceso a la  información respecto de la hoja de vida de un funcionario público, me permito dar  respuesta en los siguientes términos: 

Ahora bien, en relación a acceder a la hoja de vida de un funcionario, en lo que se refiere  a la reserva de los documentos que reposan en la hoja de vida de los servidores públicos,  la Ley 1712 de 2014¹, establece que la interpretación del derecho de acceso a la  información se deberá adoptar con un criterio de razonabilidad y proporcionalidad,  aplicando los principios de información. 

Ahora bien, de conformidad con el Artículo 9 de la misma ley, toda entidad debe publicar  una información mínima obligatoria en los sistemas de información del Estado o  herramientas que lo sustituyan relacionada con los nombres y apellidos completos, ciudad  de nacimiento, formación académica, experiencia laboral y profesional de los funcionarios  y de los contratistas. Se omitirá cualquier información que afecte la privacidad y el buen  nombre de los servidores públicos y contratistas, en los términos definidos por la  Constitución y la ley. 

En el Artículo 24 de la norma mencionada, establece el derecho de acceso a la  información, donde toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de  cualquier sujeto obligado, en la forma y condiciones que establece esta ley y la  Constitución. 

 

Por su parte, la Ley 1755 de 2015², que sustituyó parcialmente la Ley 1437 de 2011³, se  refiere al carácter reservado de los documentos, así: 

“ARTÍCULO 24. Informaciones y documentos reservados. Solo tendrán carácter reservado las  informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en  especial: 

(...) 

3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica. 

(...) 

PARÁGRAFO. Para efecto de la solicitud de información de carácter reservado, enunciada en los  numerales 3, 5, 6 y 7 solo podrá ser solicitada por el titular de la información, por sus apoderados o por  personas autorizadas con facultad expresa para acceder a esa información.” 

De otra parte, la Ley 1581 de 2012⁴, establece: 

“Artículo 5°. Datos sensibles. Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles  aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales  como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o  filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva  intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de  oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” 

Respecto a la protección de todas las bases de datos, serán aplicables los principios  instituidos en la citada ley para los documentos sujetos a reserva legal incluidos en las  hojas de vida, para lo cual debe tenerse en cuenta el principio de libertad desarrollado en  el Artículo 4 de la Ley 1581 ibidem, que establece: 

“(...) 

1. c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 

(...)” 

 

En consecuencia, la información académica y de experiencia incluida en las hojas de vida  de los servidores públicos es objeto de público conocimiento, con excepción de aquellas  que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas  de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal  que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia  clínica. 

Ahora, respecto a la reserva de las hojas de vida el Tribunal Administrativo de Boyacá, en  decisión de tutela con radicado 15001233300020210018900 del 17 de marzo de 2021,  estableció: 

“Cómo se ha dicho anteriormente, la Ley 1755 de 2015 en su artículo 24 delimitó las informaciones y  documentos que tienen el carácter de reservados, especificando en su numeral 3° los que involucren  derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los  expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones  públicas o privadas. Por esta razón es importante el estudio del derecho a la intimidad, para resolver 

El artículo 15 de la Constitución dispone que toda persona tiene derecho a su intimidad personal y familiar,  la cual debe ser respetada y protegida por el Estado. Al referirse a este derecho, la Corte Constitucional⁵ ha sostenido que involucra el “ámbito personalísimo de cada individuo o familia, es decir, a aquellos  fenómenos, comportamientos, datos y situaciones que normalmente están sustraídos a la injerencia o al  conocimiento de extraños”⁶. En cuanto a su objeto de protección, el mismo lo constituye la existencia y  goce de una órbita reservada para cada persona, libre de intervenciones estatales o intromisiones de la  sociedad. En este orden de ideas, la intimidad se identifica jurídicamente con el concepto de vida privada,  en el que se incluyen aquellas zonas de la existencia cotidiana del ser humano, cuyo desarrollo no debe,  en principio, llegar al dominio público. Tales campos abarcan, entre otros, aspectos referentes a la  sexualidad, a la salud, a las creencias, a las convicciones y al manejo de las relaciones interpersonales.  Por ello, la Corte ha señalado que el derecho a la intimidad involucra distintos aspectos de la persona, los  cuales van desde el derecho a la proyección de la propia imagen, hasta la reserva de espacios privados  distintos al domicilio, en los que un individuo lleva a cabo actividades que sólo son de su interés. 

(...) 

Sobre los datos sensibles se tiene la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales  para la protección de datos personales.” En su artículo 5° los define como aquellos que afectan la  intimidad Idel Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el  origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a  sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido  político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos  relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

(...) 

Los datos son propios del servidor público en el marco de su relación con el Estado, y no en el ámbito de  su vida privada. Es por ello que el Decreto 103 de 2015 en su artículo 5°23 dispone la creación del  

 

Directorio de información de servidores públicos, empleados y contratistas, en el cual se debe publicar de  manera proactiva la información que, entre otros, debe contener: formación académica, experiencia laboral  y profesional, empleo, cargo o actividad que desempeña. Es decir, estos datos son susceptibles de  conocimiento público, no tienen reserva y es viable su entrega.” 

El tribunal estableció que la reserva de las hojas de vida, solo aplicaba para los datos e  informaciones sensibles y propios del derecho a la intimidad que allí reposen (como  dirección del domicilio, números de teléfono o datos de contacto personales, referencias  familiares o personales) mientras que las informaciones y documentos que no contaban  con reserva y pueden ser entregados, son los soportes de educación, formación,  experiencia y mérito. 

Ahora la Ley 1266 de 2008⁷, establece: 

“ARTÍCULO 5°. Circulación de información. La información personal recolectada o suministrada de  conformidad con lo dispuesto en la ley a los operadores que haga parte del banco de datos que  administra, podrá ser entregada de manera verbal, escrita, o puesta a disposición de las siguientes  personas y en los siguientes términos: 

a) A los titulares, a las personas debidamente autorizadas por estos y a sus causahabientes mediante el procedimiento de consulta previsto en la presente ley. 

b) A los usuarios de la información, dentro de los parámetros de la presente ley. 

c) A cualquier autoridad judicial, previa orden judicial. 

d) A las entidades públicas del poder ejecutivo, cuando el conocimiento de dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus funciones. 

e) A los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa, cuando la información sea necesaria para el desarrollo de una investigación en curso. 

f) A otros operadores de datos, cuando se cuente con autorización del titular, o cuando sin ser necesaria la autorización del titular el banco de datos de destino tenga la misma finalidad o una finalidad que comprenda la que tiene el operador que entrega los datos. Si el receptor de la información fuere un banco  de datos extranjero, la entrega sin autorización del titular sólo podrá realizarse dejando constancia escrita  de la entrega de la información y previa verificación por parte del operador de que las leyes del país  respectivo o el receptor otorgan garantías suficientes para la protección de los derechos del titular. 

g) A otras personas autorizadas por la ley.

 

Me permito responder sus interrogantes de la siguiente manera: 

1. Solicito se brinde información acerca de cuál es el procedimiento para que una institución pública, pueda entregar bien sea a la Fiscalía o a otro organismo de control y vigilancia como la Comisión Seccional de Disciplina Judicial, la hoja de vida de un  funcionario público. 

En este sentido, como se mencionó las hoja de vida de los empleados públicos son objeto  de público conocimiento, respecto de los soportes de educación, formación, experiencia y  mérito, con excepción de aquellas que involucren derechos a la privacidad e intimidad de  las personas como lo son dirección del domicilio, números de teléfono o datos de contacto  personales, referencias familiares o personales, se deduce que todas las entidades a las  cuales se les solicite información sobre los documentos que reposen en las hojas de vida  de los empleados públicos, deberá atender el marco legal referido en este concepto con el  fin de garantizar que no se vulnere su derecho fundamental a la intimidad. 

Ahora, si la persona o entidad que solicita la información no se encuentra en el listado  señalado en artículo 5° de la Ley 1266 de 2008, no podrá darse curso favorable a la  solicitud, salvo que exista autorización del titular, medie orden judicial o administrativa de  los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o  administrativa. 

2. Se brinde concepto respecto de la legalidad que tiene requerir por medio de petición una hoja de vida de un funcionario público, está sin su debida orden judicial y control previo por parte de un juez de control de garantías. 

Como ya se indicó anteriormente, la información académica y de experiencia incluida en  las hojas de vida de los empleados públicos es objeto de público conocimiento, motivo por  el cual no se requiere de orden judicial para su acceso, sin embargo aquellas que  involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas requerirán autorización  del titular, que medie orden judicial o administrativa de los órganos de control y demás  dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa. 

Por ende las entidades a las cuales se les solicite información sobre los documentos que  reposen en las hojas de vida de los empleados públicos, deberá atender el marco legal  referido en este concepto con el fin de garantizar que no se vulnere su derecho  fundamental a la intimidad. 

3. Es necesario suministrar una hoja de vida por parte de un funcionario público a solicitud, por petición, sin una orden judicial.

 

Esta pregunta se respondió en el numeral anterior. 

4. Hasta qué punto el Habeas Data protege la información personal que está en una hoja de vida de un funcionario público. 

De conformidad con el Artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, toda entidad debe publicar una  información mínima obligatoria en los sistemas de información del Estado o herramientas  que lo sustituyan relacionada con los nombres y apellidos completos, ciudad de  nacimiento, formación académica, experiencia laboral y profesional de los funcionarios y  de los contratistas. Se omitirá cualquier información que afecte la privacidad y el buen  nombre de los servidores públicos y contratistas, en los términos definidos por la  Constitución y la ley. 

5. En el entendido que se adelante una indagación por parte de la fiscalía respecto de un presunto delito, esta policía judicial puede solicitar la hoja de vida de algún funcionario público. 

Esta pregunta se respondió en el numeral número uno. 

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del  sector público, así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos,  me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo  podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por  esta Dirección Jurídica. 

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de  Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Cordialmente, 

ARMANDO LÓPEZ CORTÉS 

Director Jurídico 

Proyectó: Valentina Alfaro. 

Revisó: Harold Israel Herreno Suarez. 

Aprobó: Armando López Cortés 

11602.8.4

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se  dictan otras disposiciones.

2 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento  Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. 

3 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

4 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

5 T-902 de 26 de noviembre de 2014 

6 Sentencia SU-056 de 1995

7 Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en  bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y  se dictan otras disposiciones.